Γιατί τα email μου επιστρέφουν ως μη παραλήψιμα;

Γιατί τα email μου επιστρέφουν ως μη παραδοτέα;

Η παραδοσιμότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια κρίσιμη πτυχή του μάρκετινγκ και της επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την οποία οι επιχειρήσεις και οι ιδιώτες δεν πρέπει να θεωρούν δεδομένη. Ένα από τα πιο συνηθισμένα ζητήματα που αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι με την παραδοσιμότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το πρόβλημα των μη παραλήψιμων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν έχετε στείλει ποτέ ένα email μόνο και μόνο για να λάβετε ένα μήνυμα ότι δεν ήταν παραλήψιμο, ίσως αναρωτηθείτε γιατί συμβαίνει αυτό.

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να επιστρέψουν ως μη παραδοτέα, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• λανθασμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• προβλήματα με τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη
• φίλτρα spam
• και πολλά άλλα. 

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το πρόβλημα μπορεί να έγκειται στον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα, όπως όταν η διεύθυνση IP έχει μπει σε μαύρη λίστα ή ο αποστολέας έχει χαρακτηριστεί ως spammer. 

Πηγή

Για να διασφαλίσετε ότι τα email σας παραδίδονται με επιτυχία, είναι σημαντικό να λαμβάνετε μέτρα για τη βελτίωση της παραδοσιμότητας των email σας, συμπεριλαμβανομένων των εξής τακτικών ενεργειών καθαρισμός της λίστας email σας, χρησιμοποιώντας έναν αξιόπιστο πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποφεύγοντας τις τακτικές spam και τηρώντας τους κανονισμούς για το μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Γιατί λοιπόν ταλαιπωρούμαστε συνεχώς με προβλήματα παράδοσης email και μη παραλήψιμες διευθύνσεις; Θα εξετάσουμε τους συνήθεις λόγους για τους οποίους συμβαίνει αυτό, τι σημαίνει ο καθένας από αυτούς και πώς να διορθώσουμε αυτές τις προβληματικές επιστροφές email.

Δύο βασικοί τύποι αναπάντητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Υπάρχουν δύο τύποι αναπήδησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: μαλακό και σκληρό. Το ένα προκαλεί μεγαλύτερη ανησυχία από το άλλο, αλλά αν κάποιο από τα δύο εμφανίζεται στις λίστες των εκστρατειών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε μεγαλύτερους αριθμούς από τους αποδεκτούς, ήρθε η ώρα να μάθετε το γιατί.

1. Επιστροφές email μαλακής αναπήδησης

Μια απαλή αναπήδηση είναι ένα προσωρινό πρόβλημα. Ο διακομιστής σας θα συνεχίσει να προσπαθεί να παραδώσει το email σας μέχρι να βρεθεί στα εισερχόμενα του παραλήπτη ή να εγκαταλείψει μετά από έναν καθορισμένο αριθμό προσπαθειών ή χρονικό όριο.

Τα soft bounces μπορούν να προκληθούν από προσωρινές διακοπές στον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη έχει γεμίσει, οπότε δεν υπάρχει αρκετός χώρος στον διακομιστή για το μήνυμά σας, ή το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου ήταν απλώς πολύ μεγάλο.

Μην διαγράφετε τις διευθύνσεις soft bounce πρόωρα - συχνά επιλύονται από μόνες τους χωρίς καμία ενέργεια. Ωστόσο, τα επίμονα soft bounces χρειάζονται διερεύνηση, και αν δεν μπορείτε να διευθετήσετε το ζήτημα, πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να τα αφαιρέσετε από τις λίστες σας.

Πηγή

2. Σκληρή αναπήδηση επιστροφών email

Μια σκληρή αναπήδηση είναι λίγο πιο σοβαρό, καθώς ανακοινώνει ένα μόνιμο πρόβλημα και μπορεί να προκληθεί από διάφορους λόγους. Η μόνιμη απόρριψη σημαίνει ότι πρόκειται για λανθασμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ότι δεν υπάρχει, ότι δεν έχει τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται ή ότι η διεύθυνση είναι άκυρη για κάποιο άλλο λόγο. Θα μπορούσε επίσης να σημαίνει ότι η διεύθυνσή σας έχει μπει στη μαύρη λίστα ή έχει απαγορευτεί από τον διακομιστή παραλήπτη.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απορρίπτονται με δυσκολία πρέπει να αφαιρεθούν από τις λίστες σας, εάν δεν είναι δυνατόν να βρεθεί το σφάλμα και να διορθωθεί.

Επιστροφή στον αποστολέα μη παραδοθέντος email

Ένα άλλο ζήτημα που μπορεί να προκύψει με την παραδοσιμότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το φαινόμενο της "επιστροφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αποστολέα". Αυτό συμβαίνει όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν παραδίδεται στον προοριζόμενο παραλήπτη και επιστρέφεται στον αποστολέα με ένα μήνυμα σφάλματος. 

