Was sind E-Mail-Bestätigungen, und warum sind sie wichtig?

Was ist eine Bestätigungs-E-Mail?

Eine Bestätigungs-E-Mail ist eine Transaktions-E-Mail, die an einen Kunden oder Abonnenten gesendet wird, je nach dessen Aktionen. Eine Bestätigungs-E-Mail kann für eine beliebige Anzahl von Kundenaktionen gesendet werden, z. B. für die Anmeldung, das Senden einer E-Mail an das Unternehmen, den Abschluss einer Bestellung, die Registrierung für eine Veranstaltung oder die Buchung eines Tickets.

Kunden erwarten Bestätigungs-E-Mails für notwendige Aktionen wie Abonnements und Bestellabschlüsse. Sie können dazu beitragen, einen guten ersten Eindruck zu vermitteln, den Empfänger über die von ihm durchgeführten Aktionen zu informieren und Vertrauen aufzubauen. Von einem Unternehmen wird nicht erwartet, dass es alle Arten von Transaktions- oder Bestätigungs-E-Mails versendet, aber es wird zumindest erwartet, dass es solche für wichtige Aktionen versendet.

Die Elemente einer Bestätigungs-E-Mail

Unternehmen versenden Bestätigungs-E-Mails für unterschiedliche Arten von Transaktionen, daher gibt es keine einheitliche Vorlage für alle Bestätigungs-E-Mails. Einige Elemente sollten jedoch in allen Bestätigungs-E-Mails enthalten sein, und das sind sie auch:

• Ein anerkannter "Von"-Name und eine einprägsame Betreffzeile.
• Ein markengerechtes E-Mail-Design, das Markenfarben und ein Logo enthält.
• Personalisierung - Begrüßung des Kunden mit seinem Namen und gegebenenfalls Verwendung seines Namens.
• Relevante Informationen - Je nach E-Mail können dies die Bestellnummer und eine Zusammenfassung oder Versandinformationen wie die Versandart und die Adresse sein.
• Der nächste Schritt - Lassen Sie den Kunden wissen, was als nächstes passiert, was er tun muss oder was das Unternehmen tun wird.
• Eine Aufforderung zum Handeln - im Idealfall eine.
• Support-Informationen - Hier können Kunden bei Bedarf mit dem Unternehmen in Kontakt treten.
• Zusätzliche Informationen - Dies ist ein zusätzlicher Bereich für Dinge wie Prämien, Empfehlungsprogramme, Empfehlungen und andere Informationen, die für den Kunden von Interesse sein könnten.

Sehen wir uns nun an, warum der Versand einer E-Mail-Bestätigung so wichtig ist.

Eine E-Mail-Bestätigung ist beruhigend

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein tolles Angebot für etwas gefunden, das Sie schon lange haben wollten. Sie bestellen es und überprüfen dann Ihre E-Mail, um zu sehen, ob Sie das Angebot erhalten haben, nur um keine Bestätigungs-E-Mail zu finden. Sie werden zu Recht verwirrt sein und sich fragen, ob die Transaktion abgeschlossen wurde und ob Sie das Produkt erneut bestellen müssen.

Das Fehlen einer Bestätigungs-E-Mail kann unglaublich frustrierend und verwirrend sein und dazu führen, dass ein Kunde nicht mehr in Ihrem Geschäft bestellen möchte. Das Einrichten einer automatisierten Bestätigungs-E-Mail ist heute so einfach, da Unternehmen die verschiedenen verfügbaren Tools und Dienste nutzen können. Aus diesem Grund gibt es keinen Grund, warum ein Unternehmen keine automatischen Bestätigungs-E-Mails für alle Transaktionen einrichten kann.

Bleiben Sie mit Ihren Abonnenten in Kontakt, wenn Sie eine Bestätigungs-E-Mail senden

Es gibt viele Gründe, warum sich Menschen in Mailinglisten eintragen. Unabhängig von ihren Gründen erwarten diejenigen, die sich anmelden, von Ihnen gelegentlich Wertschätzung, Respekt und bemerkenswerte Inhalte. Wenn Sie all dies nicht bieten, kann dies dazu führen, dass Ihre Konversationen darunter leiden, die Absprungrate höher ist als normal und die Öffnungsrate Ihrer E-Mails niedrig.

