Een professionele e-mailhandtekening maken

Stel dat uw e-mailhandtekening alleen bestaat uit uw naam en basiscontactinformatie. In dat geval maakt u misschien niet optimaal gebruik van de mogelijkheid om met de ontvangers in contact te komen. Lees verder voor meer informatie over het maken van een professionele e-mailhandtekening die een blijvende indruk achterlaat.

Wat moet er in een professionele e-mailhandtekening staan?

Wanneer u uw e-mailhandtekening samenstelt, is het goed om een lijst te hebben van de dingen die erin moeten staan. Enkele van de belangrijkste dingen die u in uw e-mailhandtekening moet opnemen zijn:

1 - Uw volledige naam

Net als bij het versturen van gewone post moet uw naam altijd worden opgenomen in de handtekening van uw e-mail, zodat de ontvanger zeker weet van wie hij de e-mail heeft ontvangen. Uw naam moet worden opgenomen in de eerste regel van de e-mailhandtekening.

2 - Job Informatie

Als u eenmaal uw naam hebt ingevoerd, is de volgende informatie die u moet toevoegen de informatie over uw affiliatie, zoals uw functie, het bedrijf of de organisatie waar u deel van uitmaakt en misschien de afdeling waar u werkt. Deze informatie geeft u meer context en uw rol in het gesprek. Afhankelijk van wie u e-mailt, kan het feit dat u in uw e-mailhandtekening verbonden bent met een grotere organisatie of onderneming u meer geloofwaardigheid geven en de aandacht van uw ontvangers trekken.

3 - Verdere contactinformatie

Hoewel de ontvanger van uw e-mail uw e-mailadres heeft, is de e-mailhandtekening een uitstekende plaats om verdere contactinformatie op te nemen, zodat hij of zij over een aantal opties beschikt om contact met u op te nemen. Dit kan bijvoorbeeld uw telefoonnummer zijn of uw bedrijfsadres. Afhankelijk van uw functie en het soort e-mails dat u verstuurt, kan de handtekening ook een goede gelegenheid zijn om uw persoonlijke website of LinkedIn-profiel te promoten.

4 - Oproep tot actie

Een slimme zet bij het maken van uw e-mailhandtekening is om er een oproep tot actie in op te nemen. De beste CTA's in e-mailhandtekeningen zijn actueel, in lijn met uw e-mailstijl, zodat ze er natuurlijk uitzien en niet opdringerig zijn. Kies bij het schrijven van een CTA iets dat aansluit bij een actueel doel, en houd het actueel als je doelen veranderen.

5 - Sociale Iconen

Uw aanwezigheid op sociale media is een belangrijk onderdeel van uw merk, waardoor u een grotere aanhang in uw branche kunt krijgen en mensen kunt laten zien wie u bent en waar u om geeft. Je kunt veel vertellen over een merk of individu door te kijken naar wat ze posten op sociale media. Daarom is het een goed idee om links naar sociale mediapagina's op te nemen in uw e-mailhandtekening. Dit versterkt uw merk, levert sociaal bewijs en geeft uw ontvangers verschillende manieren om met u in contact te komen. Het kan ook helpen om meer verkeer naar uw online inhoud te leiden als u links naar blogberichten, productpagina's of landingspagina's op uw sociale-mediaprofielen plaatst.

6 - Reserveringslinks

Als u vaak heen en weer mailt met klanten of andere mensen om vergaderingen te boeken, kan het een slimme zet zijn om een boekingslink toe te voegen aan uw e-mailhandtekening. Dit maakt het gemakkelijker voor uw klanten, omdat zij op de link kunnen klikken en hun gegevens kunnen invoeren om de boeking te maken, en gratis U bespaart tijd omdat u geen e-mails heen en weer hoeft te sturen om ze te boeken. Er zijn veel agenda tools die u kunt gebruiken om het boeken van afspraken te vergemakkelijken, met de optie om een link te kopiëren en te plakken waar u maar wilt zodat mensen erop kunnen klikken, inclusief in uw e-mailhandtekening.

7 - Logo of foto

Als u uw e-mailhandtekening interessanter wilt maken of een persoonlijk tintje wilt geven, zodat ontvangers die u niet persoonlijk hebt ontmoet, een gezicht bij uw naam kunnen plaatsen, kan het de moeite waard zijn een professionele foto toe te voegen. Of, als u meer naamsbekendheid wilt creëren met uw e-mails, kunt u overwegen het bedrijfslogo toe te voegen.

