Por que meus e-mails estão retornando como não entregues?

Por que meus e-mails estão voltando como não entregáveis?

A capacidade de entrega de e-mail é um aspecto essencial do marketing e da comunicação por e-mail que as empresas e os indivíduos não devem considerar como garantido. Um dos problemas mais comuns que as pessoas encontram com a capacidade de entrega de e-mail é o problema de e-mails não entregues. Se você já enviou um e-mail e recebeu uma mensagem de que não foi possível entregá-lo, talvez se pergunte por que isso está acontecendo.

Há vários motivos pelos quais os e-mails podem ser devolvidos como não entregues, incluindo os seguintes:

• endereços de e-mail incorretos
• problemas com o servidor de e-mail do destinatário
• filtros de spam
• e mais. 

Em alguns casos, o problema pode estar no servidor de e-mail do remetente, por exemplo, quando o endereço IP foi colocado em uma lista negra ou o remetente foi marcado como spammer. 

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Para garantir que seus e-mails sejam entregues com sucesso, é importante tomar medidas para melhorar a capacidade de entrega de seus e-mails, incluindo regularmente limpar sua lista de e-mailsO marketing por e-mail deve ser feito por meio de um provedor de serviços de e-mail de boa reputação, evitando táticas de spam e cumprindo as normas de marketing por e-mail.

Então, por que somos constantemente atormentados por problemas de entrega de e-mails e endereços não entregues? Vamos analisar os motivos comuns pelos quais isso acontece, o que cada um deles significa e como corrigir essas devoluções problemáticas de e-mail.

Dois tipos principais de e-mails enviados por e-mail

Há dois tipos de retorno de e-mail: suave e duro. Uma gera mais preocupação do que a outra, mas se algum deles aparecer em suas listas de campanha de e-mail em números superiores aos aceitáveis, é hora de descobrir o porquê.

1. Retornos de e-mail com retorno suave

Um salto suave é um problema temporário. Seu servidor continuará tentando entregar seu e-mail até que ele chegue à caixa de entrada do destinatário ou desista após um determinado número de tentativas ou limite de tempo.

Os soft bounces podem ser causados por interrupções temporárias no servidor de e-mail, pela caixa de correio do destinatário cheia, de modo que não há espaço suficiente no servidor para sua mensagem, ou o conteúdo do e-mail era simplesmente muito grande.

Não exclua endereços de soft bounce prematuramente - eles geralmente se resolvem sozinhos sem nenhuma ação. No entanto, os soft bounces persistentes precisam de investigação e, se você não conseguir resolver o problema, deve considerar a possibilidade de removê-los de suas listas.

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2. Devoluções de e-mails com ressaltos difíceis

Um salto forte é um pouco mais grave, pois anuncia um problema permanente e pode ser causado por vários motivos. A rejeição permanente significa que se trata de um endereço de e-mail incorreto, que ele não existe, que não tem o servidor de e-mail necessário ou que o endereço é inválido por algum outro motivo. Isso também pode significar que seu endereço está na lista negra ou foi banido pelo servidor do destinatário.

E-mails com mensagens difíceis de responder precisam ser removidos de suas listas se não for possível encontrar o erro e corrigi-lo.

E-mail não entregue devolvido ao remetente

Outro problema que pode surgir com a capacidade de entrega de e-mail é o fenômeno do "e-mail devolvido ao remetente". Isso ocorre quando uma mensagem de e-mail não é entregue ao destinatário pretendido e, em vez disso, é devolvida ao remetente com uma mensagem de erro. 

Há vários motivos pelos quais isso pode acontecer, inclusive: 

• um endereço de e-mail inválido
• uma caixa de correio cheia
• ou um erro do servidor. 

Em alguns casos, o servidor de e-mail do destinatário pode rejeitar a mensagem devido a filtros de spam, listas negras ou outras medidas de segurança. 

Para evitar que seus e-mails sejam devolvidos ao remetente, é essencial garantir que os endereços de e-mail em sua lista de mala direta sejam precisos e atualizados. Também é importante monitorar seu e-mail taxa de rejeiçãoque é a porcentagem de e-mails que são devolvidos como não entregues, e tomar medidas para remover endereços de e-mail inativos ou inválidos de sua lista. 

Além disso, seguir as práticas recomendadas de marketing por e-mail, como personalizar suas mensagens, evitar linguagem e táticas de spame fornecer uma maneira fácil para os destinatários cancelarem a assinatura pode ajudar a melhorar a capacidade de entrega do e-mail e reduzir o risco de os e-mails serem devolvidos ao remetente.

