9 Praktik Terbaik untuk Manajemen Daftar Email di Tahun 2024

Pada bagian ini, kami akan menunjukkan pada Anda apa itu manajemen daftar email, bagaimana melakukannya, dan beberapa email terbaik membuat daftar praktik manajemen mengenai apa yang (tidak) boleh dilakukan.

Mari kita mulai.

Apa yang dimaksud dengan manajemen daftar email?

Manajemen daftar email adalah proses pengumpulan, segmentasi, pembersihan, dan pengorganisasian alamat email untuk sebuah bisnis. Manajemen daftar adalah bagian penting dari pemasaran email yang memastikan hal-hal berikut ini:

• Yang bersih daftar kontak alamat yang valid
• Daftar yang tersegmentasi dengan baik sesuai dengan minat/kesukaan/demografi pelanggan
• Bagus. tarif terbuka, tingkat keterkiriman email, tingkat klik-tayang, dan metrik pemasaran email lainnya
• Email yang dipersonalisasi dengan metrik yang lebih baik dan lebih sedikit pelanggan yang tidak terlibat
• Data yang akurat
• Reputasi pengirim yang bersih dengan jumlah pelanggan tidak aktif yang rendah
• Daftar pelanggan blog yang terus bertambah
• Tetap berada di luar folder spam
• Sangat rendah tingkat pentalan

Singkatnya, jika Anda ingin mencapai ROI tinggi yang khas dari pemasaran email, hanya mengumpulkan alamat email saja tidak cukup.

Manajemen adalah semua pekerjaan yang terjadi di balik layar yang membuat operasi pemasaran email berjalan lancar. Mulai dari menulis baris subjek hingga membuat templat email dan menghapus pengguna yang tidak aktif, ada banyak hal yang terjadi di balik layar kampanye pemasaran email pada umumnya.

Apa saja yang termasuk dalam manajemen daftar email?

Untuk menunjukkan kepada Anda bahwa mengelola daftar lebih dari sekadar membuat akun di Mailchimp/sisipkan alat pemasaran email favorit Anda, berikut ini adalah daftar semua tugas yang terlibat dalam pengelolaan daftar email dan memelihara daftar email yang sehat.

1. Pengumpulan email
2. Pembersihan dan pemangkasan daftar kontak
3. Segmentasi
4. Personalisasi
5. Pengujian A/B
6. Pemeliharaan daftar
7. Mengelola metrik dan KPI pemasaran email Anda
8. Melaporkan hasil dari strategi pemasaran email Anda

Daftar ini bisa sesingkat atau sepanjang yang Anda inginkan, tergantung pada seberapa serius Anda tentang pemasaran email. Selain itu, semakin banyak orang yang Anda dedikasikan untuk email sebagai strategi pemasaran, semakin rumit operasi Anda.

Perangkat Anda juga tidak harus besar: sebagian besar perangkat lunak manajemen daftar email sudah dilengkapi dengan perangkat lunak pemasaran email yang sudah ada.

Hari ini, kami telah menyiapkan daftar praktik terbaik manajemen daftar email: apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk membuat pelanggan email Anda senang dan mendapatkan laba atas investasi maksimum dari aktivitas pemasaran ini.

Yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam manajemen daftar email untuk strategi pemasaran email yang lebih baik

Mengelola daftar email adalah pekerjaan yang tepat, pekerjaan penuh waktu dan dalam tim pemasaran yang lebih besar, Anda akan sering melihat manajer pemasaran email yang berdedikasi. Untuk mengelola daftar dengan benar, ada beberapa hal yang harus dan tidak boleh Anda lakukan. Berikut ini adalah beberapa hal mendasar.

✅ Lakukan: memvalidasi email Anda dan menghapus alamat email yang tidak valid

Tidak ada yang lebih merusak reputasi pengirim selain mengirim email ke daftar usang dengan kontak lama, alamat email yang tidak valid, atau potensi perangkap spam. Daripada mengandalkan keberuntungan semata untuk manajemen daftar email Anda, pastikan untuk memvalidasi daftar email Anda dari waktu ke waktu. Bahkan, Anda bisa mempertahankan daftar email yang sehat dengan menyertakan validasi sedini mungkin pada formulir pendaftaran Anda.

Anda dapat menggunakan Bouncer untuk memvalidasi daftar Anda dalam hitungan detik dan mendapatkan gambaran umum tentang alamat mana yang baik untuk dituju dan mana yang menimbulkan risiko bagi tingkat pengiriman. Beberapa dolar yang dihabiskan untuk Bouncer sebagai perangkat lunak manajemen daftar email Anda bisa menghemat ribuan dolar dalam jangka panjang.

