如何通过 7 种有效方法实现收件箱为零

什么 是 电子邮件过载？

任何拥有电子邮件地址的人都知道看着他们的电子邮件堆积如山、未被阅读、未被回复、有增无减的压力。 

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电子邮件过载正是它听起来的样子：无法保持在你的工作或个人电子邮件的顶部--而且经常是两者都有。

你有太多的电子邮件进来，却没有足够的时间来回应。这可能会影响你的个人表现，以及你的业务效率。

答案就是 "收件箱为零"--不一定是收件箱空空如也，而是未读邮件为零、沟通负荷可控、收件箱更加井井有条。

如何识别电子邮件过载

认识到电子邮件超载的迹象是实现收件箱 "零 "目标的第一步。因此，这里有一些需要注意的事项：

你的团队是否有效地进行了沟通？

杰夫已经给莎莉发送了三封关于他们上次会面的重要后续邮件，但莎莉的未读邮件却多达数百封。

工作场所的气氛越来越紧张。莎莉抽烟休息的频率越来越高。 项目管理 是脱离轨道的。而杰夫 仍然 不知道他应该在最新版本中使用什么字体 营销活动.

听起来很熟悉吧？

电子邮件过载会阻碍工作场所的沟通。如果信息传播效率不高，就有可能延误最后期限，甚至不知道该如何处理。 如何管理项目 在这种情况下，您可能会面临以下问题：工作效率低下、队友之间产生混淆、重要细节被遗漏。

你是否丢失或错过了重要的信息？

收件箱过载不仅会妨碍一般的交流，还会让你有遗漏的风险。垃圾邮件会掩盖你真正需要阅读的邮件。

新邮件会把旧邮件推到电子邮件客户端的列表中。一旦列表足够长，你还会去处理那些旧邮件吗？如果它们很重要呢？如果它们包含了你花了几个小时搜索的信息呢？

即使你为最重要的邮件建立了单独的文件夹，也很容易忽略、删除或对大海捞针视而不见。

你的外部沟通是否受到影响？

如果你的客户总是要等上几天或几周才能得到你的回复，或者如果你收到了关于你缺乏客户服务的投诉，那么你可能是因为大量的电子邮件而导致电子邮件超载。

降低你的 AHT（平均处理时间） 对建立一个具有重复服务的良好业务至关重要。

电子邮件过载使你有可能赶走你宝贵的客户和顾客。

你是否在工作之余检查电子邮件？

良好的工作与生活平衡对我们每个人都至关重要，尽管我们大多数人都没有时间管理策略。

回家后强迫性地查看收件箱、回复电子邮件，以及 跟进会议 这与良好的工作与生活平衡恰恰相反。

如果你不能在工作时间内完成上述所有的工作，并花费大量的停工时间来努力追赶，你肯定有电子邮件过载的问题。

有一些相当惊人的统计数据显示，工作与生活的不平衡会影响健康、关系和生产力。

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这让我们想到电子邮件过载对你的公司的影响

人类和企业都是系统，而过载的系统会导致性能下降、负面性能和最终失败。

无论你是一家提供 电子邮件验证服务 或编写网站代码的个人自由职业者，你可能会受到电子邮件过载的影响。

对雇员的影响

我们谈到了良好的工作与生活平衡的重要性。

当然，电子邮件超载并不是问题的全部，但它是造成员工个人生活困扰的一个因素。

每天花几个小时来处理通信；不断从重要的项目中抽身出来回答问题；在午休时间滚动收件箱；在床上回复同事；甚至只是担心你的未读邮件堆积如山，知道你必须处理它们。 在某一时刻.

这可能会扼杀个人生产力并导致倦怠。

对公司的影响

理所当然的是，压力和倦怠的员工会对你的公司整体产生负面影响。

不开心的员工正在整理他们的简历；如果你的公司的目标是保留员工，你需要了解电子邮件过载对你的业务的影响。

电子邮件会将注意力从工作上转移开。它们会分散注意力，而注意力很难重新回到重要的任务上。如果您的员工将部分时间用于 工作日程 这样，他们的工作效率就不高。

这可能对你的公司产生不利的影响。你可能会因为对潜在客户的回应时间过长而失去商业机会。你可能会因为丢失重要信息而使最后期限推迟。你可能会贬低你的 精心策划的电子邮件活动 陷入追赶电子邮件的困境。