Tipos de e-mails não entregáveis

A lista a seguir inclui a maioria dos motivos comuns para seus e-mails devolvidos. Quando um e-mail não entregue retorna, por qualquer motivo, ele normalmente inclui uma explicação automatizada do problema (um mensagem de autoresponder). Cada problema tem um código específico, que fornece uma breve explicação do problema naquele caso.

1. Endereços de e-mail inexistentes

Há muitas razões pelas quais um endereço de e-mail, uma vez ativo e saudável, pode resultar em e-mails devolvidos. Os funcionários deixam empregos e organizações, eles atualizam nomes de domínio quando mudam de marca ou de prestador de serviços, de modo que seus antigos detalhes de contato deixam de existir, incluindo seus endereços de e-mail.

2. Erros de endereço de e-mail

Um problema comum de e-mail os profissionais de marketing são erros humanos. É muito fácil digitar errado um endereço de e-mail, mesmo quando os usuários o conhecem de cor, e esse endereço de e-mail se torna impossível de ser entregue.

3. O servidor não está disponível

Se seu servidor de e-mail não consegue encontrar o servidor de e-mail do destinatário, então ele não tem nenhuma chance de entregar seu e-mail ao destinatário pretendido - seria como tentar enviar uma carta para uma casa que não existe ou que está em uma rua desconhecida!

Os servidores podem ficar off-line por todos os tipos de motivos: pode ser por causa de manutenção programada, sobrecarga, falha ou alguma outra complicação com o espaço ou a função do servidor. Normalmente, esses erros geram retornos suaves, portanto, fique de olho neles se persistirem; pode haver um problema mais sério em andamento.

4. Caixa de correio cheia

A má gestão do e-mail leva ao transbordamento de pastas e caixas de correio cheias. Quando uma caixa de correio excede seu limite, e não há espaço para sua mensagem, ela é devolvida como um retorno suave. Pode ser que o usuário esteja desorganizado, mas pode ser igualmente fácil que ele não esteja mais usando essa conta de e-mail.

5. Sua mensagem de e-mail excede os limites do destinatário

Dependendo de como cada destinatário configura sua conta de e-mail, o limite típico para o tamanho do e-mail é algo em torno de 10 MB. Se suas mensagens contiverem arquivos grandes ou se o destinatário tiver definido limites muito menores do que os normalmente aceitos, o servidor as rejeitará por serem muito grandes.

6. Você ultrapassou seu limite de envio

Alguns servidores não permitem o envio de e-mails em lotes de mais de 25 de cada vez. Se você exceder o limite, então você terá problemas - se tentar enviar lotes de mais de 100, você pode até mesmo ficar bloqueado fora de seus próprios servidores.

7. Endereços de e-mail bloqueados e sem permissão

Se o seu endereço de e-mail estiver bloqueado, é porque o servidor do destinatário decidiu que ele não é confiável ou porque o usuário escreveu regras específicas para impedir que certos tipos de mensagens sejam transmitidos.

Alguns servidores são mais rígidos que outros: os de hospitais, cirurgias, escolas, faculdades e escritórios governamentais, por exemplo. Se você tiver problemas com este tipo de receptor, você terá que contatá-los por um meio alternativo e fazer com que eles o adicionem à sua lista de "remetentes seguros".

Seu endereço de e-mail pode ter recebido uma má reputação se tiver sido usado por spammers para realizar uma campanha desonesta. Se esse for o caso, você precisa verificar as listas negras do setor para ver se foi marcado como remetente de spam. Se for o caso, há etapas específicas a serem seguidas para limpar seu endereço.

8. Seus e-mails estão na grelha

Se o servidor de entrada não reconhecer o endereço de e-mail Endereço IPele pode rejeitá-la temporariamente.

9. Mensagens de auto-resposta

Embora não seja uma mensagem de rejeição típica como tal, essas respostas chegarão à sua caixa de entrada junto com a outra mensagem de erro. Quando um usuário sai de férias ou não está em condições de receber e ler seus e-mails, ele configura respostas automáticas para informar aos remetentes que esse é o caso.

Nessas situações, o e-mail original aterrissa exatamente como exigido na caixa de entrada - a mensagem de retorno é puramente para informação do remetente.

Os e-mails não entregáveis são ruins para sua entregabilidade?

