Se ei ole aina dramaattista. Joskus se on hidasta. Pikkujuttuja, kuten puuttuva yrityksen nimi, tyhjä puhelinnumero ja yhteystietoja, joiden omistaja ei ole selkeästi määritetty. Et voi tietää, onko joku jo ottanut yhteyttä vai onko kyseessä aivan uusi johtolanka.
Näin käy, kun CRM-tietoja ei tarkisteta. Järjestelmä näyttää edelleen täydeltä, mutta todellinen arvo liukuu pois. Ja yhtäkkiä tarvitsetkin todella kunnollista CRM-tietojen tarkistusta.
CRM-tietojen todentaminen auttaa nykyaikaisia yrityksiä pitämään asiakastoimintansa kurissa.
Ilman puhtaita tietoja työkalut menettävät tarkoituksensa, kampanjat epäonnistuvat, myynti hidastuu ja asiakassuhteet haalistuvat. CRM:ää käyttävät ihmiset (kuten markkinointi, asiakastuki ja asiakaspäälliköt) turhautuvat nopeasti.
Sillä ei ole väliä, käytätkö suurta CRM-alustaa vai jotain kevyttä. Jos sen sisältämät tiedot eivät ole täydellisiä ja luotettavia, rakennat strategioita arvailujen varaan.
Ymmärretäänpä tämä kaikki.
Mitä on CRM-tietojen todentaminen (ja miksi sinun pitäisi välittää siitä)?
CRM-tietojen todentaminen on prosessi, jossa tarkistetaan, että kaikki CRM-järjestelmään tallennetut tiedot ovat tarkkoja, käyttökelpoisia ja todellisia.
Ei vanhentunut. Ei keksitty. Eikä ole jonkun sellaisen kirjoittama, joka löi kyynärpäällä näppäimistöönsä perjantaina kello 17.00.
Se kattaa kaiken sähköpostin toimitettavuuden tarkistamisesta päällekkäisyyksien havaitsemiseen, muotoiluongelmien korjaamiseen ja yhteystietojen, kuten puhelinnumeroiden, yrityksen nimien, työnimikkeiden ja muiden yhteystietojen vahvistamiseen.
Voimme kutsua sitä perustavaa laatua oleviksi asioiksi.
Varmennettujen CRM-tietojen avulla voit todella tavoittaa yhteystietosi, ymmärtää yleisösi ja ryhtyä mielekkäisiin toimiin. Se on kaikkien myynti- ja markkinointitiimiesi tekemien päätösten perusta:
- Markkinoinnin ammattilaiset tarvitsevat puhtaat, segmentoidut yhteystietoluettelot, jotta he voivat lähettää oikean viestin oikeille ihmisille.
- Myyntihenkilöstösi luottaa ajantasaisiin yhteystietoihin suunnitellessaan jatkotoimia, varatakseen tapaamisia ja viedessään kauppoja eteenpäin.
- Asiakaspalvelutiimisi tarvitsee tarkkoja yhteystietoja ja kontekstia, jotta se voi auttaa ihmisiä nopeasti ja aikaa tuhlaamatta.
Jos siis CRM-tietosi ovat vääriä, vanhentuneita tai päällekkäisiä, et puhu oikeille ihmisille. Tai et puhu kenellekään.
Tähän kaikkeen liittyy myös tekninen taso. CRM-järjestelmät on nyt kytketty liiketoiminnan jokaiseen osa-alueeseen. Ne toimivat automaatioiden voimanlähteenä. Syöttävät kojelautoja. Käynnistävät viestejä. Kun syötteet ovat sotkuisia, koko järjestelmä menee sekaisin.
CRM-tietojen todentaminen auttaa estämään tämän.
Näin CRM-tietueesi pysyvät terävinä, yhteystietojen hallinta on johdonmukaista ja markkinointi- ja myyntiponnistelut ovat linjassa todellisuuden kanssa.
Nyt hyvät uutiset?
Sinun ei tarvitse käyttää tuntikausia taulukkolaskentataulukoiden läpikäymiseen tai jokaisen merkinnän manuaaliseen tarkistamiseen. On olemassa älykkäämpiä tapoja hoitaa tämä.
Tietojen laadun huomiotta jättämisen todelliset riskit
Kun CRM-tiedot jäävät tarkistamatta, et huomaa ongelmaa heti. Se alkaa pienistä asioista – kampanjat toimivat huonosti, tukipyynnöt hidastuvat, joku yhteyshenkilö näyttää oudolta. Ei mitään dramaattista tai kiireellistä.
