Nem sempre é dramático. Às vezes, é lento. Pequenas coisas, como um nome de empresa ausente, um número de telefone em branco e contatos sem atribuições claras de proprietário. Não dá para saber se alguém já entrou em contato ou se é um lead novo.
Isso é o que acontece quando os dados de CRM não são verificados. O sistema ainda parece cheio, mas o valor real está desaparecendo. E, de repente, você realmente precisa de uma verificação adequada dos dados de CRM.
A verificação de dados de CRM ajuda as empresas modernas a evitar que suas operações com os clientes sejam interrompidas.
Sem dados limpos, suas ferramentas perdem o propósito, as campanhas falham, as vendas ficam mais lentas e o relacionamento com os clientes se desvanece. E as pessoas que usam seu CRM (como marketing, suporte, gerentes de conta) ficam frustradas rapidamente.
Não importa se você está usando uma plataforma de CRM de grande nome ou algo mais leve. Se as informações contidas não forem completas e confiáveis, você estará criando estratégias com base em suposições.
Vamos dar sentido a tudo isso.
O que é verificação de dados de CRM (e por que você deve se preocupar com isso)?
A verificação de dados de CRM é o processo de verificar se todas as informações contidas no sistema de CRM são precisas, utilizáveis e reais.
Não está desatualizado. Não foi inventado. Não foi digitado por alguém que bateu no teclado com o cotovelo às 17 horas de uma sexta-feira.
Ele abrange tudo, desde a verificação da capacidade de entrega de e-mails até a detecção de duplicatas, correção de problemas de formatação e validação de detalhes de contato, como números de telefone, nomes de empresas, cargos e muito mais.
Podemos chamar isso de coisas fundamentais.
Os dados de CRM verificados são o que permite que você realmente alcance seus contatos, entenda seu público e tome medidas significativas. São a base de todas as decisões tomadas por suas equipes de vendas e marketing:
- Seus profissionais de marketing precisam de listas de contatos limpas e segmentadas para enviar a mensagem certa para as pessoas certas.
- Seus representantes de vendas dependem de registros de contatos atualizados para planejar acompanhamentos, agendar reuniões e avançar com os negócios.
- Sua equipe de atendimento ao cliente precisa de informações de contato precisas e de contexto para ajudar as pessoas rapidamente, sem perda de tempo.
Portanto, se os dados do seu CRM estiverem errados, desatualizados ou duplicados, você não está falando com as pessoas certas. Ou não está falando com ninguém.
Há também uma camada tecnológica em tudo isso. Os CRMs agora estão conectados a todos os cantos da empresa. Eles alimentam as automações. Alimentam painéis de controle. Acionam mensagens. Quando as entradas são confusas, todo o sistema fica confuso.
A verificação de dados do CRM ajuda a evitar isso.
É assim que você mantém seus registros de CRM atualizados, seu gerenciamento de contatos consistente e seus esforços de marketing e vendas alinhados com a realidade.
Agora, a boa notícia?
Você não precisa passar horas pesquisando em planilhas ou revisando manualmente cada entrada. Há maneiras mais inteligentes de lidar com isso.
Os riscos reais de ignorar a qualidade dos dados
Quando os dados de CRM não são verificados, você não percebe o problema imediatamente. Começa com pequenas coisas – campanhas com desempenho abaixo do esperado, tíquetes de suporte mais lentos, um contato de aparência estranha aqui e ali. Nada dramático ou urgente.
Mas, por baixo, sua plataforma de CRM está inchando com entradas não confiáveis. E essas lacunas começam a aparecer em todos os outros setores da empresa. E é isso que a torna perigosa.
Vamos detalhar isso:
Você perde tempo perseguindo becos sem saída
Sua equipe de vendas está ligando para números desconectados. Suas campanhas de marketing são enviadas para endereços que não podem ser entregues. E aqueles lindos e-mails que você passou horas criando? Eles não chegam a lugar nenhum.
Cada minuto que sua equipe gasta trabalhando com dados ruins é um minuto em que ela não está se conectando com pessoas reais. O impacto se acumula rapidamente, especialmente para a equipe de vendas e marketing que lida com dezenas (ou centenas) de leads por semana.
Isso significa que suas mensagens de marketing não chegam onde deveriam. E os relatórios de desempenho não funcionam, pois são obtidos a partir de registros inconsistentes e fragmentados.
