CRM Veri Doğrulaması: Tahmin Etmeyi Bırakın, Doğrulamaya Başlayın

Her zaman dramatik değildir. Bazen yavaş ilerler. Eksik bir şirket adı, boş bir telefon numarası ve net sahip atamaları olmayan kişiler gibi küçük şeyler. Birinin zaten ulaşıp ulaşmadığını veya yepyeni bir müşteri adayı olup olmadığını anlayamazsınız.

CRM verileri kontrol edilmediğinde böyle olur. Sistem hala dolu görünüyor, ancak gerçek değer kaybolup gidiyor. Ve aniden, gerçekten düzgün bir CRM veri doğrulamasına ihtiyaç duyarsınız.

CRM veri doğrulaması, modern işletmelerin müşteri operasyonlarının çözülmesini engellemesine yardımcı olur.

Temiz veri olmadan araçlarınız amacını yitirir, kampanyalar tekler, satışlar yavaşlar ve müşteri ilişkileri zayıflar. Ve CRM’inizi kullanan kişiler (pazarlama, destek, hesap yöneticileri gibi) hızla hayal kırıklığına uğrar.

Büyük bir CRM platformu ya da hafif bir şey kullanıyor olmanız fark etmez. Eğer içerideki bilgiler eksiksiz ve güvenilir değilse, tahminler üzerine stratejiler inşa ediyorsunuz demektir.

Her şeyi anlamlandıralım.

CRM veri doğrulaması nedir (ve neden önemsemelisiniz)?

CRM veri doğrulaması, CRM sisteminizde bulunan tüm bilgilerin doğru, kullanılabilir ve gerçek olup olmadığını kontrol etme sürecidir.

Modası geçmiş değil. Uydurma değil. Cuma günü saat 17:00’de dirseğiyle klavyesine vuran biri tarafından girilmemiştir.

E-posta teslim edilebilirliğini kontrol etmekten kopyaları tespit etmeye, biçimlendirme sorunlarını düzeltmeye ve telefon numaraları, şirket adları, iş unvanları ve daha fazlası gibi iletişim bilgilerini doğrulamaya kadar her şeyi kapsar.

Buna temel şeyler diyebiliriz.

Doğrulanmış CRM verileri, kişilerinize gerçekten ulaşmanızı, hedef kitlenizi anlamanızı ve anlamlı eylemlerde bulunmanızı sağlayan şeydir. Satış ve pazarlama ekiplerinizin aldığı her kararın temelini oluşturur:

• Pazarlama uzmanlarınız doğru mesajı doğru kişilere göndermek için temiz ve segmentlere ayrılmış kişi listelerine ihtiyaç duyar.
• Satış temsilcileriniz takipleri planlamak, toplantılar düzenlemek ve anlaşmaları ilerletmek için güncel iletişim kayıtlarına güvenir.
• Müşteri hizmetleri ekibiniz, insanlara zaman kaybetmeden hızlı bir şekilde yardımcı olmak için doğru iletişim bilgilerine ve içeriğe ihtiyaç duyar.

Dolayısıyla CRM verileriniz yanlış, eski veya mükerrerse doğru kişilerle konuşmuyorsunuz demektir. Ya da hiç kimseyle konuşmuyorsunuzdur.

Tüm bunların bir de teknoloji katmanı var. CRM’ler artık işin her köşesine bağlanmış durumda. Otomasyonlara güç veriyorlar. Gösterge tablolarını besliyorlar. Mesajları tetikliyorlar. Girdiler dağınık olduğunda, tüm sistem gürültülü hale gelir.

CRM veri doğrulaması bunu önlemeye yardımcı olur.

CRM kayıtlarınızı keskin, iletişim yönetiminizi tutarlı ve pazarlama ve satış çabalarınızı gerçeklikle uyumlu tutmanın yolu budur.

Şimdi, iyi haber?

Elektronik tabloları incelemek veya her girişi manuel olarak gözden geçirmek için saatler harcamanıza gerek yok. Bunu yapmanın daha akıllıca yolları var.

Veri kalitesini göz ardı etmenin gerçek riskleri

CRM verileri kontrol edilmediğinde, sorunu hemen fark etmezsiniz. Küçük şeylerle başlar – düşük performans gösteren kampanyalar, yavaşlayan destek biletleri, orada burada garip görünen bir kişi. Dramatik ya da acil bir şey değildir.