CRM-alustasi on kuitenkin paisunut epäluotettavilla syötteillä. Ja nämä puutteet alkavat näkyä kaikkialla muualla yrityksessä. Ja se tekee siitä vaarallista.
Kerrotaanpa tarkemmin:
Tuhlaat aikaa umpikujien jahtaamiseen
Myyntitiimisi soittaa katkaistuihin numeroihin. Markkinointikampanjasi lähtevät osoitteisiin, joita ei saada perille. Entä ne kauniit sähköpostiviestit, joiden suunnitteluun olet käyttänyt tunteja? Ne eivät pääse mihinkään.
Jokainen minuutti, jonka tiimisi työskentelee huonojen tietojen parissa, on minuutti, jonka he eivät ole yhteydessä todellisiin ihmisiin. Vaikutukset kasaantuvat nopeasti, erityisesti myynti- ja markkinointihenkilöstön kohdalla, joka jonglööraa kymmeniä (tai satoja) johtolankoja viikoittain.
Tämä tarkoittaa, että markkinointiviestisi eivät pääse perille sinne, minne niiden pitäisi. Suorituskykyraportointisi ei myöskään toimi, koska se perustuu epäjohdonmukaisiin ja hajanaisiin tietueisiin.
Rikot automaatioita ja työnkulkuja
Nykyaikaiset asiakassuhteiden hallintajärjestelmät ovat tiiviisti yhteydessä toisiinsa. Yksi huono sähköpostiosoite ei ehkä kuulosta suurelta asialta, kunnes se katkaisee koko sähköpostisarjan, aiheuttaa virheen CRM-synkronoinnissa tai pysäyttää tiimisi riippuvaisen putkiautomaation.
Eikä edes puhuta siitä painajaisesta, joka liittyy likaisiin tietueisiin perustuvaan tiedonsiirtoprojektiin. Se on kuin kaataisi pilaantunutta maitoa puhtaaseen pulloon ja toivoo, ettei kukaan huomaa.
Altistat itsesi sääntöjen noudattamiseen liittyville riskeille
Yksityisyyden suojaa koskevat lait eivät ole pelleilyä. GDPR, CCPA ja muut alueelliset säädökset edellyttävät, että yritykset tallentavat tarkat asiakastiedot, antavat ihmisille pääsyn tietoihinsa ja poistavat tiedot pyynnöstä.
Kaksinkertaisten, virheellisten tai harhaanjohtavien asiakastietojen säilyttäminen asettaa yrityksesi oikeudelliseen riskiin. Varsinkin, jos joku saa viestin, joka oli tarkoitettu kokonaan toiselle yhteyshenkilölle.
Miten CRM-järjestelmästäsi tulee alun perin sotkuinen?
Mietitkö, miten se yleensä menee pieleen? Tässä on yleinen skenaario:
Manuaalinen tietojen syöttö paineen alaisena
Tiimisi jäsenet keskustelevat liidien kanssa, tekevät muistiinpanoja ja suunnittelevat jatkotoimenpiteitä. Kaikki manuaalisesti. Jossain vaiheessa he syöttävät ”John Doe” -nimen kahdesti – kerran yrityksen nimen kanssa ja kerran ilman. He unohtavat tarkistaa puhelinnumeron muotoilun. Tai he kirjoittavat sähköpostin väärin eivätkä huomaa sitä.
Se ei tunnu isolta asialta. Mutta nyt on kaksi levyä. Ja puolet tiedoista on väärin. Kun se kerrotaan koko tiimille viikkojen tai kuukausien aikana, se kasvaa lumipallona.
Luettelo tuonnista ilman suojakaiteita
Oletetaan, että markkinointitiimisi ostaa liidilistan tai tuo yhteystietoja webinaarista. Hienoa. Mutta jos ennen tuontia ei tehdä mitään tarkastusta tai validointia, olet juuri työntänyt järjestelmääsi joukon kyseenalaisia tietueita.
Vanhat sähköpostit. Virka-ajan ulkopuolella olevat osallistujat. Yhteydenotot viiden yrityksen takaa. Kaikki sekoittuvat todellisiin tietoihin. Ei suodattimia, ei lippuja. Ja nyt CRM-tietueesi ovat täynnä kontakteja, jotka eivät koskaan käänny.
Integrointivirheet
Saatko yhteystietoja työkaluista, kuten rekisteröitymislomakkeista, live-chatista, tapahtuma-alustoista tai laskutusjärjestelmistä? Loistavaa, paitsi jos synkronointiasetukset eivät ole linjassa, kentät eivät täsmää tai kaksoiskappaleiden tunnistus on heikko.
Nyt sinulla on kolme versiota samasta henkilöstä, eri työnimikkeet ja ristiriitaiset sähköpostit. Kukaan ei ole varma, kumpi on oikea.