Você quebra automações e fluxos de trabalho
Os sistemas modernos de gerenciamento de relacionamento com o cliente estão profundamente conectados. Um endereço de e-mail incorreto pode não parecer um grande problema, até que ele interrompa toda uma sequência de e-mails, sinalize um erro na sincronização do CRM ou interrompa uma automação de pipeline da qual sua equipe depende.
E não vamos nem entrar no pesadelo de um projeto de migração de dados baseado em registros sujos. É como colocar leite estragado em uma garrafa limpa e esperar que ninguém perceba.
Você se expõe a riscos de conformidade
As leis de privacidade não estão brincando. O GDPR, a CCPA e outras regulamentações regionais esperam que as empresas armazenem dados precisos dos clientes, forneçam às pessoas acesso aos seus registros e excluam informações mediante solicitação.
O fato de manter informações duplicadas, incorretas ou enganosas sobre os clientes coloca sua empresa em risco legal. Principalmente se alguém receber uma mensagem destinada a um contato totalmente diferente.
Em primeiro lugar, como seu sistema de CRM fica confuso
Quer saber como isso geralmente dá errado? Aqui está o cenário comum:
Entrada manual de dados sob pressão
Os membros da sua equipe estão conversando com os leads, fazendo anotações e agendando acompanhamentos. Tudo manualmente. E em algum lugar dessa mistura, eles digitam “John Doe” duas vezes – uma vez com o nome da empresa, outra vez sem. Eles se esquecem de verificar a formatação do número de telefone. Ou digitam incorretamente o e-mail e não percebem.
Não parece ser um grande problema. Mas agora há dois registros. E metade das informações está errada. Multiplique isso por uma equipe inteira, ao longo de semanas ou meses, e isso vira uma bola de neve.
Lista de importações sem grades de proteção
Digamos que sua equipe de marketing compre uma lista de leads ou importe contatos de um webinar. Isso é ótimo. Mas se não houver verificação ou validação antes da importação, você acabou de colocar um monte de registros questionáveis no sistema.
E-mails antigos. Participantes fora do escritório. Contatos de cinco empresas atrás. Tudo misturado em seus dados reais. Sem filtros, sem sinalizadores. E agora, seus registros de CRM estão cheios de contatos que nunca serão convertidos.
Erros de integração
Extrair contatos de ferramentas como formulários de inscrição, chat ao vivo, plataformas de eventos ou sistemas de faturamento? Incrível, a menos que as configurações de sincronização não estejam alinhadas, os campos não correspondam ou a detecção de duplicatas seja fraca.
Agora, você tem três versões da mesma pessoa, diferentes cargos e e-mails conflitantes. E ninguém tem certeza de qual deles é real.
Falta de propriedade
Em muitas empresas, ninguém está oficialmente encarregado dos dados. Eles simplesmente… existem. Portanto, quando começam a se degradar, ninguém sabe ao certo quem deve consertá-los. O marketing culpa as vendas. Vendas culpa a equipe de operações. A equipe de operações diz que é um problema de automação. E o CRM ainda está cheio de bagunça.
Dados legados que se arrastam
Ou talvez você tenha feito uma migração maciça de dados do seu sistema antigo? Nesse caso, é provável que ela tenha trazido alguns esqueletos com ela. Campos desatualizados, formatação incorreta ou sobras de contatos de teste. Ninguém percebeu na época, mas agora eles estão incorporados ao seu novo sistema e se espalhando lentamente.
A qualidade dos dados de CRM é um processo. E quando esse processo não existe, a decadência se instala. Silenciosamente e em cada interação com o cliente.
Limpeza de dados de CRM vs. validação de dados vs. enriquecimento de dados
Ok, então você tem dados confusos. E agora? É aqui que a maioria das pessoas fica um pouco confusa:
- há limpeza
- há validação
- e há enriquecimento
Eles parecem semelhantes, mas fazem trabalhos diferentes.
Alerta de spoiler: se você usar ferramentas como Bouncer, terá todos os recursos acima em um só lugar.
Limpeza de dados = correção ou exclusão
Esse é o procedimento básico. Você está encontrando duplicatas, mesclando-as e excluindo e-mails ruins. Você está corrigindo a formatação – capitalizando nomes, corrigindo domínios, removendo emojis do campo Primeiro nome (você ficaria surpreso com a frequência com que isso acontece).
A limpeza é reativa. Ela usa o que já está em seu software de CRM e tenta colocar ordem no caos.
Isso ajuda, por exemplo:
- Mesclar registros duplicados
- Remover dados de teste
- Padronizar campos
- Melhorar a precisão dos dados
É o equivalente digital a dizer: “Vamos limpar a cozinha antes de começar a cozinhar”.
