Sinkronisasi email merujuk pada proses memastikan bahwa kumpulan email yang sama dapat diakses dan diperbarui di beberapa perangkat atau klien email. Proses ini melibatkan pembuatan koneksi tanpa hambatan antara server email dan perangkat yang digunakan untuk mengakses akun email, seperti ponsel cerdas, tablet, komputer, atau klien email berbasis web.
Ketika sinkronisasi email diaktifkan, tindakan apa pun yang dilakukan di satu perangkat, seperti membaca, menghapus, atau memindahkan email, akan tercermin di semua perangkat lain yang terhubung ke akun email yang sama. Sinkronisasi ini memastikan bahwa pengalaman email pengguna tetap konsisten, apa pun perangkat yang mereka gunakan.
Sinkronisasi email bergantung pada protokol yang dikenal sebagai IMAP (Internet Message Access Protocol) atau Exchange ActiveSync (EAS). IMAP adalah protokol yang paling umum digunakan yang memungkinkan klien email mengakses dan memanipulasi email yang disimpan di server email jarak jauh. EAS, di sisi lain, adalah protokol yang dikembangkan Microsoft yang secara khusus dirancang untuk menyinkronkan email, kontak, kalender, dan data lainnya antara server dan perangkat.
Proses sinkronisasi melibatkan beberapa langkah utama. Pertama, klien email membuat koneksi dengan server email menggunakan protokol yang sesuai. Koneksi ini memungkinkan klien email untuk mengambil header email, yang berisi informasi penting tentang setiap email, seperti pengirim, subjek, dan stempel waktu. Klien email kemudian mengambil konten lengkap email yang dipilih dari server.
Setelah email diunduh ke perangkat klien, setiap perubahan yang dilakukan pada email, seperti menandainya sebagai sudah dibaca, memindahkannya ke folder lain, atau menghapusnya, akan dikirim kembali ke server. Server kemudian memperbarui catatannya, memastikan bahwa perubahan tersebut tercermin di semua perangkat yang terhubung ke akun.
Sinkronisasi email menawarkan banyak sekali manfaat bagi pengguna. Sinkronisasi ini memungkinkan akses tanpa hambatan ke email dari berbagai perangkat, memastikan bahwa pesan penting tidak akan terlewatkan. Sebagai contoh, jika sebuah email dibaca di smartphone, maka email tersebut juga akan muncul sebagai sudah dibaca di komputer pengguna. Sinkronisasi ini juga meluas ke aktivitas lain yang terkait dengan email, seperti menulis, membalas, atau meneruskan pesan. Setiap perubahan yang dilakukan pada struktur kotak surat, seperti membuat folder atau mengatur email ke dalam kategori, juga disinkronkan di seluruh perangkat.
Selain itu, sinkronisasi email menyediakan mekanisme pencadangan yang andal. Karena email disimpan di server, meskipun perangkat hilang atau mengalami kerusakan, pengguna masih dapat mengakses email mereka dari perangkat lain. Redundansi ini memastikan bahwa informasi penting tidak hilang dan dapat dengan mudah dipulihkan.