Ancak CRM platformunuz güvenilir olmayan girdilerle şişiyor. Ve bu boşluklar işletmenin diğer her yerinde ortaya çıkmaya başlar. Bu da onu tehlikeli yapan şeydir.

Hadi parçalara ayıralım:

Çıkmaz sokakları kovalayarak zaman kaybediyorsunuz

Satış ekibiniz bağlantısı kesilmiş numaraları arıyor. Pazarlama kampanyalarınız teslim edilemeyen adreslere gönderiliyor. Ve tasarlamak için saatler harcadığınız o güzel e-postalar? Hiçbir yere ulaşmıyorlar.

Ekibinizin kötü verilerle çalışarak geçirdiği her dakika, gerçek insanlarla bağlantı kuramadıkları bir dakikadır. Özellikle de her hafta düzinelerce (veya yüzlerce) potansiyel müşteriyle uğraşan satış ve pazarlama personelinde bu etki hızla artar.

Bu da pazarlama mesajlarınızın olması gereken yere ulaşmadığı anlamına geliyor. Ve performans raporlamanız tutarsız, parçalı kayıtlardan çekildiği için hatalı.

Otomasyonları ve iş akışlarını bozarsınız

Modern müşteri ilişkileri yönetimi sistemleri birbiriyle derinden bağlantılıdır. Kötü bir e-posta adresi, tüm bir e-posta dizisini bozana, CRM senkronizasyonunuzda bir hatayı işaretleyene veya ekibinizin bağlı olduğu bir boru hattı otomasyonunu durdurana kadar büyük bir sorun gibi görünmeyebilir.

Kirli kayıtlar üzerine inşa edilen bir veri taşıma projesinin yarattığı kabusa hiç girmeyelim bile. Bu, bozulmuş sütü temiz bir şişeye döküp kimsenin fark etmemesini ummaya benzer.

Kendinizi uyum risklerine maruz bırakırsınız

Gizlilik yasaları boş durmuyor. GDPR, CCPA ve diğer bölgesel düzenlemeler işletmelerden doğru müşteri verilerini saklamalarını, insanlara kayıtlarına erişim izni vermelerini ve talep üzerine bilgileri silmelerini beklemektedir.

Mükerrer, yanlış veya yanıltıcı müşteri bilgilerini tutmak şirketinizi yasal risk altına sokar. Özellikle de birisi tamamen farklı bir kişi için gönderilmiş bir mesaj alırsa.

CRM sisteminiz ilk etapta nasıl dağınık hale gelir?

İşlerin genellikle nasıl ters gittiğini mi merak ediyorsunuz? İşte yaygın senaryo:

Baskı altında manuel veri girişi

Ekip üyeleriniz müşteri adaylarıyla konuşuyor, notlar alıyor, takipleri planlıyor. Hepsi manuel olarak. Ve bu karışımın içinde bir yerde, “John Doe “yu iki kez giriyorlar – bir kez şirket adıyla, bir kez de adsız. Telefon numarasının biçimini kontrol etmeyi unutuyorlar. Ya da e-postayı yanlış yazıyorlar ve fark etmiyorlar.

Önemli bir şey gibi görünmüyor. Ama şimdi iki kayıt var. Ve bilgilerin yarısı yanlış. Bunu haftalar veya aylar boyunca bütün bir ekiple çarpın ve kartopu gibi büyür.

Korkuluksuz ithalatları listeleyin

Diyelim ki pazarlama ekibiniz bir müşteri adayı listesi satın aldı veya bir web seminerinden kişileri içe aktardı. Harika. Ancak içe aktarmadan önce herhangi bir inceleme veya doğrulama yapılmazsa, sisteminize bir sürü şüpheli kayıt aktarmış olursunuz.

Eski e-postalar. Ofis dışı katılımcılar. Beş şirket öncesinden kişiler. Hepsi gerçek verilerinize karıştı. Filtre yok, işaret yok. Ve şimdi, CRM kayıtlarınız asla dönüşmeyecek kişilerle şişirilmiş durumda.

Entegrasyon hataları

Kayıt formları, canlı sohbet, etkinlik platformları veya faturalandırma sistemleri gibi araçlardan kişileri mi çekiyorsunuz? Senkronizasyon ayarları hizalanmadığı, alanlar eşleşmediği veya yineleme algılaması zayıf olmadığı sürece harika.

Şimdi elinizde aynı kişinin üç farklı versiyonu, farklı iş unvanları ve birbiriyle çelişen e-postalar var. Ve kimse hangisinin gerçek olduğundan emin değil.

