Kebersihan daftar yang buruk akan menurunkan keterlibatan dan membuat Anda berisiko terkena jebakan spam dan keluhan.
Data manajemen hubungan pelanggan (CRM) Anda adalah fondasi dari kemampuan pengiriman Anda.
Pada artikel ini, saya akan menjelaskan bagaimana data buruk menyelinap masuk ke dalam CRM Anda, bagaimana hal tersebut merusak penempatan kotak masuk Anda, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengatasinya. Saya juga akan membahas pertimbangan hukum dan menyoroti alat yang membantu menjaga daftar Anda tetap sehat.
TLDR: ringkasan
- Data CRM yang buruk (kesalahan ketik, duplikasi, kontak yang sudah ketinggalan zaman) dapat merusak hasil dan reputasi.
- Tingkat pengembalian dan keluhan yang tinggi menandakan penyedia kotak surat untuk memfilter atau memblokir email Anda.
- Pembersihan, validasi, dan segmentasi daftar secara teratur meningkatkan keterlibatan dan penempatan kotak masuk.
- Patuhi GDPR dan undang-undang serupa: kumpulkan persetujuan, catat dengan benar, dan hapus data lama atau data yang sudah tidak aktif.
- Gunakan alat bantu seperti Bouncer untuk memverifikasi alamat, memblokir pendaftaran palsu, mendeteksi jebakan spam, dan memperkaya data CRM.
- Data yang sehat akan menghasilkan bounce yang lebih rendah, keterlibatan yang lebih tinggi, dan reputasi pengirim yang lebih kuat.
Bagaimana data CRM yang buruk terjadi dan mengapa itu penting
Data yang buruk berasal dari banyak tempat.
- Kesalahan entri manual dan kolom yang hilang atau ketinggalan zaman membuat catatan kontak menjadi tidak akurat.
- Integrasi dapat membuat duplikasi jika satu orang muncul di beberapa daftar.
- Seiring berjalannya waktu, alamat menjadi basi karena orang berganti pekerjaan atau meninggalkan kotak surat.
Jika tidak dikelola, data yang membusuk ini akan menjadi jebakan spam: alamat yang terlihat valid namun dipantau oleh organisasi penyaringan untuk menangkap pengirim yang tidak bertanggung jawab.
Saat Anda mengirim ke alamat yang tidak valid atau ditinggalkan, rasio pentalan keras Anda akan meningkat, dan rasio pentalan yang tinggi adalah salah satu sinyal negatif yang menurunkan reputasi domain.
Segmentasiyang buruk adalah pembunuh diam-diam lainnya. Jika CRM Anda tidak memiliki kolom yang lengkap atau konsisten, Anda dapat mengirimkan pesan yang tidak relevan, yang menyebabkan berhenti berlangganan atau keluhan spam.
Penyedia kotak surat melacak keterlibatan dan keluhan dengan cermat – beberapa keluhan dapat merusak posisi Anda dengan filter.
Proses kebersihan rutin dan dampaknya
Langkah pertama menuju data yang lebih bersih adalah mendefinisikan “tidak aktif”.
Anda dapat memilih kontak yang tidak membuka atau mengklik apa pun selama enam bulan. Sebelum menghapusnya, jalankan kampanye keterlibatan ulang yang menanyakan apakah mereka masih menginginkan email Anda. Hapus mereka yang tetap tidak aktif. Pemangkasan ini membantu meningkatkan rasio buka dan klik Anda secara keseluruhan, yang ditafsirkan oleh ISP sebagai keterlibatan positif.
Validasi alamat sangat penting. Periksa pendaftaran baru pada saat masuk dan lakukan penyisiran berkala pada daftar yang ada. Layanan validasi menyingkirkan alamat yang tidak valid, sekali pakai, atau berisiko sehingga tidak pernah masuk ke dalam antrean pengiriman Anda, sehingga menjaga tingkat penolakan tetap rendah.
Gabungkan duplikat dan standarisasi format data agar personalisasi dapat berjalan dan Anda tidak secara tidak sengaja mengirimkan dua pesan yang sedikit berbeda kepada orang yang sama. Pembersihan dan verifikasi rutin mendukung segmentasi yang lebih baik, mengurangi bouncing, dan mengurangi keluhan, yang semuanya berujung pada reputasi domain yang lebih kuat.
Dimensi kepatuhan dan hukum dari penyimpanan dan penggunaan data
Wilayah yang berbeda menetapkan aturan yang berbeda untuk menangani data pribadi.
