VPRAŠANJA IN ODGOVORI: Vrnitev e-pošte

Kaj pomeni odklon elektronske pošte?

Do odboja e-pošte pride, kadar poslanih e-poštnih sporočil iz kakršnegakoli razloga ni mogoče uspešno dostaviti predvidenim prejemnikom. Pošiljatelja e-pošte obvesti, da poslano e-poštno sporočilo ni bilo sprejeto ali pa je zaradi drugega osnovnega problema prišlo do neuspešne dostave sporočila.

Če se e-poštno sporočilo vrne nazaj, ponudnik običajno pošlje e-poštno sporočilo, v katerem navede razloge za vrnitev in ponudi predloge za odpravo težav.

Kaj je trdi in mehki odklon v e-poštnem trženju?

Pri trženju z e-pošto pride do trdega odboja, ko je e-poštno sporočilo v celoti zavrnjeno. Na primer, če e-poštni naslov prejemnika ne obstaja več, ime domene e-pošte ni več na voljo ali če ste vnesli napačen e-poštni naslov, ki se ne uporablja. Trdi odklon je običajno trajna težava, ki je ni mogoče odpraviti.

Po drugi strani pa mehki odboj ne bo tako resen kot močan odboj. Najpogosteje jih povzroči začasna težava, na primer prepoln poštni predal prejemnika ali neodzivnost strežnika.

Običajno boste iz strežnika prejeli e-poštno sporočilo, v katerem boste obveščeni o tem, da se je e-poštno sporočilo vrnilo in zakaj, v večini primerov pa lahko pozneje poskusite znova uspešno dostaviti e-poštno sporočilo. V večini primerov vzroki za mehke odmeve niso zaskrbljujoči in se običajno odpravijo, ne da bi vam bilo treba ukrepati.

Kaj je vzrok za vračanje e-poštnih sporočil?

Elektronska sporočila se lahko vrnejo zaradi več razlogov. Med resnejšimi razlogi, ki bodo verjetno trajni, so napačen e-poštni naslov prejemnika, pošiljanje e-pošte na naslov, ki ne obstaja več, ali pa ime domene e-poštnega naslova ni več na voljo.

Vzroki za mehke odmeve so običajno začasni in jih lahko odpravite vi, prejemnik ali ponudnik e-pošte. Če je na primer prejemnikov poštni predal poln, se e-poštna sporočila ne bodo več odbijala, ko bo prejemnik izbrisal nekaj sporočil. Napačno zapisano ime v e-poštnem naslovu, zaradi katerega se je sporočilo odbilo, lahko prav tako enostavno popravite tako, da pred ponovnim pošiljanjem dvakrat preverite črkovanje.

Neobstoječi e-poštni naslovi so najpogostejši razlog za povratne klice in so običajno posledica tipkarskih in črkovnih napak, ne pa tega, da e-poštno sporočilo ne obstaja več. Do tega lahko pride, če poskušate poslati e-pošto na poklicni e-poštni naslov, prejemnik pa je zapustil organizacijo.

Kaj se zgodi, ko se e-pošta vrne?

Do odmeva e-pošte pride, ko se sporočilo ne pošlje v prejemnikov poštni predal. Ko se to zgodi, boste od e-poštnega strežnika ali ciljnega e-poštnega strežnika prejeli sporočilo o napaki v obliki poročila o nedostavitvi. To sporočilo vas bo obvestilo o tem, kaj je povzročilo neuspešno dostavo e-pošte.

Če želite razumeti, kaj se zgodi, ko se e-poštno sporočilo vrne nazaj, si lahko pomagate, če veste, kakšni so koraki za pošiljanje e-poštnega sporočila.

Ko sestavite in pošljete e-poštno sporočilo, ga pošljete strežniku SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), da ga dostavi. Ta strežnik preveri e-pošto v strežniku DNS (Domain Name Server), ki deluje kot imenik za imena domen in naslove IP strežnikov.

Ko je strežnik prejemnika najden, se sporočilo posreduje njegovemu posredniku za prenos pošte (MTA), da zaključi dostavo, in e-pošta je dostavljena prejemniku. Toda ko se e-poštno sporočilo vrne, zadnji korak ne gre po načrtih - namesto tega se e-poštno sporočilo vrne nazaj.

Kakšna je sprejemljiva stopnja odboja pri e-poštnih sporočilih?

Najbolje bi bilo, če bi bila stopnja odklonjenih e-poštnih sporočil čim nižja. Najboljši cilj je manj kot 10%.

Veliko število stalnih povratnih sporočil je namreč lahko zelo škodljivo za vašo kampanjo e-poštnega trženja. Ne le, da bo to vplivalo na ugled IP vašega podjetja, temveč lahko vpliva tudi na dostavljivost vaših e-poštnih sporočil v prihodnosti.

Vsa podjetja, ki izvajajo kampanje trženja e-pošte, dobijo oceno ugleda pošiljatelja, ki deluje podobno kot kreditna ocena.

Čim več e-poštnih sporočil je vrnjenih ali nezaželenih, tem nižja je ocena ugleda pošiljatelja. Ker je oceno ugleda pošiljatelja težko ponovno vzpostaviti, je vedno najbolje preprečiti, da bi se sprva znižala.

Kako zmanjšati stopnjo odboja e-pošte?

Pri zmanjševanju stopnje odklonjenih e-poštnih sporočil je treba upoštevati več metod. Pogosto si je vredno vzeti nekaj časa in ugotoviti, kaj je glavni razlog za zavrnjeno e-pošto; ali vidite vzorec?

Če se pogosto srečujete z vrnjenimi e-poštnimi sporočili zaradi pravopisnih napak in tipkarskih napak, boste morda želeli primerjati svoj seznam e-poštnih sporočil z e-poštnimi sporočili, ki jih imate za prejemnike v drugih evidencah, in ugotoviti, kje lahko te napake popravite.

Poleg tega je verjetno, da imate na seznamu veliko neveljavnih e-poštnih naslovov, če imate visoko stopnjo odbojev, in seznam bo morda treba očistiti.

Nadaljnje napake lahko preprečite tako, da ponudite spletni obrazec za prijavo za zbiranje stikov in uporabite dvojno prijavo, pri kateri morajo prejemniki potrditi svojo e-pošto s klikom na povezavo, ki je poslana v njihov poštni predal, preden so dodani na poštni seznam.

Kako preveriti odbitek e-pošte?

Vsaj približno bi že morali vedeti, koliko vaših e-poštnih sporočil se vrača, saj boste v prejeto pošto prejemali sporočila, ki vas bodo obveščala o nedostavitvi vašega sporočila.

Stopnjo odklonjenih e-poštnih sporočil lahko preprosto izračunate; to je število e-poštnih sporočil, ki so se odvrnila, v odstotkih vseh poslanih e-poštnih sporočil. To izračunate tako, da skupno število poslanih e-poštnih sporočil delite s skupnim številom e-poštnih sporočil, ki so se vrnila, in tako dobite število vrnjenih sporočil na e-poštno sporočilo.

Nato to število pomnožite s sto, da dobite stopnjo zavrnitve kot odstotek vseh poslanih e-poštnih sporočil. Če je vaša stopnja odklonov višja od 10%, razmislite o uporabi zgoraj navedenih strategij za njeno zmanjšanje.