Sahiplenme eksikliği

Pek çok şirkette verilerden resmi olarak kimse sorumlu değildir. Sadece bir tür… vardır. Bu yüzden bozulmaya başladığında, kimse bunu kimin düzeltmesi gerektiğinden emin değildir. Pazarlama Satışı suçluyor. Satış, operasyonları suçluyor. Ops bunun bir otomasyon sorunu olduğunu söylüyor. Ve CRM hala dağınıklıkla dolu.

Sürüklenen eski veriler

Ya da belki eski sisteminizden büyük bir veri geçişi yaptınız? Eğer öyleyse, muhtemelen beraberinde bazı iskeletler de getirmiştir. Eski alanlar, bozuk biçimlendirme veya artık test kişileri. O sırada kimse fark etmedi ama şimdi yeni sisteminize yerleşmiş durumda ve yavaş yavaş yayılıyor.

CRM veri kalitesi bir süreçtir. Ve bu süreç mevcut olmadığında, çürüme başlar. Sessizce ve her müşteri etkileşiminde.

CRM veri temizleme vs. veri doğrulama vs. veri zenginleştirme

Tamam, elinizde dağınık veriler var. Şimdi ne olacak? İşte çoğu insanın kafasının karıştığı yer burası:

• temizlik var
• doğrulama var
• ve zenginleşme var

Kulağa benzer geliyorlar ama farklı işler yapıyorlar.

Spoiler uyarısı: Bouncer gibi araçları kullanırsanız, yukarıdaki tüm özelliklere tek bir çatı altında sahip olursunuz.

Veri temizleme = düzeltme veya silme

Bu temel fırçalamadır. Mükerrerleri buluyor, birleştiriyor ve kötü e-postaları siliyorsunuz. Biçimlendirmeyi düzeltiyorsunuz – isimleri büyük harfle yazıyor, alan adlarını düzeltiyor, Ad alanından emojileri kaldırıyorsunuz (bunun ne kadar sık olduğunu bilseniz şaşırırsınız).

Temizlik reaktiftir. CRM yazılımınızda zaten var olanı alır ve kaosa düzen getirmeye çalışır.

Örneğin, yardımcı olur:

• Mükerrer kayıtları birleştirme
• Test verilerini kaldırma
• Alanları standartlaştırın
• Veri doğruluğunu artırın

Bu, “Yemek yapmaya başlamadan önce mutfağı temizleyelim” demenin dijital karşılığıdır.

Veri doğrulama = yasal olup olmadığını kontrol etme

Burada, kişilerinizi “Bu gerçek mi?” diye kontrol eden doğrulama mantığından geçirirsiniz.

Örneğin:

• Bu adrese e-posta gönderebilir miyiz?
• Bu telefon numarası düzgün biçimlendirilmiş mi?
• Bu alan adı etkin mi ve tek kullanımlık olarak işaretlenmemiş mi?

Bu temizlikten ziyade güvenle ilgilidir. Var olduklarından makul ölçüde emin olmadığınız kişilere mesaj göndermek istemezsiniz.

Bu sizi diğerlerinin yanı sıra şunlardan da korur:

• Sıçramalar
• Spam şikayetleri
• Pazarlama ve satış çabalarının boşa gitmesi
• Pazarlama kampanyalarında teslim edilemeyen kayıtlar

Bonus: CRM’inizde doğrulama varsa (merhaba, Bouncer 👋), yalnızca doğrulanmış kişilerle çalışırsınız.

Veri zenginleştirme = yararlı bağlam ekleme

Bu, tepedeki kirazdır. Temizledikten ve doğruladıktan sonra, veri zenginleştirme derinlik katar. Bir düşünün:

• Kamuya açık verilerden şirket büyüklüğünün çekilmesi
• Eksik iş unvanlarını otomatik doldurma
• Satın alma geçmişi veya davranış etiketleri ekleme
• Sosyal profillere bağlantı

Kişinizi “Gmail.com’daki John “dan “50 kişilik bir B2B SaaS şirketinde Pazarlama Müdürü olan John “a dönüştürür. Çok daha kullanışlı, değil mi?

Zenginleştirme size yardımcı olur:

• Sosyal yardımları kişiselleştirin
• Daha akıllı segmentler oluşturun
• Belirli müşteri gruplarını analiz edin
• Müşteri hizmetleri stratejilerini geliştirin

Peki doğrulama ve temizleme ile eşleştirildiğinde? İşte bu noktada CRM’iniz sadece dolu değil, güçlühale gelir.

