Почему мои письма возвращаются как недоставленные?

Почему мои письма возвращаются как недоставленные?

Доставляемость электронной почты - важнейший аспект маркетинга и коммуникации по электронной почте, который предприятия и частные лица не должны принимать как должное. Одной из наиболее распространенных проблем, с которыми люди сталкиваются при доставке электронной почты, является проблема недоставленных писем. Если вы когда-либо отправляли электронное письмо, но получали сообщение о том, что оно не доставлено, вы можете задаться вопросом, почему это происходит.

Существует несколько причин, по которым электронные письма могут возвращаться как недоставленные, включая следующие:

• неправильные адреса электронной почты
• проблемы с сервером электронной почты получателя
• спам-фильтры
• и многое другое. 

В некоторых случаях проблема может заключаться в почтовом сервере отправителя, например, когда IP-адрес занесен в черный список или отправитель помечен как спамер. 

Источник

Чтобы обеспечить успешную доставку ваших писем, важно предпринять шаги по улучшению их доставляемости, в том числе регулярно очистка списка адресов электронной почтыиспользование авторитетного поставщика услуг электронной почты, отказ от спамерской тактики и соблюдение правил маркетинга электронной почты.

Почему же мы постоянно сталкиваемся с проблемами доставки электронной почты и недоставленными адресами? Мы рассмотрим распространенные причины, почему это происходит, что каждая из них означает и как исправить эти проблемные отказы электронной почты.

Два основных типа отмененных писем

Существует два типа отказов электронной почты: мягкие и жесткие. Один из них вызывает больше беспокойства, чем другой, но если в списках вашей кампании электронной почты появляется большее количество отказов, чем допустимо, пора выяснить причину.

1. Мягкий отскок возвратов электронной почты

Мягкое подпрыгивание это временная проблема. Ваш сервер будет продолжать пытаться доставить ваше письмо до тех пор, пока оно не попадет в почтовый ящик получателя, или же он сдастся после установленного количества попыток или лимита времени.

Мягкие отскоки могут быть вызваны временными сбоями в работе почтового сервера, почтовый ящик получателя переполнен, поэтому на сервере недостаточно места для вашего сообщения, или содержимое вашего письма было просто слишком большим.

Не удаляйте преждевременно адреса с мягким отказом - они часто разрешаются сами собой без каких-либо действий. Однако постоянные мягкие отскоки требуют расследования, и если вы не можете решить проблему, вам следует рассмотреть возможность удаления этих адресов из ваших списков.

Источник

2. Возврат электронной почты с жестким отказом

Жесткий отскок немного серьезнее, так как он объявляет о постоянной проблеме и может быть вызван несколькими причинами. Постоянный отказ означает, что это неправильный адрес электронной почты, или он не существует, что нет нужного сервера электронной почты, или что адрес недействителен по какой-то другой причине. Это также может означать, что ваш адрес занесен в черный список или запрещен сервером получателя.

Письма с жесткими отсылками нужно удалять из списков, если невозможно найти ошибку и исправить ее.

Не доставленное письмо возвращается отправителю

Еще одной проблемой, которая может возникнуть при доставке электронной почты, является феномен "письмо возвращено отправителю". Это происходит, когда сообщение электронной почты не доставляется адресату и возвращается отправителю с сообщением об ошибке. 

Существует несколько причин, по которым это может произойти, в том числе: 

• недопустимый адрес электронной почты
• полный почтовый ящик
• или ошибка сервера. 

В некоторых случаях почтовый сервер получателя может отклонить сообщение из-за спам-фильтров, черных списков или других мер безопасности. 

Чтобы избежать возврата писем отправителю, необходимо убедиться, что адреса электронной почты в вашем списке рассылки точны и актуальны. Также важно следить за электронной почтой показатель отказовэто процент писем, которые возвращаются как недоставленные, и принять меры по удалению неактивных или недействительных адресов электронной почты из вашего списка. 

Кроме того, соблюдение лучших практик маркетинга по электронной почте, таких как персонализация сообщений, избегание спамерский язык и тактикаи предоставление получателям удобного способа отписаться от рассылки помогут улучшить качество доставки электронной почты и снизить риск возврата писем отправителю.