Omistajuuden puute
Monissa yrityksissä kukaan ei ole virallisesti vastuussa tiedoista. Se on vain tavallaan… olemassa. Kun tiedot alkavat heikentyä, kukaan ei ole varma, kenen pitäisi korjata ne. Markkinointi syyttää myyntiä. Myynti syyttää Opsia. Ops sanoo, että se on automaatio-ongelma. Ja CRM on edelleen täynnä sotkua.
Vanhat tiedot raahautuvat mukana
Tai ehkä sinulla oli massiivinen tietojen siirto vanhasta järjestelmästäsi? Jos näin on, se toi luultavasti mukanaan joitakin luurankoja. Vanhentuneita kenttiä, rikkinäisiä muotoiluja tai jäljelle jääneitä testikontakteja. Kukaan ei huomannut sitä silloin, mutta nyt se on sulautunut uuteen järjestelmään – ja leviää hitaasti.
CRM-tietojen laatu on prosessi. Ja kun prosessia ei ole olemassa, rappio alkaa. Hiljaa ja jokaisessa asiakaskohtaamisessa.
CRM-tietojen puhdistus vs. tietojen validointi vs. tietojen rikastaminen
Okei, sinulla on siis sotkuista dataa. Mitä nyt? Tässä kohtaa useimmat ihmiset menevät hieman sekaisin:
- Siivoaminen
- on validointi
- ja siellä on rikastumista
Ne kuulostavat samankaltaisilta, mutta niillä on eri tehtävät.
Spoilerihälytys: Jos käytät Bouncer:n kaltaisia työkaluja, saat kaikki edellä mainitut ominaisuudet saman katon alta.
Tietojen puhdistus = korjaaminen tai poistaminen
Tämä on peruskuorinta. Etsit päällekkäisiä sähköposteja, yhdistät ne ja poistat huonoja sähköposteja. Korjaat muotoilua – suuraakkoset nimiin, korjaat verkkotunnukset, poistat hymiöt etunimikentästä (yllättyisit, kuinka usein näin tapahtuu).
Puhdistus on reaktiivista. Se ottaa sen, mitä CRM-ohjelmistossasi jo on, ja yrittää saada kaaoksen järjestykseen.
Se auttaa esimerkiksi:
- Yhdistä päällekkäiset tietueet
- Poista testitiedot
- Standardoi kentät
- Tietojen tarkkuuden parantaminen
Se on digitaalinen vastine sanomalle: ”Siivotaan keittiö ennen kuin aloitetaan ruoanlaitto.”
Tietojen validointi = tarkistetaan, ovatko tiedot laillisia.
Täällä ajetaan yhteystietosi tarkistuslogiikan läpi, joka tarkistaa: ”Onko tämä aito?”.
Esimerkiksi:
- Voimmeko lähettää sähköpostia tähän osoitteeseen?
- Onko tämä puhelinnumero muotoiltu oikein?
- Onko tämä verkkotunnus aktiivinen eikä sitä ole merkitty kertakäyttöiseksi?
Kyse ei ole niinkään siivoamisesta kuin luottamuksesta. Et halua lähettää ihmisille viestejä, ellet ole kohtuullisen varma, että he ovat olemassa.
Tämä suojaa sinua muun muassa:
- Pomppii
- Roskaposti-valitukset
- Markkinointi- ja myyntiponnistelujen tuhlaaminen
- Markkinointikampanjoihin liittyvät saamattomat tietueet
Bonusta: kun CRM:ssäsi on validointi sisäänrakennettuna (hei, Bouncer 👋), työskentelet vain varmennettujen yhteystietojen kanssa.
Tietojen rikastaminen = hyödyllisen kontekstin lisääminen
Tämä on kirsikka kakun päällä. Kun tiedot on puhdistettu ja tarkistettu, tietojen rikastaminen lisää syvyyttä. Ajattele:
- Yrityksen koon hakeminen julkisista tiedoista
- Puuttuvien työnimikkeiden automaattinen täyttäminen
- Ostohistorian tai käyttäytymistunnisteiden lisääminen
- Linkittäminen sosiaalisiin profiileihin
Se muuttaa yhteystietosi ”John at Gmail.com” muotoon ”John, markkinointipäällikkö 50 hengen B2B SaaS -yrityksessä”. Paljon hyödyllisempää, eikö?
Rikastuminen auttaa sinua:
- Henkilökohtaistaminen
- Rakenna älykkäämpiä segmenttejä
- Analysoi tiettyjä asiakasryhmiä
- Parannetaan asiakaspalvelustrategioita
Ja kun se yhdistetään validointiin ja siivoukseen? Silloin CRM:stäsi tulee tehokas – eivain täysi.