Hadi tamir edelim: Bouncer’in AutoClean’i ile tanışın

Elektronik tablolar, dışa aktarmalar, filtreler, bayraklar, baş ağrıları; tam bir karmaşa. Ve dürüst olalım, artık kimse düzenli veri denetimlerini manuel olarak yapmıyor. Herkes yapacağını söylüyor. Aslında kimse yapmıyor.

İşte bu yüzden Bouncer AutoClean var. CRM veri kalitenizi ve veri bütünlüğünüzü, oturum açmanız veya dosya yüklemeniz için başınızın etini yemeden yüksek tutan sessiz bir veri temizleme aracıdır.

AutoClean, doğrudan CRM’inize (HubSpot ile başlayarak) bağlanan tam otomatik bir CRM veri doğrulama aracıdır. Kişi listenizi sürekli olarak kontrol eder ve sahte alan adları, yazım hatası içeren e-postalar veya zehirli adresler gibi şüpheli her şeyi sessizce işaretler.

AutoClean her saat yeni girişleri kontrol eder. Bu doğru. Tüm gün, her gün güncel ve doğru veriler elde edersiniz. Tam kontrol. Sıfır elektronik tablo.

Bu şekilde çalışıyor:

1. İzlenecek bir liste seçin – Bouncer adresindeki Listeyi Doğrula bölümünden hangi kişi listelerinin temiz kalacağını seçersiniz.
2. Mantığınızı ayarlayın – AutoClean’in kişilerinizi ne sıklıkla doğrulaması gerektiğini ayarlayın. Kurulum sırasında tam bir liste taraması yapabilir, her saat yeni müşteri adaylarını otomatik olarak doğrulayabilir ve yeniden doğrulamayı planlayabilirsiniz.
3. Akıllı dışa aktarma kuralları belirleyin – Doğrulamadan sonra ne olacağına karar verin. Temiz, doğrulanmış adresleri saklayın. Teslim edilemeyen veya riskli olanları bastırın. Aradaki her şeyi karantinaya alın.
4. Herşeyi tek bir panoda izleyin – Her AutoClean işini tek bir görünümden takip edin. Ne zaman oluşturulduğunu, en son ne zaman çalıştığını ve tekrar ne zaman çalışacağını görün. Kontrolleri istediğiniz zaman duraklatabilir, düzenleyebilir veya manuel olarak yeniden çalıştırabilirsiniz.
5. İş akışlarınızı temiz verilerle otomatikleştirin – CRM platformunuzdaki mantığı tetiklemek için “Bouncer Recommends” alanını kullanın.

CRM veritabanınız parmağınızı bile kıpırdatmadan temiz kalır

Bouncer’in AutoClean’i ile önlemeye başlarsınız:

• Hemen çıkma oranı raporunun size bir şeylerin yanlış gittiğini söylemesini beklemiyorsunuz.
• Birisi bir dizi gönderdikten sonra hatalı verileri öğrenmiyorsunuz.

Zaten bir adım öndesiniz, çünkü veriler kimse dokunmadan önce kontrol ediliyor. Artık bayat listeler veya herkes düzeltmek için çok meşgulken yığılan mükerrer kayıtlar yok.

Ayrıca, aracın verilerinizi nasıl işleyeceği üzerinde ayrıntılı kontrol sahibi olursunuz. Daha dikkatli mi olmak istiyorsunuz? Uzaktan şüpheli olan her şeyi karantinaya alın. Kendinize güveniyor musunuz? Yalnızca sert geri dönüşleri bastırın ve geri kalanını saklayın.

Kontrol sizde kalır, ancak AutoClean makinenin çalışmasını sağlar. İşte böyle:

• Daha akıllı e-postalar gönderin
• Kirli verilere değil, değerli içgörülere odaklanın
• Doğru potansiyel müşterilere ulaşın
• Ve kötü kayıtlarla zaman kaybetmeyi bırakın

AutoClean şimdi HubSpot için kullanılabilir. Kurulumu dakikalar alır ve bir kez canlı olduğunda, bir daha asla CRM veri doğrulaması hakkında düşünmek zorunda kalmazsınız.

Bonus: Akıllı CRM veri yönetimi uygulamaları

Operasyonel CRM’iniz yaşayan bir sistemdir. Ve tıpkı her sistem gibi bakıma ihtiyaç duyar.

İyi durumda tutmak için ne yapabilirsiniz?

