Guía para exportar contactos de Outlook

¿Por qué es importante exportar los contactos de Outlook?

Hay varias razones por las que puede ser esencial saber cómo exportar contactos de Outlook. Por ejemplo, puede que necesites mover los contactos a otro dispositivo u ordenador, hacer una copia de seguridad, importarlos a un servicio de correo electrónico diferente como Gmail, gestionarlos en un programa como Microsoft Excel o exportar los contactos a una vCard o tarjeta de visita virtual. La mayoría de estas opciones requerirán que exportes a diferentes tipos de archivos. Por ejemplo, normalmente necesitarás un archivo CSV si exportas tus contactos a un servicio de correo electrónico diferente. Por otro lado, un archivo VCF que te permita importar tus contactos directamente a Excel podría ser necesario para una tarjeta de visita virtual. Un archivo PST suele ser necesario para hacer una copia de seguridad de tus contactos y datos.

Métodos para exportar contactos de Outlook

Hay varios métodos que puedes utilizar para exportar tus contactos de Outlook en función de tu versión de Outlook. El programa Outlook se comportará de la misma manera tanto si utilizas un sistema operativo Windows como macOS.

Cómo exportar contactos de Outlook 2010

Outlook 2010 es una versión antigua del programa que no se utiliza a menudo hoy en día, pero algunas empresas siguen utilizándolo principalmente para las comunicaciones internas. Algunas personas siguen utilizando Outlook 2010 ya que quieren mantenerse dentro de un único año de producción del programa de software para ahorrar dinero. Si está utilizando Outlook 2010 y quiere exportar sus contactos, estos son los pasos a seguir:

1. Abra Outlook en su PC o Mac.
2. Dirígete a la cinta de opciones de la parte superior del programa y selecciona "Archivo".
3. Haga clic en "Opciones" y seleccione "Avanzado" en el cuadro de diálogo.
4. Seleccione "Exportar" para abrir el asistente de importación y exportación.
5. Elija "Exportar un archivo" y haga clic en "Siguiente".
6. En la ventana "Crear un tipo de archivo", elija el tipo de exportación que desee.
7. Aparecerá una lista de carpetas que puede exportar. En esta lista, seleccione la carpeta de contactos que va a exportar.
8. Seleccione "Examinar" antes de seleccionar una carpeta para exportar.
9. Nombra tu archivo en la opción de "Guardar archivo exportado como
10. Seleccione "Aceptar", luego "Siguiente" y después "Finalizar".
11. Una vez que Outlook haya completado la exportación, haga clic en "Aceptar".
12. Comprueba que tu archivo se ha guardado donde querías.

Cómo exportar contactos de Outlook 2013

Outlook 2013 es la versión más reciente del software de Outlook con una base de código diferente a la de Office 365. Debido a esto, tiene varios pasos a seguir en comparación con las últimas versiones del programa a la hora de exportar contactos. Una de las principales ventajas de Outlook 2013, y por la que mucha gente sigue usándolo hoy en día, es que tiene una app independiente de las demás que es más barata de adquirir. Si usas Outlook 2013 y quieres exportar contactos, sigue estos pasos:

1. Abra Outlook en su PC o Mac.
2. Dirígete a la zona superior izquierda de la pantalla del programa y selecciona la pestaña "Archivo".
3. Haga clic en "Abrir y exportar" en el lado izquierdo.
4. Aparecerá una lista de opciones. Seleccione "Importar/Exportar".
5. Aparecerá otra lista de opciones. Elige "Exportar a un archivo" y luego "Siguiente".
6. Seleccione "Valores separados por comas" y luego "Siguiente".
7. En "Carpetas personales", selecciona "Contactos" y luego "Siguiente".
8. Seleccione "Examinar" antes de elegir la ubicación donde desea guardar el archivo exportado.
9. Elija un nombre para su archivo, haga clic en "Siguiente" y luego en "Finalizar".
10. Compruebe que su archivo se guarda en la ubicación deseada.

