Γιατί τα email μου επιστρέφουν ως μη παραδοτέα;

Μάι 25, 2021
6

Το τελευταίο πράγμα που θέλει κάθε έμπορος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να βλέπει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να επιστρέφονται όταν μια καμπάνια βρίσκεται στο τέλος της - ανεβάζοντας τα ποσοστά αναπήδησης.

Είτε χαρακτηρίζονται ως αποτυχημένα, απορριφθέντα ή αναπηδήσαντα μηνύματα, όλα καταλήγουν στο ίδιο πράγμα - δεν φτάνουν στα προοριζόμενα εισερχόμενα. Γνωρίζετε γιατί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επιστρέφονται ως μη παραδοτέα;

Γιατί οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναπηδούν;

Γιατί λοιπόν ταλαιπωρούμαστε συνεχώς με προβλήματα παράδοσης email και μη παραλήψιμες διευθύνσεις email; Θα εξετάσουμε διάφορους λόγους για τους οποίους συμβαίνει αυτό, τι σημαίνει ο καθένας από αυτούς και πώς να διορθώσουμε αυτές τις προβληματικές επιστροφές email.

Υπάρχουν 2 κύριοι τύποι μη παραλήψιμου email

Υπάρχουν δύο τύποι αναπήδησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: η μαλακή και η σκληρή αναπήδηση. Το ένα προκαλεί μεγαλύτερη ανησυχία από το άλλο, αλλά αν κάποιο από τα δύο εμφανίζεται στις λίστες της καμπάνιας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε μεγαλύτερους αριθμούς από τους αποδεκτούς, ήρθε η ώρα να μάθετε το γιατί.

1. Επιστροφές email μαλακής αναπήδησης

Μια μαλακή αναπήδηση είναι ένα προσωρινό πρόβλημα. Ο διακομιστής σας θα συνεχίσει να προσπαθεί να παραδώσει το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο μέχρι να βρεθεί στο προοριζόμενο γραμματοκιβώτιο ή να εγκαταλείψει μετά από έναν καθορισμένο αριθμό προσπαθειών ή χρονικό όριο.

Τα soft bounces μπορεί να οφείλονται σε προσωρινές διακοπές στον διακομιστή, στο ότι το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη είναι γεμάτο και ο διακομιστής δεν έχει αρκετό χώρο για το μήνυμά σας ή ότι το περιεχόμενο του email σας ήταν απλώς πολύ μεγάλο.

Μην διαγράφετε τις διευθύνσεις soft bounce πρόωρα - συχνά επιλύονται από μόνες τους χωρίς καμία ενέργεια. Ωστόσο, τα επίμονα soft bounces χρειάζονται διερεύνηση, και αν δεν μπορείτε να διευθετήσετε το ζήτημα, πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να τα αφαιρέσετε από τις λίστες σας.

2. Σκληρή αναπήδηση επιστροφών email

Μια σκληρή αναπήδηση είναι λίγο πιο σοβαρή, καθώς ανακοινώνει ένα μόνιμο πρόβλημα. Η μόνιμη απόρριψη σημαίνει ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν υπάρχει, ότι δεν έχει τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται ή ότι η διεύθυνση είναι άκυρη για κάποιο άλλο λόγο. Θα μπορούσε επίσης να σημαίνει ότι η διεύθυνσή σας έχει μπει στη μαύρη λίστα ή έχει απαγορευτεί από τον διακομιστή παραλήπτη.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απορρίπτονται με δυσκολία πρέπει να αφαιρεθούν από τις λίστες σας, εάν δεν είναι δυνατόν να βρεθεί το σφάλμα και να διορθωθεί.

Τύποι μη παραλήψιμων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο παρακάτω κατάλογος περιλαμβάνει τους περισσότερους από τους συνήθεις λόγους για τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιστρέφονται, για οποιονδήποτε λόγο, συνήθως περιλαμβάνουν μια αυτοματοποιημένη εξήγηση του προβλήματος. Κάθε ζήτημα έχει έναν συγκεκριμένο κωδικό, που δίνει μια σύντομη εξήγηση του προβλήματος σε αυτή την περίπτωση.

1. Μη υπαρκτές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μια κάποτε ενεργή και υγιής διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να εξαφανιστεί. Οι εργαζόμενοι εγκαταλείπουν θέσεις εργασίας και οργανισμούς, ενημερώνουν τα ονόματα τομέων κατά την αλλαγή της επωνυμίας τους ή αλλάζουν πάροχο υπηρεσιών, και μαζί με αυτό, τα παλιά στοιχεία επικοινωνίας τους παύουν να υπάρχουν, συμπεριλαμβανομένων των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.