Zaten içeride ne olduğunu denetleyin

Basitçe başlayın ve kaputun altına bir göz atın. Kontrol etmek için temel bir CRM raporu çalıştırın:

• E-postasız kişiler
• Boş veya şüpheli telefon numaraları (1234567890 gibi)
• Sahibi veya kaynağı olmayan kişiler
• 12+ aydır güncellenmeyen kişiler

Her şeyi hemen düzeltmenize gerek yok. Sadece karmaşanın kapsamını bilmek size güç verir. Bu, daha iyi veri yönetimine doğru atılan ilk adımdır.

Yeni veriler girilmeden önce kuralları belirleyin

Veri temizliği önemlidir. Ama daha da önemli olan nedir? Önleme. Bu nedenle, temel kurallar oluşturun:

• İsim biçimlendirmesi (büyük harfler ve emojiler olmasın lütfen)
• Gerekli alanlar (e-posta yoksa kayıt oluşturmayın)
• Kaynakların standartlaştırılması (“Gelen – Form”, “Manuel Giriş”, vb.)
• Yinelenen kontroller (bir kişiyi kaydetmeden önce)

CRM veritabanınızı mümkün olduğunca öngörülebilir tutmak istersiniz.

Birine veri sahipliği verin

Bütün bir rol olmak zorunda değil. Ancak görevin yanında bir isim olmalıdır. Elbette bu, tüm işi onların yaptığı anlamına gelmez. Ama yapıldığından emin olurlar. Bu olmadan herkes bu işi başkasının yaptığını varsayar ve kötü veri girişi alışkanlıkları bu şekilde aylarca kontrol edilmeden devam eder.

Çöp ithalatına hayır deyin

Bunu hepimiz yaptık. Bir web semineri aracından rastgele bir CSV indirdik. Bir etkinlik sponsorundan “yüksek kaliteli” bir müşteri adayı listesi aldık. Paylaşılan bir klasörde bulduğumuz bir Excel dosyasından 500 isim sürükledik.

Ve sonra hiçbir şeyi kontrol etmeden doğrudan CRM’e aktardı.

Şu andan itibaren, sisteminize dokunmadan önce bu listeyi inceleyin. Bu kişiler gerçekten hedef müşterimizle eşleşiyor mu? E-postalar geçerli mi (emin değilseniz Bouncer gibi bir e-posta doğrulayıcı kullanın)? Teslim edilebilirliğinizi düşüren 5.000 riskli kişi yerine 100 iyi kişiyle başlamak daha iyidir.

CRM alanlarınızı gerçek dünya stratejinizle uyumlu hale getirin

Çoğu CRM 50’den fazla varsayılan alanla birlikte gelir. Muhtemelen sadece 12 tanesine ihtiyacınız vardır. Belki 20.

Kullanmadığınız alanları kaldırın. Belirsiz olanları yeniden adlandırın. Ekibinizin mevcut müşterileri gerçekte nasıl segmentlere ayırdığını veya müşteri etkileşimlerini nasıl izlediğini yansıtan özel alanlar ekleyin.

Temiz müşteri bilgileri alaka düzeyi anlamına gelir. Verilerin orada öylece durmasını değil, bir hikaye anlatmasını istersiniz.

İş başarınız için CRM veri kalitesini artırın

Gerçekçi olalım: iyi niyetler ölçeklenmez. Her ay bir temizlik planlayabilirsiniz. Ya da haftalık olarak kişileri kontrol etmesi için birini görevlendirebilirsiniz. Ya da delikleri kapatmak için bir düzine Zapier akışı oluşturabilirsiniz.

Ya da AutoClean’in bunu sizin için yapmasına izin verirsiniz.

Hatırlatma yok

✅ İhracat yok

“Bu listenin sahibi kim?” tartışmaları yok

Sadece temiz, yüksek kaliteli veriler, anında doğrulanır.

Çünkü CRM’iniz tutarlı verilerle çalıştığında, diğer her şey daha iyi çalışır. Kampanyalarınız doğru kişilere ulaşır ve raporlarınızdaki rakamlara gerçekten güvenmeye başlarsınız. Müşteriler de bunu hisseder. Her etkileşimde daha hızlı, daha doğru ve çok daha ilgili olursunuz.

Bu şekilde mevcut müşterileri elinizde tutabilir ve müşterilere daha az tahmin ve daha fazla netlikle daha iyi hizmet verebilirsiniz.

Hesap tablolarını fırçalamayı bırakmaya hazır mısınız? Bırakın AutoClean halletsin.