Was können Sie allein mit der E-Mail-Adresse eines Bewerbers anfangen?
Führen Sie zum Beispiel E-Mail-Hintergrundprüfungen durch.
Haben Sie schon einmal von ihnen gehört? Wissen Sie, was sie sind, warum sie wichtig sind oder wie man sie durchführt?
Wenn nicht, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.
Aber wir werden uns nicht nur darauf konzentrieren. Bei der Überprüfung des E-Mail-Hintergrunds übersehen viele Unternehmen den entscheidenden ersten Schritt: die Verifizierung der E-Mail-Adresse.
Deshalb werden wir uns auch mit diesem Aspekt befassen.
E-Mail-Hintergrundüberprüfung: Was ist das und warum ist sie wichtig?
Bei einer E-Mail-Hintergrundprüfung werden Informationen über eine natürliche oder juristische Person anhand ihrer E-Mail-Adresse gesammelt. Sie trägt dazu bei, einen wesentlichen Teil der Informationen eines Bewerbers zu validieren, da sie einige Details über ihren Internet-Fußabdruck, Metadaten und persönliche Aufzeichnungen offenlegen kann.
E-Mail-Hintergrundüberprüfungen sind nicht so umfassend wie eine vollständige Hintergrundüberprüfung, die auch Gerichtsakten, Strafregister und den gesamten Beschäftigungsverlauf umfassen kann.
Dennoch sind sie oft der erste Schritt, um die Legitimität der von einer Person oder einem Bewerber verwendeten E-Mail-Adresse zu überprüfen.
Gut, aber warum ist das wichtig?
Die Überprüfung der Authentizität der E-Mail-Adresse vor der vollständigen Analyse ist ein Muss.
So könnten Sie beispielsweise sensible Informationen über Ihr Unternehmen und eine Stelle, die Sie gerade besetzen, an die falsche Person weitergeben. Das wäre nicht nur peinlich, sondern könnte auch zu einer PR-Krise führen.
Die Rolle der E-Mail-Überprüfung bei Hintergrundprüfungen
Ein einfacher Fehler, wie z. B. ein Tippfehler in einer E-Mail-Adresse, kann zu ernsthaften Problemen führen. Die Überprüfung der E-Mail-Adresse im Vorfeld garantiert, dass Sie mit der richtigen Person verbunden sind, die richtigen Informationen haben und sich vor Fehlern schützen.
Aber das ist noch nicht alles. Arbeitgeber und Unternehmen, insbesondere solche, die mit sensiblen Daten umgehen, müssen vorsichtig sein, wem sie vertrauen und wen sie einstellen.
Die erste kann die Legitimität eines Bewerbers oder Geschäftspartners bestätigen und die Grundlage für spätere gründlichere Hintergrundprüfungen bilden.
Auf diese Weise minimieren Sie das Risiko von betrügerischen Versuchen, in Ihre Systeme einzudringen oder sich als jemand anderes auszugeben.
Darüber hinaus unterliegen viele Branchen Vorschriften wie dem Fair Credit Reporting Act (FCRA), der vorschreibt, dass Arbeitgeber sorgfältige und transparente Hintergrundprüfungen durchführen müssen. Ungenauigkeiten aufgrund ungeprüfter E-Mails können sowohl den Arbeitgeber als auch den Bewerber in Gefahr bringen.
Die Bestätigung der Rechtmäßigkeit der E-Mail schützt also vor allem alle Beteiligten in der E-Mail-Kette und garantiert die Einhaltung der erforderlichen rechtlichen Rahmenbedingungen.
Tools und Techniken für die E-Mail-Überprüfung
Die Kenntnis der richtigen Techniken und Tools für die E-Mail-Überprüfung kann Ihre Arbeit beschleunigen – ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen besitzen, ein großes Unternehmen leiten, Teil eines HR-Teams sind oder nur ein Ein-Personen-Unternehmen führen und die Daten einer Person selbst authentifizieren möchten.
Einige der E-Mail-Verifizierungstechniken sind:
- Prüfung der Zustellbarkeit
Bei der Zustellbarkeitsprüfung wird ein „Ping“ an den Server gesendet, um festzustellen, ob die E-Mail-Adresse existiert, ohne dass tatsächlich eine E-Mail gesendet wird. So können Sie überprüfen, ob die E-Mail wirklich existiert, und verhindern, dass Sie Zeit mit inaktiven Adressen verschwenden.