8 - Wettelijke vereisten of brancheafwijzing

Sommige bedrijfstakken hebben specifieke richtlijnen voor e-mailetiquette en -gebruik om de overdracht van privé-informatie te voorkomen. Daarom kan het de moeite waard zijn om na te gaan of er branchevoorschriften zijn die als disclaimer aan uw e-mailhandtekening kunnen worden toegevoegd.

Voorbeelden van goed ontwerp voor e-mailhandtekeningen

Bij het ontwerpen van je e-mailhandtekening zijn er een paar best practices om in gedachten te houden. Het is een goed idee om je handtekening zo te ontwerpen dat je naam, functietitel en verdere contactgegevens benadrukt worden. Zorg er daarnaast voor dat het ontwerp van de handtekening mobielvriendelijk en van hoge kwaliteit is en een goede ontwerphiërarchie heeft. Gebruik eenvoudige, consistente kleuren zodat het ontwerp niet te onoverzichtelijk is en in één oogopslag goed leesbaar. Om dit te doen, kun je overwegen om een e-mail handtekening generator om best practices toe te passen om een ideale handtekening voor jou te ontwerpen en tegelijkertijd een hoge kwaliteit te garanderen.

Waarom zijn goede e-mailhandtekeningen belangrijk?

Of u nu een bedrijf hebt, een werknemer bent die vaak e-mail gebruikt als belangrijkste communicatiemiddel of solliciteert en een professionele indruk wilt maken op mensen, er zijn veel redenen waarom een goede e-mailhandtekening essentieel is. Uw e-mailhandtekening maakt niet alleen indruk op de ontvanger, maar kan ook nadere informatie geven over wie u bent en waarom u het bericht verstuurt, wat handig kan zijn als u mensen mailt met wie u nog nooit hebt gesproken.

Wat hebben de beste e-mailhandtekeningen gemeen?

Bij het maken van de beste e-mail handtekening, zijn er een paar belangrijke dingen die alle goede gemeen hebben. Het belangrijkste doel van uw e-mailhandtekening is de ontvanger duidelijk te maken van wie hij een bericht krijgt. Het moet uw volledige naam, functie en alles wat relevant is voor uw identiteit bevatten. Stel dat u e-mails verstuurt vanuit een bedrijf. In dat geval is het de moeite waard om verdere contactinformatie van het bedrijf in de handtekening op te nemen, zoals het website-adres, het bedrijfsadres en het telefoonnummer. Als u e-mailt als individu, overweeg dan verdere informatie over uzelf toe te voegen, zoals een link naar uw LinkedIn-profiel of andere sociale-mediaprofielen.

Wat is het voordeel van goede e-mailhandtekeningen?

Een e-mailhandtekening kan het verschil maken wat betreft de indruk die u als individu of als vertegenwoordiger van een bedrijf op anderen achterlaat. De juiste e-mailhandtekening kan ervoor zorgen dat de e-mails die u verstuurt professioneel en gepolijst overkomen en dat er geen verwarring ontstaat over door wie het bericht is verstuurd en wat het doel ervan is. Of u nu solliciteert naar een baan, als bedrijfseigenaar potentiële klanten benadert of namens uw bedrijf communiceert met collega's, bureaus en andere professionals op uw vakgebied, een goed ontworpen, doordachte e-mailhandtekening met alle noodzakelijke informatie maakt het verschil als het erom gaat een goede indruk achter te laten en het gewenste resultaat van uw communicatie te bereiken.

Handtekeningen voor e-mails maken

De meeste aanbieders van e-maildiensten maken het u gemakkelijk om snel een handtekening te maken die aan alle toekomstige e-mails kan worden toegevoegd. Zodra u het venster voor het maken van een e-mailhandtekening hebt gevonden, kunt u meestal een gebruiksvriendelijke editor gebruiken waarmee u tekst kunt toevoegen, lettertypen en kleuren kunt wijzigen, logo's en foto's kunt invoegen en links kunt toevoegen. U kunt ook een hulpmiddel gebruiken om uw ideale handtekening te maken en deze vervolgens kopiëren en plakken in de handtekeningoptie van uw e-mailprogramma voordat u deze opslaat. Eenmaal opgeslagen verschijnt uw handtekening aan het einde van alle toekomstige e-mails die u verstuurt.

Een e-mailhandtekening is een eenvoudig onderdeel van elke e-mail die u verstuurt; wanneer deze echter de juiste informatie bevat en goed is ontworpen, kan zij een grote invloed hebben op de indruk die u maakt met uw e-mailberichten.

