Verifica dei dati CRM: Smettere di tirare a indovinare, iniziare a verificare

Non è sempre drammatico. A volte è lento. Piccole cose come il nome di un’azienda mancante, un numero di telefono vuoto e contatti senza una chiara assegnazione del proprietario. Non si capisce se qualcuno si è già messo in contatto con noi o se si tratta di un lead nuovo di zecca.

Ecco cosa succede quando i dati del CRM non vengono controllati. Il sistema sembra ancora pieno, ma il valore effettivo si allontana. E all’improvviso, avete davvero bisogno di un’adeguata verifica dei dati CRM.

La verifica dei dati CRM aiuta le aziende moderne a evitare che le operazioni con i clienti vadano a rotoli.

Senza dati puliti, i vostri strumenti perdono di scopo, le campagne non funzionano, le vendite rallentano e le relazioni con i clienti si affievoliscono. E le persone che utilizzano il vostro CRM (come il marketing, l’assistenza, i gestori dei clienti) si sentono subito frustrate.

Non importa se si utilizza una piattaforma CRM di grande nome o qualcosa di leggero. Se le informazioni contenute all’interno non sono complete e affidabili, si costruiscono strategie basate su congetture.

Diamo un senso a tutto questo.

Che cos’è la verifica dei dati CRM (e perché dovrebbe interessarvi)?

La verifica dei dati CRM consiste nel controllare che tutte le informazioni contenute nel sistema CRM siano accurate, utilizzabili e reali.

Non è obsoleto. Non inventato. Non inseriti da qualcuno che ha sbattuto la tastiera con il gomito alle 5 del pomeriggio di venerdì.

Si occupa di tutto, dal controllo della deliverability delle e-mail all’individuazione dei duplicati, alla correzione dei problemi di formattazione e alla convalida dei dati di contatto come numeri di telefono, nomi di aziende, titoli di lavoro e altro ancora.

Possiamo chiamarle cose fondamentali.

I dati CRM verificati sono ciò che vi permette di raggiungere i vostri contatti, di capire il vostro pubblico e di intraprendere azioni significative. È il fondamento di ogni decisione dei team di vendita e marketing:

• I professionisti del marketing hanno bisogno di elenchi di contatti puliti e segmentati per inviare il messaggio giusto alle persone giuste.
• I vostri rappresentanti commerciali si basano su registri di contatti aggiornati per pianificare i follow-up, prenotare le riunioni e portare avanti le trattative.
• Il team del servizio clienti ha bisogno di informazioni di contatto precise e di un contesto che consenta di aiutare le persone in modo rapido, senza perdere tempo.

Se i dati del vostro CRM sono sbagliati, obsoleti o duplicati, non state parlando con le persone giuste. O non state parlando con nessuno.

C’è anche un livello tecnologico in tutto questo. I CRM sono ormai collegati a ogni angolo dell’azienda. Alimentano le automazioni. Alimentano i cruscotti. Attivano messaggi. Quando gli input sono disordinati, l’intero sistema diventa rumoroso.

La verifica dei dati del CRM aiuta a prevenire questo problema.

È il modo per mantenere i record del CRM nitidi, la gestione dei contatti coerente e gli sforzi di marketing e vendita allineati alla realtà.

Ora, la buona notizia?

Non è necessario passare ore a scavare nei fogli di calcolo o a rivedere manualmente ogni voce. Esistono modi più intelligenti per gestire questo aspetto.

I rischi reali di ignorare la qualità dei dati

Quando i dati del CRM non vengono controllati, non ci si accorge subito del problema. Si comincia con piccole cose: campagne che non funzionano, ticket di assistenza che rallentano, un contatto dall’aspetto strano qua e là. Niente di drammatico o urgente.

Ma sotto sotto, la vostra piattaforma CRM si sta gonfiando di input inaffidabili. E queste lacune iniziano a manifestarsi in ogni altro settore dell’azienda. Ed è questo che la rende pericolosa.

Vediamo come si articola:

Si perde tempo a inseguire vicoli ciechi

Il vostro team di vendita chiama numeri scollegati. Le vostre campagne di marketing vengono inviate a indirizzi non recapitabili. E quelle belle e-mail che avete passato ore a progettare? Non arrivano da nessuna parte.

Ogni minuto che il vostro team trascorre lavorando con dati errati è un minuto in cui non entra in contatto con persone reali. L’impatto si accumula rapidamente, soprattutto per il personale addetto alle vendite e al marketing, che si trova a gestire decine (o centinaia) di lead ogni settimana.

Ciò significa che i messaggi di marketing non arrivano dove dovrebbero. E i report sulle prestazioni sono sballati, perché attingono da record incoerenti e frammentati.