- Syntax- und Formatprüfung
Die Syntax- und Formatprüfung sucht nach grundlegenden Fehlern wie Tippfehlern oder ungültigen Zeichen. Der Dienst scannt die E-Mail-Adresse, um sicherzustellen, dass sie das richtige Format hat (z. B. example@Bouncer.com). Er hilft, Probleme wie falsch gesetzte Zeichen zu vermeiden.
- Validierung des Bereichs
Die Domänenüberprüfung stellt fest, ob die mit der E-Mail-Adresse verbundene Domäne (z. B. @gmail .com) aktiv ist und E-Mails empfangen kann. Sie überprüft die MX-Einträge (Mail Exchange) der Domäne, um festzustellen, ob sie funktionsfähig ist und nicht mit inaktiven oder betrügerischen Quellen verknüpft ist.
Abgesehen von Techniken können Sie viele zuverlässige Tools verwenden, um die E-Mail-Validierung effizient zu handhaben.
Tools wie Bouncer bieten robuste Dienste, die über die bloße Bestätigung, ob eine E-Mail existiert, hinausgehen.
Sie stellen sicher, dass die E-Mail gültig, sicher und zustellbar ist und der richtigen Person zugeordnet wird.
Bouncer eliminiert mögliche menschliche Fehler und erkennt Spam-Fallen, Catch-All-Adressen, temporäre E-Mails und alle anderen Adressen, die den Ruf Ihres Absenders gefährden könnten.
Schritte zur Durchführung einer E-Mail-Hintergrundprüfung
Schritt 1: E-Mail-Verifizierung
Die Überprüfung der E-Mail-Adresse sollte immer das erste sein, was Sie tun.
Da jede ungültige oder gefälschte E-Mail-Adresse Sie in ein Kaninchenloch falscher Daten führen und zu ungenauen Ergebnissen der Hintergrundprüfung führen könnte, können Sie dies von Anfang an verhindern.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie diesen Schritt angehen können:
- Manuell – Sie können die E-Mail manuell auf offensichtliche Probleme überprüfen. Suchen Sie nach Tippfehlern, falscher Formatierung oder fehlenden Symbolen.
- Automatisch – wenn Sie keine Zeit für die manuelle Überprüfung haben oder die Adressen zu zahlreich sind, sollten Sie gleich auf Automatisierung setzen. Nutzen Sie verfügbare Tools und Techniken, die viel mehr können als eine Adresse zu überprüfen.
Schritt 2: Suchmaschinen
Wenn die E-Mail gescannt wird, führen Sie eine Google-Suche durch oder verwenden Sie andere Suchmaschinen, um alle Spuren der E-Mail im Internet zu finden.
Geben Sie zum Beispiel die E-Mail-Adresse in Google ein und sehen Sie nach, ob sie in öffentlichen Foren, Blogs oder Websites erscheint. Dies kann Aufschluss über die Internetaktivitäten oder mögliche Verbindungen der Person geben.
Wenn die E-Mail mit beruflichen Profilen verknüpft ist, z. B. mit Artikeln, Veröffentlichungen oder sozialen Beiträgen, können diese Ergebnisse zusätzliche Informationen über den Internet-Fußabdruck der Person liefern.
Schritt 3: Plattformen der sozialen Medien
Soziale Medien können tiefere Einblicke in die Identität hinter der E-Mail-Adresse geben. Welche Plattformen sind zu nutzen und wie?
- LinkedIn: Konzentrieren Sie sich zunächst auf Geschäftsplattformen. Suchen Sie auf LinkedIn nach der E-Mail-Adresse, um potenzielle Übereinstimmungen in Bezug auf den beruflichen Werdegang oder berufsbezogene Aktivitäten zu finden.
- Facebook, Twitter, Instagram: Denken Sie daran, dass viele Menschen ihre E-Mail-Adressen mit ihren privaten Konten in sozialen Medien verknüpfen. Führen Sie eine Suche auf diesen Plattformen durch, um zu sehen, ob persönliche Profile mit der E-Mail-Adresse verknüpft sind.
