Di seluruh dunia, ratusan email dikirim dan diterima setiap hari. Bisnis sering kali mengirim beberapa email setiap hari, dan setiap email tersebut merupakan peluang untuk memasarkan diri Anda dan bisnis Anda.
Ketika berbicara tentang tanda tangan email Anda, ini bisa memainkan peran besar dalam kesan yang Anda berikan pada pelanggan Anda. Namun, banyak orang memperlakukan tanda tangan email sebagai renungan, yang dapat menyebabkan mereka kehilangan banyak peluang. Tanda tangan adalah kesempatan Anda untuk mengklarifikasi siapa Anda, apa yang Anda lakukan, bagaimana Anda dapat dihubungi, dan ke mana penerima dapat pergi untuk mengetahui lebih lanjut tentang Anda, bisnis Anda, atau proyek yang sedang Anda kerjakan.
Misalkan tanda tangan email Anda hanya terdiri dari nama Anda dan informasi kontak dasar. Dalam hal ini, Anda mungkin tidak memanfaatkan sepenuhnya kesempatan untuk berinteraksi dengan penerima. Teruslah membaca untuk mengetahui lebih lanjut tentang membuat tanda tangan email profesional yang meninggalkan kesan mendalam.
Apa yang Harus Disertakan dalam Tanda Tangan Email Profesional
Ketika menyusun tanda tangan email Anda, ada baiknya untuk memiliki daftar hal-hal yang harus dimasukkan ke dalamnya. Beberapa hal utama yang harus Anda pertimbangkan untuk disertakan dalam tanda tangan email Anda adalah:
1 – Nama Lengkap Anda
Sama seperti saat mengirim email biasa, nama Anda harus selalu disertakan dalam tanda tangan email Anda, sehingga penerima yakin bahwa mereka telah menerimanya. Nama Anda harus disertakan dalam baris pertama teks tanda tangan email.
2 – Informasi Pekerjaan
Setelah Anda mencantumkan nama Anda, informasi berikutnya yang harus disertakan adalah informasi afiliasi, yang mungkin mencakup jabatan Anda, perusahaan atau organisasi tempat Anda bekerja, dan mungkin departemen tempat Anda bekerja. Dengan memberikan informasi ini, Anda akan mendapatkan lebih banyak konteks dan peran Anda dalam percakapan. Selain itu, tergantung kepada siapa Anda mengirim email, dengan menautkan ke organisasi atau perusahaan yang lebih besar dalam tanda tangan email dapat memberikan Anda lebih banyak kepercayaan dan menarik perhatian penerima.
3 – Informasi Kontak Lebih Lanjut
Meskipun penerima email Anda akan mendapatkan alamat email Anda, tanda tangan email adalah tempat yang tepat untuk menyertakan informasi kontak lebih lanjut sehingga mereka memiliki berbagai pilihan yang tersedia untuk mereka saat menghubungi Anda. Sebagai contoh, ini dapat mencakup nomor telepon atau alamat bisnis Anda. Tergantung pada peran Anda dan jenis email yang Anda kirimkan, tanda tangan juga bisa menjadi kesempatan yang baik untuk mempromosikan situs web pribadi atau profil LinkedIn Anda.
4 – Ajakan untuk Bertindak
Langkah cerdas saat membuat tanda tangan email Anda adalah menyertakan ajakan bertindak di dalamnya. CTA terbaik dalam tanda tangan email adalah yang terbaru, sesuai dengan gaya email Anda, sehingga terlihat alami dan tidak memaksa. Saat menulis CTA, pilihlah sesuatu yang selaras dengan tujuan saat ini, dan terus perbarui ketika tujuan Anda berubah.
5 – Ikon Sosial
Kehadiran media sosial Anda adalah bagian penting dari merek Anda, sehingga memungkinkan untuk mendapatkan pengikut yang lebih besar di industri Anda dan menunjukkan kepada orang-orang siapa Anda dan apa yang Anda pedulikan. Anda bisa mengetahui banyak hal tentang sebuah merek atau individu dengan melihat apa yang mereka posting di media sosial. Oleh karena itu, ada baiknya Anda menyertakan tautan ke halaman media sosial dalam tanda tangan email Anda. Hal ini akan memperkuat merek Anda, memberikan beberapa bukti sosial dan memberikan penerima email berbagai cara untuk menghubungi Anda. Hal ini juga dapat membantu mengarahkan lalu lintas lebih lanjut ke konten online Anda jika Anda memposting tautan ke postingan blog, halaman produk, atau halaman arahan di profil media sosial Anda.
6 – Tautan Pemesanan
Jika Anda sering mengirim email bolak-balik dengan klien atau orang lain untuk melakukan pemesanan pertemuan, maka menambahkan tautan pemesanan ke tanda tangan email Anda dapat menjadi langkah yang cerdas. Hal ini akan memudahkan klien Anda, karena mereka dapat mengklik tautan dan memasukkan detail mereka untuk melakukan pemesanan, dan membebaskan waktu Anda karena Anda tidak perlu bolak-balik mengirim email untuk membuat mereka memesan. Ada banyak alat kalender di luar sana yang dapat Anda gunakan untuk membuat janji temu pemesanan lebih mudah, dengan opsi untuk menyalin dan menempelkan tautan di mana saja yang Anda suka agar orang lain dapat mengekliknya, termasuk di tanda tangan email Anda.