Типы недоставленных электронных писем

Приведенный ниже список включает большинство распространенных причин, по которым ваши электронные письма возвращаются. Когда по какой-либо причине недоставляемая электронная почта возвращается, она обычно включает автоматическое объяснение проблемы (an сообщение автореспондера). Каждая проблема имеет определенный код, дающий краткое объяснение проблемы в данном случае.

1. Несуществующие адреса электронной почты

Существует множество причин, по которым некогда активный и здоровый адрес электронной почты может стать причиной возврата писем. Сотрудники уходят с работы и из организаций, обновляют доменные имена при ребрендинге или меняют поставщиков услуг, поэтому их старые контактные данные перестают существовать, включая адреса электронной почты.

2. Ошибки в адресах электронной почты

Общая проблема для электронной почты маркетологи - это человеческий фактор. Так легко ошибиться в адресе электронной почты, даже если пользователи знают его наизусть, и такой адрес становится недоставленным.

3. Сервер недоступен

Если ваш почтовый сервер не может найти почтовый сервер получателя, то у него нет шансов доставить ваше письмо адресату - это все равно, что пытаться отправить письмо в несуществующий дом или на неизвестную улицу!

Серверы могут выходить из строя по самым разным причинам: это может быть связано с плановым обслуживанием, перегрузкой, возможно, произошел сбой или какие-то другие сложности с местом или функциями сервера. Как правило, такие ошибки приводят к мягким отскокам, поэтому следите за ними, если они продолжаются; возможно, налицо более серьезная проблема.

4. Почтовый ящик заполнен

Плохое управление электронной почтой приводит к переполненным папкам и переполненным почтовым ящикам. Если почтовый ящик превышает свой лимит и в нем нет места для вашего сообщения, оно возвращается как "мягкий отскок". Это может быть связано с неорганизованностью пользователя, но так же легко может быть и то, что он больше не использует этот почтовый ящик.

5. Ваше сообщение электронной почты превышает лимиты получателя

В зависимости от того, как каждый получатель настраивает свою учетную запись электронной почты, типичное ограничение на размер письма составляет около 10 МБ. Если ваши сообщения содержат большие файлы, или если получатель установил гораздо меньшие лимиты, чем обычно принято, сервер отклонит их из-за слишком большого размера.

6. Вы превысили лимит отправки

Некоторые серверы не разрешают отправлять электронные письма партиями более 25 штук за раз. Если вы превысите этот лимит, у вас возникнут проблемы - если вы попытаетесь отправить партию более 100 писем, вам могут даже заблокировать доступ к вашим собственным серверам.

7. Блокировка адресов электронной почты и отказ в разрешении

Если ваш адрес электронной почты заблокирован, это связано с тем, что сервер получателя решил, что он не заслуживает доверия, или пользователь написал специальные правила, чтобы предотвратить прохождение определенных типов сообщений.

Некоторые серверы более строги, чем другие: например, серверы больниц, операционных, школ, колледжей и государственных учреждений. Если у вас возникнут проблемы с таким получателем, вам придется связаться с ним альтернативным способом и попросить его добавить вас в список "безопасных отправителей".

Ваш адрес электронной почты мог получить плохую репутацию, если он использовался спамеров для проведения скрытой кампании. Если это так, вам необходимо проверить отраслевые черные списки, чтобы узнать, не были ли вы помечены как отправитель спама. Если это так, есть определенные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы очистить свой адрес.

8. Ваша электронная почта попала в список greylist

Если входящий сервер не распознает электронное письмо IP-адресто он может временно отклонить его.

9. Сообщения с автоматическим ответом

Хотя это не типичное сообщение об отказе как таковое, эти ответы попадут в ваш почтовый ящик вместе с другими сообщениями об ошибках. Когда пользователь уходит в отпуск или не в состоянии получать и читать свою электронную почту, он настраивает автоматические ответы, чтобы сообщить об этом отправителям.

В таких ситуациях оригинальное письмо приземляется в папке "Входящие" - ответное сообщение предназначено исключительно для информации отправителя.

Вредят ли недоставленные письма вашей доставляемости?

Если ваш показатель отказов неуклонно растет, это плохая новость для вашего оценка отправителя электронной почты, а плохая оценка отправителя в конечном итоге приведет к тому, что все больше и больше сообщений не достигнут своей цели.
Вы никогда не сможете полностью избавиться от отказов электронной почты, но вы можете держать их в безопасных пределах.

