Nu este întotdeauna dramatic. Uneori este lent. Lucruri mărunte, cum ar fi un nume de companie care lipsește, un număr de telefon gol și contacte fără atribuiri clare ale proprietarului. Nu vă puteți da seama dacă cineva a contactat-o deja sau dacă este vorba despre un client nou.
Asta se întâmplă atunci când datele CRM nu sunt verificate. Sistemul pare încă plin, dar valoarea reală dispare. Și dintr-o dată, chiar aveți nevoie de o verificare adecvată a datelor CRM.
Verificarea datelor CRM ajută afacerile moderne să împiedice destrămarea operațiunilor cu clienții.
Fără date curate, instrumentele dvs. își pierd scopul, campaniile eșuează, vânzările încetinesc, iar relațiile cu clienții se estompează. Iar persoanele care utilizează CRM-ul (cum ar fi marketingul, asistența, managerii de cont) devin rapid frustrate.
Nu contează dacă utilizați o platformă CRM de renume sau ceva mai ușor. Dacă informațiile din interior nu sunt complete și demne de încredere, atunci construiți strategii bazate pe presupuneri.
Haideți să înțelegem totul.
Ce este verificarea datelor CRM (și de ce ar trebui să vă intereseze)?
Verificarea datelor CRM este procesul de verificare a faptului că toate informațiile din sistemul CRM sunt exacte, utilizabile și reale.
Nu învechite. Nu inventat. Nu au fost introduse de cineva care s-a lovit cu cotul de tastatură la ora 17.00 într-o zi de vineri.
Acesta acoperă totul, de la verificarea capacității de livrare a e-mailurilor până la detectarea dublărilor, remedierea problemelor de formatare și validarea detaliilor de contact, cum ar fi numerele de telefon, numele companiilor, titlurile posturilor și multe altele.
Le putem numi lucruri fundamentale.
Datele CRM verificate sunt cele care vă permit să ajungeți efectiv la contactele dvs., să vă înțelegeți publicul și să luați măsuri semnificative. Este baza pentru fiecare decizie pe care o iau echipele dvs. de vânzări și de marketing:
- Specialiștii dvs. în marketing au nevoie de liste de contacte curate și segmentate pentru a trimite mesajul potrivit persoanelor potrivite.
- Reprezentanții dvs. de vânzări se bazează pe înregistrările actualizate ale contactelor pentru a planifica urmăririle, pentru a rezerva întâlniri și pentru a duce mai departe afacerile.
- Echipa dvs. de servicii pentru clienți are nevoie de informații de contact exacte și de context pentru a ajuta oamenii rapid, fără a pierde timp.
Deci, dacă datele CRM sunt greșite, învechite sau duplicate, nu vorbiți cu persoanele potrivite. Sau nu vorbiți cu nimeni.
Există, de asemenea, un nivel tehnologic la toate acestea. CRM-urile sunt acum conectate în fiecare colț al afacerii. Ele alimentează automatizările. Alimentează tablourile de bord. Declanșează mesaje. Atunci când intrările sunt murdare, întregul sistem devine zgomotos.
Verificarea datelor CRM ajută la prevenirea acestui lucru.
Acesta este modul în care vă mențineți înregistrările CRM clare, gestionarea contactelor consecventă, iar eforturile de marketing și vânzări aliniate la realitate.
Acum, vestea bună?
Nu trebuie să petreceți ore întregi săpând prin foi de calcul sau revizuind manual fiecare intrare. Există modalități mai inteligente de a gestiona acest lucru.
Riscurile reale ale ignorării calității datelor
Atunci când datele CRM nu sunt verificate, nu observați imediat problema. Totul începe cu lucruri mărunte – campanii neperformante, bilete de asistență care încetinesc, un contact care arată ciudat ici și colo. Nimic dramatic sau urgent.
Dar, dedesubt, platforma dvs. CRM se umflă cu intrări nesigure. Iar aceste lacune încep să apară peste tot în afacere. Și asta o face periculoasă.
