Mengapa Email Saya Kembali Sebagai Tidak Terkirim?

Mengapa email saya kembali sebagai tidak terkirim?

Keterkiriman email adalah aspek penting dari pemasaran dan komunikasi email yang tidak boleh dianggap remeh oleh bisnis dan individu. Salah satu masalah paling umum yang dihadapi orang dengan keterkiriman email adalah masalah email yang tidak terkirim. Jika Anda pernah mengirim email hanya untuk menerima pesan bahwa email tersebut tidak terkirim, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa hal ini terjadi.

Ada beberapa alasan mengapa email mungkin kembali sebagai tidak terkirim, termasuk yang berikut ini:

• alamat email yang salah
• masalah dengan server email penerima
• filter spam
• dan banyak lagi. 

Dalam beberapa kasus, masalahnya mungkin terletak pada server email pengirim, seperti ketika alamat IP telah dimasukkan ke dalam daftar hitam atau pengirim telah ditandai sebagai pengirim spam. 

Sumber

Untuk memastikan email Anda berhasil terkirim, penting untuk mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan keterkiriman email, termasuk secara teratur membersihkan daftar email Andamenggunakan penyedia layanan email yang memiliki reputasi baik, menghindari taktik spam, dan mematuhi peraturan pemasaran email.

Jadi, mengapa kita terus-menerus diganggu dengan masalah pengiriman email dan alamat yang tidak terkirim? Kita akan melihat alasan umum mengapa hal ini terjadi, apa maksudnya, dan bagaimana cara memperbaiki bouncing email yang bermasalah.

Dua jenis utama email yang dipantulkan

Ada dua jenis email bounce back: soft dan hard. Yang satu lebih memprihatinkan daripada yang lain, tetapi jika salah satunya muncul dalam daftar kampanye email Anda dalam jumlah yang lebih tinggi daripada yang dapat diterima, inilah saatnya untuk mencari tahu alasannya.

1. Pengembalian email soft bounce

Pantulan yang lembut adalah masalah sementara. Server Anda akan terus mencoba mengirimkan email Anda hingga email tersebut masuk ke kotak masuk penerima, atau server akan menyerah setelah beberapa kali percobaan atau batas waktu tertentu.

Soft bounce dapat disebabkan oleh gangguan sementara pada server email, kotak surat penerima yang penuh sehingga tidak ada cukup ruang server untuk pesan Anda, atau konten email Anda terlalu besar.

Jangan menghapus alamat soft bounce sebelum waktunya-alamat soft bounce sering kali akan sembuh dengan sendirinya tanpa tindakan apa pun. Namun, soft bounce yang terus-menerus perlu diselidiki, dan jika Anda tidak dapat mengatasi masalahnya, Anda perlu mempertimbangkan untuk menghapusnya dari daftar Anda.

Sumber

2. Pengembalian email bouncing yang keras

Pantulan yang keras sedikit lebih serius karena memberitahukan masalah permanen dan mungkin disebabkan oleh beberapa alasan. Penolakan permanen berarti alamat email salah, atau tidak ada, tidak memiliki server email yang dibutuhkan, atau alamat tidak valid karena alasan lain. Bisa juga berarti alamat Anda masuk dalam daftar hitam atau diblokir oleh server penerima.

Email yang terpental keras perlu dihapus dari daftar Anda jika tidak mungkin menemukan kesalahan dan memperbaikinya.

Email yang tidak terkirim dikembalikan ke pengirim

Masalah lain yang dapat muncul dengan keterkiriman email adalah fenomena "email dikembalikan ke pengirim". Hal ini terjadi ketika pesan email tidak terkirim ke penerima yang dituju dan malah dikembalikan ke pengirim dengan pesan kesalahan. 

Ada beberapa alasan mengapa hal ini dapat terjadi, termasuk: 

• alamat email yang tidak valid
• kotak surat yang lengkap
• atau kesalahan server. 

Dalam beberapa kasus, server email penerima mungkin menolak pesan karena adanya filter spam, daftar hitam, atau tindakan keamanan lainnya. 

Untuk menghindari email Anda dikembalikan ke pengirim, sangat penting untuk memastikan bahwa alamat email di milis Anda akurat dan terbaru. Penting juga untuk memantau email Anda tingkat pentalanyaitu persentase email yang dikembalikan sebagai tidak terkirim, dan mengambil tindakan untuk menghapus alamat email yang tidak aktif atau tidak valid dari daftar Anda. 

Selain itu, mengikuti praktik terbaik untuk pemasaran email, seperti mempersonalisasi pesan Anda, menghindari bahasa dan taktik spamdan menyediakan cara yang mudah bagi penerima untuk berhenti berlangganan, dapat membantu meningkatkan keterkiriman email Anda dan mengurangi risiko email dikembalikan ke pengirim.

