Каждое отправленное вами письмо говорит о вашем бизнесе… еще до того, как его прочтут. Одна только строка отправителя может вызвать доверие или поднять бровь.
Именно поэтому формат адреса вашей деловой электронной почты имеет большее значение, чем многие думают. Это одна из тех мелких деталей, от которых зависит, насколько профессионально вы выглядите, насколько организованной кажется ваша команда электронной почты и насколько уверенно клиенты отвечают вам.
Что делает адрес электронной почты профессиональным
Профессиональный адрес электронной почты хорошо справляется с тремя задачами: он понятен, последователен и связан с вашим брендом.
По нему легко определить, кто за ним стоит, он должен соответствовать шаблону, принятому в вашей команде, и соответствовать вашему бизнес-домену.
Сравните:
- Плохой пример: coolguy1997@gmail.com
- Хороший пример: michael@northhillsconsulting.com
Разница не только эстетическая. Она психологическая. Одно выглядит как хобби. Другая — как бизнес.
Вы не можете подделать авторитет, но вы можете правильно его оформить.
Распространенные профессиональные форматы электронной почты (и когда их следует использовать)
В разных командах и отраслях используются разные модели именования. Задача состоит в том, чтобы найти тот, который подходит вам по размеру, тону и структуре.
Вот наиболее распространенные и практичные варианты:
1. firstname@company.com
Простой, индивидуальный, идеально подходящий для малого бизнеса и фрилансеров. Он кажется доступным и в то же время профессиональным.
2. firstname.lastname@company.com
Более формальный и масштабируемый. Идеально подходит для больших команд или корпораций, где нужно избегать дублирования.
3. role@company.com
Функциональные и понятные адреса sales@, support@, info@ или billing@ легко запоминаются клиентами. Они также хорошо подходят для отделов с общими почтовыми ящиками.
4. team@company.com или contact@company.com
Отлично подходит для стартапов и креативных брендов, которым нужен дружелюбный тон без указания на одного человека.
Какую бы структуру вы ни выбрали, придерживайтесь единообразия во всей команде. Когда все сотрудники придерживаются одного и того же шаблона в адресе электронной почты или подписи к письму, это выглядит намеренно, а это и есть профессионализм.
Как выбрать правильный формат для вашего бизнеса
Лучший формат зависит от вашего этапа и структуры:
- Фрилансеры или основатели-одиночки: используйте firstname@yourdomain.com для создания личного, но в то же время надежного имиджа.
- Малые предприятия: используйте firstname.lastname@yourdomain.com для создания узнаваемости и постоянства.
- Растущие команды: используйте department@yourdomain.com для масштабируемого общения.
Прежде чем остановиться на одном из них, напишите краткие правила именования. Это сэкономит вам время, когда вы наймете первого сотрудника или добавите новые ящики.
Как только формат будет готов, вы сможете создать свой бизнес-адрес электронной почты и настроить пользовательские почтовые ящики под своим доменом. Это займет всего несколько минут и сразу поднимет имидж вашего бренда.
Реальные примеры адресов электронной почты для бизнеса
В разных отраслях используются разные стили, но все они нацелены на одно: ясность.
Вот несколько примеров, которые показывают, как формат и тон соответствуют типу бизнеса:
- Консалтинговые компании обычно выбирают firstname@firmname.com, чтобы сохранить личное общение и при этом выглядеть профессионально. Он хорошо подходит для отношений с клиентами один на один.
- Розничные бренды предпочитают такие адреса, как sales@brandname.com или support@brandname.com. Их легко запомнить, и они помогают клиентам быстро связаться с нужным человеком.
- SaaS-компании часто используют team@startup.com или hello@startup.com. Это создает впечатление дружелюбия и сотрудничества, что соответствует современному технологическому тону.
- Агентства недвижимости склоняются к firstname.lastname@agency.com, поскольку несколько агентов могут использовать один и тот же домен.
- Учебные заведения используют info@academy.com или contact@schoolname.com для доступности и профессионального, нейтрального тона.
Каждый подход рассказывает немного о своем: о приближении, формальности, коллективности или доверии. Главное, чтобы формат соответствовал индивидуальности вашего бренда и был единообразен в каждом письме, отправленном вашей компанией.
Ошибки, которых следует избегать при создании адреса электронной почты для бизнеса
Несколько быстрых способов быстро потерять авторитет:
- Использование цифр, эмодзи или символов(john123@ выглядит небрежно).
- Смешивание личной и рабочей сфер(john@myhobby.com для консалтингового питча).
- Создание несовместимых форматов в рамках одной компании.
- Использование свободных доменов для делового общения.
Клиенты не анализируют это сознательно, но эти детали оставляют впечатление, которое остается надолго.
Получить электронную почту на основе домена зачастую дешевле и быстрее, чем вы думаете; кроме того, это предотвратит разрыв доверия еще до того, как он произойдет.
На память
Профессиональный адрес электронной почты не просто помогает людям связаться с вами. Он представляет, каким вы хотите, чтобы вас запомнили.
Ваш адрес должен выглядеть так же, как звучит ваш бренд: четко, надежно и целенаправленно.
Поэтому прежде чем отправлять очередное предложение из Gmail, потратьте десять минут на то, чтобы задать формат, согласовать действия команды и создать индивидуальное деловое письмо.
Это один из самых маленьких шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваш бизнес выглядел более легитимным.
