Πώς να δημιουργήσετε μια επαγγελματική υπογραφή email

Ας υποθέσουμε ότι η υπογραφή του email σας αποτελείται μόνο από το όνομά σας και τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να μην εκμεταλλεύεστε πλήρως την ευκαιρία να επικοινωνήσετε με τους παραλήπτες. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία μιας επαγγελματικής υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αφήσει μια μεγάλη εντύπωση που θα διαρκέσει.

Τι να συμπεριλάβετε σε μια επαγγελματική υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν φτιάχνετε την υπογραφή του email σας, είναι καλό να έχετε έναν κατάλογο με τα πράγματα που πρέπει να περιλαμβάνονται σε αυτήν. Μερικά από τα κύρια πράγματα που θα πρέπει να σκεφτείτε να συμπεριλάβετε στην υπογραφή του email σας είναι:

1 - Το πλήρες όνομά σας

Όπως και κατά την αποστολή κανονικού ταχυδρομείου, το όνομά σας θα πρέπει πάντα να περιλαμβάνεται στην υπογραφή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε ο παραλήπτης να είναι σίγουρος από ποιον το έλαβε. Το όνομά σας θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην πρώτη γραμμή κειμένου της υπογραφής του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2 - Πληροφορίες για την εργασία

Αφού γράψετε το όνομά σας, οι επόμενες πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε είναι οι πληροφορίες για την ιδιότητα που σας συνδέει, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν τον τίτλο εργασίας σας, την εταιρεία ή τον οργανισμό στον οποίο ανήκετε και ίσως το τμήμα στο οποίο εργάζεστε. Η παροχή αυτών των πληροφοριών σας δίνει περισσότερο πλαίσιο και το ρόλο σας στη συζήτηση. Επίσης, ανάλογα με το σε ποιον στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το να συνδέεστε με έναν μεγαλύτερο οργανισμό ή εταιρεία στην υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου μπορεί να σας δώσει μεγαλύτερη αξιοπιστία και να τραβήξει την προσοχή των παραληπτών σας.

3 - Περαιτέρω πληροφορίες επικοινωνίας

Ενώ ο παραλήπτης του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου θα έχει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, η υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να συμπεριλάβετε περαιτέρω πληροφορίες επικοινωνίας, έτσι ώστε να έχει μια σειρά επιλογών στη διάθεσή του όταν επικοινωνεί μαζί σας. Για παράδειγμα, αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει τον αριθμό τηλεφώνου σας ή τη διεύθυνση της επιχείρησής σας. Ανάλογα με τον ρόλο σας και το είδος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε, η υπογραφή θα μπορούσε επίσης να είναι μια καλή ευκαιρία για να προωθήσετε τον προσωπικό σας ιστότοπο ή το προφίλ σας στο LinkedIn.

4 - Πρόσκληση για δράση

Μια έξυπνη κίνηση κατά τη δημιουργία της υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι να συμπεριλάβετε σε αυτήν μια πρόσκληση για δράση. Οι καλύτερες CTA στις υπογραφές email είναι επίκαιρες, σύμφωνες με το στυλ του email σας, ώστε να φαίνονται φυσικές και να μην είναι πιεστικές. Όταν γράφετε ένα CTA, επιλέξτε κάτι που ευθυγραμμίζεται με έναν τρέχοντα στόχο και διατηρήστε το ενημερωμένο όταν οι στόχοι σας αλλάζουν.

5 - Κοινωνικά εικονίδια

Η παρουσία σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης αποτελεί βασικό μέρος της επωνυμίας σας, καθιστώντας δυνατή την απόκτηση μεγαλύτερου αριθμού οπαδών στον κλάδο σας και δείχνοντας στους ανθρώπους ποιοι είστε και τι σας ενδιαφέρει. Μπορείτε να καταλάβετε πολλά για μια μάρκα ή ένα άτομο κοιτάζοντας τι δημοσιεύει στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Εξαιτίας αυτού, είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε συνδέσμους προς τις σελίδες των μέσων κοινωνικής δικτύωσης στην υπογραφή του email σας. Αυτό ενισχύει την επωνυμία σας, παρέχει κάποια κοινωνική απόδειξη και δίνει στους παραλήπτες σας διαφορετικούς τρόπους να έρθουν σε επαφή μαζί σας. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στην περαιτέρω προώθηση της επισκεψιμότητας στο διαδικτυακό σας περιεχόμενο, αν δημοσιεύετε συνδέσμους προς αναρτήσεις ιστολογίου, σελίδες προϊόντων ή σελίδες προορισμού στα προφίλ σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

