Comment atteindre la boîte de réception zéro en 7 façons efficaces

Quoi est Une surcharge d'e-mails ?

Toute personne disposant d'une adresse électronique connaît le stress de voir ses courriels s'accumuler, sans être lus, sans réponse, sans relâche. 

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La surcharge d'e-mails est exactement ce à quoi elle ressemble : l'incapacité à maîtriser ses e-mails professionnels ou personnels - et souvent les deux.

Vous recevez trop de courriels et n'avez pas assez de temps pour y répondre. Cela peut avoir un impact sur vos performances personnelles, ainsi que sur l'efficacité de votre entreprise.

La réponse à cette question est d'atteindre la boîte de réception zéro - pas nécessairement une boîte de réception vide, mais zéro courriel non lu, une charge de communication gérable et une boîte de réception beaucoup plus organisée.

Comment reconnaître la surcharge d'e-mails

Reconnaître les signes d'une surcharge de courrier électronique est la première étape pour atteindre le niveau zéro de la boîte de réception. Voici donc quelques points à surveiller :

Votre équipe communique-t-elle efficacement ?

Jeff a envoyé à Sally trois courriels de suivi importants concernant leur dernière réunion, mais les courriels non lus de Sally se comptent par centaines.

Les tensions sur le lieu de travail ne cessent de croître. Sally fait des pauses cigarette de plus en plus fréquentes. Gestion de projet a déraillé. Et Jeff toujours ne sait pas quelle police de caractères il est censé utiliser dans le dernier campagne de marketing.

Cela vous semble familier ?

La surcharge de courrier électronique peut entraver la communication sur le lieu de travail. Si l'information n'est pas diffusée efficacement, vous risquez des retards dans les délais, de ne pas savoir ce qui se passe dans votre entreprise et de ne pas être en mesure d'y répondre. comment gérer des projets Il en résulte un manque d'efficacité, une confusion parmi vos coéquipiers et des détails essentiels qui passent inaperçus.

Perdez-vous ou manquez-vous des messages importants ?

En plus d'entraver la communication en général, une boîte de réception surchargée vous expose au risque de passer à côté de certaines choses. Les courriels indésirables cachent les courriels que vous devez vraiment lire.

Les nouveaux courriels poussent les anciens vers le bas de la liste de votre client de messagerie. Une fois que cette liste est suffisamment longue, parviendrez-vous un jour à consulter ces anciens messages ? Et s'ils sont importants ? Et s'ils contiennent cette information que vous avez perdue pendant des heures à chercher ?

Il est trop facile de négliger, d'effacer ou de ne pas voir l'aiguille dans la botte de foin, même si vous avez un dossier séparé pour vos courriels les plus importants.

Vos communications externes en pâtissent-elles ?

Si vos clients attendent constamment une réponse de votre part pendant des jours ou des semaines, ou si vous recevez des plaintes concernant votre manque de service à la clientèle, il se peut que vous souffriez d'une surcharge de courrier électronique en raison d'un énorme volume d'e-mails.

Baisser votre AHT (temps de traitement moyen) est vital pour construire une bonne affaire avec un service répété.

La surcharge d'e-mails vous fait courir le risque de faire fuir vos précieux clients.

Vous vérifiez vos emails après le travail ?

Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée est vital pour nous tous, même si la plupart d'entre nous n'ont pas mis en place de stratégie de gestion du temps.

Rentrer chez soi pour consulter compulsivement sa boîte de réception, répondre à des courriels, et le suivi des réunions est le contraire d'un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Si vous n'arrivez pas à faire tout ce qui précède pendant les heures de travail et que vous passez une grande partie de votre temps libre à essayer de rattraper le temps perdu, vous souffrez certainement d'une surcharge de courrier électronique.

Des statistiques plutôt alarmantes montrent qu'un mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée peut avoir des répercussions sur la santé, les relations et la productivité.

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Cela nous amène à l'impact de la surcharge d'e-mails sur votre entreprise.

Les êtres humains comme les entreprises sont des systèmes, et les systèmes surchargés entraînent une dégradation, des performances négatives et finalement une défaillance.

Que vous soyez une entreprise offrant services de vérification du courrier électronique ou un travailleur indépendant qui écrit le code d'un site web, vous pouvez être affecté par la surcharge de courrier électronique.