✅ Lakukan: segmentasikan daftar Anda

Ada kekuatan dalam daftar email yang besar, tetapi pada saat yang sama, Anda merugikan diri Anda sendiri dengan strategi pemasaran email semacam ini. Daftar yang lebih kecil dan lebih tersegmentasi mungkin tidak terlihat begitu mengesankan dalam hal volume, tetapi email-email tersebut lebih efektif.

Menurut penelitian Hubspot, segmentasi email adalah strategi yang paling efektif untuk meningkatkan hasil kampanye email untuk 78% dari semua pemasar, diikuti oleh personalisasi pesan (untuk 72% pemasar. Jadi, jangan melakukan email blast hanya karena Anda bisa.

Email tersegmentasi berkinerja lebih baik karena alasan sederhana: Anda mempersonalisasi email berdasarkan beberapa aspek, baik itu usia, jenis kelamin, lokasi, jenis akunatau yang lainnya.

Pastikan alamat email Anda tersegmentasi ke daftar yang telah dipikirkan dengan cermat untuk email terbaik metrik pemasaran. Ini adalah bagian yang sering diabaikan, namun penting dalam manajemen daftar email.

✅ Lakukan: gunakan keikutsertaan ganda

Keikutsertaan ganda adalah praktik di mana pelanggan harus mengonfirmasi bahwa mereka ingin berlangganan setelah mendaftar. Dengan kata lain, mereka memasukkan alamat email mereka untuk masuk ke dalam daftar Anda. Setelah itu, mereka akan menerima email otomatis dari Anda dan mereka harus mengkliknya untuk mengonfirmasi masuknya mereka ke dalam daftar dengan memberikan izin secara eksplisit kepada Anda untuk menghubungi mereka.

Kedengarannya seperti sebuah pekerjaan rumah dan tentu saja akan mempersulit Anda dalam menjalankan kampanye email atau rangkaian email.

Namun, email yang Anda kumpulkan memiliki kualitas yang lebih baik karena mereka adalah orang-orang yang ingin masuk ke dalam daftar Anda. Jika tidak, siapa pun bisa memasukkan sejumlah email pada formulir Anda dan Anda akan mendapatkan daftar alamat orang-orang yang tidak berguna yang tidak tertarik dengan apa yang Anda tawarkan... dan akan mencap email Anda sebagai spam.

Dalam jangka panjang, double opt-in dapat mengurangi jumlah pelanggan yang tidak aktif karena Anda tidak akan memiliki email yang tidak pernah benar-benar berlangganan untuk mendapatkan konten dari Anda dari formulir pendaftaran Anda.

Selain itu, keikutsertaan ganda adalah suatu keharusan jika Anda berada di Eropa atau menjual pada pelanggan Eropa karena Anda ingin mengikuti GDPR. Untungnya, sebagian besar penyedia layanan email menawarkan opsi ini langsung dari kotaknya.

✅ Lakukan: biarkan penerima mengelola preferensi email mereka

Beberapa orang tidak keberatan menerima satu email per hari. Yang lainnya ingin mendapatkan satu email per minggu atau bulan. Jika Anda mengirimkan jumlah dan jenis email yang sama kepada semua orang dalam kampanye email Anda, Anda berisiko membuat banyak orang tidak senang dan itu bukanlah praktik manajemen daftar email yang baik.

Selain itu, Anda juga bisa memiliki sejumlah besar pelanggan tidak aktif yang tidak ingin menerima email yang sama dengan yang mereka terima saat ini.

Untuk mencegah hal itu terjadi, biarkan penerima Anda mengatur bagaimana dan kapan mereka ingin menerima email. Hal ini dapat mencakup jenis email (promosi, transaksional), jenis konten (misalnya toko olahraga kunjungi UKRugbyStore, mengirim email pada satu olahraga saja) serta frekuensinya.

Sertakan opsi untuk memilih preferensi pada saat pendaftaran, tetapi juga tambahkan tautan di bagian footer email Anda yang memungkinkan penerima mengubah preferensi tersebut. Ini adalah trik manajemen daftar email yang rapi untuk mengurangi jumlah orang yang berhenti berlangganan dan meningkatkan upaya pemasaran Anda.