这些都不利于提高生产力，对个人或你的企业都是如此。

那么，如何实现收件箱为零？

我们已经澄清，收件箱为零并不一定意味着电子邮件为零 句号.收件箱为零就是可以管理的收件箱，以下是在数字生活中实现这一目标的一些行之有效的技巧。

通过其他方式进行沟通

一些生产力专家会说，电子邮件被高估了。

好吧，这不是真的。电子邮件是现代技术的一个奇迹，它彻底改变了我们的沟通方式。

但它们有一个时间和地点，而这并不是 无时无刻不在 和 到处都是.特别是 促销邮件 我们每天都会收到

即时通讯

发送电子邮件已经承认了你的询问不需要立即回复。即时信息就像电子邮件，但速度更快，允许在每个人方便的时候进行来回的聊天。

实现收件箱 "零 "目标并避免垃圾邮件的方法之一，就是直接发送 Slack 消息。如果你想避免每天多次检查邮件，这是最简单的电子邮件管理技巧之一。

电话

如果您需要快速得到答案，或者需要把事情说清楚、 语音通话 仍然是最好的交流工具之一。甚至值得使用 固定电话服务 在没有互联网或停电的情况下，也能随时可靠地工作。

保持收件箱整洁的方法之一就是时不时地拿起电话。

面对面

有些事情仍然需要面对面的交流。与团队讨论想法或详细讨论重要信息时，面谈或视频通话的效果会更好。最好一开始就删除不必要的电子邮件和不必要的电子邮件通知。

虽然这些会议并不是对所有人都适用（例如远程工作人员），但却是与员工共享一些专注时间的好方法。

有效沟通

你是否在会议后被后续的电子邮件轰炸？

如果是这样，也许你的会议没有达到应有的效率，你可以采取几个简单的步骤来解决这个问题，而不必成为生产力大师。

精心策划会议，尽可能多地回答问题，并在会议结束时留出时间进行后续提问、总结和重要讨论。

当你写后续邮件时，确保它们是 高质量这些邮件应具有可读性，并包含必要的信息，以免最终成为无人阅读的垃圾邮件。

设定对响应时间的预期

及时沟通的路障可能是由问题的复杂性或在不同时区运作的企业等因素造成的。

除了使用不同的渠道外，设定切实可行的回复预期也能帮助员工和客户放松心情，因为他们知道自己的电子邮件何时会得到回复。

你可以设置 公司电子邮件政策，包括所有的电子邮件将在24小时内收到确认。这样一来，你就减轻了人们对被忽视的担忧，以及整天查看收件箱的冲动。然后，电子邮件的接收者可以评估他们需要多长时间来解决这个疑问，并为适当的回应设定一个现实的时间框架。

发件人通过快速的 第一次接触解决，而接收方也给了自己足够的时间来妥善解决这个问题。

拨出时间来管理你的收件箱

持续监控收件箱会增加压力，并分散你对其他任务的注意力。收件箱杂乱无章会让你每周都要花几个小时来整理信息。

在一天中留出检查电子邮件的时间，尤其是当你收到大量电子邮件时。

这将因人而异，因行业而异，但为收件箱管理安排固定的时间可以帮助你保持更有条理，减少分心。

试着在早上第一件事，在午餐前，以及在一天结束时。或者，你最好连续花几个小时来处理电子邮件，然后用一天的其余时间来处理其他事情。

无论你的日程安排如何，有了它就能让你一次只专注于一件事，并轻松整理电子邮件列表。

创建电子邮件文件夹

电子邮件文件夹可能是你武库中被忽视的工具，但它们是一个很好的信息归档系统。

使用文件夹将电子邮件按类别或优先级进行整理。一旦你阅读了某封邮件，就找出它的归属，并将其放到合适的位置。例如，您可以使用电子邮件过滤器，将促销邮件归入一个文件夹，将重要邮件归入需要立即采取行动的行动文件夹。

你甚至可以让你的组织更进一步，让 独立的电子邮件账户 用于工作、个人事务、报名等。

使用自动化

设置过滤器以阻止主题行中的垃圾、人或特定的垃圾邮件词语是一个好的开始。

你也可以使用 电子邮件自动化 来简化您的接收邮件和发出邮件的流程。例如，通过简单的 "我们已收到您的电子邮件...... "来实现确认流程自动化，并在客户询问时触发。或者是涵盖一系列常见问题的电子邮件模板。

删除、取消订阅、标记为垃圾邮件

残酷无情。在电子邮件程序中绝不留活口。

如果有一些旧的、不重要的电子邮件，你永远不会去处理，就把它们删除。

如果有垃圾邮件通过你的过滤器，请标记它。

如果有一个你曾经喜欢但不再阅读的博客，请从该邮件列表中取消订阅。

您正在努力实现 "零收件箱"--您正在阅读、回复并有效归档的重要通信。

立即实现收件箱清零

有可能更有成效地工作，更有效地沟通，并将工作压力留在属于它的地方：工作中。

春季彻底清理收件箱，并采用一些行之有效的策略来阻止电子邮件超载的情况再次发生，你就能在短时间内达到收件箱为零的目标。一切从电子邮件管理策略开始，您也可以轻松快速地浏览您的电子邮件。