Synkronisering av e-post er en prosess som sikrer at det samme settet med e-poster er tilgjengelig og oppdatert på tvers av flere enheter eller e-postklienter. Det innebærer å etablere en sømløs forbindelse mellom e-postserveren og enhetene som brukes til å få tilgang til e-postkontoen, for eksempel smarttelefoner, nettbrett, datamaskiner eller nettbaserte e-postklienter.
Når e-postsynkronisering er aktivert, vil alle handlinger som utføres på én enhet, for eksempel lesing, sletting eller flytting av e-post, gjenspeiles på alle andre enheter som er koblet til den samme e-postkontoen. Denne synkroniseringen sikrer at brukerens e-postopplevelse forblir konsistent, uavhengig av hvilken enhet de bruker.
Synkronisering av e-post baserer seg på en protokoll som kalles IMAP (Internet Message Access Protocol) eller Exchange ActiveSync (EAS). IMAP er den mest brukte protokollen som gjør det mulig for e-postklienter å få tilgang til og manipulere e-post som er lagret på en ekstern e-postserver. EAS, derimot, er en Microsoft-utviklet protokoll som er spesielt utviklet for synkronisering av e-post, kontakter, kalendere og andre data mellom servere og enheter.
Synkroniseringsprosessen består av flere viktige trinn. For det første oppretter e-postklienten en forbindelse med e-postserveren ved hjelp av den aktuelle protokollen. Denne forbindelsen gjør det mulig for e-postklienten å hente e-postoverskriftene, som inneholder viktig informasjon om hver e-post, for eksempel avsender, emne og tidsstempel. Deretter henter e-postklienten hele innholdet i de valgte e-postene fra serveren.
Når e-postene er lastet ned til klientenheten, sendes eventuelle endringer som gjøres i e-posten, for eksempel å markere den som lest, flytte den til en annen mappe eller slette den, tilbake til serveren. Serveren oppdaterer deretter postene sine tilsvarende, og sørger for at endringene gjenspeiles på alle enheter som er koblet til kontoen.
Synkronisering av e-post gir brukerne en rekke fordeler. Det gir sømløs tilgang til e-post fra ulike enheter, slik at man aldri går glipp av viktige meldinger. Hvis en e-post for eksempel leses på en smarttelefon, vil den også vises som lest på brukerens datamaskin. Denne synkroniseringen omfatter også andre e-postrelaterte aktiviteter, for eksempel å skrive, svare på eller videresende meldinger. Alle endringer som gjøres i postkassestrukturen, for eksempel oppretting av mapper eller organisering av e-post i kategorier, synkroniseres også på tvers av enheter.
I tillegg gir e-postsynkronisering en pålitelig sikkerhetskopimekanisme. Siden e-post lagres på serveren, kan brukeren fortsatt få tilgang til e-postene sine fra en annen enhet selv om en enhet går tapt eller ikke fungerer som den skal. Denne redundansen sikrer at viktig informasjon ikke går tapt, og at den enkelt kan gjenopprettes.