✅ Lakukan: kirim email selamat datang

Saat seseorang mengonfirmasi bahwa mereka ingin masuk ke dalam daftar email Anda dengan double opt-in, kirimkan email selamat datang kepada mereka. Hal ini tidak memerlukan banyak pekerjaan dan kemungkinan besar perangkat lunak pemasaran email Anda memiliki opsi untuk mengirim email ini secara otomatis setelah konfirmasi.

Email selamat datang adalah kesempatan yang bagus untuk menetapkan ekspektasi atas apa yang akan datang. Selain itu, ini adalah kesempatan yang luar biasa bagi mereka untuk memilih preferensi email mereka. Memeriksa hal ini sesekali memang mengagumkan, tetapi sebagai titik awal, memungkinkan penerima untuk memilih apa yang mereka minati dan berapa banyak email yang ingin mereka terima.

❌ Jangan: membeli daftar Anda

Bagi para pemasar email, bisa jadi sangat menggoda untuk membeli daftar email. Daftar email ini sangat murah dan selain uang, juga menghemat banyak waktu dan muncul sebagai jalan pintas strategi pemasaran email yang luar biasa.

Mendapatkan beberapa ratus email saja bisa memakan waktu berbulan-bulan. Namun, daftar yang dibeli selalu berkualitas buruk dan sarat dengan pelanggan potensial yang tidak terlibat. Pikirkan lebih dari sekadar kebersihan daftar - siapa yang Anda inginkan dalam komunikasi Anda di masa depan - pelanggan setia atau orang asing?

Anda mendapatkan milis yang berisi email acak dan Anda tidak tahu apakah berisi audiens ideal Anda. Anda akan mengirimkan konten email kepada orang-orang yang tidak pernah memilih untuk menerimanya, mempertaruhkan reputasi pengirim dan bahkan berpotensi masuk ke dalam perangkap spam dan masuk ke dalam folder spam untuk selamanya.

Jangan: menyimpan kontak email Anda selamanya

Setiap email di daftar pelanggan Anda menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan uang untuk mendapatkannya. Tentu saja, Anda ingin menyimpan email yang diperoleh dengan susah payah dan tidak menghapusnya dari daftar Anda. Masalahnya adalah seperti halnya semua hal dalam hidup, kontak email berubah.

Beberapa orang meninggalkan perusahaan, mengganti alamat email mereka, tidak lagi tertarik dengan apa yang Anda jual, atau yang terburuk, mereka tidak lagi menjadi bagian dari perusahaan Anda.

Di samping pemikiran gelap, ada kemungkinan besar daftar kontak yang Anda kumpulkan hari ini tidak akan bagus enam bulan kemudian dan Anda akan memiliki banyak alamat email yang tidak valid. Dan di sini, tidak ada kampanye keterlibatan ulang yang bisa membantu.

Inilah sebabnya mengapa penting untuk memvalidasi alamat dan menghapus alamat yang tidak aktif. Jika seseorang tidak membuka email Anda selama enam bulan, mungkin ini saat yang tepat untuk menanyakan apakah mereka masih ingin berada di daftar Anda dan segera menghapusnya.

Selain itu, Anda juga dapat menyimpan beberapa kontak duplikat dalam perangkat lunak milis Anda. Hal ini tidak hanya menghemat waktu dan uang, namun juga meningkatkan metrik dan upaya pemasaran Anda secara keseluruhan.

Jangan: mempersulit untuk berhenti berlangganan

Tidak ada yang suka jika kehilangan pelanggan, apa pun alasannya. Namun, ini bukan berarti Anda harus mempersulit atau membuat seseorang tidak mungkin dihapus dari daftar email Anda. Mereka hanya berhenti menikmati konten email Anda dan hanya itu.

Faktanya, jika Anda dengan sengaja mempersulit seseorang untuk berhenti berlangganan, Anda bahkan mungkin melanggar hukum, selain membuat penerima sangat marah dan memaksa mereka untuk memindahkan Anda ke folder spam. Anda mungkin berpikir bahwa Anda bersikap pintar dengan menghapus tautan berhenti berlangganan dari kampanye pemasaran email Anda, tetapi Anda hanya menembak diri Anda sendiri.

Untuk mengatasi masalah ini, pastikan Anda memiliki tombol berhenti berlangganan di suatu tempat di bagian footer email Anda - setiap platform email marketing yang bagus memiliki opsi ini dalam pengaturan konten email mereka. Jika tidak, laporan spam Anda tidak akan terlihat cantik.

