9 Alasan Mengapa Email Tidak Terkirim

Apa yang dimaksud dengan Email Bounce?

Email bounce terjadi ketika email pemasaran atau komersial tidak terkirim sebagaimana mestinya. Ada beberapa alasan berbeda mengapa hal itu bisa terjadi.

Hal yang paling penting untuk diingat adalah bahwa email bouncing tidak hanya membuang-buang waktu, uang, dan tenaga, tetapi juga dapat berdampak negatif pada tingkat keterkiriman email Anda. Ini karena jika bisnis Anda memiliki tingkat tingkat pentalanserver dapat menandai email Anda sebagai tidak dapat dipercaya dan mulai secara otomatis memblokirnya atau mengirimnya ke spam.

Karena itu, sangat penting untuk memastikan bahwa Anda memantau email yang terpental dan membersihkan daftar email Anda secara teratur.

Email Keras dan Lunak Memantul

Ada dua jenis utama email bounces - soft atau hard bounces. Yang satu bersifat sementara, dan yang lainnya bersifat permanen.

Pantulan Lembut: Dalam kasus soft bounce, ini berarti bahwa alamat email adalah validdan pesan telah terkirim ke kotak masuk. Namun, pantulan terjadi karena kotak surat penuh, pesan terlalu besar untuk kotak masuk, atau server sedang down.

Hal ini umumnya dianggap sebagai masalah sementara karena dapat diperbaiki jika server diperbaiki, penerima membersihkan kotak masuk mereka, atau jika Anda mengurangi ukuran pesan.

Pantulan Keras: Hard bounce akan terjadi ketika email ditolak sepenuhnya karena alamat email tidak ada atau tidak valid.

Ini adalah situasi permanen, dan alamat email apa pun yang kembali dengan pantulan keras harus dihapus dari milis Anda untuk menghindari situasi ini terjadi lagi.

Alasan Umum Mengapa Email Tidak Terkirim

Ada berbagai alasan berbeda mengapa email mungkin terpental. Beberapa yang paling umum termasuk:

1 - Alamat Email Tidak Ada

Pantulan yang ditandai sebagai alamat email yang tidak ada mungkin terjadi ketika orang yang memiliki alamat email meninggalkan organisasi dan kontak dihapus, atau jika Anda telah mengirim pesan ke alamat email yang tidak dieja dengan benar.

Ada juga kemungkinan bahwa penerima mungkin telah memberikan alamat email palsu, yang mungkin terjadi jika Anda mengumpulkan informasi kontak melalui formulir pendaftaran online.

2 - Email yang Tidak Terkirim

Kategori bounce ini biasanya akan menjadi soft bounce. Ketika email yang terpental masuk dalam kategori 'tidak terkirim', hal ini biasanya menunjukkan bahwa server email penerima kelebihan beban, tidak dapat ditemukan, atau untuk sementara tidak tersedia.

Dalam banyak kasus, ketika server tidak dapat ditemukan, ini mungkin berarti server telah jatuh atau sedang tidak aktif untuk pemeliharaan. Dalam hal ini, biasanya hanya berarti menunggu beberapa saat untuk mencoba dan mengirim email lagi. Namun, jika Anda memperhatikan bahwa alamat email berulang kali memantul karena alasan ini, mungkin berarti server sedang down untuk selamanya.

3 - Balas Otomatis

Jika seseorang pergi berlibur dan telah menetapkan fungsi balasan otomatis, email apa pun yang Anda kirimkan kepada mereka akan terpental. Namun, penting untuk dicatat bahwa tidak seperti kategori bounce lainnya, email Anda masih akan berhasil terkirim ke kotak masuk pada kesempatan ini.

Namun, mungkin ada baiknya memantau seberapa sering alamat email ini mendapat pantulan balasan otomatis; jika sudah berbulan-bulan dan orang tersebut tampaknya tidak akan kembali lagi dalam waktu dekat, maka Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menghapus kontak dari daftar Anda.

4 - Kotak Surat Penuh

Jika Anda mengirim email ke kontak yang memiliki begitu banyak email di kotak masuk mereka sehingga mereka tidak dapat menerima lagi, maka pesan apa pun yang Anda kirimkan kepada mereka akan terpental. Namun, ini biasanya bersifat sementara, dan Anda akan berhasil mengirimkan email ke penerima ketika kotak masuk mereka memiliki cukup ruang untuk itu.

Hal ini penting untuk dipantau, karena mungkin berarti bahwa kontak tidak lagi memeriksa alamat itu.

5 - Email yang Diblokir

Ketika alamat email ditempatkan dalam kategori 'diblokir', ini berarti email yang masuk telah diblokir oleh server. Hal ini sering terjadi di kalangan sekolah atau instansi pemerintah di mana server sering kali lebih ketat dalam hal email yang mereka terima, itulah sebabnya mengapa menerapkan sistem yang andal perangkat lunak meja bantuan sekolah dapat sangat meningkatkan komunikasi dan merampingkan proses dukungan teknis.