Să analizăm în detaliu:
Pierzi timp urmărind fundături
Echipa dvs. de vânzări apelează numere deconectate. Campaniile dvs. de marketing ajung la adrese care nu pot fi livrate. Și acele e-mailuri frumoase pe care le-ați proiectat ore în șir? Nu ajung nicăieri.
Fiecare minut pe care echipa dvs. îl petrece lucrând cu date eronate este un minut în care nu intră în contact cu oameni reali. Impactul se acumulează rapid, în special în rândul personalului de vânzări și marketing care jonglează cu zeci (sau sute) de clienți potențiali în fiecare săptămână.
Asta înseamnă că mesajele dvs. de marketing nu ajung acolo unde ar trebui. Iar raportarea performanțelor este greșită, deoarece se bazează pe înregistrări inconsecvente și fragmentate.
Întrerupeți automatizările și fluxurile de lucru
Sistemele moderne de gestionare a relațiilor cu clienții sunt profund conectate. O adresă de e-mail greșită ar putea să nu pară o problemă majoră, până când aceasta întrerupe o întreagă secvență de e-mail, semnalează o eroare în sincronizarea CRM sau blochează automatizarea unei conducte de care depinde echipa dvs.
Și să nu mai vorbim de coșmarul unui proiect de migrare a datelor construit pe baza unor înregistrări murdare. Este ca și cum ai turna lapte stricat într-o sticlă curată și ai spera că nimeni nu va observa.
Vă expuneți la riscuri de conformitate
Legile privind confidențialitatea nu glumesc. GDPR, CCPA și alte reglementări regionale impun întreprinderilor să stocheze date exacte despre clienți, să ofere oamenilor acces la înregistrările lor și să șteargă informațiile la cerere.
Păstrarea de informații duplicate, incorecte sau înșelătoare despre clienți expune compania dumneavoastră la riscuri juridice. Mai ales dacă cineva primește un mesaj care era destinat unui alt contact.
Cum se încurcă sistemul CRM în primul rând
Vă întrebați cum merge de obicei prost? Iată scenariul comun:
Introducerea manuală a datelor sub presiune
Membrii echipei dvs. vorbesc cu clienții potențiali, iau notițe, programează urmăriri. Toate manual. Și undeva în acest amestec, ei introduc „John Doe” de două ori – o dată cu un nume de companie, o dată fără. Uită să verifice formatarea numărului de telefon. Sau tastează greșit adresa de e-mail și nu observă.
Nu pare mare lucru. Dar acum există două înregistrări. Și jumătate din informații sunt greșite. Înmulțiți acest lucru cu o echipă întreagă, pe parcursul săptămânilor sau lunilor, și totul se transformă în bulgăre de zăpadă.
Lista importurilor fără garduri de protecție
Să spunem că echipa dvs. de marketing cumpără o listă de clienți potențiali sau importă contacte de la un webinar. Excelent. Dar dacă nu există nicio verificare sau validare înainte de import, tocmai ați introdus în sistem o grămadă de înregistrări discutabile.
E-mailuri vechi. Participanți din afara biroului. Contacte din urmă cu cinci companii. Toate amestecate în datele tale reale. Fără filtre, fără stegulețe. Iar acum, înregistrările dvs. CRM sunt umflate cu contacte care nu se vor converti niciodată.
Erori de integrare
Preluarea contactelor din instrumente precum formulare de înscriere, chat live, platforme de evenimente sau sisteme de facturare? Grozav, cu excepția cazului în care setările de sincronizare nu sunt aliniate, câmpurile nu se potrivesc sau detectarea duplicatelor este slabă.
Acum, aveți trei versiuni ale aceleiași persoane, titluri diferite ale posturilor și e-mailuri contradictorii. Și nimeni nu este sigur care dintre ele este reală.
