Norint palikti neišdildomą įspūdį ir išlaikyti profesionalų bendravimo toną, labai svarbu veiksmingai užbaigti el. laišką. Tai, kaip užbaigsite el. laišką, gali turėti įtakos tam, kaip gavėjas suvokia jūsų pranešimą, ir netgi gali turėti įtakos jūsų bendravimo rezultatui. Šiame skyriuje rasite įžvalgių patarimų ir strategijų, kaip grakščiai ir profesionaliai užbaigti el. laišką.
1. Pasirinkite tinkamą uždarymo būdą:
Užbaigiant el. laišką svarbu parinkti baigiamąjį žodį, kuris atitiktų jūsų pranešimo kontekstą ir toną. Dažniausiai vartojamos tokios pabaigos: ""Su pagarba"", ""Su geriausiais linkėjimais"", ""Su maloniais linkėjimais"" ir ""Su pagarba"". Šios pabaigos išreiškia mandagumą ir profesionalumą, todėl tinka oficialiems ar su verslu susijusiems el. laiškams. Neformaliems ar laisvalaikio laiškams galite rinktis tokias pabaigas kaip ""Best"", ""Cheers"" arba ""Thanks"".
2. Nurodykite savo vardą ir pavardę:
Visada nepamirškite po uždarymo įrašyti savo vardo ir pavardės, kad būtų užtikrintas tinkamas identifikavimas. Tai ypač svarbu bendraujant su asmenimis, kurie gali nežinoti jūsų ar jūsų el. pašto adreso. Vardo ir pavardės įtraukimas suteikia asmeniškumo ir padeda užmegzti ryšį tarp jūsų ir gavėjo.
3. Apsvarstykite galimybę pridėti profesionalų parašą:
Elektroninio laiško pabaigoje naudodami profesionalų parašą galite padidinti savo patikimumą ir pateikti papildomą kontaktinę informaciją. Paraše paprastai nurodomas jūsų vardas, pavardė, pareigos, įmonės pavadinimas, kontaktinė informacija, o kartais - nuoroda į jūsų svetainę ar socialinės žiniasklaidos profilius. Naudojant parašą užtikrinama, kad gavėjas gaus visą reikiamą informaciją, kad galėtų lengvai su jumis susisiekti.
4. Išreikškite dėkingumą arba padėką:
Priklausomai nuo el. laiško pobūdžio, dėkingumo ar padėkos išreiškimas gali būti apgalvotas būdas užbaigti žinutę. Jei kas nors jums padėjo, suteikė vertingos informacijos arba skyrė laiko atsakyti į jūsų užklausas, padėka už pastangas sustiprina santykius ir parodo jūsų dėkingumą. Paprastas ""Ačiū, kad skyrėte laiko"" arba ""Vertinu jūsų pagalbą"" gali būti labai naudingas skatinant teigiamus ryšius.
5. Pasiūlykite pagalbą arba tolesnius veiksmus:
Tam tikrose situacijose gali būti tikslinga pasiūlyti pagalbą arba nurodyti tolesnius veiksmus, kurių reikia imtis. Jei aptarinėjate projektą, bendradarbiavimą ar bet kokį kitą vykstantį reikalą, apibendrindami pagrindinius dalykus ir pasiūlydami tolesnius veiksmus parodysite savo aktyvų požiūrį ir užtikrinsite aiškumą. Tai padeda išvengti nesusipratimų ir supaprastina bendravimo procesą.
6. Pritaikykite pabaigą gavėjui:
Kurdami el. laiško pabaigą atsižvelkite į gavėjo vaidmenį, santykius ir oficialumo lygį. Pavyzdžiui, jei el. laišką siunčiate viršininkui, galbūt norėsite naudoti oficialesnę pabaigą ir parodyti pagarbą. Kita vertus, jei susirašinėjate su kolega ar artimu pažįstamu, gali tikti šiek tiek laisvesnė pabaiga. Pritaikydami laiško pabaigą gavėjui, lengviau užmegsite ryšį ir parodysite, kad išmanote profesinį etiketą.
Atminkite, kad tai, kaip baigsite el. laišką, gali turėti didelės įtakos bendram pranešimo tonui ir suvokimui. Laikydamiesi šių gairių galite užtikrinti, kad jūsų el. laiško pabaiga bus profesionali, mandagi ir paliks gavėjams teigiamą įspūdį.