Cómo exportar contactos desde Outlook basado en la web

La versión en línea y basada en la web de Outlook puede ser una solución ideal si desea acceder a sus contactos y mensajes de correo electrónico cuando no está delante del ordenador. A esta versión de Outlook se puede acceder fácilmente desde una serie de dispositivos que conectarse a internetincluyendo portátiles para juegosSi desea exportar sus contactos mediante la versión web de Outlook, siga los pasos que se indican a continuación. Si quieres exportar tus contactos utilizando la versión web de Outlook, sigue estos pasos:

1. Escriba Outlook en la barra de direcciones para acceder al sitio web de Outlook desde el navegador web elegido.
2. Acceda a su cuenta si se le pide que lo haga.
3. Dirígete a la parte inferior de la página y selecciona el símbolo de personas.
4. En la barra de herramientas, selecciona "Gestionar" y luego "Exportar contactos".
5. Elige si quieres exportar todos tus contactos o los de una carpeta específica.
6. Haga clic en "Exportar".
7. Elige "Guardar como" y selecciona el formato de archivo en el que quieres guardar los contactos.
8. Comprueba que los contactos se han guardado con el nombre y en la ubicación que has elegido.

Cómo exportar contactos de Outlook 365

Outlook 2016 y Outlook 2019 son las dos últimas versiones de Outlook, que son compatibles con Office 365. Esto ha creado un nuevo proceso de exportación de contactos para las personas que utilizan las últimas versiones de Outlook. El uso de Office 365 tiene muchas ventajas significativas, entre ellas que todos los programas de Microsoft, como Windows, Word, Outlook, Excel y PowerPoint, utilizan el mismo código y pueden acceder fácilmente entre sí, lo que permite realizar rápida y fácilmente varias funciones entre los distintos programas, por ejemplo, la exportación instantánea de contactos a Excel. Si utiliza la versión 2016 o 2019 de Outlook 365, siga estos pasos para exportar contactos:

1. En su PC o Mac, abra el programa Outlook 365.
2. Haga clic en el icono "Aplicaciones" de la parte superior izquierda.
3. Elige "Personas" y haz clic en "Gestionar".
4. Elige "Exportar contactos".
5. Decida si va a exportar todos los contactos o una carpeta que contenga contactos específicos.
6. Dependiendo de su navegador, seleccione "Guardar" o "Abrir".
7. Compruebe que los contactos se han guardado en la ubicación y con el nombre deseados.

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Gmail

Puedes exportar tus mensajes de correo electrónico de una cuenta de Outlook a una cuenta de Gmail para hacer una copia de seguridad y poder acceder a los mensajes de correo electrónico más antiguos desde cualquier lugar. Para ello, añade tu cuenta de Gmail a Outlook antes de copiar y pegar las carpetas. Primero tendrás que configurar tu cuenta de Gmail en Outlook. Los pasos para hacerlo son:

1. Vaya al icono de configuración en la parte superior derecha antes de elegir "Ver toda la configuración de Outlook".
2. Seleccione "Correo" en el panel izquierdo.
3. Haga clic en "Sincronizar el correo electrónico".
4. En Cuentas conectadas, en el panel derecho, selecciona "Gmail".
5. Introduce el nombre para mostrar que deseas utilizar al enviar correos a través de Outlook desde Gmail en la pantalla "Conecta tu cuenta de Google".
6. Seleccione OK.
7. Accede a la cuenta de Gmail elegida en Outlook Mail para que Microsoft pueda acceder a la cuenta.
8. Confirma que has conectado correctamente tu cuenta de Gmail a Outlook seleccionando Aceptar.

Una vez que hayas configurado tu cuenta de Gmail en Google, abre Outlook y selecciona la carpeta que contiene los mensajes de correo electrónico que deseas exportar. Selecciona todos los mensajes de la carpeta pulsando Ctrl+A o mantén pulsada la tecla Ctrl mientras seleccionas los mensajes individuales que deseas exportar. Haz clic con el botón derecho del ratón en los mensajes seleccionados y selecciona "Mover" y luego "Otra carpeta". Aparecerá el cuadro de diálogo Mover elementos. Selecciona tu cuenta de Gmail y elige o crea una nueva carpeta en tu cuenta de Gmail a la que exportar los correos electrónicos. Mueve los correos electrónicos seleccionados haciendo clic en "Aceptar".