6 - Filter Spam

Dalam beberapa kasus, filter spam mungkin menjadi alasan di balik lonjakan email yang tidak terkirim. Jika Anda menggunakan filter masuk daftar hitam alamat email atau alamat IP, maka tidak ada pesan yang Anda kirim secara massal yang kemungkinan besar akan dikirim dan diterima oleh penerima.

7 - Lampiran File yang Salah

Mayoritas penyedia hosting email memiliki batasan mengenai jenis dan ukuran lampiran file. Hal ini dapat berlaku untuk klien yang Anda kirimkan pesan dan penerima. Sebagian besar waktu, hal ini disebabkan oleh ukuran file yang salah, dengan mayoritas jenis bouncing ini terjadi karena lampiran yang terlalu besar.

8 - Greylisting

Greylist adalah jenis filter spam tertentu yang tidak mengizinkan email dikirimkan dalam waktu singkat. Ini mungkin 900 detik atau kurang. Ketika ini terjadi, Anda biasanya akan menerima kode bounce back untuk menginformasikan situasinya. Setelah jangka waktu berlalu, server mengeluarkan permintaan kedua dan menyelesaikan proses pengiriman.

9 - Reputasi Pengirim yang Buruk

Terakhir, jika tidak ada alasan yang jelas mengapa email terpental seperti lampiran yang besar atau email tidak ada lagi, dan Anda melihat masalah keterkiriman lainnya, skor pengirim Anda mungkin menjadi penyebabnya.

Skor pengirim atau skor reputasi mengacu pada cara alamat email dilihat oleh ISP. Jika Anda memiliki skor pengirim yang rendah, maka banyak, jika tidak semua pesan Anda tidak akan pernah benar-benar sampai ke kotak masuk yang dituju.

Cara Mengurangi Tingkat Pentalan Email Anda

Bounce rate yang tinggi tidak baik untuk daftar email Anda, dengan dampak besar pada deliverability dan keberhasilan keseluruhan kampanye email marketing Anda. Penting untuk memantau bounce rate Anda dengan cermat dan siap untuk mengambil langkah selanjutnya jika Anda melihat beberapa alamat email terus menerus terpental.

Menggunakan Penguji Email

Salah satu cara terbaik untuk menjaga tingkat pentalan Anda tetap rendah sebelum Anda mulai mengirim email pemasaran adalah dengan menggunakan alat pengujian email sebelum Anda mulai mengirim pesan ke penerima Anda. Menguji daftar email Anda memungkinkan Anda untuk mengetahui apakah Anda memiliki masalah yang kemungkinan besar akan menyebabkan bouncing keras seperti alamat email palsu, alamat email yang tidak valid, kesalahan ejaan dan kesalahan ketik atau alamat email yang tidak ada.

Bagaimana Deliverability Tester Dapat Membantu Anda Menghindari Bouncing

Penguji keterkiriman dapat membantu Anda mendapatkan gagasan yang lebih jelas tentang alamat email mana yang kemungkinan besar akan menerima pesan Anda dan mana yang akan lebih mungkin terpental. Ketika alamat email kembali sebagai tidak valid atau tidak ada, Anda dapat dengan mudah menghapusnya dari daftar Anda tanpa perlu mengirim email dan berisiko meningkatkan rasio pentalan Anda.

Alat pengujian keterkiriman akan membantu Anda menentukan alamat email mana yang ditangguhkan, tidak ada, atau tidak terkirim, sehingga Anda dapat segera berhenti berlangganan dari daftar Anda.

Setelah Anda menghapus alamat email, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menghubungi penerima yang dituju dengan cara yang berbeda untuk melihat apakah alamat email mereka telah berubah dan mengirimi mereka tautan ke halaman arahan pembuatan prospek yang memungkinkan mereka mendaftar dengan alamat email baru yang benar.

Penguji Validasi - Apa Metode Terbaik?

Seiring dengan alat yang dapat Anda gunakan untuk menjalankan tes pada semua alamat email yang telah Anda kumpulkan untuk daftar Anda untuk memeriksa alamat email yang tidak akurat atau tidak ada lagi, opt-in ganda adalah cara lain yang dapat Anda pastikan Anda hanya mengirimkan email ke penerima yang divalidasi dan ingin menerima pesan dari Anda.

Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menyiapkan email konfirmasi otomatis yang dikirim ke alamat email apa pun yang dimasukkan ke dalam formulir keikutsertaan Anda, dengan tautan bagi penerima untuk mengklik untuk mengonfirmasi bahwa mereka benar-benar mendaftar untuk daftar Anda dan ingin menerima komunikasi lebih lanjut dari Anda.

Setelah Anda melakukan ini, Anda hanya boleh menambahkan alamat email ke daftar Anda setelah Anda menerima konfirmasi bahwa penerima telah mengikuti tautan dalam email.

Email bisa terpental karena berbagai alasan. Lebih sering daripada tidak, ini adalah masalah sementara seperti kotak masuk yang penuh atau file besar yang dapat diperbaiki. Namun, hard bounce karena alamat email yang salah, misalnya, dapat menyebabkan kerusakan serius pada skor pengirim Anda dan menyebabkan bounce lebih lanjut di masa mendatang.