Korjataan se: Bouncer:n AutoClean.
Taulukot, vienti, suodattimet, liput, päänsärky – se on sotku. Olkaamme rehellisiä, kukaan ei enää tee säännöllisiä tietojen tarkastuksia manuaalisesti. Kaikki sanovat tekevänsä niin. Kukaan ei kuitenkaan tee sitä.
Siksi Bouncer AutoClean on olemassa. Se on hiljainen tietojen puhdistustyökalu, joka pitää CRM-tietojesi laadun ja eheyden korkealla tasolla ilman, että joudut nalkuttamaan kirjautumisista tai tiedostojen lataamisesta.
AutoClean on täysin automatisoitu CRM-tietojen tarkistustyökalu, joka liitetään suoraan CRM-järjestelmään (alkaen HubSpotista). Se tarkastaa jatkuvasti yhteystietoluettelosi ja ilmoittaa hiljaa kaikista epäilyttävistä asioista, kuten väärennetyistä verkkotunnuksista, kirjoitusvirheellisistä sähköposteista tai myrkyllisistä osoitteista.
AutoClean tarkistaa uudet merkinnät tunnin välein. Aivan oikein. Saat ajantasaiset ja tarkat tiedot koko päivän, joka päivä. Täydellinen valvonta. Ei taulukkolaskentaa.
Se toimii näin:
- Valitse tarkkailtava luettelo – Voit valita, mitkä yhteystietoluettelot pysyvät puhtaina Bouncer:n Verify List -osiossa.
- Aseta logiikka – Määritä, kuinka usein AutoClean tarkistaa yhteystietosi. Voit suorittaa koko listan tarkistuksen asennuksen yhteydessä, tarkistaa uudet liidit automaattisesti tunnin välein ja ajoittaa uudelleentarkistuksen.
- Aseta älykkäät vientisäännöt – Päätä, mitä tapahtuu tarkistuksen jälkeen. Pidä puhtaat, tarkistetut osoitteet. Hylkää perillepääsemättömät tai riskialttiit osoitteet. Karanteeniin kaikki siltä väliltä.
- Seuraa kaikkea yhdellä kojelaudalla – Seuraa jokaista AutoClean-työtä yhdestä näkymästä. Näet, milloin se luotiin, milloin se viimeksi suoritettiin ja milloin se suoritetaan uudelleen. Voit keskeyttää, muokata tai suorittaa tarkistukset manuaalisesti uudelleen milloin tahansa.
- Automatisoi työnkulut puhtailla tiedoilla – Käytä ”Bouncer suosittelee” -kenttää käynnistämään logiikkaa CRM-alustasi sisällä.
CRM-tietokantasi pysyy puhtaana sormea nostamatta.
Bouncer:n AutoCleanilla aloitat ennaltaehkäisyn:
- Et odota, että palautusprosenttiraportti kertoo sinulle, että jokin meni pieleen.
- Et saa tietää virheellisistä tiedoista sen jälkeen, kun joku on lähettänyt sarjan.
Olet jo askeleen edellä, koska tiedot on tarkistettu ennen kuin kukaan koskee niihin. Ei enää vanhentuneita luetteloita tai päällekkäisiä tietueita, jotka kasaantuvat, kun kaikilla on liian kiire korjata niitä.
Lisäksi voit hallita tarkasti sitä, miten työkalu käsittelee tietojasi. Haluatko olla erityisen varovainen? Karanteeniin kaikki etäisesti epäilyttävät asiat. Oletko luottavainen? Tukahduta vain kovat palautukset ja säilytä loput.
Sinä pysyt vastuussa, mutta AutoClean pitää koneen käynnissä. Näin sinä:
- Lähetä älykkäämpiä sähköposteja
- Keskity arvokkaisiin oivalluksiin, älä likaisiin tietoihin
- Tavoita oikeat potentiaaliset asiakkaat
- Ja lopeta ajan tuhlaaminen huonoihin levyihin
AutoClean on nyt saatavilla HubSpotille. Sen käyttöönotto vie minuutteja – ja kun se on käytössä, sinun ei tarvitse enää koskaan miettiä CRM-tietojen tarkistamista.
Bonus: Älykkäät CRM-tiedonhallintakäytännöt
Toimiva CRM on elävä järjestelmä. Ja aivan kuten mikä tahansa järjestelmä, se tarvitsee hoitoa.
Miten voit pitää sen hyvässä kunnossa?