Interrompete le automazioni e i flussi di lavoro

I moderni sistemi di gestione delle relazioni con i clienti sono profondamente connessi. Un indirizzo e-mail errato potrebbe non sembrare un grosso problema, finché non interrompe un’intera sequenza di e-mail, segnala un errore nella sincronizzazione del CRM o blocca l’automazione di una pipeline da cui dipende il vostro team.

E non parliamo nemmeno dell’incubo di un progetto di migrazione dei dati costruito su record sporchi. È come versare del latte avariato in una bottiglia pulita e sperare che nessuno se ne accorga.

Vi esponete a rischi di conformità

Le leggi sulla privacy non scherzano. Il GDPR, il CCPA e altre normative regionali prevedono che le aziende conservino dati accurati sui clienti, diano accesso ai loro archivi e cancellino le informazioni su richiesta.

Conservare informazioni duplicate, errate o fuorvianti sui clienti espone l’azienda a rischi legali. Soprattutto se qualcuno riceve un messaggio destinato a un contatto diverso.

Come il vostro sistema di CRM si incasina in primo luogo

Vi chiedete come va a finire di solito? Ecco lo scenario comune:

Inserimento manuale dei dati sotto pressione

I membri del vostro team parlano con i contatti, prendono appunti, programmano i follow-up. Tutto manualmente. E da qualche parte in questo mix, inseriscono “John Doe” due volte: una volta con il nome della società, una volta senza. Si dimenticano di controllare la formattazione del numero di telefono. Oppure sbagliano a digitare l’e-mail e non se ne accorgono.

Non sembra un grosso problema. Ma ora ci sono due registri. E metà delle informazioni sono sbagliate. Se si moltiplica il problema per un’intera squadra, per settimane o mesi, la situazione si aggrava.

Elenco importazioni senza guardrail

Supponiamo che il vostro team di marketing acquisti un elenco di lead o importi i contatti da un webinar. Ottimo. Ma se non c’è un controllo o una convalida prima dell’importazione, avete appena inserito nel vostro sistema un mucchio di record discutibili.

Vecchie e-mail. Partecipazioni fuori sede. Contatti di cinque aziende fa. Tutti mescolati ai vostri dati reali. Nessun filtro, nessuna segnalazione. E ora i vostri record CRM sono gonfiati di contatti che non si convertiranno mai.

Errori di integrazione

Raccogliere i contatti da strumenti come moduli di iscrizione, live chat, piattaforme per eventi o sistemi di fatturazione? Fantastico, a meno che le impostazioni di sincronizzazione non siano allineate, i campi non corrispondano o il rilevamento dei duplicati sia debole.

Ora ci sono tre versioni della stessa persona, con titoli di lavoro diversi ed e-mail contrastanti. E nessuno è sicuro di quale sia quella vera.

Mancanza di proprietà

In molte aziende, nessuno è ufficialmente responsabile dei dati. Semplicemente… esistono. Così, quando iniziano a degradarsi, nessuno è sicuro di chi debba risolverli. Il marketing incolpa le vendite. Le vendite incolpano i reparti operativi. Il reparto operativo dice che è un problema di automazione. E il CRM è ancora pieno di confusione.

Dati legacy che si trascinano dietro

O forse avete effettuato una migrazione massiccia di dati dal vostro vecchio sistema? Se è così, probabilmente ha portato con sé alcuni scheletri. Campi obsoleti, formattazione non corretta o contatti di prova rimasti. Nessuno se n’è accorto all’epoca, ma ora il problema è radicato nel nuovo sistema e si sta diffondendo lentamente.

La qualità dei dati CRM è un processo. E quando questo processo non esiste, si verifica un decadimento. In silenzio e in ogni interazione con il cliente.

Pulizia dei dati CRM vs. validazione dei dati vs. arricchimento dei dati

Ok, quindi avete dei dati disordinati. E adesso? È qui che la maggior parte delle persone si ingarbuglia:

• c’è la pulizia
• c’è una convalida
• e c’è arricchimento

Hanno un suono simile, ma svolgono funzioni diverse.

Attenzione: se si utilizzano strumenti come Bouncer, si hanno a disposizione tutte le funzioni di cui sopra sotto un unico tetto.

Pulizia dei dati = correzione o cancellazione

Questa è la pulizia di base. Trovate i duplicati, li unite e cancellate le e-mail sbagliate. Si corregge la formattazione: si capitalizzano i nomi, si correggono i domini, si rimuovono le emoji dal campo Nome (sareste sorpresi di sapere quanto spesso accade).

La pulizia è reattiva. Prende ciò che è già presente nel software CRM e cerca di portare ordine nel caos.

Aiuta, ad esempio:

• Unire i record duplicati
• Rimuovere i dati del test
• Standardizzare i campi
• Migliorare l’accuratezza dei dati

È l’equivalente digitale di dire: “Puliamo la cucina prima di iniziare a cucinare”.