Validação de dados = verificar se são legítimos
Aqui, você passa seus contatos pela lógica de verificação que verifica: “Isso é real?”.
Por exemplo:
- Podemos enviar um e-mail para esse endereço?
- Esse número de telefone está formatado corretamente?
- Esse domínio está ativo e não está sinalizado como descartável?
Isso tem menos a ver com limpeza e mais com confiança. Você não quer enviar mensagens às pessoas a menos que tenha certeza de que elas existem.
Isso o protege de, entre outros:
- Saltos
- Reclamações de spam
- Desperdício de esforços de marketing e vendas
- Registros não entregues em campanhas de marketing
Bônus: quando o seu CRM tem validação incorporada (olá, Bouncer 👋), você trabalha apenas com contatos verificados.
Enriquecimento de dados = adição de contexto útil
Essa é a cereja do bolo. Depois de limpar e verificar, o enriquecimento de dados acrescenta profundidade. Pense nisso:
- Extração do tamanho da empresa a partir de dados públicos
- Preenchimento automático de títulos de cargos ausentes
- Adição de histórico de compras ou tags comportamentais
- Links para perfis sociais
Ele transforma o seu contato de “John no Gmail.com” em “John, chefe de marketing de uma empresa de SaaS B2B com 50 pessoas”. Muito mais útil, certo?
O enriquecimento ajuda você:
- Personalizar o alcance
- Crie segmentos mais inteligentes
- Analisar grupos específicos de clientes
- Aprimorar as estratégias de atendimento ao cliente
E quando combinado com validação e limpeza? É aí que seu CRM se torna poderoso – nãoapenas completo.
Vamos consertar isso: Conheça o AutoClean da Bouncer
Planilhas, exportações, filtros, sinalizadores, dores de cabeça – é uma bagunça. E sejamos honestos, ninguém mais está realmente fazendo auditorias de dados regulares manualmente. Todo mundo diz que vai fazer. Mas ninguém o faz de fato.
É por isso que existe o Bouncer AutoClean. É a ferramenta silenciosa de limpeza de dados que mantém a qualidade e a integridade dos dados do seu CRM em alta , sem incomodá-lo com logins ou uploads de arquivos.
O AutoClean é uma ferramenta de verificação de dados de CRM totalmente automatizada que se conecta diretamente ao seu CRM (a partir do HubSpot). Ela verifica constantemente sua lista de contatos e sinaliza discretamente qualquer coisa suspeita, como domínios falsos, e-mails com erros de digitação ou endereços tóxicos.
O AutoClean verifica novas entradas a cada hora. É isso mesmo. Você obtém dados atualizados e precisos o dia todo, todos os dias. Controle total. Zero planilhas.
Funciona da seguinte forma:
- Escolha uma lista para monitorar – Você escolhe quais listas de contatos devem permanecer limpas, na seção Verify List (Verificar lista) em Bouncer.
- Definasua lógica – Defina a frequência com que o AutoClean deve verificar seus contatos. Você pode executar uma verificação completa da lista na configuração, verificar automaticamente novos contatos a cada hora e programar uma nova verificação.
- Defina regras de exportação inteligentes – Decida o que acontece após a verificação. Mantenha os endereços limpos e verificados. Suprima os que não podem ser entregues ou os arriscados. Coloque em quarentena tudo o que estiver no meio.
- Monitoretudo em um único painel – Acompanhe todos os trabalhos do AutoClean em uma única exibição. Veja quando ele foi criado, quando foi executado pela última vez e quando será executado novamente. Você pode pausar, editar ou executar novamente as verificações manualmente a qualquer momento.
- Automatize seus fluxos de trabalho com dados limpos – Use o campo “Bouncer Recommends” para acionar a lógica dentro de sua plataforma de CRM.
Seu banco de dados de CRM permanece limpo sem que seja necessário levantar um dedo
Com o AutoClean da Bouncer, você começa a prevenir:
- Você não está esperando que o relatório de taxa de rejeição lhe diga que algo deu errado.
- Você não está descobrindo dados imprecisos depois que alguém envia uma sequência.
Você já está um passo à frente, pois os dados foram verificados antes que alguém os tocasse. Não há mais listas desatualizadas ou registros duplicados acumulados enquanto todos estão ocupados demais para corrigi-los.