Jenis email yang tidak terkirim

Daftar berikut ini mencakup sebagian besar alasan umum untuk email Anda yang terpental. Ketika email yang tidak terkirim kembali, karena alasan apa pun, biasanya email tersebut menyertakan penjelasan otomatis tentang masalahnya (sebuah pesan penjawab otomatis). Setiap masalah memiliki kode tertentu, yang memberikan penjelasan singkat tentang masalah tersebut.

1. Alamat email yang tidak ada

Ada banyak alasan mengapa alamat email yang dulunya aktif dan sehat dapat menghasilkan email yang dikembalikan. Karyawan meninggalkan pekerjaan dan organisasi, mereka memperbarui nama domain saat melakukan re-branding atau mengganti penyedia layanan, sehingga detail kontak lama mereka tidak ada lagi, termasuk alamat email mereka.

2. Kesalahan alamat email

Masalah umum untuk email pemasar adalah kesalahan manusia. Sangat mudah untuk salah mengetik alamat email, bahkan ketika pengguna sudah hafal dan alamat email tersebut menjadi tidak terkirim.

3. Server tidak tersedia

Jika server email Anda tidak dapat menemukan server email penerima, maka server tersebut tidak memiliki peluang untuk mengirimkan email Anda ke penerima yang dituju-ini seperti mencoba mengirim surat ke rumah yang tidak ada atau berada di jalan yang tidak diketahui!

Server bisa offline karena berbagai macam alasan: bisa jadi karena pemeliharaan terjadwal, kelebihan beban, mungkin mengalami kerusakan, atau komplikasi lain dengan ruang atau fungsi server. Biasanya, kesalahan ini memberikan pantulan lembut, jadi awasi terus jika terus berlanjut; mungkin ada masalah yang lebih serius yang sedang terjadi.

4. Kotak surat penuh

Manajemen email yang buruk menyebabkan folder yang meluap dan kotak surat yang penuh. Ketika kotak surat melebihi batasnya, dan tidak ada ruang untuk pesan Anda, pesan itu dikembalikan sebagai pantulan lunak. Bisa jadi pengguna tidak teratur, tetapi bisa juga karena mereka tidak lagi menggunakan akun email itu.

5. Pesan email Anda melebihi batas penerima

Tergantung pada bagaimana setiap penerima mengatur akun email mereka, batas umum untuk ukuran email adalah sekitar 10 MB. Jika pesan Anda berisi file berukuran besar, atau jika penerima telah menetapkan batas yang jauh lebih rendah daripada yang biasanya diterima, server akan menolaknya karena ukurannya yang terlalu besar.

6. Anda telah melampaui batas pengiriman Anda

Beberapa peladen tidak mengizinkan pengiriman email dalam jumlah lebih dari 25 pada satu waktu. Jika Anda melebihi batas, maka Anda akan mengalami masalah-jika Anda mencoba mengirim batch lebih dari 100, Anda bahkan mungkin terkunci keluar dari server Anda sendiri.

7. Alamat email yang diblokir dan izin yang ditolak

Jika alamat email Anda diblokir, itu karena server penerima telah memutuskan bahwa alamat tersebut tidak dapat dipercaya atau pengguna telah menulis aturan khusus untuk mencegah jenis pesan tertentu agar tidak sampai.

Beberapa server lebih ketat daripada yang lain: misalnya, server rumah sakit, rumah sakit bedah, sekolah, perguruan tinggi, dan kantor pemerintah. Jika Anda mengalami masalah dengan jenis penerima seperti ini, Anda harus menghubungi mereka dengan cara alternatif dan meminta mereka menambahkan Anda ke daftar 'pengirim yang aman' mereka.

Alamat email Anda mungkin memiliki reputasi buruk jika telah digunakan oleh pengirim spam untuk menyampaikan kampanye yang curang. Jika demikian, Anda perlu memeriksa daftar hitam industri untuk mengetahui apakah Anda telah ditandai sebagai pengirim spam. Jika ya, ada beberapa langkah khusus yang harus diikuti untuk menghapus alamat Anda.

8. Email Anda masuk daftar abu-abu

Jika server yang masuk tidak mengenali email Alamat IPmungkin akan menolaknya untuk sementara waktu.

9. Pesan tanggapan otomatis

Meskipun ini bukan pesan bounce yang khas, balasan ini akan masuk ke kotak masuk Anda bersama dengan pesan kesalahan lainnya. Ketika pengguna sedang berlibur atau tidak berada dalam posisi untuk menerima dan membaca email mereka, mereka menyiapkan tanggapan otomatis untuk memberi tahu pengirim bahwa itulah yang terjadi.

Dalam situasi ini, email asli mendarat seperti yang diperlukan di kotak masuk-pesan balasan murni untuk informasi pengirim.

Apakah email yang tidak terkirim berdampak buruk bagi keterkiriman Anda?

Jika rasio pentalan Anda terus meningkat, itu adalah kabar buruk bagi Anda skor pengirim emaildan skor pengirim yang buruk pada akhirnya akan menyebabkan semakin banyak pesan yang gagal mencapai target mereka.
Anda tidak akan pernah bisa menghapus email bounce sepenuhnya, tetapi Anda bisa menjaganya dalam rentang yang aman.