7 – Logo atau Foto
Jika Anda ingin menambahkan daya tarik pada tanda tangan email Anda atau menambahkan sentuhan pribadi sehingga penerima yang belum pernah Anda temui secara langsung dapat mengenali nama Anda, mungkin ada baiknya menambahkan foto profesional. Atau, jika Anda ingin meningkatkan kesadaran merek dengan email Anda, pertimbangkan untuk menambahkan logo perusahaan.
8 – Persyaratan Hukum atau Sanggahan Industri
Beberapa industri akan memiliki panduan khusus tentang etika dan penggunaan email untuk mencegah pengiriman informasi pribadi. Karena itu, ada baiknya Anda mencari tahu peraturan industri apa pun yang dapat ditambahkan ke tanda tangan email Anda sebagai penafian.
Contoh Tanda Tangan Email dengan Desain yang Hebat
Ketika mendesain tanda tangan email Anda, ada beberapa praktik terbaik yang perlu diingat. Sebaiknya desain tanda tangan untuk menekankan nama, jabatan, dan informasi kontak Anda. Selain itu, pastikan bahwa desain tanda tangan tersebut ramah seluler, berkualitas tinggi, dan memiliki hirarki desain yang baik. Gunakan warna yang sederhana dan konsisten agar desain tidak terlalu berantakan dan mudah dibaca dalam sekejap. Untuk melakukan hal ini, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan pembuat tanda tangan email agar dapat menerapkan praktik terbaik untuk mendesain tanda tangan yang ideal bagi Anda sekaligus memastikan kualitas yang tinggi.
Mengapa Tanda Tangan Email yang Baik Itu Penting?
Apakah Anda memiliki bisnis, seorang karyawan yang sering menggunakan email sebagai alat komunikasi utama, atau sedang melamar pekerjaan dan ingin memberikan kesan profesional kepada orang lain, ada banyak alasan mengapa tanda tangan email yang baik sangat penting. Tanda tangan email Anda tidak hanya memberi kesan pada penerima, tetapi juga dapat memberikan informasi lebih lanjut tentang siapa Anda dan mengapa Anda mengirim pesan, yang dapat membantu jika Anda mengirim email kepada orang yang belum pernah berbicara dengan Anda.
Apa Kesamaan yang Dimiliki oleh Tanda Tangan Email Terbaik?
Ketika membuat tanda tangan email terbaik, ada beberapa hal utama yang dimiliki oleh semua tanda tangan email yang baik. Tujuan utama dari tanda tangan email Anda adalah untuk memperjelas kepada penerima dari siapa mereka menerima pesan. Tanda tangan ini harus menyertakan nama lengkap, jabatan, dan hal lain yang relevan dengan identitas Anda. Misalkan Anda mengirim email dari sebuah perusahaan. Dalam hal ini, ada baiknya Anda memberikan informasi kontak lebih lanjut untuk perusahaan dalam tanda tangan, seperti alamat situs web, alamat bisnis, dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Jika Anda mengirim email sebagai individu, pertimbangkan untuk menambahkan informasi lebih lanjut tentang diri Anda, seperti tautan ke profil LinkedIn atau profil media sosial lainnya.
Apa Manfaat dari Tanda Tangan Email yang Baik?
Tanda tangan email dapat membuat perbedaan besar dalam hal kesan yang Anda tinggalkan pada orang lain, baik sebagai individu maupun sebagai perwakilan perusahaan. Tanda tangan email yang benar dapat memastikan bahwa email yang Anda kirimkan terlihat profesional dan rapi, serta tidak membingungkan tentang siapa yang mengirim pesan dan tujuannya. Baik saat Anda melamar pekerjaan, menghubungi klien potensial sebagai pemilik bisnis, atau berkomunikasi dengan rekan kerja, agensi, dan profesional lain di bidang Anda atas nama perusahaan, tanda tangan email yang dirancang dengan baik dan bijaksana yang menyertakan semua informasi yang diperlukan akan memberikan perbedaan besar dalam hal meninggalkan kesan yang baik dan mencapai hasil yang diinginkan dari komunikasi Anda.
Cara Membuat Tanda Tangan untuk Email
Sebagian besar penyedia layanan email memudahkan Anda membuat tanda tangan dengan cepat yang dapat ditambahkan ke semua email di masa mendatang. Setelah Anda menemukan jendela untuk membuat tanda tangan email, biasanya Anda akan dapat menggunakan editor yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda untuk menambahkan teks, mengubah font dan warna, menyisipkan desain logo dan foto, dan menambahkan tautan. Sebagai alternatif, Anda bisa menggunakan alat pembuat tanda tangan email untuk membuat tanda tangan yang ideal dan menyalin serta menempelkannya ke dalam opsi tanda tangan di klien email Anda sebelum menyimpannya. Setelah disimpan, tanda tangan Anda akan muncul di akhir semua email yang Anda kirimkan di masa mendatang.