Lipsa de proprietate
În multe companii, nimeni nu este oficial responsabil de date. Ele pur și simplu… există. Așa că atunci când acestea încep să se degradeze, nimeni nu este sigur cine ar trebui să le repare. Marketingul dă vina pe Vânzări. Vânzările dau vina pe Ops. Ops spune că este o problemă de automatizare. Iar CRM-ul este încă plin de dezordine.
Date moștenite care trenează
Sau poate ați efectuat o migrare masivă a datelor din vechiul sistem? Dacă da, probabil că a adus cu sine și câteva schelete. Câmpuri învechite, formatări defectuoase sau contacte de testare rămase. Nimeni nu a observat la momentul respectiv, dar acum acestea sunt încorporate în noul sistem și se răspândesc încet.
Calitatea datelor CRM este un proces. Iar atunci când acest proces nu există, se instalează decăderea. În liniște și în fiecare interacțiune cu clienții.
Curățarea datelor CRM vs. validarea datelor vs. îmbogățirea datelor
Bine, deci aveți date murdare. Ce facem acum? Aici majoritatea oamenilor se încurcă puțin:
- există curățenie
- există validare
- și există îmbogățire
Sună asemănător, dar au funcții diferite.
Spoiler alert: Dacă utilizați instrumente precum Bouncer, aveți toate caracteristicile de mai sus sub același acoperiș.
Curățarea datelor = repararea sau ștergerea
Aceasta este curățarea de bază. Găsiți dubluri, le îmbinați și ștergeți e-mailurile greșite. Corectați formatarea – scrieți numele în majuscule, corectați domeniile, eliminați emoji-urile din câmpul Nume (ați fi surprinși să aflați cât de des se întâmplă acest lucru).
Curățarea este reactivă. Preia ceea ce se află deja în software-ul CRM și încearcă să facă ordine în haos.
Ajută, de exemplu:
- Fuzionați înregistrările duplicate
- Eliminarea datelor de testare
- Standardizarea câmpurilor
- Îmbunătățirea preciziei datelor
Este echivalentul digital al expresiei „Să curățăm bucătăria înainte de a începe să gătim”.
Validarea datelor = verificarea legalității acestora
Aici, vă treceți contactele prin logica de verificare care verifică: „Este real?”
De exemplu:
- Putem trimite un e-mail la această adresă?
- Acest număr de telefon este formatat corect?
- Este acest domeniu activ și nu este marcat ca fiind de unică folosință?
Este mai puțin despre curățare și mai mult despre încredere. Nu doriți să trimiteți mesaje oamenilor decât dacă sunteți rezonabil de sigur că există.
Acest lucru vă protejează de, printre altele:
- Salturile
- Reclamații de spam
- irosirea eforturilor de marketing și vânzări
- Înregistrări nedivulgabile în campaniile de marketing
Bonus: atunci când CRM-ul dvs. are validarea încorporată (bună, Bouncer 👋), lucrați numai cu contacte verificate.
Îmbogățirea datelor = adăugarea unui context util
Aceasta este cireașa de pe tort. Odată ce ați curățat și verificat, îmbogățirea datelor adaugă profunzime. Gândiți-vă:
- Extragerea dimensiunii întreprinderii din datele publice
- Completarea automată a titlurilor de posturi lipsă
- Adăugarea istoricului achizițiilor sau a etichetelor comportamentale
- Legătura cu profilurile sociale
Aceasta transformă contactul dvs. din „John la Gmail.com” în „John, șef de marketing la o companie B2B SaaS cu 50 de persoane”. Mult mai util, nu-i așa?
Îmbogățirea vă ajută:
- Personalizați contactele
- Construiți segmente mai inteligente
- Analizați grupuri specifice de clienți
- Îmbunătățirea strategiilor de servicii pentru clienți
Și atunci când este asociat cu validarea și curățarea? Acesta este momentul în care CRM-ul devine puternic, nudoar plin.