Berdasarkan Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR ) Eropa, Anda memerlukan dasar hukum yang sah untuk menyimpan dan memproses detail setiap kontak. Persetujuan harus dicatat dengan jejak audit yang jelas, dan setiap orang dapat meminta penghapusan kapan saja. Menyimpan kontak tanpa persetujuan yang sah tidak hanya melanggar kepatuhan, namun juga mengacaukan CRM Anda dengan catatan yang tidak aktif atau berisiko.
Di Amerika Serikat, undang-undang privasi data lebih terfragmentasi. Undang-undang CAN-SPAM mengatur email komersial dan membutuhkan identifikasi yang jelas, alamat pos yang valid, dan mekanisme pengecualian yang mudah.
Beberapa negara bagian melangkah lebih jauh: California Consumer Privacy Act (CCPA) memberikan hak kepada penduduk untuk mengakses, menghapus, dan tidak ikut serta dalam penjualan data, sementara undang-undang serupa di Colorado dan Virginia mengikuti semangat yang sama.
Di Kanada, CASL (Peraturan Anti-Spam Kanada) menuntut persetujuan secara tersurat maupun tersirat sebelum mengirim email pemasaran. Ini adalah salah satu kerangka kerja anti-spam yang paling ketat, dengan hukuman berat untuk ketidakpatuhan.
Di tempat lain, negara-negara seperti Australia (Spam Act 2003) dan Singapura (PDPA) memiliki persyaratan persetujuan dan berhenti berlangganan sendiri.
Di semua kerangka kerja ini, praktik terbaiknya tetap sama:
- mengumpulkan persetujuan secara transparan,
- menyimpan bukti,
- dan menghormati permintaan penarikan dana.
Keikutsertaan ganda membantu memverifikasi minat dan mengurangi pendaftaran palsu. Perjanjian pemrosesan data dengan vendor CRM atau penyedia email menjelaskan siapa yang bertanggung jawab untuk menjaga data.
Meskipun detailnya berbeda-beda di setiap negara, prinsipnya bersifat universal: praktik data yang bersih, sesuai hukum, dan terhormat akan melindungi reputasi dan penyampaian Anda.
Alat, alur kerja & teknologi untuk melindungi reputasi pengirim
Pertahankan daftar penindasan terpisah untuk alamat yang melakukan bounce, berhenti berlangganan, atau komplain.
Menekan alamat yang buruk akan menghentikan pengiriman berulang kali ke alamat tersebut. Alat bantu dapat mengotomatiskan deduplikasi, validasi berkala, dan pemantauan metrik utama. Panduan reputasi domain Valimail mencatat bahwa pengirim harus memperhatikan keluhan spam (jaga agar tetap di bawah 0,1%), memantau rasio pentalan, dan menghindari jebakan spam.
Lonjakan volume atau keluhan yang tiba-tiba adalah tanda peringatan.
Badsender merekomendasikan penggunaan alat diagnostik, seperti Talos atau Barracuda, untuk mengetahui apakah domain atau IP Anda diblokir dan menyiapkan rencana pemanasan untuk domain atau IP pengirim baru.
Anda juga dapat mengintegrasikan layanan validasi alamat pada titik masuk (formulir pendaftaran), selama impor, dan dalam rutinitas otomatis yang memeriksa daftar secara teratur.
Bouncer: meningkatkan kualitas data sebelum Anda mengirim
Bouncer adalah platform verifikasi email yang membantu menjaga daftar kontak Anda tetap bersih dan aman.
Aplikasi utamanya memungkinkan Anda mengunggah daftar dan memeriksa setiap alamat untuk validitas, pengiriman, dan risiko.
- Anda dapat menghubungkannya melalui API untuk memvalidasi alamat secara real time.
- Bouncer Shield melindungi formulir pendaftaran Anda dengan memblokir alamat palsu atau berbahaya segera setelah pengunjung mengetikkannya.
- Pemeriksaan Toksisitas menilai alamat pada skala dari 0 hingga 5, menyoroti alamat yang terkait dengan jebakan spam atau litigasi.
- Deliverability Kit dari Bouncer menguji penempatan kotak masuk dan memeriksa otentikasi, sementara modul Pengayaan Data menambahkan informasi perusahaan yang tersedia secara publik untuk memperkaya CRM Anda.
- Wawasan Keterlibatan Email menampilkan aktivitas terkini: pembukaan terakhir, klik, atau balasan, sehingga Anda dapat melakukan segmentasi berdasarkan keterlibatan.
Platform ini di-host di Uni Eropa, sesuai dengan GDPR, dan memiliki waktu aktif yang nyaris sempurna. Menggunakan alat seperti Bouncer sebagai bagian dari alur kerja berkualitas data Anda akan mengurangi rasio pentalan dan melindungi reputasi pengiriman Anda.
Sekarang Anda dapat memulai sepenuhnya secara gratis dengan 100 kredit.