Impact sur les employés

Nous avons parlé de l'importance d'un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

La surcharge de courrier électronique n'explique pas tout, bien sûr, mais elle est un facteur de détresse dans la vie personnelle d'un employé.

Passer des heures par jour à essayer de maîtriser les communications ; interrompre constamment des projets importants pour répondre à des questions ; faire défiler votre boîte de réception pendant votre pause déjeuner ; répondre à des collègues dans votre lit ; ou même simplement vous inquiéter de l'accumulation de vos courriels non lus, en sachant que vous devrez les traiter. à un moment donné.

Cela peut tuer la productivité personnelle et conduire à l'épuisement.

Impact sur les entreprises

Il va de soi que des employés stressés et épuisés ont un impact négatif sur l'ensemble de votre entreprise.

Les employés mécontents étoffent leur CV. Si l'objectif de votre entreprise est de fidéliser ses employés, vous devez comprendre l'impact de la surcharge de courrier électronique sur votre activité.

Les courriers électroniques détournent l'attention du travail. Ils déconcentrent l'attention, et il peut être difficile de la rediriger vers des tâches importantes. Si vos employés passent une partie de leur les horaires de travail dans leur boîte de réception, ils ne travaillent pas de manière efficace.

Cela peut avoir un effet néfaste sur votre entreprise. Vous pouvez perdre des opportunités commerciales en prenant trop de temps pour répondre aux prospects. Vous pourriez retarder des échéances en perdant des informations essentielles. Vous pouvez dévaloriser votre une campagne de courrier électronique soigneusement élaborée en s'embourbant dans un jeu de rattrapage d'emails.

Rien de tout cela n'est propice à la productivité, que ce soit pour les individus ou pour votre entreprise.

Comment atteindre le niveau zéro de la boîte de réception ?

Nous avons précisé que "boîte de réception zéro" ne signifie pas nécessairement "zéro courriel". arrêt complet. La boîte de réception zéro est une boîte de réception gérable, et voici quelques techniques éprouvées pour y parvenir dans votre vie numérique.

Communiquer par d'autres moyens

Les courriels sont surestimés, diront certains experts en productivité.

Bon, ce n'est pas vrai. L'e-mail est un miracle de la technologie moderne qui a révolutionné notre façon de communiquer.

Mais ils ont un temps et un lieu, et ce n'est pas... tout le temps et partout. En particulier courriels promotionnels que nous recevons quotidiennement.

Messagerie instantanée

En envoyant un courrier électronique, vous reconnaissez déjà que votre demande ne nécessite pas une réponse immédiate. Les messages instantanés sont comme des courriels, mais plus rapides, et permettent de discuter à la convenance de chacun.

L'un des moyens d'atteindre le niveau zéro de la boîte de réception et d'éviter le courrier indésirable est d'envoyer un message Slack à la place. C'est l'une des astuces de gestion des e-mails les plus faciles à mettre en œuvre si vous voulez éviter de vérifier votre courrier plusieurs fois par jour.

Appels téléphoniques

Si vous avez besoin d'une réponse rapide ou de parler de quelque chose, appels vocaux restent l'un des meilleurs outils de communication. Il vaut même la peine d'utiliser un service de téléphone fixe qui est fiable et peut fonctionner à tout moment, sans internet ou lors d'une panne de courant.

L'un des moyens de garder une boîte de réception propre est de décrocher le téléphone de temps en temps.

Face à face

Certaines choses bénéficient toujours d'une interaction en face à face. Lancer des idées avec une équipe ou discuter longuement d'informations importantes peut être plus efficace lors de réunions en personne ou d'appels vidéo. Il est préférable de se débarrasser dès le départ des courriels et des notifications inutiles.

Bien que ces réunions ne soient pas possibles pour tous (par exemple, pour les travailleurs à distance), elles constituent un bon moyen de passer du temps avec votre équipe.

Communiquer efficacement

Êtes-vous bombardé d'e-mails de suivi après une réunion ?

Si c'est le cas, vos réunions ne sont peut-être pas aussi productives qu'elles pourraient l'être et vous pouvez prendre quelques mesures simples pour y remédier, sans pour autant devenir un gourou de la productivité.

Planifiez soigneusement les réunions afin de répondre à autant de questions que possible et prévoyez du temps à la fin pour les questions de suivi, les résumés et les discussions importantes.

Et lorsque vous rédigez vos e-mails de suivi, assurez-vous qu'ils sont haute qualitéIls doivent être lisibles et contenir les informations nécessaires, sous peine de finir comme des courriels indésirables qui ne sont pas lus.