9 Best Practices voor het schrijven van geweldige e-mailhandtekeningen

E-mailhandtekeningen zijn meer dan een formaliteit; ze zijn een kans voor branding, marketing en het maken van een blijvende indruk. Een goed ontworpen e-mailhandtekening kan dienen als een krachtig hulpmiddel voor verschillende zakelijke doelstellingen. Hieronder vindt u negen best practices om u te helpen een professionele e-mailhandtekening te maken die opvalt.

1. Vermeld essentiële contactgegevens en contactgegevens van de afzender

De kern van elke professionele e-mailhandtekening zijn de contactgegevens. Je naam, functie, bedrijf, contactnummer en mobiele nummer zijn het absolute minimum. Dit zorgt ervoor dat ontvangers van e-mails je gemakkelijk kunnen bereiken via meerdere kanalen. De contactgegevens van de afzender vermelden is niet alleen beleefdheid; het is een noodzaak.

2. Koppelingen naar sociale media en pictogrammen toevoegen

In het huidige digitale tijdperk zijn links naar sociale media en iconen voor sociale media niet meer weg te denken uit je e-mailhandtekening. Dit is een subtiele vorm van e-mailhandtekeningmarketing die uw online aanwezigheid en persoonlijke merk een boost kan geven.

3. Een oproep tot actie (CTA) en CTA's voor e-mailhandtekeningen opnemen

Een oproep tot actie (CTA) en CTA's voor e-mailhandtekeningen kunnen je e-mailhandtekening veranderen van een eenvoudige ondertekening in een krachtig marketinginstrument. Of je ontvangers nu doorverwijst naar een landingspagina voor verkoop of hen vraagt zich in te schrijven voor een nieuwsbrief, een goed geplaatste CTA kan de betrokkenheid vergroten.

4. Zorg voor mobiele respons voor mobiele gebruikers

Met het toenemende aantal mobiele gebruikers is het cruciaal om een e-mailhandtekening te ontwerpen die er goed uitziet op mobiele apparaten. Een mobiel ontwerp zorgt ervoor dat je handtekening in verschillende e-mailclients wordt weergegeven zoals bedoeld.

5. Gebruik professionele e-mailhandtekeningen als digitale visitekaartjes

Zie je professionele e-mailhandtekeningen als digitale visitekaartjes. Door alle relevante inhoud op te nemen, zoals je functie, bedrijf en contactgegevens, wordt het voor ontvangers gemakkelijker om jou en je persoonlijke merk te onthouden.

6. Houd het eenvoudig maar opvallend met de beste voorbeelden voor e-mailhandtekeningen

Hoewel het verleidelijk is om alles uit de kast te halen, zijn de beste voorbeelden van e-mailhandtekeningen vaak eenvoudig en strak. Een in het oog springende e-mailhandtekening hoeft niet flitsend te zijn; het moet gewoon alle essentiële elementen in een nette en leesbare e-mailhandtekening bevatten.

7. Een persoonlijke afbeelding of bedrijfslogo toevoegen

Een afbeelding zegt meer dan duizend woorden. Het toevoegen van een persoonlijke afbeelding of bedrijfslogo aan je zakelijke e-mailhandtekening kan het memorabeler maken. Zorg er wel voor dat de afbeelding de juiste grootte en opmaak heeft, zodat deze correct wordt weergegeven in verschillende e-mailclients.

8. Meerdere manieren bieden om contact met u op te nemen

Je zakelijke handtekening moet ontvangers meer dan één manier bieden om in contact te komen. Meerdere contactgegevens opnemen, zoals een mobiel nummer en links naar sociale media, naast je Gmail-account of professionele e-mail, biedt gemak en bevordert betere communicatie.

9. Test in verschillende e-mailclients en gebruik een sjabloon voor handtekeningen

Voordat u de laatste hand legt aan uw bedrijfse-mailhandtekeningen, is het een goed idee om te testen hoe ze worden weergegeven in verschillende e-mailclients. Dit zorgt ervoor dat uw e-mailhandtekeningen, compleet met pictogrammen voor sociale media en CTA's, bij alle e-mailontvangers verschijnen zoals bedoeld. Het gebruik van een sjabloon voor handtekeningen kan ook helpen om de consistentie van alle bedrijfse-mailhandtekeningen te behouden.

Als u deze best practices volgt, bent u goed op weg om uw eigen handtekening te maken die professioneel, effectief en opvallend is. Of je nu een gratis generator voor e-mailhandtekeningen gebruikt, een sjabloon voor handtekeningen of je eigen handtekening helemaal opnieuw maakt, met deze tips haal je het meeste uit deze vaak over het hoofd geziene marketingtool.