Mengukur dampak dan tolok ukur
Anda memerlukan tolok ukur untuk menilai apakah upaya kebersihan Anda berhasil.
Pantau rasio pentalan keras, rasio pentalan lunak, rasio keluhan spam, dan metrik keterlibatan (pembukaan, klik, balasan) dari waktu ke waktu.
Valimail menyarankan untuk menjaga keluhan spam di bawah satu per seribu pesan dan memantau rasio pentalan dengan cermat.
Lacak juga konversi atau tindakan hilir (penjualan, pendaftaran, balasan) karena keterkiriman yang tinggi tanpa keterlibatan yang berarti masih menandakan adanya masalah dengan penargetan.
Bandingkan segmen yang telah dibersihkan dengan segmen yang belum diolah: kirim kampanye yang sama ke daftar yang lebih kecil, daftar yang telah dibersihkan, dan daftar lengkap, dan lihat mana yang berkinerja lebih baik.
Seiring waktu, daftar yang telah dibersihkan akan menunjukkan keterlibatan yang lebih tinggi dan lebih sedikit sinyal negatif.
Angka-angka yang penting dari Laporan Kebersihan Daftar Email Bouncer
Sebelum mengakhiri, mari kita lihat apa yang dikatakan oleh data.
Laporan Kebersihan Daftar Email kami menggabungkan wawasan dari lebih dari 250 tanggapan survei, 12 pakar email, dan 50 halaman analisis – yang pertama dari jenisnya dari Bouncer.
Temuan ini menyoroti betapa umum masih buruknya kebersihan data, dan mengapa menjaga CRM Anda tetap bersih secara langsung membentuk hasil pengiriman.
Lihat laporan lengkapnya: Laporan Kebersihan Daftar Email
📉 Masalah kerusakan data & pengiriman
- 36% pemasar mengatakan bahwa masalah terbesar mereka adalah mengelola rasio pentalan dan keluhan spam.
- 29,2% melihat adanya penurunan dalam hal ketepatan waktu dalam enam bulan terakhir, sementara hanya 14,6% yang mengalami peningkatan.
- Email yang ditinggalkan atau tidak valid terus menjadi penyebab utama reputasi pengirim yang buruk.
🧹 Buat daftar kebiasaan membersihkan
- 6,7% tidak membersihkan daftar mereka sama sekali.
- 39,5% hanya menghapus pelanggan yang tidak aktif sesekali.
- 52% melakukan segmentasi pada daftar mereka – hampir setengahnya masih mengirimkan pesan yang sama ke semua orang.
- Tolok ukur rasio pentalan:
0-2%: kebersihan yang sangat baik
2-5%: dapat diterima
5-10%: perlu ditinjau ulang
10%+: masalah kebersihan yang serius
🔐 Kesenjangan kepatuhan & autentikasi
- 42,7% responden tidak menggunakan SPF, DKIM, atau DMARC untuk mengautentikasi email mereka.
- 41,5% memantau reputasi pengirim setiap bulan, sementara 10,7% tidak memantaunya sama sekali.
- Otentikasi atau pemantauan yang buruk meningkatkan risiko penyaringan spam dan daftar hitam domain.
📊 Dampak keterlibatan & reputasi
- Rata-rata tingkat pembukaan: 20-30%
- Rasio klik-tayang rata-rata: 10-20%
- 62,2% tidak pernah masuk dalam daftar hitam – sebuah tanda bahwa pembersihan dan verifikasi secara teratur berhasil.
- 70% bisnis tidak pernah berkonsultasi dengan pakar deliverability, bahkan ketika kesulitan dengan penempatan kotak masuk.
Kesimpulan
Data yang buruk dapat merusak email yang ditulis dengan baik sekalipun.
Alamat yang tidak valid, duplikat, dan kolom yang sudah usang akan meningkatkan tingkat bounce dan komplain, yang akan merusak reputasi pengirim.
Data yang tidak dicentang dapat melanggar undang-undang privasi dan memboroskan anggaran.
Anda dapat memperbaikinya dengan mengaudit CRM Anda, memvalidasi dan membersihkan daftar Anda secara teratur, menggabungkan duplikat, mencatat persetujuan dengan benar dan menghapus kontak yang tidak aktif atau tidak lagi diizinkan secara hukum.
Gunakan alat bantu seperti Bouncer untuk memverifikasi dan memperkaya data Anda sebelum mengirim. Pantau metrik utama seperti rasio pentalan dan keterlibatan untuk mengukur kemajuan.
Berinvestasi dalam kualitas data dan kebersihan CRM akan terbayar dengan cepat: Anda menghabiskan lebih sedikit sambil menjangkau lebih banyak orang yang tepat dan membangun reputasi pengirim yang lebih sehat.