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να συμβεί αυτό, όπως: 

• μια άκυρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• ένα πλήρες γραμματοκιβώτιο
• ή σφάλμα διακομιστή. 

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη μπορεί να απορρίψει το μήνυμα λόγω φίλτρων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, μαύρων λιστών ή άλλων μέτρων ασφαλείας. 

Για να αποφύγετε την επιστροφή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στον αποστολέα, είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα αλληλογραφίας σας είναι ακριβείς και ενημερωμένες. Είναι επίσης σημαντικό να παρακολουθείτε τα email σας ποσοστό αναπήδησης, το οποίο είναι το ποσοστό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιστρέφονται ως μη παραλήψιμα, και αναλάβετε δράση για να αφαιρέσετε ανενεργές ή άκυρες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη λίστα σας. 

Επιπλέον, ακολουθώντας τις βέλτιστες πρακτικές για το μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως η εξατομίκευση των μηνυμάτων σας, η αποφυγή γλώσσα και τακτικές spam, και η παροχή ενός εύκολου τρόπου διαγραφής για τους παραλήπτες, μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση της παραδοσιμότητας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να μειώσει τον κίνδυνο επιστροφής των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αποστολέα.

Τύποι μη παραλήψιμων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο παρακάτω κατάλογος περιλαμβάνει τους περισσότερους από τους συνήθεις λόγους για τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Όταν επιστρέφει μη παραδοτέο email, για οποιονδήποτε λόγο, συνήθως περιλαμβάνει μια αυτοματοποιημένη εξήγηση του προβλήματος (ένα μήνυμα αυτόματου αναμεταδότη). Κάθε θέμα έχει έναν συγκεκριμένο κωδικό, ο οποίος δίνει μια σύντομη εξήγηση του προβλήματος στη συγκεκριμένη περίπτωση.

1. Μη υπαρκτές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μια κάποτε ενεργή και υγιής διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να οδηγήσει σε επιστρεφόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι εργαζόμενοι εγκαταλείπουν θέσεις εργασίας και οργανισμούς, ενημερώνουν τα ονόματα τομέων όταν αλλάζουν επωνυμία ή αλλάζουν πάροχο υπηρεσιών, οπότε τα παλιά στοιχεία επικοινωνίας τους παύουν να υπάρχουν, συμπεριλαμβανομένων των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.

2. Σφάλματα διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένα κοινό πρόβλημα για το email οι έμποροι είναι ανθρώπινο λάθος. Είναι τόσο εύκολο να κάνει κανείς λάθος σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και όταν οι χρήστες τις γνωρίζουν απ' έξω και μια τέτοια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται μη παραλήψιμη.

3. Ο διακομιστής δεν είναι διαθέσιμος

Εάν ο διακομιστής αλληλογραφίας σας δεν μπορεί να βρει τον διακομιστή αλληλογραφίας του παραλήπτη, τότε δεν έχει καμία πιθανότητα να παραδώσει το email σας στον παραλήπτη - θα ήταν σαν να προσπαθείτε να ταχυδρομήσετε ένα γράμμα σε ένα σπίτι που δεν υπάρχει ή βρίσκεται σε έναν άγνωστο δρόμο!

Οι διακομιστές μπορεί να τεθούν εκτός λειτουργίας για διάφορους λόγους: μπορεί να οφείλεται σε προγραμματισμένη συντήρηση, σε υπερφόρτωση, σε συντριβή ή σε κάποια άλλη επιπλοκή με τον χώρο ή τη λειτουργία του διακομιστή. Συνήθως, αυτά τα σφάλματα παραδίδουν soft bounces, οπότε παρακολουθήστε τα αν επιμένουν- μπορεί να υπάρχει ένα πιο σοβαρό ζήτημα.

4. Το γραμματοκιβώτιο είναι γεμάτο

Η κακή διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οδηγεί σε ξεχειλισμένους φακέλους και γεμάτα γραμματοκιβώτια. Όταν ένα γραμματοκιβώτιο υπερβαίνει το όριό του και δεν υπάρχει χώρος για το μήνυμά σας, επιστρέφεται ως soft bounce. Θα μπορούσε να είναι ότι ο χρήστης είναι ανοργάνωτος, αλλά θα μπορούσε εξίσου εύκολα να είναι ότι δεν χρησιμοποιεί πλέον αυτόν τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας υπερβαίνει τα όρια του παραλήπτη

Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο κάθε παραλήπτης ρυθμίζει το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του, το τυπικό όριο για το μέγεθος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι κάπου γύρω στα 10 MB. Εάν τα μηνύματά σας περιέχουν μεγάλα αρχεία ή εάν ο παραλήπτης έχει ορίσει πολύ χαμηλότερα όρια από αυτά που συνήθως γίνονται αποδεκτά, ο διακομιστής θα το απορρίψει λόγω υπερβολικού μεγέθους.