Să-l reparăm: Faceți cunoștință cu AutoClean al lui Bouncer
Foi de calcul, exporturi, filtre, indicatoare, dureri de cap – este o mizerie. Și, să fim sinceri, nimeni nu mai face cu adevărat audituri manuale regulate ale datelor. Toată lumea spune că o va face. Nimeni nu o face de fapt.
Acesta este motivul pentru care există Bouncer AutoClean. Este instrumentul liniștit de curățare a datelor care vă menține calitatea și integritatea datelor CRM la un nivel ridicat, fără să vă sâcâie să vă conectați sau să încărcați fișiere.
AutoClean este un instrument complet automatizat de verificare a datelor CRM care se conectează direct la CRM-ul dvs. (începând cu HubSpot). Acesta verifică în mod constant lista dvs. de contacte și semnalează în liniște orice lucru dubios, cum ar fi domenii false, e-mailuri cu greșeli de tipar sau adrese toxice.
AutoClean verifică intrările noi la fiecare oră. Asta este corect. Obțineți date actualizate și exacte toată ziua, în fiecare zi. Control total. Zero foi de calcul.
Acesta funcționează astfel:
- Alegeți o listă de monitorizat – Alegeți ce liste de contacte trebuie să rămână curate, din secțiunea Verificare listă din Bouncer.
- Setați logica – Setați cât de des AutoClean ar trebui să vă verifice contactele. Puteți rula o scanare completă a listei la configurare, să verificați automat noi clienți potențiali la fiecare oră și să programați reverificarea.
- Stabiliți reguli inteligente de export – Decideți ce se întâmplă după verificare. Păstrați adresele curate, verificate. Eliminați-le pe cele care nu pot fi livrate sau pe cele riscante. Puneți în carantină toate adresele intermediare.
- Monitorizați totul într-un singur tablou de bord – Urmăriți fiecare sarcină AutoClean dintr-o singură vizualizare. Vedeți când a fost creată, când a fost executată ultima dată și când va fi executată din nou. Puteți întrerupe, edita sau relua manual verificările în orice moment.
- Automatizați-vă fluxurile de lucru cu date curate – Utilizați câmpul „Bouncer Recomandă” pentru a declanșa logica în cadrul platformei CRM.
Baza dvs. de date CRM rămâne curată fără a ridica un deget
Cu Bouncer’s AutoClean, începeți să preveniți:
- Nu așteptați ca raportul privind rata de respingere să vă spună că ceva nu a mers bine.
- Nu veți afla despre datele inexacte după ce cineva trimite o secvență.
Sunteți deja cu un pas înainte, deoarece datele au fost verificate înainte ca cineva să le atingă. Gata cu listele învechite sau cu înregistrările duplicate care se acumulează în timp ce toată lumea este prea ocupată pentru a le repara.
De asemenea, obțineți un control detaliat asupra modului în care instrumentul vă gestionează datele. Doriți să fiți foarte precaut? Puneți în carantină orice lucru suspect de la distanță. Vă simțiți încrezător? Suprimați doar mesajele greu de recuperat și păstrați restul.
Tu rămâi la conducere, dar AutoClean menține mașina în funcțiune. Acesta este modul dvs:
- Trimiteți e-mailuri mai inteligente
- Concentrați-vă pe informații valoroase, nu pe date murdare
- Atingeți potențialii clienți potriviți
- Și nu mai pierdeți timpul cu înregistrări proaste
AutoClean este disponibil acum pentru HubSpot. Configurarea durează câteva minute și, odată ce este funcțional, nu va mai trebui să vă gândiți niciodată la verificarea datelor CRM.
Bonus: Practici inteligente de gestionare a datelor CRM
CRM-ul dvs. operațional este un sistem viu. Și la fel ca orice sistem, are nevoie de îngrijire.
Ce puteți face pentru a o menține în stare bună?