6 - Σύνδεσμοι κρατήσεων

Εάν στέλνετε συχνά email με πελάτες ή άλλους ανθρώπους για να κλείσετε συναντήσεις, τότε η προσθήκη ενός συνδέσμου κράτησης στην υπογραφή του email σας μπορεί να είναι μια έξυπνη κίνηση. Αυτό θα διευκολύνει τους πελάτες σας, καθώς θα μπορούν να κάνουν κλικ στον σύνδεσμο και να εισάγουν τα στοιχεία τους για να κάνουν την κράτηση, και δωρεάν το χρόνο σας, καθώς δεν στέλνετε emails μπρος-πίσω για να τους κάνετε κράτηση. Υπάρχουν πολλά εργαλεία ημερολογίου εκεί έξω που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διευκολύνετε την κράτηση ραντεβού, με τη δυνατότητα αντιγραφής και επικόλλησης ενός συνδέσμου οπουδήποτε θέλετε για να κάνουν κλικ οι άνθρωποι, συμπεριλαμβανομένης της υπογραφής του email σας.

7 - Λογότυπο ή φωτογραφία

Αν θέλετε να δώσετε ενδιαφέρον στην υπογραφή του email σας ή να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά, ώστε οι παραλήπτες που δεν έχετε συναντήσει προσωπικά να μπορούν να συνδέσουν το όνομά σας με ένα πρόσωπο, ίσως αξίζει να προσθέσετε μια επαγγελματική φωτογραφία. Ή, αν θέλετε να αυξήσετε την αναγνωρισιμότητα του εμπορικού σας σήματος με τα email σας, σκεφτείτε να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας.

8 - Νομικές απαιτήσεις ή αποποίηση ευθυνών του κλάδου

Ορισμένες βιομηχανίες έχουν συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με την εθιμοτυπία και τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποτρέψουν τη μετάδοση προσωπικών πληροφοριών. Εξαιτίας αυτού, ίσως αξίζει να εξετάσετε τυχόν κανονισμούς του κλάδου που μπορούν να προστεθούν στην υπογραφή του email σας ως αποποίηση ευθύνης.

Υπογραφή email Παραδείγματα εξαιρετικού σχεδιασμού

Όταν σχεδιάζετε την υπογραφή του email σας, υπάρχουν μερικές βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να έχετε κατά νου. Είναι καλή ιδέα να σχεδιάζετε την υπογραφή έτσι ώστε να τονίζεται το όνομά σας, ο τίτλος εργασίας σας και περαιτέρω στοιχεία επικοινωνίας. Μαζί με αυτό, βεβαιωθείτε ότι ο σχεδιασμός της υπογραφής είναι φιλικός προς τα κινητά, υψηλής ποιότητας και έχει καλή σχεδιαστική ιεραρχία. Χρησιμοποιήστε απλά, συνεπή χρώματα, ώστε ο σχεδιασμός να μην είναι πολύ ακατάστατος και να διαβάζεται εύκολα με μια ματιά. Για να το πετύχετε αυτό, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα γεννήτρια υπογραφής email να διατηρούμε τις βέλτιστες πρακτικές για να σχεδιάζουμε την ιδανική υπογραφή για εσάς, εξασφαλίζοντας παράλληλα υψηλή ποιότητα.

Γιατί είναι σημαντικές οι καλές υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Είτε είστε ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης, είτε υπάλληλος που χρησιμοποιεί συχνά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως κύριο εργαλείο επικοινωνίας, είτε κάνετε αίτηση για εργασία και θέλετε να κάνετε επαγγελματική εντύπωση στους ανθρώπους, υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μια καλή υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απαραίτητη. Η υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας όχι μόνο κάνει εντύπωση στον παραλήπτη, αλλά μπορεί επίσης να παρέχει περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με το ποιος είστε και γιατί στέλνετε το μήνυμα, πράγμα που μπορεί να είναι χρήσιμο εάν στέλνετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε άτομα με τα οποία δεν έχετε μιλήσει ποτέ.