6. Ξεπεράσατε το όριο αποστολής σας

Ορισμένοι διακομιστές δεν επιτρέπουν την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε παρτίδες άνω των 25 κάθε φορά. Αν υπερβείτε το όριο, τότε θα έχετε προβλήματα - αν προσπαθήσετε να στείλετε παρτίδες άνω των 100, μπορεί ακόμη και να κλειδωθείτε έξω από τους δικούς σας διακομιστές.

7. Αποκλεισμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άρνηση άδειας

Εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι μπλοκαρισμένη, αυτό συμβαίνει επειδή ο διακομιστής του παραλήπτη έχει αποφασίσει ότι δεν είναι αξιόπιστη ή ο χρήστης έχει γράψει συγκεκριμένους κανόνες για να να εμποδίζει τη μετάδοση ορισμένων τύπων μηνυμάτων.

Ορισμένοι διακομιστές είναι αυστηρότεροι από άλλους: για παράδειγμα, οι διακομιστές νοσοκομείων, χειρουργείων, σχολείων, κολεγίων και κυβερνητικών γραφείων. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με αυτόν τον τύπο παραλήπτη, θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί τους με εναλλακτικό τρόπο και να τους ζητήσετε να σας προσθέσουν στη λίστα "ασφαλών αποστολέων".

Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να έχει λάβει κακή φήμη εάν έχει χρησιμοποιηθεί από spammers για να παραδώσουν μια ύπουλη εκστρατεία. Στην περίπτωση αυτή, πρέπει να ελέγξετε τις μαύρες λίστες του κλάδου για να δείτε αν έχετε χαρακτηριστεί ως αποστολέας ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Εάν ναι, υπάρχουν συγκεκριμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να καθαρίσετε τη διεύθυνσή σας.

8. Τα emails σας βρίσκονται σε γκρίζα λίστα

Εάν ο διακομιστής εισερχόμενων μηνυμάτων δεν αναγνωρίζει το Διεύθυνση IP, μπορεί να την απορρίψει προσωρινά.

9. Μηνύματα αυτόματης απάντησης

Παρόλο που δεν πρόκειται για τυπικό μήνυμα αναπήδησης, αυτές οι απαντήσεις θα καταλήξουν στα εισερχόμενά σας μαζί με τα άλλα μηνύματα σφάλματος. Όταν ένας χρήστης πηγαίνει διακοπές ή δεν είναι σε θέση να λάβει και να διαβάσει το email του, ρυθμίζει αυτόματες απαντήσεις για να ενημερώνει τους αποστολείς ότι αυτό συμβαίνει.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσγειώνεται όπως ακριβώς απαιτείται στα εισερχόμενα - το μήνυμα επιστροφής προορίζεται αποκλειστικά για την ενημέρωση του αποστολέα.

Είναι τα μη παραλήψιμα emails κακά για την παραδοσιμότητά σας;

Εάν τα ποσοστά αναπήδησης αυξάνονται σταθερά, αυτό είναι κακό για το σκορ αποστολέα email, και ένα κακό σκορ αποστολέα θα οδηγήσει τελικά σε όλο και περισσότερα μηνύματα που δεν θα φτάνουν στο στόχο τους.
Ποτέ δεν θα εξαλείψετε εντελώς τις αναπηδήσεις email, αλλά μπορείτε να τις διατηρήσετε σε ασφαλή επίπεδα.

Πώς μπορώ να διορθώσω μη παραλήψιμα email;

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με μη παραλήψιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχουν διάφορα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε για την αντιμετώπιση και τη διόρθωση του προβλήματος. 

Πρώτον, ελέγξτε δύο φορές τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι είναι ακριβής και ενημερωμένη. Εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη είναι άκυρη, το μήνυμα δεν θα παραδοθεί. 

Στη συνέχεια, επανεξετάστε το μήνυμα σφάλματος που επιστράφηκε με το μη παραδοτέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το μήνυμα σφάλματος μπορεί να παρέχει ενδείξεις για την αιτία του προβλήματος, όπως ένα γεμάτο γραμματοκιβώτιο ή ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που μπλοκάρει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν το πρόβλημα αφορά το διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, σκεφτείτε να επικοινωνήσετε με τον πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για την αντιμετώπιση του προβλήματος. 

Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο και οι πρακτικές αποστολής του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας συμμορφώνονται με τους κανονισμούς και τις βέλτιστες πρακτικές του μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να αποτρέψετε τις ομάδες μάρκετινγκ σας από το να αναρωτιούνται: "Γιατί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιστρέφουν ως μη παραδοτέα;", τότε οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τα πράγματα υπό έλεγχο.