2. Σφάλματα διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένα κοινό πρόβλημα για τους εμπόρους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το ανθρώπινο λάθος. Είναι πολύ εύκολο να κάνει κανείς λάθος σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και όταν οι χρήστες την ξέρουν απ' έξω. Εναλλακτικά, αν σας αποσταλεί ένα email σε χειρόγραφη μορφή, μπορεί να είναι αρκετά δύσκολο να αποκρυπτογραφηθεί στην καλύτερη περίπτωση.

3. Ο διακομιστής δεν είναι διαθέσιμος

Εάν ο διακομιστής αλληλογραφίας σας δεν μπορεί να βρει τον διακομιστή αλληλογραφίας του παραλήπτη, τότε δεν έχει καμία πιθανότητα να παραδώσει το email σας - θα ήταν σαν να προσπαθείτε να ταχυδρομήσετε ένα γράμμα σε ένα σπίτι που δεν υπάρχει ή βρίσκεται σε έναν άγνωστο δρόμο!
Οι διακομιστές μπορεί να τεθούν εκτός λειτουργίας για διάφορους λόγους: μπορεί να οφείλεται σε προγραμματισμένη συντήρηση, σε υπερφόρτωση, σε συντριβή ή σε κάποια άλλη επιπλοκή με τον χώρο ή τη λειτουργία του διακομιστή. Συνήθως, αυτά τα σφάλματα παραδίδουν soft bounces, οπότε παρακολουθήστε τα αν επιμένουν- μπορεί να υπάρχει ένα πιο σοβαρό ζήτημα.

4. Το γραμματοκιβώτιο είναι γεμάτο

Η κακή διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οδηγεί σε ξεχειλισμένους φακέλους και γεμάτα γραμματοκιβώτια. Όταν ένα γραμματοκιβώτιο υπερβαίνει το όριό του και δεν υπάρχει χώρος για το μήνυμά σας, επιστρέφεται ως soft bounce. Θα μπορούσε να είναι ότι ο χρήστης είναι ανοργάνωτος, αλλά θα μπορούσε εξίσου εύκολα να είναι ότι δεν χρησιμοποιεί πλέον τον συγκεκριμένο λογαριασμό.

5. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας υπερβαίνει τα όρια του παραλήπτη

Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο κάθε παραλήπτης ρυθμίζει το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του, το τυπικό όριο για το μέγεθος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι κάπου γύρω στα 10Mb. Εάν τα μηνύματά σας περιέχουν μεγάλα αρχεία ή εάν ο παραλήπτης έχει ορίσει πολύ χαμηλότερα όρια από αυτά που συνήθως γίνονται αποδεκτά, ο διακομιστής θα το απορρίψει λόγω υπερβολικού μεγέθους.

6. Ξεπεράσατε το όριο αποστολής σας

Ορισμένοι διακομιστές δεν επιτρέπουν την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε παρτίδες άνω των 25 κάθε φορά. Αν υπερβείτε το όριο, τότε θα έχετε προβλήματα - αν προσπαθήσετε να στείλετε παρτίδες άνω των 100, μπορεί ακόμη και να κλειδωθείτε έξω από τους δικούς σας διακομιστές.

7. Αποκλεισμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άρνηση άδειας

Εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι αποκλεισμένη, αυτό συμβαίνει επειδή ο διακομιστής του παραλήπτη έχει αποφασίσει ότι δεν είναι αξιόπιστος ή ο χρήστης έχει γράψει συγκεκριμένους κανόνες για να εμποδίζει την αποστολή ορισμένων τύπων μηνυμάτων.

Ορισμένοι διακομιστές είναι αυστηρότεροι από άλλους: για παράδειγμα, οι διακομιστές νοσοκομείων, χειρουργείων, σχολείων, κολεγίων και κυβερνητικών γραφείων. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με αυτόν τον τύπο παραλήπτη, θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί τους με εναλλακτικό τρόπο και να τους ζητήσετε να σας προσθέσουν στη λίστα "ασφαλών αποστολέων".

Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να έχει αποκτήσει κακή φήμη, εάν έχει χρησιμοποιηθεί από spammers για να παραδώσει μια ύπουλη εκστρατεία. Στην περίπτωση αυτή, πρέπει να ελέγξετε τις μαύρες λίστες του κλάδου για να δείτε αν έχετε χαρακτηριστεί ως αποστολέας ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Εάν ναι, υπάρχουν συγκεκριμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να καθαρίσετε τη διεύθυνσή σας.

8. Τα emails σας βρίσκονται σε γκρίζα λίστα

Εάν ο διακομιστής εισερχόμενων μηνυμάτων δεν αναγνωρίζει τη διεύθυνση IP του email, ενδέχεται να το απορρίψει προσωρινά.

9. Μηνύματα αυτόματης απάντησης

Παρόλο που δεν πρόκειται για τυπικό μήνυμα αναπήδησης, αυτές οι απαντήσεις θα προσγειωθούν στα εισερχόμενά σας μαζί με τα άλλα μηνύματα σφάλματος. Όταν ένας χρήστης πηγαίνει διακοπές ή δεν είναι σε θέση να λάβει και να διαβάσει το email του, ρυθμίζει αυτόματες απαντήσεις για να ενημερώσει τους αποστολείς ότι αυτή είναι η περίπτωση.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσγειώνεται όπως ακριβώς απαιτείται στα εισερχόμενα - το μήνυμα επιστροφής προορίζεται αποκλειστικά για την ενημέρωση του αποστολέα.