Schritt 4: Spezialisierte Tools für die Hintergrundprüfung
Es gibt spezialisierte Tools, mit denen Sie gründlichere Überprüfungen durchführen können, wie z. B. Pipl – eine Suchmaschine, die sich darauf konzentriert, Personen im Deep Web zu finden, einschließlich aller öffentlichen Aufzeichnungen, die mit der E-Mail verbunden sind.
Außerdem gibt es Spokeo, ein Tool, mit dem man persönliche Informationen zu einer E-Mail abrufen kann, z. B. Arbeitsverhältnisse, Strafregister oder Kontaktdaten.
Profi-Tipp: Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse und vermerken Sie alle Ungereimtheiten – wie z. B. potenzielle rote Fahnen im gesamten Prozess der Hintergrundüberprüfung.
Warum die E-Mail-Überprüfung für genaue Hintergrundüberprüfungen unerlässlich ist
- Vermeiden von Fallstricken
Eine fehlende E-Mail-Überprüfung kann für Unternehmen erhebliche Probleme mit sich bringen. Wenn Sie sich auf eine nicht verifizierte E-Mail verlassen, könnten Sie am Ende falschen Informationen nachgehen oder, schlimmer noch, wichtige Details ganz übersehen.
Stellen Sie sich vor, Sie verbringen Tage damit, den beruflichen Werdegang von Bewerbern abzurufen, öffentliche Aufzeichnungen zu prüfen und verschiedene Hintergrundprüfungen durchzuführen, nur um später festzustellen, dass die E-Mail nicht mit der tatsächlichen Person verknüpft war.
- Verbesserung der Genauigkeit und Zuverlässigkeit
Die Überprüfung von E-Mail-Adressen stellt sicher, dass die Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung auf einer soliden Grundlage beruhen. Wenn eine E-Mail als korrekt und aktiv verifiziert wird, erhöht dies die Zuverlässigkeit aller zusätzlichen Informationen, die Sie sammeln.
Letztlich tragen verifizierte E-Mails zu solideren, zuverlässigeren Geschäftsentscheidungen bei und verbessern die Effizienz bei der Einstellung potenzieller Mitarbeiter. Effiziente HR-Prozesse sind entscheidend für die Minimierung von Fehlern und administrativem Aufwand bei der Einstellung und dem Onboarding. Neben der Überprüfung des Hintergrunds kann die Rationalisierung wichtiger HR-Funktionen, wie z. B. der Verwaltung von Sozialleistungen, wertvolle Zeit freisetzen, Compliance-Risiken verringern und das Gesamterlebnis der Bewerber verbessern.
Gründliche Überprüfung mit Bouncer
Sie sind auf der Suche nach einem zuverlässigen Tool, das Sie bei der gründlichen E-Mail-Überprüfung unterstützt? Dann ist Bouncer genau das Richtige für Sie: eine benutzerfreundliche und erschwingliche Lösung, die Unternehmen bei der Verifizierung von E-Mails und bei Bedarf auch darüber hinaus unterstützt.
Was Bouncer auszeichnet, sind seine Funktionen und seine benutzerfreundliche Oberfläche, die den Prozess der Überprüfung von E-Mail-Adressen vereinfacht. Sie werden sich nicht in einem komplizierten Prozess verzetteln – es ist einfach, schnell und vor allem kostengünstig.
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Die Leute lieben es, wie es ungültige Adressen abfängt und dazu beiträgt, die Effektivität von E-Mail-Kampagnen zu steigern und gleichzeitig eine hohe Absenderreputation zu erhalten.
Probieren Sie Bouncer aus, nehmen Sie sich Zeit, und sehen Sie, was es bewirkt.
Zuverlässige Überprüfung der Beschäftigung
Eine E-Mail-Hintergrundprüfung ist ein wesentlicher Schritt zur Bestätigung der Authentizität einer E-Mail-Adresse. In diesem Prozess ist die E-Mail-Überprüfung nicht nur eine Option – sie ist eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das Wert auf Genauigkeit und Datenintegrität legt.
Jetzt wissen Sie, dass die frühzeitige Verwendung vertrauenswürdiger Verifizierungstools wie Bouncer Ihnen die Sicherheit gibt, dass E-Mail-Adressen gültig, effizient und fehlerfrei sind.
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