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

También puede exportar sus correos electrónicos de Outlook enviándolos a una hoja de cálculo de Excel, creando una hoja de cálculo con varias columnas. Esto puede ser especialmente útil si ya está utilizar Excel con fines contables...digamos. Para ello:

1. Vaya a Archivo en Outlook y seleccione Abrir y Exportar.
2. Seleccione Importar/Exportar.
3. Elija "Exportar a un archivo" y haga clic en "Siguiente".
4. Seleccione "Microsoft Excel" y haga clic en "Siguiente".
5. Seleccione la carpeta de correo electrónico desde la que desea exportar los mensajes y seleccione "Siguiente".
6. Elija la carpeta en la que desea guardar los correos electrónicos exportados y elija un nombre para el archivo exportado antes de seleccionar "Aceptar".
7. Haga clic en "Siguiente" y luego en "Finalizar".
8. El nuevo archivo de Excel estará disponible para abrirse en la ubicación elegida.

Tanto si quieres exportar contactos como mensajes de correo electrónico, es muy sencillo hacerlo con Outlook.

Mejores prácticas para exportar la lista

Iniciar el proceso de exportación

Para iniciar el proceso de exportación de tus contactos de Outlook, abre la ventana de Microsoft Outlook y ve al menú Archivo situado en la esquina superior izquierda. Desde allí, haz clic en "Archivo" y selecciona "Exportar" para abrir las opciones de exportación. Aparecerá el asistente de exportación de contactos de Outlook, que te guiará por los pasos necesarios para exportar contactos desde Outlook.

Elección del tipo y formato de archivo

En el cuadro de progreso de exportación que aparece, tendrás varias opciones para el tipo de archivo que quieres crear. Para una mayor versatilidad, selecciona "Valores separados por comas (CSV)" como tipo de archivo. Los archivos CSV se importan fácilmente en programas de hojas de cálculo y también se pueden utilizar para sincronizarlos con los contactos de Google. Si lo prefieres, también puedes seleccionar "Archivo de datos de Outlook (PST)".

Seleccionar la carpeta de contactos

Una vez elegido el formato CSV, se te pedirá que selecciones la carpeta que contiene los contactos que deseas exportar. Navega hasta la "Carpeta de contactos" y selecciónala. Asegúrate de que has elegido la carpeta correcta para incluir todos los contactos seleccionados que deseas exportar.

Establecer el nombre y la ubicación del archivo

Después de seleccionar la carpeta de contactos, tendrás que especificar un nombre y una ubicación para el nuevo archivo de contactos. Haz clic en "Examinar" y elige el directorio donde quieres guardar el archivo. Introduce un nombre de archivo que te ayude a identificar estos nuevos contactos inmediatamente. También puedes elegir "Archivo" en la esquina inferior izquierda para acceder a otras opciones de guardado.

Finalizar la exportación

Antes de empezar a exportar, tendrá la oportunidad de revisar sus selecciones. Comprueba que no haya celdas vacías o errores que puedan interrumpir el proceso de exportación. Cuando estés satisfecho, haz clic en "Exportar" para iniciar la exportación. Se creará un nuevo archivo CSV y el cuadro de progreso de la exportación indicará cuándo se ha completado el proceso.

Importación a otras plataformas

Tu nuevo archivo de contactos, ahora en formato CSV, está listo para su uso. Puedes importar este archivo a un programa de hojas de cálculo para organizarlo mejor, o directamente a otra cuenta de correo electrónico como Google Contacts. Sólo tienes que elegir "Importar" en la plataforma correspondiente y seleccionar el archivo CSV que acabas de crear.

Consejos adicionales para los contactos por correo electrónico

Si quieres importar estos contactos a otra cuenta de correo electrónico, asegúrate de seleccionar "Exportar a un archivo" en la ventana inicial de Outlook. Esto garantiza que tus contactos de correo electrónico se incluyan en el proceso de exportación, lo que facilita la gestión de tus comunicaciones entre plataformas.