Namun, kemampuan untuk mengubah preferensi email (seperti yang dibahas di atas) adalah solusi yang lebih baik karena Anda bisa mengubah pikiran penerima dan membuat mereka tetap bertahan, meningkatkan metrik seperti keterkiriman email.

Jangan: mengabaikan pengujian A/B

Anda bisa saja memiliki sejuta alasan untuk tidak melakukan pengujian A/B: daftar pelanggan Anda terlalu kecil, Anda tidak memiliki sumber daya, terlalu banyak waktu, Anda tidak tahu cara melacak hasilnya... Tetapi manfaat pengujian terpisah yang tepat jauh lebih besar daripada hal negatif yang dapat Anda pikirkan.

Menurut Litmus, pengujian terpisah pada email Anda dapat menghasilkan peningkatan laba atas investasi sebesar 28%. Yang paling penting adalah mengetahui apa yang akan diuji secara terpisah, mulai dari baris subjek, salinan, hingga konten yang dipersonalisasi dan salam. Mulailah dari yang kecil dan tentukan apa yang diinginkan oleh pelanggan email Anda, bahkan tanpa bertanya kepada mereka - yang Anda butuhkan hanyalah beberapa perangkat lunak email yang bagus untuk mendapatkan daftar yang bersih dan melakukan pengujian.

Ada beberapa perangkat pengujian terpisah yang berdiri sendiri, tetapi banyak perangkat pemasaran email saat ini hadir dengan fitur ini - meskipun dalam paket harga yang lebih tinggi. Namun, ini merupakan investasi yang bagus jika Anda ingin mendapatkan hasil maksimal dari basis data email yang sudah ada dan mempertahankan daftar yang sehat.

Mulailah melakukan manajemen daftar email yang lebih baik hari ini

Mengelola daftar email bukanlah pekerjaan yang mudah dan hanya sekali jadi. Anggap saja seperti memelihara tanaman. Luangkan waktu untuk merawatnya dan berikan perhatian yang cukup, maka tanaman itu akan berkembang menjadi bunga yang indah. Abaikan dan hentikan penyiramannya dan tempat berikutnya yang akan dihiasinya akan menjadi tempat sampah. Jadi, menjaga daftar email yang bersih sama saja dengan berinvestasi di masa depan.

Meskipun kami tidak dapat membantu Anda dengan seluruh manajemen daftar Anda, kami dapat membantu dengan satu bagian besar - menjaga daftar email Anda tetap sehat dan menyingkirkan alamat yang tidak valid.

Dengan Bouncer, Anda dapat memvalidasi dan membersihkan email Anda dalam hitungan detik dan tetap berada di luar folder sampah. Dengan begitu, Anda akan mengirim email yang lebih baik dan lebih relevan serta meningkatkan reputasi pengirim dan metrik pemasaran email secara keseluruhan.

Kedengarannya seperti sebuah rencana? Daftar sekarang juga dan buat daftar email Anda menjadi lebih baik.

Pertanyaan yang sering diajukan:

Apakah memvalidasi email diperlukan?

Tidak sepenuhnya, karena Anda bisa mengirimkan email tanpa memverifikasi alamat apa pun. Namun, Anda berisiko merusak reputasi pengirim dengan melakukan perangkap spam. Jika Anda mengirimkan banyak email pemasaran yang tidak selalu diisi dengan konten yang sangat relevan, memvalidasi daftar pelanggan dapat sangat membantu upaya pemasaran email Anda.

Apakah setiap bisnis perlu melakukan segmentasi audiens email?

Mensegmentasi daftar kontak Anda akan membantu Anda mendapatkan hasil yang lebih baik dengan daftar yang sudah Anda miliki, tanpa menginvestasikan sumber daya tambahan ke dalam pemasaran email - jadi Anda harus melakukannya! Segmentasi adalah bagian penting dari manajemen daftar email yang efektif dan akan tercermin dengan baik pada berbagai metrik email.

Apakah metode keikutsertaan ganda diperlukan untuk saya?

Ini adalah praktik yang sangat bagus untuk menambahkan proses opt in ganda pada formulir pendaftaran Anda jika Anda ingin tetap berada di sisi legal pemasaran email.

Jika tidak, Anda berisiko mendapatkan tuntutan hukum dari sebagian audiens target Anda. Jika Anda ingin menjaga tingkat keterlibatan pelanggan Anda tetap tinggi, baik itu email pemasaran atau buletin email, menambahkan halaman opt-in ganda adalah suatu keharusan untuk menjaga daftar pelanggan yang terlibat.