Tarkasta, mitä on jo sisällä
Aloita yksinkertaisesti ja katso konepellin alle. Suorita CRM:n perusraportti, jolla tarkistat seuraavat seikat:
- Yhteystiedot ilman sähköposteja
- Tyhjät tai epäilyttävät puhelinnumerot (kuten 1234567890).
- Yhteydet, joilla ei ole omistajaa tai lähdettä
- Henkilöt, joita ei ole päivitetty yli 12 kuukauteen.
Sinun ei tarvitse korjata kaikkea heti. Pelkkä sotkun laajuuden tunteminen antaa sinulle valtaa. Se on ensimmäinen askel kohti parempaa tiedonhallintaa.
Aseta säännöt ennen uusien tietojen syöttämistä
Tietojen puhdistus on tärkeää. Mutta mikä on vielä tärkeämpää? Ennaltaehkäisy. Luo siis perussäännöt:
- Nimen muotoilu (ei isoja kirjaimia, ei hymiöitä, kiitos).
- Pakolliset kentät (älä luo tietuetta, jos sähköpostiosoitetta ei ole).
- Lähteiden standardointi (”Saapuva – lomake”, ”Manuaalinen syöttö” jne.).
- Kaksoistarkistukset (ennen yhteystiedon tallentamista)
Haluat pitää CRM-tietokantasi mahdollisimman ennustettavana.
Anna jonkun omistusoikeus tietoihin
Sen ei tarvitse olla koko rooli. Mutta tehtävän vieressä pitäisi olla nimi. Toki tämä ei tarkoita, että he tekevät kaiken työn. Mutta he varmistavat, että se tehdään. Ilman tätä kaikki olettavat, että joku muu hoitaa sen, ja näin huonot tietojen syöttötottumukset jäävät kuukausiksi tarkastamatta.
Sano ei jätteiden tuonnille
Me kaikki olemme tehneet sen. Olemme ladanneet satunnaisen CSV-tiedoston webinaarityökalusta. Saimme ”laadukkaan” lead-listan tapahtuman sponsorilta. Vedimme 500 nimeä Excel-tiedostosta, jonka löysimme jaetusta kansiosta.
Sitten se tuotiin suoraan CRM-järjestelmään tarkistamatta mitään.
Tästä lähtien tarkastat luettelon ennen kuin se koskettaa järjestelmääsi. Kysy, vastaavatko nämä kontaktit todella kohdeasiakkaitamme? Ovatko sähköpostiosoitteet päteviä (käytä sähköpostivarmenninta, kuten Bouncer, jos olet epävarma)? On parempi aloittaa sadalla hyvällä kontaktilla kuin 5 000:lla riskialttiilla kontaktilla, jotka tuhoavat toimitettavuutesi.
Kohdista CRM-kentät reaalimaailman strategiaasi.
Useimmissa CRM-järjestelmissä on yli 50 oletuskenttää. Sinä tarvitset luultavasti vain 12. Ehkä 20.
Poista kentät, joita et käytä. Nimeä epämääräiset kentät uudelleen. Lisää mukautettuja kenttiä, jotka kuvastavat sitä, miten tiimisi todella segmentoi nykyisiä asiakkaita tai seuraa asiakkaiden vuorovaikutusta.
Puhtaat asiakastiedot tarkoittavat merkityksellisyyttä. Haluat tietoja, jotka kertovat tarinaa, eivät vain istu siellä.
Paranna CRM-tietojen laatua liiketoimintasi menestyksen varmistamiseksi
Olkaamme tosissamme: hyvät aikomukset eivät ole laajamittaisia. Voit järjestää siivouksen joka kuukausi. Tai määrätä joku tarkistamaan yhteystiedot viikoittain. Tai rakentaa tusinan verran Zapier-virtoja paikkaamaan aukkoja.
Tai annat AutoCleanin tehdä sen puolestasi.
✅ Ei muistutuksia
✅ Ei vientiä
✅ Ei ”kuka omistaa tämän listan?” -keskusteluja.
Vain puhdasta, laadukasta tietoa, joka tarkistetaan lennossa.
Kun CRM-järjestelmäsi toimii johdonmukaisesti, kaikki muu toimii paremmin. Kampanjasi osuvat oikeisiin ihmisiin, ja alat luottaa raporttien lukuihin. Myös asiakkaat tuntevat sen. Olet nopeampi, tarkempi ja paljon merkityksellisempi jokaisessa vuorovaikutuksessa.
Näin pidät nykyiset asiakkaat ja palvelet asiakkaita paremmin, kun arvailuja on vähemmän ja asiat ovat selkeämmät.
Oletko valmis lopettamaan laskentataulukoiden jynssäämisen? Anna AutoCleanin hoitaa se.
