Κάθε email που στέλνετε λέει κάτι για την επιχείρησή σας… ακόμη και πριν το διαβάσει κανείς. Η γραμμή αποστολέα από μόνη της μπορεί να δημιουργήσει εμπιστοσύνη ή να προκαλέσει αντιδράσεις.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η μορφή της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιχείρησής σας έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι οι περισσότεροι άνθρωποι συνειδητοποιούν. Είναι μία από εκείνες τις μικρές λεπτομέρειες που διαμορφώνουν αθόρυβα το πόσο επαγγελματικά δείχνετε, πόσο οργανωμένη αισθάνεται η ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και πόσο με αυτοπεποίθηση σας απαντούν οι πελάτες.
Τι κάνει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να φαίνεται επαγγελματική
Μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνει τρία πράγματα καλά: είναι σαφής, συνεπής και συνδέεται με την επωνυμία σας.
Θα πρέπει να είναι εύκολο να αναγνωρίσετε ποιος κρύβεται πίσω από αυτό, να ακολουθεί το ίδιο μοτίβο με την υπόλοιπη ομάδα σας και να ταιριάζει με τον τομέα της επιχείρησής σας.
Συγκρίνετε:
- κακό παράδειγμα: coolguy1997@gmail.com
- καλό παράδειγμα: michael@northhillsconsulting.com
Η διαφορά δεν είναι μόνο αισθητική. Είναι ψυχολογική. Το ένα μοιάζει με χόμπι. Το άλλο μοιάζει με επιχείρηση.
Δεν μπορείτε να προσποιηθείτε την αξιοπιστία, αλλά μπορείτε να τη διαμορφώσετε σωστά.
Συνήθεις επαγγελματικές μορφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (και πότε να τις χρησιμοποιείτε)
Διαφορετικές ομάδες και βιομηχανίες χρησιμοποιούν διαφορετικά πρότυπα ονοματοδοσίας. Ο στόχος είναι να βρείτε αυτό που ταιριάζει στο μέγεθος, τον τόνο και τη δομή σας.
Ακολουθούν οι πιο συνηθισμένες και πρακτικές επιλογές:
1. firstname@company.com
Απλό, προσωπικό και ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις ή ελεύθερους επαγγελματίες. Είναι προσιτό και ταυτόχρονα επαγγελματικό.
2. firstname.lastname@company.com
Πιο επίσημο και επεκτάσιμο. Ιδανικό για μεγαλύτερες ομάδες ή εταιρικές ρυθμίσεις όπου πρέπει να αποφύγετε τις επαναλήψεις.
3. role@company.com
Λειτουργικοί και σαφείς. οι διευθύνσεις sales@, support@, info@ ή billing@ είναι εύκολο να θυμούνται οι πελάτες. Αυτά λειτουργούν επίσης καλά για τμήματα που διαχειρίζονται κοινά εισερχόμενα.
4. team@company.com ή contact@company.com
Ιδανικό για νεοσύστατες επιχειρήσεις ή δημιουργικές μάρκες που θέλουν ένα φιλικό ύφος χωρίς να δείχνουν ένα άτομο.
Όποια δομή και αν επιλέξετε, παραμείνετε συνεπείς σε όλη την ομάδα. Όταν κάθε εργαζόμενος ακολουθεί το ίδιο μοτίβο για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φαίνεται σκόπιμο: και έτσι μοιάζει ο επαγγελματισμός.
Πώς να επιλέξετε τη σωστή μορφή για την επιχείρησή σας
Η καλύτερη μορφή εξαρτάται από το στάδιο και τη δομή σας:
- Ελεύθεροι επαγγελματίες ή μεμονωμένοι ιδρυτές: χρησιμοποιήστε το firstname@yourdomain.com για μια προσωπική αλλά αξιόπιστη εικόνα.
- Μικρές επιχειρήσεις: χρησιμοποιήστε το firstname.lastname@yourdomain.com για να δημιουργήσετε αναγνωρισιμότητα και συνέπεια.
- Αύξηση των ομάδων: χρησιμοποιήστε το department@yourdomain.com για κλιμακούμενη επικοινωνία.
Πριν καταλήξετε σε ένα, γράψτε ένα γρήγορο εγχειρίδιο κανόνων ονομασίας. Θα σας εξοικονομήσει χρόνο όταν προσλάβετε τον πρώτο σας υπάλληλο ή προσθέσετε νέα εισερχόμενα.