Bagaimana cara memperbaiki email yang tidak terkirim?

Jika Anda mengalami masalah dengan email yang tidak terkirim, ada beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk memecahkan masalah dan memperbaiki masalah. 

Pertama, periksa kembali alamat email untuk memastikan bahwa alamat email tersebut akurat dan terbaru. Jika alamat email penerima tidak valid, email tidak akan terkirim. 

Selanjutnya, tinjau pesan kesalahan yang dikembalikan dengan email yang tidak terkirim. Pesan kesalahan dapat memberikan petunjuk tentang penyebab masalah, seperti kotak surat yang penuh atau filter spam yang memblokir email. Jika masalahnya ada pada server email Anda, pertimbangkan untuk menghubungi penyedia layanan email Anda untuk mengatasi masalah tersebut. 

Selain itu, pastikan bahwa konten email dan praktik pengiriman email Anda sesuai dengan peraturan dan praktik terbaik pemasaran email. Untuk mencegah tim pemasaran Anda bertanya, "Mengapa email kembali sebagai tidak terkirim?", maka tips berikut ini akan membantu mengendalikan masalah.

1. Bersihkan daftar email Anda

Untuk email terbaik kebersihan daftar, Anda harus membersihkannya secara teratur, sehingga mencegah pengembalian email yang tidak terkirim yang tidak perlu mempengaruhi skor pengirim Anda. 

Apakah Anda melakukannya secara manual atau dengan layanan pembersihan daftar atau perangkat lunak, hal ini seharusnya sudah menjadi bagian dari jadwal pemasaran Anda. Perangkat lunak seperti milik kami membantu mempersempit semua jenis alamat email yang bermasalah dan menghapusnya dengan klik mouse.

2. Gunakan metode opt-in untuk alamat bersih

Untuk menghindari alamat email yang salah ketik atau palsu yang ditambahkan melalui formulir pendaftaran Anda, metode keikutsertaan ganda memastikan setiap alamat yang ditambahkan adalah valid pada saat pengajuan permohonan.

3. Memformat pesan Anda agar tahan spam

Ini bukan salah satu masalah teknis yang paling umum, tetapi jika Anda tidak menjalankan pesan kampanye Anda melalui pemeriksa spam, Anda melewatkan sebuah trik. Ada banyak sekali frasa, istilah, teknik, praktik, dan tindakan yang dilihat oleh server sebagai potensi pesan spam. 

Memformat pesan asli Anda agar terlihat seperti pesan yang sehat dan dapat dipercaya membutuhkan sedikit pemikiran dan penerapan yang cermat.

4. Mengikuti jadwal reguler

Server email memonitor berapa banyak email yang Anda kirim dan kapan Anda mengirimnya. Mereka mencari jenis jadwal tidak menentu yang digunakan spammer. Jika Anda ingin menghindari munculnya tanda peringatan, bangunlah jumlah daftar email Anda dengan mantap dan kirimkan kampanye Anda pada jadwal yang teratur. Anda akan tampak tulus seperti yang mereka harapkan dan menilai Anda dengan tagihan kesehatan yang bersih.

Tidak ada lagi email yang tidak terkirim - dengan Bouncer

Mencari cara yang sangat mudah untuk meningkatkan tingkat keterkiriman Anda? Dengan Bouncer, Anda akan mendapatkan kotak masuk setiap saat. Cukup jalankan daftar email Anda melalui alat kami dan kami akan segera memberi tahu Anda email mana yang baik untuk dikirim dan mana yang harus Anda hapus. 

Daftar hari ini dan saksikan kemampuan pengiriman Anda melesat menembus atap!

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana mungkin email tidak terkirim jika saya memiliki alamat yang benar?

Apakah Anda yakin alamat yang Anda gunakan sudah benar? Sebagian besar ID email menjadi usang setelah beberapa bulan - orang meninggalkan pekerjaan, berganti email, dan kehidupan terjadi. Ada kemungkinan besar email Anda terpental karena alamatnya sudah tidak ada.

Apakah email yang tidak terkirim dapat merugikan bisnis saya?

Ya, hal ini dapat merusak reputasi pengirim dan Anda dapat diblokir oleh berbagai penyedia email. Meskipun Anda tidak mengirimkan email spam, Anda dapat diblokir dari semua komunikasi pemasaran email di masa mendatang dan hal ini dapat memakan waktu dan biaya yang cukup besar untuk memperbaikinya.

Apa cara tercepat untuk memperbaiki masalah keterkiriman saya?

Ambil semua milis Anda dan jalankan melalui Bouncer. Anda akan mendapatkan gambaran umum singkat tentang email mana yang perlu dihapus untuk selamanya. Setelah Anda menghapus alamat-alamat yang tidak valid, Anda akan melihat peningkatan besar-besaran di semua metrik pemasaran email Anda.