Anstatt Ihre Abonnenten mit E-Mails zu überhäufen, die für sie vielleicht nicht nützlich sind, sollten Sie ihnen hilfreiche E-Mails schicken, die Ihnen helfen, Beziehungen zu Ihren Kunden und Abonnenten aufzubauen. Auf diese Weise ist es viel einfacher, sie in zahlende Kunden zu verwandeln, da sie einen Nutzen aus den Angeboten und Aktionen ziehen, über die Sie sie informieren.

E-Mail-Bestätigungen bringen Kunden auf ihrem Weg voran

Auch wenn viele Unternehmen einmalige Bestätigungs-E-Mails versenden, heißt das nicht, dass Sie das auch tun müssen. Sie können automatisierte Bestätigungs-E-Mails verwenden, um mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten, während Sie sie durch die Customer Journey führen.

Es gibt drei Arten von Bestätigungs-E-Mails, die Ihnen dabei helfen:

• Bestätigung der Zahlung
• Versandbestätigung
• Bestätigung der Lieferung

Diese Art von E-Mails bietet wichtige Berührungspunkte, die dem Unternehmen in Zukunft zugute kommen können. Sie können zum Beispiel dazu beitragen, das Markenbewusstsein der Kunden zu steigern, wenn Sie Markenelemente wie Farben, Logos und Schriftarten in den E-Mails verwenden.

Sie können auch als wichtiges Medium dienen, um Ihre Marke im Gedächtnis der Kunden zu halten, so dass sie viel eher an Ihr Unternehmen denken, wenn sie weitere Produkte kaufen wollen.

Eine E-Mail-Bestätigung ist gut für Geschäftsbeziehungen

E-Mail-Bestätigungen sollten nicht nur für marketingbezogene Aktivitäten und Aktionen verwendet werden, da sie auch für Geschäftsbeziehungen entscheidend sein können. Eine E-Mail-Bestätigung ist eine Bestätigungs-E-Mail, mit der ein Unternehmen mitteilt, dass es eine E-Mail von einem Kunden oder einem anderen Geschäftspartner erhalten hat.

Eine E-Mail-Bestätigung ist besonders wichtig, wenn der Geschäftsinhaber oder die Person, an die die E-Mail gerichtet ist, nicht sofort auf die E-Mail antworten kann. Sie gibt dem Absender die Gewissheit, dass seine Mitteilung empfangen und zur Kenntnis genommen wurde und dass sich bald jemand darum kümmern wird.

Das Versenden einer solchen E-Mail zeigt auch, dass Sie sich um die E-Mails, die Sie erhalten, kümmern und alle Formen der Kommunikation ernst nehmen. Denken Sie daran, dass Menschen sich anerkannt fühlen wollen, wenn sie sich an Sie wenden; diese Art von E-Mail trägt dazu bei.

Bestätigungs-E-Mails bieten zusätzliche Marketingmöglichkeiten

Bestätigungs-E-Mails haben eine sehr hohe Öffnungsrate, weil die Menschen sie erwarten und wissen wollen, was sie enthalten, was als Nächstes passiert und welche zusätzlichen Schritte sie gegebenenfalls unternehmen müssen. Aus diesem Grund bieten sie zusätzliche Marketingmöglichkeiten für Unternehmen, die sie nutzen können.

Nutzen Sie die Neugier der Menschen und die hohe Öffnungsrate, um das Engagement zu steigern, indem Sie Zusatzprodukte verkaufen, verwandte Produkte vorschlagen und Cross-Selling betreiben.

Wenn Sie dies tun, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Bestätigungs-E-Mails in erster Linie Transaktions-E-Mails und in zweiter Linie Marketing-E-Mails sind. Das bedeutet, dass der Großteil der E-Mail die von den Kunden gewünschten Bestätigungsinformationen enthalten sollte. Darunter können Sie Engagement- und Marketingbotschaften einfügen, wie z. B.:

• Bitten Sie um Feedback oder Bewertungen - Sie können nach dem Kauf- und Bestellvorgang fragen, damit Sie diese Informationen nutzen können, um die Dinge zu verbessern.
• Rabatt anbieten - Dies kann Ihnen helfen, den Umsatz zu steigern, da die Kunden eher zu Wiederholungskäufern werden, wenn sie wissen, dass sie bei ihrem nächsten Kauf einen guten Rabatt erhalten.
• Links zu Ihren sozialen Medien, anderen Profilen oder Websites, damit die Kunden wissen, wie sie Sie erreichen und weiter mit Ihnen in Kontakt treten können, wenn sie dies wünschen.