Além disso, você obtém controle granular sobre como a ferramenta lida com seus dados. Quer ser ainda mais cauteloso? Coloque em quarentena tudo o que for remotamente suspeito. Está se sentindo confiante? Suprima apenas os hard bounces e mantenha o restante.
Você fica no comando, mas o AutoClean mantém a máquina funcionando. É assim que você:
- Envie e-mails mais inteligentes
- Concentre-se em insights valiosos, não em dados sujos
- Alcançar os clientes potenciais certos
- E pare de perder tempo com registros ruins
O AutoClean já está disponível para a HubSpot. Leva alguns minutos para ser configurado e, quando estiver ativo, você nunca mais precisará se preocupar com a verificação de dados de CRM.
Bônus: práticas inteligentes de gerenciamento de dados de CRM
Seu CRM operacional é um sistema vivo. E, assim como qualquer sistema, ele precisa de cuidados.
O que você pode fazer para mantê-lo em bom estado?
Auditar o que já está em seu interior
Comece de forma simples e dê uma olhada nos detalhes. Execute um relatório básico de CRM para verificar:
- Contatos sem e-mails
- Números de telefone em branco ou suspeitos (como 1234567890)
- Contatos sem proprietário ou fonte
- Pessoas que não são atualizadas há mais de 12 meses
Você não precisa consertar tudo agora. O simples fato de conhecer o escopo da bagunça lhe dá poder. Esse é o primeiro passo para melhorar a governança de dados.
Definir regras antes da entrada de novos dados
A limpeza de dados é importante. Mas o que é ainda mais importante? A prevenção. Portanto, crie regras básicas sobre:
- Formatação do nome (sem letras maiúsculas, sem emojis, por favor)
- Campos obrigatórios (não crie um registro se não houver um e-mail)
- Padronização de fontes (“Inbound – Form”, “Manual Entry”, etc.)
- Verificações duplicadas (antes de salvar um contato)
Você deseja manter seu banco de dados de CRM o mais previsível possível.
Dar a alguém a propriedade dos dados
Não precisa ser uma função completa. Mas deve haver um nome ao lado da tarefa. É claro que isso não significa que eles façam todo o trabalho. Mas eles garantem que o trabalho seja feito. Sem isso, todos presumem que outra pessoa está cuidando disso, e é assim que os maus hábitos de entrada de dados ficam sem controle por meses.
Diga não às importações de lixo
Todos nós já fizemos isso. Baixamos um CSV aleatório de uma ferramenta de webinar. Obtivemos uma lista de leads de “alta qualidade” de um patrocinador de evento. Arrastamos 500 nomes de um arquivo do Excel que encontramos em uma pasta compartilhada.
E, em seguida, importou-o diretamente para o CRM sem verificar nada.
A partir de agora, você deve examinar essa lista antes que ela entre em seu sistema. Pergunte: esses contatos realmente correspondem ao nosso cliente-alvo? Os e-mails são válidos (use um verificador de e-mail como Bouncer se não tiver certeza)? É melhor começar com 100 bons contatos do que com 5.000 contatos arriscados que prejudicam sua capacidade de entrega.
Alinhe seus campos de CRM com sua estratégia no mundo real
A maioria dos CRMs vem com mais de 50 campos padrão. Provavelmente, você só precisa de 12. Talvez 20.
Remova os campos que você não usa. Renomeie os campos vagos. Adicione campos personalizados que reflitam como sua equipe realmente segmenta os clientes existentes ou acompanha as interações com os clientes.
Informações claras sobre o cliente significam relevância. Você quer dados que contem uma história, não que fiquem parados.
Melhore a qualidade dos dados de CRM para o sucesso de seus negócios
Sejamos realistas: as boas intenções não são escalonáveis. Você poderia programar uma limpeza todo mês. Ou designar alguém para verificar os contatos semanalmente. Ou criar uma dúzia de fluxos do Zapier para corrigir as falhas.
Ou deixe que o AutoClean faça isso por você.
Sem lembretes
✅ Nenhuma exportação
Não há debates sobre “a quem pertence esta lista?
Apenas dados limpos e de alta qualidade, verificados em tempo real.
Porque quando seu CRM funciona com dados consistentes, todo o resto funciona melhor. Suas campanhas atingem as pessoas certas, e você realmente começa a confiar nos números dos seus relatórios. Os clientes também sentem isso. Você é mais rápido, mais preciso e muito mais relevante em cada interação.
É assim que você retém os clientes existentes e os atende melhor, com menos suposições e mais clareza.
Pronto para parar de esfregar as planilhas? Deixe o AutoClean cuidar disso.