Convalida dei dati = verifica della legittimità dei dati stessi

Qui, i contatti vengono sottoposti a una logica di verifica che controlla: “È reale?”.

Ad esempio:

• Possiamo inviare un’e-mail a questo indirizzo?
• Il numero di telefono è formattato correttamente?
• Questo dominio è attivo e non è contrassegnato come usa e getta?

Non si tratta tanto di pulizia quanto di fiducia. Non è il caso di mandare messaggi alle persone se non si è ragionevolmente sicuri della loro esistenza.

Questo vi protegge, tra l’altro, da:

• Rimbalzi
• Reclami per spam
• Sprecare gli sforzi di marketing e di vendita
• Record non recapitabili nelle campagne di marketing

Bonus: quando il vostro CRM ha la convalida incorporata (ciao, Bouncer 👋), lavorate solo con contatti verificati.

Arricchimento dei dati = aggiunta di un contesto utile

Questa è la ciliegina sulla torta. Una volta puliti e verificati, l’arricchimento dei dati aggiunge profondità. Pensate:

• Rilevamento delle dimensioni dell’azienda dai dati pubblici
• Compilazione automatica dei titoli di lavoro mancanti
• Aggiunta della cronologia degli acquisti o di tag comportamentali
• Collegamento ai profili sociali

Trasforma il vostro contatto da “John at Gmail.com” a “John, responsabile marketing di un’azienda B2B SaaS di 50 persone”. Molto più utile, no?

L’arricchimento vi aiuta:

• Personalizzare le attività di sensibilizzazione
• Creare segmenti più intelligenti
• Analizzare gruppi di clienti specifici
• Migliorare le strategie di assistenza ai clienti

E se abbinato alla convalida e alla pulizia? È qui che il vostro CRM diventa potente, nonsolo pieno.

Risolviamo il problema: Ecco l’AutoClean di Bouncer

Fogli di calcolo, esportazioni, filtri, flag, mal di testa… è un casino. E siamo onesti: nessuno esegue più controlli regolari dei dati manualmente. Tutti dicono che lo faranno. Nessuno lo fa davvero.

Ecco perché esiste Bouncer AutoClean. È il silenzioso strumento di pulizia dei dati che mantiene alta la qualità e l’integrità dei dati del vostro CRM senza assillarvi con login o upload di file.

AutoClean è uno strumento di verifica dei dati CRM completamente automatico che si collega direttamente al vostro CRM (a partire da HubSpot). Controlla costantemente il vostro elenco di contatti e segnala silenziosamente tutto ciò che è sospetto, come domini falsi, e-mail con errori di battitura o indirizzi tossici.

AutoClean controlla le nuove voci ogni ora. Proprio così. Ottenete dati aggiornati e precisi tutto il giorno, tutti i giorni. Controllo totale. Zero fogli di calcolo.

Funziona così:

1. Scegliere un elenco da monitorare – Si può scegliere quali elenchi di contatti devono rimanere puliti, dalla sezione Verifica elenco in Bouncer.
2. Imposta la tua logica – Imposta la frequenza con cui AutoClean deve verificare i tuoi contatti. È possibile eseguire una scansione completa dell’elenco al momento dell’impostazione, verificare automaticamente i nuovi contatti ogni ora e programmare una nuova verifica.
3. Impostare regole di esportazione intelligenti – Decidere cosa succede dopo la verifica. Mantenere gli indirizzi puliti e verificati. Eliminare quelli non recapitabili o a rischio. Mettete in quarantena tutto ciò che sta nel mezzo.
4. Monitorate tutto in un’unica dashboard – Tenete traccia di ogni lavoro AutoClean da un’unica vista. Potete vedere quando è stato creato, quando è stato eseguito l’ultima volta e quando verrà eseguito di nuovo. È possibile mettere in pausa, modificare o rieseguire manualmente i controlli in qualsiasi momento.
5. Automatizzate i vostri flussi di lavoro con dati puliti – Utilizzate il campo “Bouncer Raccomandazioni” per attivare la logica all’interno della vostra piattaforma CRM.

Il database del CRM rimane pulito senza muovere un dito

Con l’AutoClean di Bouncer si inizia a prevenire:

• Non state aspettando che il rapporto sulla frequenza di rimbalzo vi dica che qualcosa è andato storto.
• Non si scoprono dati imprecisi dopo che qualcuno ha inviato una sequenza.

Siete già un passo avanti, perché i dati sono stati controllati prima che qualcuno li tocchi. Non ci sono più elenchi obsoleti o record duplicati che si accumulano mentre tutti sono troppo occupati per risolverli.