Как исправить недоставленные письма?

Если у вас возникли проблемы с недоставленными электронными письмами, есть несколько шагов, которые можно предпринять для устранения неполадок и решения проблемы. 

Во-первых, дважды проверьте адрес электронной почты, чтобы убедиться, что он точен и актуален. Если адрес электронной почты получателя недействителен, письмо не будет доставлено. 

Затем просмотрите сообщение об ошибке, которое было получено вместе с недоставленным электронным письмом. Сообщение об ошибке может подсказать причину проблемы, например, переполненный почтовый ящик или спам-фильтр, блокирующий письмо. Если проблема связана с сервером электронной почты, обратитесь к поставщику услуг электронной почты для устранения неполадок. 

Кроме того, убедитесь, что содержание и методы отправки писем соответствуют правилам и передовым методам маркетинга электронной почты. Чтобы ваши маркетинговые команды не задавались вопросом: "Почему письма возвращаются как недоставленные?", следующие советы помогут держать ситуацию под контролем.

1. Очистите списки адресов электронной почты

Для лучшая электронная почта гигиена списков, вы должны регулярно очищать их, предотвращая ненужные возвраты недоставленных писем, влияющие на ваш рейтинг отправителя. 

Независимо от того, делаете ли вы это вручную или с помощью службы очистки списков или программного обеспечения, это уже должно быть частью вашего маркетингового графика. Такое программное обеспечение, как наше, помогает отсеять все виды проблемных адресов электронной почты и удалить их одним щелчком мыши.

2. Используйте методы opt-in для получения чистых адресов

Чтобы избежать добавления ошибочных или поддельных адресов электронной почты через ваши формы регистрации, методы двойного включения позволяют убедиться, что каждый добавленный адрес действителен на момент подачи заявления.

3. Форматируйте свои сообщения, чтобы они были защищены от спама

Это не самая типичная техническая проблема, но если вы не прогоняете сообщения своей кампании через спам-проверку, то вы упускаете важный момент. Существует бесчисленное множество фраз, терминов, техник, практик и действий, которые серверы воспринимают как потенциальный спам. 

Форматирование вашего оригинального сообщения, чтобы оно выглядело как здоровое, заслуживающее доверия сообщение, требует немного тщательного обдумывания и применения.

4. Соблюдайте регулярный график

Почтовые серверы следят за тем, сколько писем вы отправляете и когда вы их отправляете. Они ищут такие непостоянные графики, которые используют спамеры. Если вы хотите избежать появления предупреждающих флагов, стабильно наращивайте число своих списков электронной почты и рассылайте свои кампании по регулярному графику. Вы будете выглядеть искренне, как они и ожидают, и они будут судить о вас с чистой совестью.

Больше никаких недоставленных писем - с Bouncer

Ищете надежный способ повысить показатели доставляемости? С Bouncer вы всегда будете попадать в почтовый ящик. Просто пропустите ваши списки электронной почты через наш инструмент, и мы сразу же скажем вам, какие письма можно отправлять, а с какими нужно попрощаться. 

Зарегистрируйтесь сегодня и наблюдайте, как ваша доставляемость взлетит до небес!

Часто задаваемые вопросы

Как письмо может быть недоставленным, если у меня правильный адрес?

Вы уверены, что у вас правильный адрес (адреса)? Большинство идентификаторов электронной почты становятся неактуальными через несколько месяцев - люди уходят с работы, меняют электронную почту, и в жизни случается всякое. Велика вероятность того, что ваше письмо отскакивает, потому что адрес больше не существует.

Могут ли недоставленные электронные письма как-то навредить моему бизнесу?

Да, они могут нанести вред репутации вашего отправителя, и вы можете быть заблокированы различными провайдерами электронной почты. Даже если вы не отправляете спамерских писем, вам могут запретить все дальнейшие маркетинговые коммуникации по электронной почте, а на исправление ситуации может уйти много времени и денег.

Какой самый быстрый способ решить проблемы с доставляемостью?

Возьмите все свои списки рассылки и пропустите их через Bouncer. Вы получите быстрый обзор того, какие электронные письма необходимо удалить навсегда. Как только вы удалите недействительные адреса, вы увидите значительный рост всех показателей маркетинга электронной почты.