Tanda tangan email adalah bagian sederhana dari setiap email yang Anda kirimkan; namun, jika berisi informasi yang benar dan dirancang dengan baik, tanda tangan ini dapat sangat memengaruhi kesan yang Anda berikan pada pesan email Anda.
9 Praktik Terbaik untuk Menulis Tanda Tangan Email yang Bagus
Tanda tangan email lebih dari sekadar formalitas; tanda tangan email adalah kesempatan untuk branding, pemasaran, dan membuat kesan yang abadi. Tanda tangan email yang dibuat dengan baik dapat menjadi alat yang ampuh untuk berbagai tujuan bisnis. Di bawah ini adalah sembilan praktik terbaik untuk membantu Anda membuat tanda tangan email profesional yang menonjol.
1. Cantumkan Detail Kontak Penting dan Informasi Kontak Pengirim
Inti dari tanda tangan email profesional adalah detail kontak. Nama, jabatan, perusahaan, nomor kontak, dan nomor ponsel Anda adalah yang paling minimal. Hal ini memastikan bahwa penerima email dapat dengan mudah menghubungi Anda melalui berbagai saluran. Mencantumkan informasi kontak pengirim bukan hanya sekadar basa-basi, namun juga sebuah keharusan.
2. Tambahkan Tautan dan Ikon Media Sosial
Di era digital saat ini, tautan media sosial dan ikon media sosial adalah hal yang wajib ada di tanda tangan email Anda. Ini adalah bentuk pemasaran tanda tangan email yang halus yang dapat meningkatkan kehadiran online dan merek pribadi Anda.
3. Memasukkan Ajakan Bertindak (CTA) dan CTA Tanda Tangan Email
Ajakan bertindak (CTA) dan tanda tangan email CTA dapat mengubah tanda tangan email Anda dari tanda tangan sederhana menjadi alat pemasaran yang kuat. Baik itu mengarahkan penerima ke halaman arahan penjualan atau meminta mereka untuk berlangganan buletin, CTA yang ditempatkan dengan baik dapat mendorong keterlibatan.
4. Memastikan Ketanggapan Seluler untuk Pengguna Seluler
Dengan meningkatnya jumlah pengguna seluler, sangat penting untuk mendesain tanda tangan email yang terlihat bagus di perangkat seluler. Desain yang responsif seluler memastikan bahwa tanda tangan Anda akan ditampilkan sebagaimana mestinya di berbagai klien email.
5. Gunakan Tanda Tangan Email Profesional sebagai Kartu Nama Digital
Anggaplah tanda tangan email profesional Anda sebagai kartu nama digital. Dengan menyertakan semua konten yang relevan-seperti peran Anda, perusahaan, dan informasi kontak-memudahkan penerima email untuk mengingat Anda dan merek pribadi Anda.
6. Tetap Sederhana namun Menarik dengan Contoh Tanda Tangan Email Terbaik
Meskipun tergoda untuk tampil berlebihan, contoh tanda tangan email terbaik biasanya sederhana dan bersih. Tanda tangan email yang menarik tidak harus mencolok; tanda tangan email hanya perlu berisi semua elemen penting dalam format tanda tangan email yang rapi dan mudah dibaca.
7. Menambahkan Gambar Pribadi atau Logo Perusahaan
Sebuah gambar memiliki nilai ribuan kata. Menambahkan gambar pribadi atau logo perusahaan pada tanda tangan email bisnis Anda dapat membuatnya lebih mudah diingat. Namun, pastikan ukuran dan format gambar tersebut tepat agar dapat ditampilkan dengan benar di berbagai klien email.
8. Sediakan Berbagai Cara untuk Menghubungi Anda
Tanda tangan bisnis Anda harus menawarkan lebih dari satu cara bagi penerima untuk menghubungi Anda. Mencantumkan beberapa detail kontak, seperti nomor ponsel dan tautan media sosial, bersama dengan akun Gmail atau email profesional Anda, akan memberikan kenyamanan dan mendorong komunikasi yang lebih baik.
9. Menguji di Berbagai Klien Email yang Berbeda dan Menggunakan Templat Tanda Tangan
Sebelum menyelesaikan tanda tangan email perusahaan Anda, ada baiknya Anda menguji tampilannya di berbagai klien email. Hal ini untuk memastikan bahwa tanda tangan email Anda, lengkap dengan ikon media sosial dan CTA, tampil sesuai dengan yang diinginkan oleh semua penerima email. Menggunakan templat tanda tangan juga dapat membantu menjaga konsistensi di semua tanda tangan email perusahaan.
Dengan mengikuti praktik-praktik terbaik ini, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk membuat tanda tangan Anda sendiri yang profesional, efektif, dan menarik. Baik Anda menggunakan generator tanda tangan email gratis, templat tanda tangan, atau membuat tanda tangan Anda sendiri dari awal, kiat-kiat ini akan membantu Anda memaksimalkan alat pemasaran yang sering diabaikan ini.