Είναι τα μη παραλήψιμα emails κακά για την παραδοσιμότητά σας;

Εάν τα ποσοστά αναπήδησης αυξάνονται σταθερά, αυτό είναι κακό για το σκορ αποστολέα του email σας και ένα κακό σκορ αποστολέα θα οδηγήσει τελικά σε όλο και περισσότερα μηνύματα που δεν θα φτάνουν στο στόχο τους.
Ποτέ δεν θα εξαλείψετε εντελώς τις αναπηδήσεις email, αλλά μπορείτε να τις διατηρήσετε σε ασφαλή επίπεδα.

Πώς να λύσετε το πρόβλημα των μη παραλήψιμων emails;

Για να αποτρέψετε τις ομάδες μάρκετινγκ από το να αναρωτιούνται: "Γιατί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιστρέφουν ως μη παραδοτέα;", τότε οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τα πράγματα υπό έλεγχο.

1. Καθαρίστε τις λίστες email σας

Για την καλύτερη υγιεινή της λίστας email, θα πρέπει να την καθαρίζετε τακτικά, αποτρέποντας τις περιττές αναπηδήσεις που επηρεάζουν το σκορ αποστολέα σας. Είτε το κάνετε αυτό χειροκίνητα είτε με μια υπηρεσία καθαρισμού λίστας είτε με λογισμικό, θα πρέπει να αποτελεί ήδη μέρος του προγράμματος μάρκετινγκ σας. Λογισμικό όπως το δικό μας βοηθάει στον περιορισμό όλων των ειδών των προβληματικών διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις αφαιρεί με το πάτημα ενός ποντικιού.

2. Χρησιμοποιήστε μεθόδους opt-in για καθαρές διευθύνσεις

Για να αποφύγετε την προσθήκη λανθασμένων ή ψεύτικων διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω των φορμών εγγραφής σας, οι μέθοδοι διπλής επιλογής διασφαλίζουν ότι κάθε προστιθέμενη διεύθυνση είναι έγκυρη κατά τη στιγμή της αίτησης.

3. Μορφοποιήστε τα μηνύματά σας ώστε να είναι ανθεκτικά στα ανεπιθύμητα μηνύματα

Αυτό δεν είναι ένα από τα πιο τυπικά τεχνικά ζητήματα, αλλά αν δεν περνάτε τα μηνύματα της καμπάνιας σας από έναν ελεγκτή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, χάνετε ένα κόλπο. Υπάρχουν αμέτρητες φράσεις, όροι, τεχνικές, πρακτικές και ενέργειες που οι διακομιστές βλέπουν ως πιθανά μηνύματα spam. Η διαμόρφωση των μηνυμάτων σας ώστε να μοιάζουν με υγιή, αξιόπιστα μηνύματα απαιτεί λίγη προσεκτική σκέψη και εφαρμογή.

4. Ακολουθήστε ένα τακτικό πρόγραμμα

Οι διακομιστές αλληλογραφίας παρακολουθούν πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνετε και πότε τα στέλνετε. Ψάχνουν για το είδος των ακανόνιστων προγραμμάτων που χρησιμοποιούν οι spammers. Αν θέλετε να αποφύγετε την εμφάνιση προειδοποιητικών σημαιών, χτίστε σταθερά τον αριθμό της λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και στείλτε τις εκστρατείες σας με τακτικό πρόγραμμα. Θα φανείτε τόσο γνήσιοι όσο περιμένουν να είστε και θα σας κρίνουν με καθαρό χαρτί υγείας.

Πώς το Bouncer σας βοηθά να κρατήσετε τις λίστες σας απαλλαγμένες από μη παραλήψιμες διευθύνσεις email

Ο καλύτερος φίλος σας για να διατηρήσετε τα ποσοστά αναπήδησης χαμηλά είναι ένας καθαριστής λίστας email. Το Bouncer είναι μια κορυφαία λύση του κλάδου που βοηθά τους εμπόρους να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται τις λίστες τους, διατηρώντας τις σε βέλτιστη κατάσταση, με περισσότερα από τα email σας να φτάνουν στα εισερχόμενα των παραληπτών τους από ποτέ.

Τα μηνύματά σας πρέπει να προσγειωθούν με επιτυχία, αν πρόκειται να διαβαστούν, επιστρέφοντας τις μετατροπές που χρειάζεστε. Και γι' αυτό, χρειάζεστε καθαρές και υγιείς λίστες για όλες τις καμπάνιες σας.

Γραμμή και κουκκίδες
Γραμμή και κουκκίδες