Arten von Bestätigungs-E-Mails

Nun, da Sie wissen, was Bestätigungs-E-Mails sind und welche Bedeutung sie haben, welche Arten von Bestätigungs-E-Mails können Sie versenden?

E-Commerce-Bestätigungs-E-Mails

Dies ist vielleicht die häufigste Art der E-Mail-Bestätigung. Diese Kategorie umfasst andere Arten von E-Mail-Bestätigungen, wie z. B.:

• Bestellbestätigungs-E-Mails - Werden gesendet, nachdem der Kunde den Bestellvorgang abgeschlossen hat.
• Versandbestätigung - Wird versandt, sobald das Produkt oder Paket versandt wurde.
• Lieferbestätigung - Wird nach der erfolgreichen Lieferung von Produkten oder Paketen versandt.
• Download-Bestätigung - Manchmal muss der Kunde seinen Kauf herunterladen, z. B. ein Buch, ein Ticket oder eine Geschenkkarte.

Bestätigung der Registrierung

Wie der Name schon sagt, senden Unternehmen diese Art von Informationen, nachdem sich ein Kunde für einen Dienst registriert oder einen E-Mail-Newsletter abonniert hat.

E-Mails zur Bestätigung der Abmeldung fallen ebenfalls in diese Kategorie. Genauso wie Unternehmen versuchen, es ihren Kunden so einfach wie möglich zu machen, sich in ihre Listen einzutragen oder sich für einen Dienst zu registrieren, sollten sie es ihnen auch leicht machen, sich abzumelden oder von ihrer Anmeldung zurückzutreten. Diese E-Mail wird verschickt, nachdem sie einen der beiden Schritte unternommen haben.

Die E-Mail mit der Stornierungsbestätigung ist in der Regel die letzte Chance für das Unternehmen, den Kunden zurückzugewinnen oder herauszufinden, was passiert ist, um sicherzustellen, dass dies bei anderen Kunden nicht mehr vorkommt.

Bestätigungen für Veranstaltungen und lokale Dienste

Diese E-Mails enthalten die notwendigen Details zu einem Termin. Sie können die Zeit, den Ort und andere Details enthalten, die der Kunde wissen sollte. Idealerweise sollten sie dem Kunden die Möglichkeit geben, den Termin zu seinem Kalender hinzuzufügen.

Tickets und Zugang zu Webinaren können auch in den Bestätigungs-E-Mails für Veranstaltungen enthalten sein, wenn der Kunde dies gekauft oder sich dafür angemeldet hat.

Reisebestätigungs-E-Mails

Wie bei den Bestätigungs-E-Mails für den elektronischen Handel gibt es auch in dieser Kategorie verschiedene Arten von E-Mails. Sie umfassen:

• Unterkunft buchen
• Flugbestätigungs-E-Mails

Viele Menschen haben Angst vor einer Reise und wollen wissen, dass alle Details geklärt sind, bevor sie das Haus verlassen. Der Versand dieser Art von E-Mails ist beruhigend, versorgt Ihre Kunden mit allen Informationen, die sie über ihren Flug oder ihre Unterkunft benötigen, und hilft ihnen bei ihrer Planung.

Automatisierung von Bestätigungs-E-Mails

Aufgrund der verschiedenen Arten von Bestätigungs-E-Mails, die Sie versenden müssen, wäre es am besten, den Prozess zu automatisieren. Die gute Nachricht ist, dass die meisten E-Mail-Dienste und -Tools Ihnen helfen, diese Arten von E-Mails zu automatisieren.

Sobald Sie Ihre E-Mails und Vorlagen mit den oben beschriebenen Elementen erstellt haben, müssen Sie nur noch alles hochladen und den Dienst alles für Sie erledigen lassen. Testen Sie verschiedene Szenarien, um zu sehen, ob Ihre Kunden die richtige E-Mail erhalten, nachdem sie eine Aktion durchgeführt haben.

Jetzt sind Sie an der Reihe, sich Gedanken über die Erstellung der richtigen Bestätigungs-E-Mails für Ihr Unternehmen zu machen. Überlegen Sie, welche Aktionen der Kunden auf Ihrer Website eine Bestätigung erfordern, und erstellen Sie dann die richtigen E-Mails für jedes Szenario und jede Aktion.