Jokainen lähettämäsi sähköposti kertoo jotain yrityksestäsi… jo ennen kuin kukaan lukee sitä. Jo pelkkä lähettäjän rivi voi rakentaa luottamusta tai herättää närää.
Siksi yrityksen sähköpostiosoitteen muodolla on enemmän merkitystä kuin useimmat ymmärtävät. Se on yksi niistä pienistä yksityiskohdista, jotka muokkaavat hiljaisesti sitä, kuinka ammattimaiselta näytät, kuinka järjestäytyneeltä sähköpostitiimisi tuntuu ja kuinka luottavaisesti asiakkaat vastaavat sinulle.
Mikä saa sähköpostiosoitteen näyttämään ammattimaiselta
Ammattimainen sähköpostiosoite tekee kolme asiaa hyvin: se on selkeä, johdonmukainen ja liittyy brändiisi.
Sen pitäisi olla helppo tunnistaa, kuka sen takana on, sen pitäisi noudattaa samaa kaavaa kuin muu tiimisi ja sen pitäisi vastata liiketoiminta-aluettasi.
Vertaa:
- huono esimerkki: coolguy1997@gmail.com
- Hyvä esimerkki: michael@northhillsconsulting.com
Ero ei ole pelkästään esteettinen. Se on psykologinen. Toinen näyttää harrastukselta. Toinen näyttää bisnekseltä.
Uskottavuutta ei voi väärentää, mutta sen voi muotoilla oikein.
Yleiset ammattimaiset sähköpostimuodot (ja milloin niitä kannattaa käyttää)
Eri tiimit ja toimialat käyttävät erilaisia nimeämismalleja. Tavoitteena on löytää sellainen, joka sopii kokoon, sävyyn ja rakenteeseen.
Tässä ovat yleisimmät ja käytännöllisimmät vaihtoehdot:
1. firstname@company.com
Yksinkertainen, henkilökohtainen ja ihanteellinen pienille yrityksille tai freelancereille. Se tuntuu helposti lähestyttävältä ja silti ammattimaiselta.
2. firstname.lastname@company.com
Virallisempi ja skaalautuvampi. Täydellinen suuremmille tiimeille tai yritysympäristöihin, joissa on vältettävä päällekkäisyyksiä.
3. role@company.com
Toimiva ja selkeä. sales@, support@, info@ tai billing@ on helppo muistaa. Nämä toimivat hyvin myös osastoilla, jotka käsittelevät yhteisiä postilaatikoita.
4. team@company.com tai contact@company.com
Sopii erinomaisesti startup-yrityksille tai luoville tuotemerkeille, jotka haluavat ystävällisen sävyn ilman, että osoitetaan yhtä henkilöä.
Minkä tahansa rakenteen valitsetkin, pysy johdonmukaisena koko tiimissä. Kun jokainen työntekijä noudattaa samaa mallia sähköpostiosoitteessa tai sähköpostin allekirjoituksessa, se tuntuu tarkoitukselliselta: ja juuri sellaiselta ammattimaisuus näyttää.
Miten valita oikea muoto yrityksellesi
Paras muoto riippuu vaiheestasi ja rakenteestasi:
- Freelancerit tai yksin perustavat yritykset: käytä firstname@yourdomain.com henkilökohtaisen mutta uskottavan kuvan luomiseksi.
- Pienyritykset: käytä firstname.lastname@yourdomain.com tunnettuuden ja johdonmukaisuuden luomiseen.
- Kasvavat tiimit: käytä department@yourdomain.com skaalautuvaan viestintään.
Ennen kuin päädyt johonkin, kirjoita ylös nopea nimeämissääntökirja. Se säästää aikaa, kun palkkaat ensimmäisen työntekijän tai lisäät uusia postilaatikoita.
Kun formaattisi on valmis, voit luoda yrityssähköpostiosoitteesi ja perustaa mukautettuja postilaatikoita omalle verkkotunnuksellesi. Se vie vain muutaman minuutin ja kohottaa välittömästi brändisi imagoa.
Todellisia esimerkkejä yritysten sähköpostiosoitteista
Eri toimialoilla käytetään erilaisia tyylejä, mutta kaikilla on yksi tavoite: selkeys.
Seuraavassa on muutama esimerkki siitä, miten muoto ja sävy vastaavat yritystyyppiä:
- Konsulttiyritykset valitsevat yleensä firstname@firmname.com pitääkseen viestinnän henkilökohtaisena ja näyttääkseen silti ammattimaiselta. Se sopii hyvin kahdenkeskisiin asiakassuhteisiin.
- Vähittäiskaupan tuotemerkit suosivat osoitteita kuten sales@brandname.com tai support@brandname.com. Ne on helppo muistaa ja auttavat asiakkaita tavoittamaan oikean henkilön nopeasti.
- SaaS-yritykset käyttävät usein team@startup.com tai hello@startup.com. Se antaa ystävällisen, yhteistyökykyisen vaikutelman, joka sopii moderniin tekniseen sävyyn.
- Kiinteistönvälitystoimistot suosivat firstname.lastname@agency.com, koska useat välittäjät voivat käyttää samaa verkkotunnusta.
- Oppilaitokset käyttävät info@academy.com tai contact@schoolname.com -osoitteita, koska ne ovat helppokäyttöisiä ja niiden sävy on ammattimainen ja neutraali.
Kukin lähestymistapa kertoo hieman erilaisen tarinan: lähestyttävä, muodollinen, kollektiivinen tai luotettava. Tärkeintä on, että muoto vastaa brändisi persoonallisuutta ja tuntuu johdonmukaiselta kaikissa yrityksesi lähettämissä sähköposteissa.
Virheet, joita kannattaa välttää luodessasi yrityksesi sähköpostiosoitetta
Muutama nopea tapa menettää uskottavuutta nopeasti:
- Numeroiden, hymiöiden tai symbolien käyttö(john123@ näyttää huolimattomalta).
- Henkilökohtaisen ja työelämän sekoittaminen(john@myhobby.com ).
- Epäjohdonmukaisten formaattien luominen yhden yrityksen sisällä.
- Ilmaisten verkkotunnusten käyttäminen yritysviestintään.
Asiakkaat eivät tietoisesti analysoi sitä, mutta nämä yksityiskohdat jättävät vaikutelman, joka jää mieleen.
Verkkotunnukseen perustuvan sähköpostin hankkiminen on usein halvempaa ja nopeampaa kuin luulisi, ja se estää uskottavuusvajeet ennen kuin niitä syntyy.
Otos
Ammattimainen sähköpostiosoite ei pelkästään auta ihmisiä tavoittamaan sinua. Se edustaa sitä, miten haluat, että sinut muistetaan.
Osoitteesi pitäisi näyttää samalta kuin brändisi kuulostaa: selkeältä, luotettavalta ja tarkoitukselliselta.
Ennen kuin siis lähetät toisenkin ehdotuksen Gmailista, käytä kymmenen minuuttia muodon määrittämiseen, tiimisi mukauttamiseen ja mukautetun yrityssähköpostin luomiseen.
Se on yksi pienimmistä toimista, joita voit toteuttaa, ja se saa yrityksesi näyttämään heti laillisemmalta.