Inoltre, si ottiene un controllo granulare sul modo in cui lo strumento gestisce i dati. Volete essere ancora più prudenti? Mettete in quarantena tutto ciò che è lontanamente sospetto. Vi sentite sicuri? Sopprimete solo i rimbalzi difficili e conservate il resto.

Voi rimanete al comando, ma AutoClean fa funzionare la macchina. Ecco come:

• Inviare e-mail più intelligenti
• Concentratevi sulle intuizioni di valore, non sui dati sporchi
• Raggiungere i clienti potenziali giusti
• E smettetela di perdere tempo con i dischi scadenti

AutoClean è ora disponibile per HubSpot. Ci vogliono pochi minuti per configurarlo e, una volta attivo, non dovrete più pensare alla verifica dei dati del CRM.

Bonus: Pratiche intelligenti di gestione dei dati CRM

Il vostro CRM operativo è un sistema vivente. E come ogni sistema, ha bisogno di cure.

Cosa si può fare per mantenerlo in buono stato?

Verificare cosa c’è già all’interno

Iniziate in modo semplice e date un’occhiata sotto il cofano. Eseguite un report CRM di base per verificare la presenza di:

• Contatti senza e-mail
• Numeri di telefono vuoti o sospetti (come 1234567890)
• Contatti senza proprietario o fonte
• Persone che non si aggiornano da oltre 12 mesi

Non c’è bisogno di sistemare tutto subito. Basta conoscere l’entità del problema per avere il potere di farlo. Questo è il primo passo verso una migliore governance dei dati.

Impostare le regole prima dell’inserimento di nuovi dati

La pulizia dei dati è importante. Ma cosa conta ancora di più? La prevenzione. Pertanto, è necessario creare delle regole di base:

• Formattazione del nome (no tutto maiuscolo, no emojis, per favore)
• Campi obbligatori (non creare un record se non c’è l’email)
• Standardizzazione delle fonti (“Inbound – Form”, “Manual Entry”, ecc.).
• Controlli dei duplicati (prima di salvare un contatto)

Si vuole mantenere il database del CRM il più prevedibile possibile.

Assegnare a qualcuno la proprietà dei dati

Non deve essere un ruolo completo. Ma dovrebbe esserci un nome accanto al compito. Certo, questo non vuol dire che fanno tutto il lavoro. Ma si assicurano che venga svolto. In mancanza di ciò, tutti pensano che sia qualcun altro a occuparsene, ed è così che le cattive abitudini di inserimento dei dati rimangono incontrollate per mesi.

Dite no alle importazioni di rifiuti

Lo abbiamo fatto tutti. Abbiamo scaricato un CSV a caso da uno strumento per webinar. Abbiamo ottenuto un elenco di lead “di alta qualità” da uno sponsor di eventi. Trascinato 500 nomi da un file Excel trovato in una cartella condivisa.

E poi l’ha importato direttamente nel CRM senza controllare nulla.

D’ora in poi, esaminate l’elenco prima che entri nel vostro sistema. Chiedetevi: questi contatti corrispondono effettivamente al nostro cliente target? Le e-mail sono valide (utilizzate un verificatore di e-mail come Bouncer se non siete sicuri)? È meglio iniziare con 100 contatti buoni che con 5.000 contatti rischiosi che compromettono la deliverability.

Allineare i campi del CRM con la strategia del mondo reale

La maggior parte dei CRM è dotata di oltre 50 campi predefiniti. Probabilmente ve ne servono solo 12. Forse 20.

Eliminare i campi non utilizzati. Rinominare quelli vaghi. Aggiungete campi personalizzati che riflettano il modo in cui il vostro team segmenta i clienti esistenti o tiene traccia delle interazioni con i clienti.

Informazioni pulite sui clienti significano rilevanza. I dati devono raccontare una storia, non rimanere semplicemente lì.

Migliorare la qualità dei dati CRM per il successo dell’azienda

Siamo realistici: le buone intenzioni non sono scalabili. Potreste programmare una pulizia ogni mese. O assegnare a qualcuno il compito di controllare i contatti settimanalmente. O costruire una dozzina di flussi Zapier per riparare i buchi.

Oppure lasciate che AutoClean lo faccia per voi.

✅ Nessun promemoria

✅ Nessuna esportazione

✅ Nessun dibattito su “chi è il proprietario di questa lista?

Solo dati puliti e di alta qualità, verificati al volo.

Perché quando il vostro CRM funziona con dati coerenti, tutto il resto funziona meglio. Le vostre campagne colpiscono le persone giuste e iniziate a fidarvi dei numeri dei vostri report. Anche i clienti lo sentono. Siete più veloci, più precisi e molto più pertinenti in ogni interazione.

In questo modo è possibile fidelizzare i clienti esistenti e servirli meglio con meno congetture e più chiarezza.

Siete pronti a smettere di pulire i fogli di calcolo? Lasciate che se ne occupi AutoClean.