Auditați ceea ce se află deja în interior
Începeți simplu și aruncați o privire sub capotă. Rulați un raport CRM de bază pentru a verifica:
- Contacte fără e-mail
- Numere de telefon goale sau suspecte (cum ar fi 1234567890)
- Contacte fără proprietar sau sursă
- Persoane care nu au mai fost actualizate de peste 12 luni
Nu trebuie să rezolvați totul chiar acum. Simpla cunoaștere a amplorii problemei vă dă putere. Acesta este primul pas către o mai bună guvernanță a datelor.
Stabiliți reguli înainte de introducerea de noi date
Curățarea datelor este importantă. Dar ce contează și mai mult? Prevenirea. Astfel, creați reguli de bază privind:
- Formatarea numelui (fără majuscule, fără emojis, vă rugăm)
- Câmpuri obligatorii (nu creați o înregistrare dacă nu există un e-mail)
- Standardizarea surselor („Inbound – Form”, „Manual Entry” etc.)
- Verificări duplicate (înainte de salvarea unui contact)
Doriți să vă păstrați baza de date CRM cât mai previzibilă posibil.
Oferiți cuiva dreptul de proprietate asupra datelor
Nu trebuie să fie un rol întreg. Dar ar trebui să existe un nume în dreptul sarcinii. Sigur, asta nu înseamnă că ei fac toată treaba. Dar ei se asigură că se face. În lipsa acestui lucru, toată lumea presupune că altcineva se ocupă de ea, iar astfel obiceiurile proaste de introducere a datelor rămân necontrolate luni de zile.
Spuneți nu importurilor de gunoi
Cu toții am făcut-o. Am descărcat un CSV aleatoriu de la un instrument de webinar. Am primit o listă de lead-uri „de înaltă calitate” de la un sponsor al evenimentului. Am tras 500 de nume dintr-un fișier Excel pe care l-am găsit într-un dosar comun.
Și apoi a importat-o direct în CRM fără să verifice nimic.
De acum înainte, verificați lista înainte ca aceasta să ajungă în sistemul dumneavoastră. Întrebați-vă dacă aceste contacte corespund cu adevărat clientului nostru țintă. E-mailurile sunt valide (utilizați un verificator de e-mail precum Bouncer dacă nu sunteți sigur)? Este mai bine să începeți cu 100 de contacte bune decât cu 5.000 de contacte riscante care vă afectează capacitatea de livrare.
Aliniați câmpurile CRM cu strategia dvs. pentru lumea reală
Majoritatea CRM-urilor vin cu peste 50 de câmpuri implicite. Probabil aveți nevoie doar de 12. Poate chiar 20.
Eliminați câmpurile pe care nu le utilizați. Redenumiți-le pe cele vagi. Adăugați câmpuri personalizate care reflectă modul în care echipa dvs. segmentează de fapt clienții existenți sau urmărește interacțiunile cu clienții.
Informațiile curate despre clienți înseamnă relevanță. Doriți date care să spună o poveste, nu doar să stea acolo.
Îmbunătățirea calității datelor CRM pentru succesul afacerii dumneavoastră
Să fim realiști: bunele intenții nu se extind. Ați putea programa o curățare în fiecare lună. Sau să desemnați pe cineva care să verifice contactele săptămânal. Sau să construiți o duzină de fluxuri Zapier pentru a repara găurile.
Sau lăsați AutoClean să o facă pentru dvs.
✅ Fără memento-uri
✅ Nu există exporturi
✅ Fără dezbateri de tipul „cine deține această listă?”
Doar date curate, de înaltă calitate, verificate pe loc.
Pentru că atunci când CRM funcționează pe baza unor date coerente, toate celelalte funcționează mai bine. Campaniile dvs. ating persoanele potrivite, iar dvs. începeți să aveți încredere în cifrele din rapoarte. Clienții simt și ei asta. Sunteți mai rapid, mai precis și mult mai relevant în fiecare interacțiune.
Acesta este modul în care vă păstrați clienții existenți și îi serviți mai bine pe clienți, cu mai puține presupuneri și mai multă claritate.
Sunteți gata să nu mai frecați foi de calcul? Lăsați AutoClean să se ocupe de asta.