Se suas taxas de rejeição estão aumentando constantemente, isso é uma má notícia para sua empresa. pontuação do remetente do e-mailAlém disso, uma pontuação de remetente ruim fará com que cada vez mais mensagens não atinjam o alvo.
Você nunca eliminará completamente as devoluções de e-mail, mas poderá mantê-las dentro de faixas seguras.

Como faço para corrigir e-mails não entregues?

Se você estiver tendo problemas com e-mails não entregues, há várias etapas que podem ser seguidas para solucionar e corrigir o problema. 

Primeiro, verifique novamente o endereço de e-mail para garantir que esteja correto e atualizado. Se o endereço de e-mail do destinatário for inválido, o e-mail não será entregue. 

Em seguida, examine a mensagem de erro que foi retornada com o e-mail não entregue. A mensagem de erro pode fornecer pistas sobre a causa do problema, como uma caixa de correio cheia ou um filtro de spam bloqueando o e-mail. Se o problema for com o servidor de e-mail, considere entrar em contato com o provedor de serviços de e-mail para solucionar o problema. 

Além disso, certifique-se de que o conteúdo de seu e-mail e as práticas de envio estejam em conformidade com as normas e as práticas recomendadas de marketing por e-mail. Para evitar que suas equipes de marketing se perguntem: "Por que os e-mails estão voltando como não entregues?", as dicas a seguir ajudarão a manter as coisas sob controle.

1. Limpe suas listas de e-mail

Para o melhor conteúdo de e-mail higiene da lista, você deve limpá-las regularmente, evitando que retornos desnecessários de e-mails não entregues afetem sua pontuação de remetente. 

Quer você faça isso manualmente ou com um serviço ou software de limpeza de listas, isso já deve fazer parte de sua programação de marketing. Softwares como o nosso ajudam a restringir todos os tipos de endereços de e-mail problemáticos e os removem com o clique de um mouse.

2. Utilizar métodos opt-in para endereços limpos

Para evitar a adição de endereços de e-mail falsificados ou mal digitados através de seus formulários de inscrição, os métodos de opt-in duplo garantem que cada endereço adicionado é valido no momento da aplicação.

3. Formate suas mensagens para serem à prova de spam

Esse não é um dos problemas técnicos mais comuns, mas se você não estiver passando as mensagens da sua campanha por um verificador de spam, está perdendo um truque. Há inúmeras frases, termos, técnicas, práticas e ações que os servidores veem como possíveis mensagens de spam. 

A formatação de sua mensagem original para parecer uma mensagem saudável e confiável requer um pouco de reflexão e aplicação cuidadosas.

4. Siga um cronograma regular

Os servidores de e-mail monitoram quantos e-mails você envia e quando você os envia. Eles estão procurando o tipo de horários irregulares que os spammers usam. Se você quiser evitar levantar bandeiras de advertência, construa os números de sua lista de e-mails de forma constante e envie suas campanhas em uma programação regular. Você aparecerá tão genuíno quanto eles esperam que você seja e o julgará com um atestado de saúde limpo.

Não há mais e-mails não entregues - com o Bouncer

Procurando uma maneira infalível de aumentar suas taxas de capacidade de entrega? Com o Bouncer, você sempre chegará à caixa de entrada. Basta passar suas listas de e-mail pela nossa ferramenta e nós lhe diremos imediatamente quais e-mails estão prontos para serem enviados e quais você precisa dar adeus. 

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Perguntas mais freqüentes

Como é possível que um e-mail não possa ser entregue se eu tenho o endereço correto?

Você tem certeza de que tem o(s) endereço(s) correto(s)? A maioria dos IDs de e-mail fica obsoleta depois de alguns meses - as pessoas deixam o emprego, mudam de e-mail e a vida acontece. Há uma boa chance de seu e-mail estar sendo devolvido porque o endereço não existe mais.

Os e-mails não entregues podem prejudicar meus negócios de alguma forma?

Sim, eles podem prejudicar a reputação do seu remetente e você pode ser bloqueado por vários provedores de e-mail. Mesmo que não esteja enviando e-mails com spam, você pode ser banido de todas as futuras comunicações de marketing por e-mail e isso pode levar tempo e dinheiro consideráveis para ser corrigido.

Qual é a maneira mais rápida de corrigir meus problemas de capacidade de entrega?

Pegue todas as suas listas de correio eletrônico e passe-as pelo Bouncer. Você terá uma visão geral rápida de quais e-mails precisam ser excluídos para sempre. Depois de remover os endereços inválidos, você verá um grande aumento em todas as suas métricas de marketing por e-mail.