Τι κοινό έχουν οι καλύτερες υπογραφές email;

Κατά τη δημιουργία του καλύτερο email υπογραφή, υπάρχουν μερικά βασικά πράγματα που όλες οι καλές έχουν κοινά. Ο κύριος στόχος της υπογραφής του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου θα πρέπει να είναι να καταστήσει σαφές στον παραλήπτη από ποιον λαμβάνει ένα μήνυμα. Θα πρέπει να περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμό σας, τον τίτλο εργασίας σας και οτιδήποτε άλλο σχετικό με την ταυτότητά σας. Ας υποθέσουμε ότι στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια εταιρεία. Σε αυτή την περίπτωση, αξίζει να παρέχετε στην υπογραφή περαιτέρω πληροφορίες επικοινωνίας για την εταιρεία, όπως η διεύθυνση του ιστότοπου, η διεύθυνση της επιχείρησης και ο αριθμός τηλεφώνου επικοινωνίας. Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ιδιώτης, σκεφτείτε να προσθέσετε περαιτέρω πληροφορίες για τον εαυτό σας, όπως έναν σύνδεσμο προς το προφίλ σας στο LinkedIn ή άλλα προφίλ στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Ποιο είναι το όφελος των καλών υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να κάνει τη διαφορά όσον αφορά την εντύπωση που αφήνετε στους άλλους είτε ως άτομο είτε ως εκπρόσωπος εταιρείας. Η σωστή υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να διασφαλίσει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε φαίνονται επαγγελματικά και προσεγμένα και ότι δεν υπάρχει σύγχυση σχετικά με το ποιος έστειλε το μήνυμα και τον σκοπό του. Είτε κάνετε αίτηση για θέσεις εργασίας, είτε απευθύνεστε σε πιθανούς πελάτες ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, είτε επικοινωνείτε με συναδέλφους, οργανισμούς και άλλους επαγγελματίες του τομέα σας για λογαριασμό της εταιρείας σας, μια καλά σχεδιασμένη, προσεγμένη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες θα κάνει τη διαφορά όταν πρόκειται να αφήσετε καλή εντύπωση και να επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα από τις επικοινωνίες σας.

Πώς να δημιουργήσετε υπογραφές για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Οι περισσότεροι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας διευκολύνουν να δημιουργήσετε γρήγορα μια υπογραφή που θα μπορεί να προστεθεί σε όλα τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόλις βρείτε το παράθυρο για τη δημιουργία μιας υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα μπορείτε συνήθως να χρησιμοποιήσετε έναν φιλικό προς το χρήστη επεξεργαστή που σας επιτρέπει να προσθέσετε κείμενο, να αλλάξετε γραμματοσειρές και χρώματα, να εισαγάγετε λογότυπα και φωτογραφίες και να προσθέσετε συνδέσμους. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο δημιουργίας υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δημιουργήσετε την ιδανική υπογραφή σας και να την αντιγράψετε και να την επικολλήσετε στην επιλογή υπογραφής στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πριν την αποθήκευση. Μόλις αποθηκευτεί, η υπογραφή σας θα εμφανίζεται στο τέλος όλων των μελλοντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε.

Η υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα απλό μέρος κάθε ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε- ωστόσο, όταν περιέχει τις σωστές πληροφορίες και είναι καλά σχεδιασμένη, μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την εντύπωση που προκαλείτε με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

9 βέλτιστες πρακτικές για τη σύνταξη μεγάλων υπογραφών email

Οι υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι κάτι περισσότερο από μια τυπική διαδικασία- είναι μια ευκαιρία για branding, μάρκετινγκ και δημιουργία μόνιμης εντύπωσης. Μια καλά σχεδιασμένη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να χρησιμεύσει ως ένα ισχυρό εργαλείο για διάφορους επιχειρηματικούς στόχους. Ακολουθούν εννέα βέλτιστες πρακτικές που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια επαγγελματική υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να ξεχωρίζει.

1. Συμπεριλάβετε τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας και τα στοιχεία επικοινωνίας του αποστολέα

Στον πυρήνα κάθε επαγγελματικής υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκονται τα στοιχεία επικοινωνίας. Το όνομά σας, η θέση σας, η εταιρεία σας, ο αριθμός επικοινωνίας και ο αριθμός κινητού σας είναι το ελάχιστο. Αυτό διασφαλίζει ότι οι παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν εύκολα να επικοινωνήσουν μαζί σας μέσω πολλαπλών καναλιών. Η συμπερίληψη των στοιχείων επικοινωνίας του αποστολέα δεν είναι απλώς μια ευγένεια- είναι μια αναγκαιότητα.

2. Προσθήκη συνδέσμων και εικονιδίων κοινωνικής δικτύωσης

Στη σημερινή ψηφιακή εποχή, οι σύνδεσμοι και τα εικονίδια των μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι απαραίτητα στην υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Πρόκειται για μια διακριτική μορφή μάρκετινγκ της υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να ενισχύσει τη διαδικτυακή σας παρουσία και την προσωπική σας μάρκα.

