For mange virksomheder er e-mail det mest foretrukne kommunikationsmiddel til deres kunder og klienter. Mange virksomheder bruger denne kontaktform, fordi de tror, at de fleste personer tjekker deres e-mails dagligt. Selv om det kan være rigtigt, er det ikke alle de e-mail-adresser, som virksomhederne indsamler, korrekte, og selv nogle af de korrekte kan være inaktive.
Det er her, at det er nødvendigt med en e-mailbekræftelsesproces. En proces til verifikation af e-mail sikrer, at din virksomheds mailingliste indeholder sikre, verificerede og validerede e-mail-adresser. At der ikke findes en e-mailbekræftelsestjeneste, kan skyldes, at de fleste virksomheder ikke er klar over dens succesrate og fordele. Desuden er det kun få, der ved, hvordan verifikationsprocessen fungerer, og hvilke værktøjer der er nemme at bruge.
Hvad er e-mailbekræftelsesprocessen
Den fantastiske egenskab ved værktøjer til bekræftelse af e-mail er, at de kan bekræfte en adresse som aktiv uden at sende en besked til den. For at en virksomhed kan blomstre og bevare et positivt omdømme, skal modtagerne på mailinglisten være rigtige personer. Falske e-mail-adresser kan ødelægge en virksomheds leveringsmuligheder og omdømme.
Der er særlige kontroltrin for at sende meddelelser, der ikke afvises. E-mail-bekræftelsessoftwaren er et automatiseret program, der bruges til at bekræfte e-mail adresser i store mængder for at spare tid og manuelt arbejde.
Den fungerer ved at hente data fra et program og levere dem til afsenderen. Et eksempel er Application Programming Interface (API), en software, der analyserer hele postlister for at forhindre falske tilmeldinger og ugyldige oplysninger.
Hvordan ser processen til validering af e-mail ud?
Syntaks kontrol: Her sikrer softwaren, at fejl som f.eks. fejlplacerede mellemrum, kommaer, prikker og domæneudvidelser er fraværende.
Eksempler på den forkerte syntaks er bl.a.:
abcd@domain(dot)(dot)com - Dobbelte prikker
abcd@domain(dot) - Manglende udvidelse
top sites@domain(dot)com - Unødvendigt mellemrum mellem top og sites
wxyz @domain(dot)com - Unødvendigt mellemrum før @
wxyzdomain(dot)com - Mangler @
ijkl@domaincom - Manglende punkt
Domænekontrol: Dette trin bekræfter, at domænenavnet er korrekt og eksisterer. Denne bekræftelse er nødvendig, da brugere under tilmeldinger kan have travlt med at udfylde et forkert domæne. Da et dødt domæne også er ensbetydende med en død e-mail-adresse, er denne bekræftelse med til at sikre, at e-mails er hostet på et fungerende domæne.
E-mail ping: Denne funktion, som ikke tilbydes af alle e-mail-verificeringsværktøjer, sikrer kvaliteten af e-mail-adresser med få eller ingen fejl. E-mail-ping-testen hjælper med at bestemme en adresses aktive status. Efter denne ping-overvågning test for at afgøre, om en bestemt enhed er online og funktionel, er verificeringsprocessen færdig. Adresserne er derefter arrangeret som Ugyldige, Accept-All, Sikker at sende osv.
Årsager til, at en virksomhed bør foretage e-mailverifikation
1. Det sikrer, at dine modtagere er pålidelige, og reducerer antallet af afviste e-mails
E-mailbekræftelse er et praktisk værktøj til at reducere antallet af afviste e-mails fra e-mailkampagner og beskytte virksomhedens omdømme. Disse afvisninger opstår, når e-mails ikke kan nå frem til den tilsigtede modtager, fordi adressen er deaktiveret af brugeren, ugyldig eller falsk. Jo mere afvisningsprocent du støder på, jo større er chancen for, at din udbyder af e-mail-kampagner lukker din adresse. Ved hjælp af en verifikationsproces kan du beslutte at fjerne adresser, som det er usandsynligt, at de ikke vil modtage meddelelser.
Falske og ugyldige e-mailadresser bruges ofte, når brugeren ikke ønsker at dele sin e-mailadresse, når han/hun bliver bedt om det. I sådanne tilfælde kan manuel verifikation muligvis ikke identificere sådanne falske oplysninger. Men automatiseret verifikationssoftware kan gøre det. Ved at verificere, at dine meddelelser når frem til de tilsigtede modtagere, bliver du en pålidelig afsender og mindsker risikoen for en sortliste.