1. Καθαρίστε τις λίστες email σας

Για το καλύτερο email την υγιεινή της λίστας, θα πρέπει να τις καθαρίζετε τακτικά, αποτρέποντας τις περιττές επιστροφές μη παραλήψιμων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επηρεάζουν το σκορ αποστολέα σας. 

Είτε το κάνετε αυτό χειροκίνητα είτε με μια υπηρεσία καθαρισμού λίστας είτε με λογισμικό, θα πρέπει να αποτελεί ήδη μέρος του προγράμματος μάρκετινγκ σας. Λογισμικό όπως το δικό μας βοηθά να περιορίσετε όλα τα είδη προβληματικών διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τις αφαιρέσετε με το πάτημα ενός ποντικιού.

2. Χρησιμοποιήστε μεθόδους opt-in για καθαρές διευθύνσεις

Για να αποφύγετε την προσθήκη λανθασμένων ή ψεύτικων διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω των φορμών εγγραφής σας, οι μέθοδοι διπλής επιλογής διασφαλίζουν ότι κάθε προστιθέμενη διεύθυνση ισχύει κατά τη στιγμή της αίτησης.

3. Μορφοποιήστε τα μηνύματά σας ώστε να είναι ανθεκτικά στα ανεπιθύμητα μηνύματα

Αυτό δεν είναι ένα από τα πιο τυπικά τεχνικά ζητήματα, αλλά αν δεν περνάτε τα μηνύματα της καμπάνιας σας από ένα πρόγραμμα ελέγχου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, χάνετε ένα κόλπο. Υπάρχουν αμέτρητες φράσεις, όροι, τεχνικές, πρακτικές και ενέργειες που οι διακομιστές βλέπουν ως πιθανά μηνύματα spam. 

Η διαμόρφωση του αρχικού σας μηνύματος ώστε να μοιάζει με ένα υγιές, αξιόπιστο μήνυμα απαιτεί λίγη προσεκτική σκέψη και εφαρμογή.

4. Ακολουθήστε ένα τακτικό πρόγραμμα

Οι διακομιστές αλληλογραφίας παρακολουθούν πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνετε και πότε τα στέλνετε. Ψάχνουν για το είδος των ακανόνιστων προγραμμάτων που χρησιμοποιούν οι spammers. Αν θέλετε να αποφύγετε την εμφάνιση προειδοποιητικών σημαιών, χτίστε σταθερά τον αριθμό της λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και στείλτε τις εκστρατείες σας με τακτικό πρόγραμμα. Θα φανείτε τόσο γνήσιοι όσο περιμένουν να είστε και θα σας κρίνουν με καθαρό χαρτί υγείας.

Τέρμα τα μη παραλήψιμα emails - με το Bouncer

Ψάχνετε έναν αλάνθαστο τρόπο για να αυξήσετε τα ποσοστά παραδοσιμότητάς σας; Με το Bouncer, θα φτάνετε στα εισερχόμενα μηνύματα κάθε φορά. Απλώς περάστε τις λίστες email σας από το εργαλείο μας και θα σας πούμε αμέσως ποια email είναι καλά για να ξεκινήσουν και ποια πρέπει να αποχαιρετήσετε. 

Εγγραφείτε σήμερα και δείτε την παραδοσιμότητά σας να εκτοξεύεται στα ύψη!

Συχνές ερωτήσεις

Πώς γίνεται ένα email να μην είναι παραλήψιμο αν έχω τη σωστή διεύθυνση;

Είστε σίγουροι ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση (-ες); Οι περισσότεροι κωδικοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παλιώνουν μετά από μερικούς μήνες - οι άνθρωποι αφήνουν δουλειές, αλλάζουν email και η ζωή συμβαίνει. Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα το email σας να απορρίπτεται επειδή η διεύθυνση δεν υπάρχει πλέον.

Μπορούν τα μη παραλήψιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να βλάψουν την επιχείρησή μου με κάποιο τρόπο;

Ναι, μπορούν να βλάψουν τη φήμη του αποστολέα σας και να σας μπλοκάρουν διάφοροι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ακόμα και αν δεν στέλνετε μηνύματα spam, μπορεί να σας απαγορευτεί κάθε μελλοντική επικοινωνία μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αυτό μπορεί να πάρει αρκετό χρόνο και χρήμα για να διορθωθεί.

Ποιος είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να διορθώσω τα προβλήματα παραδοσιμότητας;

Πάρτε όλες τις λίστες αλληλογραφίας σας και περάστε τις από το Bouncer. Θα έχετε μια γρήγορη επισκόπηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να διαγραφούν οριστικά. Μόλις αφαιρέσετε τις άκυρες διευθύνσεις, θα δείτε τεράστια αύξηση σε όλες τις μετρήσεις του μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.