3. Ενσωματώστε μια πρόσκληση για δράση (CTA) και CTAs υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μια κλήση σε δράση (CTA) και οι CTAs της υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να μετατρέψουν την υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από μια απλή υπογραφή σε ένα ισχυρό εργαλείο μάρκετινγκ. Είτε κατευθύνει τους παραλήπτες σε μια σελίδα προορισμού πωλήσεων είτε τους ζητάει να εγγραφούν σε ένα ενημερωτικό δελτίο, ένα καλά τοποθετημένο CTA μπορεί να αυξήσει τη δέσμευση.

4. Εξασφάλιση της ανταπόκρισης των κινητών για τους χρήστες κινητών τηλεφώνων

Με την αύξηση του αριθμού των χρηστών κινητών τηλεφώνων, είναι ζωτικής σημασίας ο σχεδιασμός μιας υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να φαίνεται καλά στις κινητές συσκευές. Ένας σχεδιασμός που ανταποκρίνεται σε κινητά τηλέφωνα διασφαλίζει ότι η υπογραφή σας θα εμφανίζεται όπως προβλέπεται σε διάφορους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Χρησιμοποιήστε επαγγελματικές υπογραφές email ως ψηφιακές επαγγελματικές κάρτες

Σκεφτείτε τις επαγγελματικές υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ως ψηφιακές επαγγελματικές κάρτες. Η συμπερίληψη όλου του σχετικού περιεχομένου - όπως ο ρόλος σας, η εταιρεία και τα στοιχεία επικοινωνίας - διευκολύνει τους παραλήπτες να θυμούνται εσάς και την προσωπική σας μάρκα.

6. Κρατήστε το απλό αλλά εντυπωσιακό με τα καλύτερα παραδείγματα υπογραφών email

Αν και είναι δελεαστικό να το παρακάνετε, τα καλύτερα παραδείγματα υπογραφών email είναι συχνά απλά και καθαρά. Μια εντυπωσιακή υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρειάζεται να είναι φανταχτερή, αρκεί να περιέχει όλα τα βασικά στοιχεία σε μια τακτοποιημένη και ευανάγνωστη μορφή υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

7. Προσθήκη προσωπικής εικόνας ή εταιρικού λογότυπου

Μια εικόνα αξίζει όσο χίλιες λέξεις. Η προσθήκη μιας προσωπικής εικόνας ή ενός εταιρικού λογότυπου στην υπογραφή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιχείρησής σας μπορεί να την κάνει πιο αξιομνημόνευτη. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι η εικόνα έχει κατάλληλο μέγεθος και μορφοποίηση ώστε να εμφανίζεται σωστά σε διάφορους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

8. Παρέχετε πολλαπλούς τρόπους επικοινωνίας μαζί σας

Η επαγγελματική σας υπογραφή θα πρέπει να προσφέρει περισσότερους από έναν τρόπους επικοινωνίας για τους παραλήπτες. Η συμπερίληψη πολλαπλών στοιχείων επικοινωνίας, όπως ένας αριθμός κινητού τηλεφώνου και σύνδεσμοι κοινωνικών μέσων, μαζί με τον λογαριασμό σας στο Gmail ή το επαγγελματικό σας email, παρέχει ευκολία και προάγει την καλύτερη επικοινωνία.

9. Δοκιμή σε διαφορετικούς πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρήση προτύπου υπογραφής

Πριν οριστικοποιήσετε τις υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας, καλό είναι να δοκιμάσετε πώς εμφανίζονται σε διαφορετικούς πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό διασφαλίζει ότι οι υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, συμπληρωμένες με εικονίδια κοινωνικών μέσων και CTA, εμφανίζονται όπως προβλέπεται σε όλους τους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η χρήση ενός προτύπου υπογραφής μπορεί επίσης να βοηθήσει στη διατήρηση της συνοχής σε όλες τις υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας.

Ακολουθώντας αυτές τις βέλτιστες πρακτικές, θα είστε σε καλό δρόμο για να δημιουργήσετε τη δική σας υπογραφή που θα είναι επαγγελματική, αποτελεσματική και εντυπωσιακή. Είτε χρησιμοποιείτε μια δωρεάν γεννήτρια υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε ένα πρότυπο υπογραφής, είτε δημιουργείτε τη δική σας υπογραφή από την αρχή, αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το εργαλείο μάρκετινγκ που συχνά παραβλέπεται.