Každý e-mail, který odešlete, vypovídá o vaší firmě… ještě předtím, než si ho někdo přečte. Už samotný řádek odesílatele může vybudovat důvěru nebo vyvolat pozdvižení.
Proto je formát vaší firemní e-mailové adresy důležitější, než si většina lidí uvědomuje. Je to jeden z těch malých detailů, které nenápadně utvářejí to, jak profesionálně vypadáte, jak organizovaný je váš e-mailový tým a jak sebevědomě na vás klienti reagují.
Jak vypadá e-mailová adresa profesionálně
Profesionální e-mailová adresa splňuje tři věci: je jasná, konzistentní a spojená s vaší značkou.
Mělo by být snadné rozpoznat, kdo za ním stojí, měl by mít stejný vzor jako zbytek vašeho týmu a měl by odpovídat vaší obchodní doméně.
Porovnejte:
- špatný příklad : coolguy1997@gmail.com
- dobrý příklad : michael@northhillsconsulting.com
Rozdíl není jen estetický. Je psychologický. Jeden vypadá jako koníček. Druhý vypadá jako podnikání.
Důvěryhodnost nelze předstírat, ale lze ji správně naformátovat.
Běžné formáty profesionálních e-mailů (a kdy je používat)
Různé týmy a odvětví používají různé vzory pojmenování. Cílem je najít takový, který odpovídá vaší velikosti, tónu a struktuře.
Zde jsou uvedeny nejběžnější a nejpraktičtější možnosti:
1. firstname@company.com
Je jednoduchý, osobní a ideální pro malé firmy nebo lidi na volné noze. Působí přístupně a přitom profesionálně.
2. firstname.lastname@company.com
Formálnější a škálovatelnější. Ideální pro větší týmy nebo firemní prostředí, kde se potřebujete vyhnout duplicitám.
3. role@company.com
Funkční a jasné. sales@, support@, info@ nebo billing@ si zákazníci snadno zapamatují. Dobře se hodí i pro oddělení, která spravují sdílené schránky.
4. team@company.com nebo contact@company.com
Skvělé pro začínající firmy nebo kreativní značky, které chtějí přátelský tón, aniž by ukazovaly na jednu osobu.
Ať už zvolíte jakoukoli strukturu, zůstaňte v týmu jednotní. Když každý zaměstnanec dodržuje stejný vzor e-mailové adresy nebo e-mailového podpisu, působí to záměrně: a tak vypadá profesionalita.
Jak vybrat správný formát pro vaši firmu
Nejlepší formát závisí na fázi a struktuře:
- Zakladatelé na volné noze nebo samostatní zakladatelé: použijte firstname@yourdomain.com pro osobní, ale důvěryhodnou image.
- Malé podniky: Využijte firstname.lastname@yourdomain.com k budování povědomí a konzistence.
- Rostoucí týmy: použijte department@yourdomain.com pro škálovatelnou komunikaci.
Než se pro nějaký rozhodnete, sepište si stručná pravidla pro pojmenování. Ušetří vám to čas, až budete přijímat prvního zaměstnance nebo přidávat nové schránky.
Jakmile je formát připraven, můžete si vytvořit firemní e-mailovou adresu a nastavit vlastní poštovní schránky pod vlastní doménou. Zabere to jen pár minut a okamžitě to pozvedne image vaší značky.
Příklady firemních e-mailových adres z reálného světa
Různá odvětví používají různé styly, ale všechny usilují o jedno: o přehlednost.
Zde je několik příkladů, které ukazují, jak formát a tón odpovídají typu firmy:
- Poradenské firmy obvykle volí firstname@firmname.com, aby komunikace zůstala osobní a zároveň vypadala profesionálně. Hodí se pro individuální vztahy s klienty.
- Maloobchodní značky preferují adresy jako sales@brandname.com nebo support@brandname.com. Tyto adresy jsou snadno zapamatovatelné a pomáhají zákazníkům rychle se dostat ke správné osobě.
- Společnosti SaaS často využívají team@startup.com nebo hello@startup.com. Působí přátelským dojmem, který odpovídá modernímu technologickému tónu.
- Realitní kanceláře se přiklánějí k webu firstname.lastname@agency.com, protože stejnou doménu může sdílet více agentů.
- Vzdělávací instituce používají stránky info@academy.com nebo contact@schoolname.com, aby byly přístupné a působily profesionálním, neutrálním dojmem.
Každý přístup vypráví trochu jiný příběh: přístupný, formální, kolektivní nebo důvěryhodný. Důležité je, aby formát odpovídal osobnosti vaší značky a působil konzistentně v každém e-mailu zaslaném vaší společností.
Chyby, kterých je třeba se vyvarovat při vytváření firemní e-mailové adresy
Několik rychlých způsobů, jak rychle ztratit důvěryhodnost:
- Používání čísel, emotikonů nebo symbolů(john123@ vypadá nedbale).
- Prolínání osobní a pracovní oblasti(john@myhobby.com pro poradenské hřiště).
- Vytváření nekonzistentních formátů v rámci jedné společnosti.
- Používání bezplatných domén pro obchodní komunikaci.
Klienti je vědomě neanalyzují, ale tyto detaily v nich zanechávají dojem.
Získání e-mailu založeného na doméně je často levnější a rychlejší, než byste si mysleli, a zabraňuje vzniku mezer v důvěryhodnosti dříve, než k nim dojde.
Výběr z nabídky
Profesionální e-mailová adresa nejen pomáhá lidem vás zastihnout. Představuje to, jak si vás chtějí pamatovat.
Vaše adresa by měla vypadat stejně jako vaše značka: jasně, spolehlivě a záměrně.
Než odešlete další návrh z Gmailu, věnujte deset minut nastavení formátu, sladění týmu a vytvoření vlastního obchodního e-mailu.
Je to jeden z nejmenších kroků, které můžete udělat, aby vaše firma okamžitě vypadala legitimněji.