Fixer des attentes en matière de délais de réponse

Les obstacles à une communication rapide peuvent être dus à des facteurs tels que la complexité du problème ou le fait que les entreprises opèrent sur des fuseaux horaires différents.

Outre l'utilisation de différents canaux, la définition d'attentes réalistes en matière de réponses peut aider les employés et les clients à se détendre, car ils savent quand leurs messages électroniques recevront une réponse.

Vous pouvez définir politiques de l'entreprise en matière de courrier électroniqueen précisant que tous les courriels feront l'objet d'un accusé de réception dans les 24 heures. De cette façon, vous atténuez les craintes des gens d'être ignorés, ainsi que l'envie de vérifier leur boîte de réception toute la journée. Le destinataire de l'e-mail peut alors évaluer le temps nécessaire à la résolution de la question et fixer un délai réaliste pour une réponse appropriée.

L'expéditeur est assuré par la rapidité résolution du premier contactet le destinataire s'est donné suffisamment de temps pour traiter le problème de manière appropriée.

Réservez du temps pour gérer votre boîte de réception

Surveiller constamment votre boîte de réception peut ajouter de la pression et détourner votre attention d'autres tâches. Une boîte de réception encombrée peut vous obliger à trier des messages pendant des heures chaque semaine.

Réservez des moments dans la journée pour consulter votre courrier électronique, surtout si vous en recevez beaucoup.

Cela dépendra de la personne et du secteur d'activité, mais le fait de prévoir des moments fixes pour la gestion de la boîte de réception peut vous aider à rester plus organisé et moins distrait.

Essayez de le faire le matin, juste avant le déjeuner et en fin de journée. Ou peut-être préférez-vous passer plusieurs heures consécutives à traiter des e-mails et consacrer le reste de votre journée à d'autres choses.

Quel que soit votre emploi du temps, le fait d'en avoir un vous permettra de vous concentrer sur une seule chose à la fois et de trier les listes d'e-mails sans problème.

Créer des dossiers de courrier électronique

Les dossiers de messagerie peuvent être un outil négligé dans votre arsenal, mais ils constituent un excellent système de classement des informations.

Utilisez des dossiers pour classer vos courriels par catégories ou par niveaux de priorité. Une fois que vous avez lu un message, déterminez où il doit être placé et mettez-le à sa place. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour classer les courriels promotionnels dans un dossier et les courriels importants dans des dossiers d'action qui nécessitent une action immédiate.

Vous pouvez même aller plus loin et demander à votre organisation comptes de messagerie séparés pour le travail, les affaires personnelles, les inscriptions, etc.

Utiliser l'automatisation

La mise en place de filtres pour bloquer les pourriels, les personnes ou les mots de spam spécifiques dans les lignes d'objet est un bon début.

Vous pouvez également utiliser automatisation des courriels pour rationaliser vos courriels entrants et vos messages sortants. Par exemple, l'automatisation du processus d'accusé de réception avec un simple "nous avons reçu votre courriel..." qui se déclenche en cas de demande de renseignements de la part du client. Ou encore des modèles d'e-mails couvrant une série de questions fréquemment posées.

Supprimer, se désabonner, marquer comme spam

Soyez impitoyable. Ne faites pas de prisonniers dans votre programme de courrier électronique.

S'il y a de vieux courriels sans importance que vous n'aurez jamais l'occasion de lire, supprimez-les.

Si un spam passe à travers vos filtres, marquez-le.

S'il y a un blog que vous aimiez mais que vous ne lisez plus, désabonnez-vous de sa liste de diffusion.

Vous essayez d'atteindre la boîte de réception zéro, c'est-à-dire les communications importantes que vous lisez, auxquelles vous répondez et que vous classez efficacement.

Atteindre le niveau zéro de la boîte de réception en un rien de temps

Il est possible de travailler de manière plus productive, de communiquer plus efficacement et de laisser votre stress professionnel là où il doit être : au travail.

En faisant un grand ménage de printemps dans votre boîte de réception et en adoptant quelques stratégies éprouvées pour empêcher la surcharge de courrier électronique de revenir, vous pouvez atteindre le niveau zéro en un rien de temps. Tout commence par une stratégie de gestion des courriels, et vous pouvez passer en revue vos courriels facilement et rapidement.