Μόλις η μορφή σας είναι έτοιμη, μπορείτε να δημιουργήσετε την επαγγελματική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες θυρίδες στο δικό σας τομέα. Χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά και ανεβάζει αμέσως την εικόνα της επωνυμίας σας.
Παραδείγματα επαγγελματικών διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πραγματικό κόσμο
Διαφορετικοί κλάδοι χρησιμοποιούν διαφορετικά στυλ, αλλά όλοι στοχεύουν σε ένα πράγμα: σαφήνεια.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα που δείχνουν πώς η μορφή και ο τόνος ευθυγραμμίζονται με τον τύπο της επιχείρησης:
- Οι εταιρείες συμβούλων επιλέγουν συνήθως το firstname@firmname.com για να διατηρήσουν την επικοινωνία σε προσωπικό επίπεδο, αλλά ταυτόχρονα να φαίνονται επαγγελματίες. Ταιριάζει πολύ καλά στις σχέσεις μεταξύ πελατών.
- Τα εμπορικά σήματα λιανικής προτιμούν διευθύνσεις όπως sales@brandname.com ή support@brandname.com. Αυτές είναι εύκολες στη μνήμη και βοηθούν τους πελάτες να φτάσουν γρήγορα στο σωστό άτομο.
- Οι εταιρείες SaaS συχνά επιλέγουν το team@startup.com ή το hello@startup.com. Δίνει μια φιλική, συνεργατική εντύπωση που ταιριάζει με τον σύγχρονο τεχνολογικό τόνο.
- Τα κτηματομεσιτικά γραφεία κλίνουν προς το firstname.lastname@agency.com, δεδομένου ότι πολλοί πράκτορες μπορεί να μοιράζονται τον ίδιο τομέα.
- Τα εκπαιδευτικά ιδρύματα χρησιμοποιούν το info@academy.com ή το contact@schoolname.com για λόγους προσβασιμότητας και επαγγελματικού, ουδέτερου τόνου.
Κάθε προσέγγιση αφηγείται μια ελαφρώς διαφορετική ιστορία: προσιτή, επίσημη, συλλογική ή αξιόπιστη. Αυτό που έχει σημασία είναι η μορφή σας να ταιριάζει με την προσωπικότητα της μάρκας σας και να είναι συνεπής σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται από την εταιρεία σας.
Λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά τη δημιουργία της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιχείρησής σας
Μερικοί γρήγοροι τρόποι για να χάσετε γρήγορα την αξιοπιστία σας:
- Χρήση αριθμών, emojis ή συμβόλων(το john123@ φαίνεται απρόσεκτο).
- Ανάμειξη προσωπικών και επαγγελματικών τομέων(john@myhobby.com για μια συμβουλευτική παρουσίαση).
- Δημιουργία ασυνεπών μορφών εντός μιας εταιρείας.
- Χρήση ελεύθερων τομέων για επαγγελματική επικοινωνία.
Οι πελάτες δεν το αναλύουν συνειδητά, αλλά αυτές οι λεπτομέρειες αφήνουν εντυπώσεις που μένουν.
Η απόκτηση ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τον τομέα είναι συχνά φθηνότερη και γρηγορότερη από ό,τι νομίζετε- και αποτρέπει αυτά τα κενά αξιοπιστίας πριν συμβούν.
Το συμπέρασμα
Μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν βοηθά απλώς τους ανθρώπους να σας βρουν. Αντιπροσωπεύει τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να σας θυμούνται.
Η διεύθυνσή σας θα πρέπει να μοιάζει με τους ήχους της επωνυμίας σας: σαφής, αξιόπιστη και σκόπιμη.
Έτσι, πριν στείλετε άλλη μια πρόταση από το Gmail, αφιερώστε δέκα λεπτά για να ρυθμίσετε τη μορφή σας, να ευθυγραμμίσετε την ομάδα σας και να δημιουργήσετε το προσαρμοσμένο επαγγελματικό email σας.
Είναι ένα από τα μικρότερα βήματα που μπορείτε να κάνετε και που κάνει την επιχείρησή σας να φαίνεται αμέσως πιο νόμιμη.