2. Det fremhæver og forhindrer fejltagelser
At fejle er menneskeligt, siger man. Det er normalt, at mennesker begår fejl, når de indtaster oplysninger, især når det sker i en fart eller af en træt person. E-mail-verifikation gør det muligt for webstedsejere at identificere skrivefejl, som brugerne begår i tilmeldingsfasen. Det kan også angive forskellige måder at stave et bestemt navn på til bekræftelse.
Ved at gøre brugeren opmærksom på, at der er noget galt med hans oplysninger, mindsker du antallet af forkerte adresser. Resultatet er en forbedret tilmeldingsproces, og brugerdataene på mailinglisten er mere nøjagtige.
3. Det kan øge e-mailens engagement, klik- og åbningsrater
I henhold til statistik, de fleste personer har mere end én adresse. Omkring 3 ud af 10 personer ændre deres sekundære e-mailadresser mere end en gang om året. Det betyder, at du måske sender meddelelser til en bruger, der har ændret eller er holdt op med at bruge en bestemt e-mailadresse. En ændring eller en forfremmelse på arbejdspladsen kan betyde, at en person ikke længere har brug for visse tjenester. Alligevel modtager han/hun stadig e-mails på grund af afsenderens manglende e-mail-bekræftelsesproces.
For eksempel kan en brugerdefinerede skrivetjenester websted vil generere mere trafik ved at sende beskeder til en studerende end til en investeringsbanker, der ikke har brug for sådanne tjenester. Ud fra et markedsføringssynspunkt er sådanne e-mails meningsløse og spild af kræfter.
Desuden lukker udbydere af e-mailtjenester, der ikke har haft succes, ned, hvilket medfører, at brugernes e-mailkonti bliver inaktive, hvorefter brugerne ikke kan sende, modtage eller få adgang til meddelelser. Ved at verificere e-mail-data kan man slippe af med e-mail-konti, der er inaktive, deaktiverede og irrelevante.
Selv om det betyder en lille mailingliste, er det at foretrække, fordi du vil forbedre din indtjening og få en fremragende engagementrate. Ved at levere e-mails til de målrettede og relevante adresser reducerer du omkostningerne. Du forbedrer også dine klikstatistikker samt afkastet af din investering (ROI) for din kampagne.
4. Det lader dig genkende bortskaffelse af e-mail-konti
Udbydere af engangsmailadresser giver kunderne mulighed for at sende og modtage meddelelser ved hjælp af midlertidige mailadresser. Sådanne adresser er designet til at destruere sig selv efter et bestemt tidsrum. Tjenesten bruges ofte til at undgå utilsigtede brud på e-mail-reglerne, hacks, spam og reklamemails, især med websteder, der kræver, at de besøgende registrerer sig, før de kan bruge deres websteder.
På markedsføringssiden er det spild af tid, kræfter og indtægter at sende e-mails til disse anonyme adresser, da de ikke eksisterer efter et stykke tid. Med en e-mailvaliderings- og verifikationstjeneste kan du genkende, hvilke e-mailservere der bruger denne konfiguration, og stoppe dem.
5. Sikring af datasikkerhed
Det er vigtigt at kontrollere de e-mailadresser, du forsøger at kontakte, og at kontrollere dem, der forsøger at kontakte dig. Mange virksomheder udsætter sig selv for fare ved ikke at verificere modtagne e-mails. En sådan risiko opstår i form af svindlere og phishere, der forsøger at udnytte fejl i deres sikkerhedssystem.
Med sådanne fejl kan hackere stjæle værdifulde data om virksomheden og dens kunder. Derefter sælger de dataene eller bruger dem til at nå deres egne skadelige mål. Virksomheder og enkeltpersoner skal kontrollere mistænkelige e-mails for at beskytte sig mod sådanne angreb og brud på sikkerheden.
Konklusion
Regelmæssig kontrol og validering af dine mailinglister kan hjælpe med at identificere forkerte e-mailadresser og uengagerede abonnenter. Du kan derefter fjerne dem før din næste kampagne og dermed skabe bedre trafik.
Ved e-mailbekræftelse gør du en ekstra indsats for at bekræfte, at en korrekt e-mailadresse tilhører en person i virkeligheden. Du sikrer også, at ejeren er aktiv og tilgængelig for modtagelse af e-mail. Hvis du beholder døde og ugyldige adresser, forhindrer det dig i at nå ud til dem, der har brug for dine tjenester.
