Synchronizací e-mailů se rozumí proces zajištění dostupnosti a aktuálnosti stejné sady e-mailů na různých zařízeních nebo v různých e-mailových klientech. Zahrnuje vytvoření bezproblémového spojení mezi e-mailovým serverem a zařízeními používanými k přístupu k e-mailovému účtu, jako jsou chytré telefony, tablety, počítače nebo weboví e-mailoví klienti.
Pokud je synchronizace e-mailů povolena, všechny akce provedené na jednom zařízení, například čtení, mazání nebo přesouvání e-mailů, se projeví na všech ostatních zařízeních, která jsou připojena ke stejnému e-mailovému účtu. Tato synchronizace zajišťuje, že uživatelé budou používat e-mail konzistentně bez ohledu na to, jaké zařízení používají.
Synchronizace e-mailů se opírá o protokol známý jako IMAP (Internet Message Access Protocol) nebo Exchange ActiveSync (EAS). IMAP je nejčastěji používaný protokol, který umožňuje e-mailovým klientům přistupovat k e-mailům uloženým na vzdáleném e-mailovém serveru a manipulovat s nimi. Naproti tomu EAS je protokol vyvinutý společností Microsoft a určený speciálně pro synchronizaci e-mailů, kontaktů, kalendářů a dalších dat mezi servery a zařízeními.
Proces synchronizace zahrnuje několik klíčových kroků. Nejprve e-mailový klient naváže spojení s e-mailovým serverem pomocí příslušného protokolu. Toto spojení umožňuje e-mailovému klientovi načíst hlavičky e-mailů, které obsahují základní informace o každém e-mailu, jako je odesílatel, předmět a časové razítko. E-mailový klient poté načte ze serveru úplný obsah vybraných e-mailů.
Po stažení e-mailů do klientského zařízení se veškeré změny provedené v e-mailu, jako je označení jako přečtený, přesun do jiné složky nebo odstranění, odešlou zpět na server. Server pak odpovídajícím způsobem aktualizuje své záznamy a zajistí, aby se změny projevily ve všech zařízeních připojených k účtu.
Synchronizace e-mailů nabízí uživatelům řadu výhod. Umožňuje bezproblémový přístup k e-mailům z různých zařízení a zajišťuje, že důležité zprávy nikdy nezmeškáte. Pokud je například e-mail přečten na chytrém telefonu, zobrazí se jako přečtený i na počítači uživatele. Tato synchronizace se vztahuje i na další činnosti související s elektronickou poštou, jako je psaní, odpovídání nebo přeposílání zpráv. Veškeré změny provedené ve struktuře poštovní schránky, jako je vytváření složek nebo uspořádání e-mailů do kategorií, jsou rovněž synchronizovány napříč zařízeními.
Synchronizace e-mailů navíc poskytuje spolehlivý mechanismus zálohování. Vzhledem k tomu, že e-maily jsou uloženy na serveru, může uživatel i v případě ztráty nebo poruchy zařízení přistupovat ke svým e-mailům z jiného zařízení. Tato redundance zajišťuje, že nedojde ke ztrátě důležitých informací a že je lze snadno obnovit.
