목록 위생 상태가 좋지 않으면 참여도가 떨어지고 스팸 함정 및 불만 사항의 위험에 노출될 수 있습니다.
고객 관계 관리(CRM) 데이터는 서비스 제공 능력의 기초입니다.
이 도움말에서는 불량 데이터가 CRM에 어떻게 스며드는지, 받은 편지함 배치를 어떻게 해치는지, 그리고 이에 대해 어떻게 대처할 수 있는지에 대해 설명합니다. 또한 법적인 고려 사항을 살펴보고 목록을 건전하게 유지하는 데 도움이 되는 도구도 소개합니다.
TLDR: 요약
- 잘못된 CRM 데이터(오타, 중복, 오래된 연락처)는 전달률과 평판을 떨어뜨립니다.
- 높은 반송률과 불만 비율은 사서함 제공업체가 이메일을 필터링하거나 차단해야 한다는 신호입니다.
- 정기적인 목록 정리, 유효성 검사 및 세분화를 통해 참여도와 받은 편지함 배치를 개선할 수 있습니다.
- GDPR 및 유사 법률 준수: 동의를 수집하고, 적절히 기록하고, 오래되거나 비활성화된 데이터를 삭제합니다.
- 12256@_와 같은 도구를 사용하여 주소를 확인하고, 가짜 가입을 차단하고, 스팸 함정을 탐지하고, CRM 데이터를 보강하세요.
- 건강한 데이터는 이탈률 감소, 참여도 증가, 발신자 평판 강화로 이어집니다.
CRM 데이터의 불량률과 이것이 중요한 이유
잘못된 데이터는 여러 곳에서 발생합니다.
- 수동 입력 실수와 누락되거나 오래된 필드는 부정확한 연락처 기록을 생성합니다.
- 한 사람이 여러 목록에 표시되는 경우 통합으로 인해 중복이 발생할 수 있습니다.
- 시간이 지나면서 사람들이 직장을 옮기거나 사서함을 버리면 주소가 오래되어 버립니다.
관리되지 않으면 이러한 부패된 레코드는 스팸 함정(유효해 보이지만 필터링 조직에서 무책임한 발신자를 잡기 위해 모니터링하는 주소)이 됩니다.
유효하지 않거나 버려진 주소로 전송하면 하드 바운스 비율이 높아지며, 높은 바운스 비율은 도메인 평판을 떨어뜨리는 부정적인 신호 중 하나입니다.
잘못된 세분화는 또 다른 조용한 살인자입니다. CRM에 완전하거나 일관된 필드가 부족하면 관련 없는 메시지를 보내 수신 거부 또는 스팸 불만을 초래할 수 있습니다.
사서함 제공업체는 참여도와 불만 사항을 면밀히 추적하므로 소수의 불만 사항으로 인해 필터가 적용되어 브랜드 위상이 떨어질 수 있습니다.
일상적인 위생 프로세스와 그 영향
더 깨끗한 데이터를 위한 첫 번째 단계는 “비활성”을 정의하는 것입니다.
6개월 동안 아무 것도 열거나 클릭하지 않은 연락처를 선택할 수 있습니다. 이들을 제거하기 전에 이메일을 계속 받을 것인지 묻는 재참여 캠페인을 실행하세요. 휴면 상태로 남아 있는 연락처를 제거하세요. 이러한 정리 작업은 전체 열람률과 클릭률을 높이는 데 도움이 되며, ISP는 이를 긍정적인 참여로 해석합니다.
주소 유효성 검사는 매우 중요합니다. 신규 가입 시 신규 가입을 확인하고 기존 목록에서 주기적인 스윕을 실행하세요. 유효성 검사 서비스는 유효하지 않거나 일회용 또는 위험한 주소를 걸러내어 전송 대기열에 들어가지 않도록 함으로써 반송률을 낮춥니다.
중복을 병합하고 데이터 형식을 표준화하여 개인화가 작동하고 실수로 같은 사람에게 약간 다른 두 개의 메시지를 보내는 일이 없도록 하세요. 정기적인 정리 및 검증을 통해 세분화를 개선하고 반송을 줄이며 불만 사항을 줄여 도메인 평판을 강화할 수 있습니다.
데이터 저장 및 사용의 규정 준수 및 법적 차원
지역마다 개인 데이터 취급에 대한 규칙이 다릅니다.
유럽의 일반 데이터 보호 규정(GDPR )에 따라 각 연락처의 세부 정보를 저장하고 처리하려면 합법적인 근거가 필요합니다. 동의는 명확한 감사 추적과 함께 기록되어야 하며, 개인은 언제든지 삭제를 요청할 수 있습니다. 유효한 동의 없이 연락처를 보관하면 규정 준수에 문제가 생길 뿐만 아니라 비활성 상태이거나 위험한 기록으로 CRM이 복잡해집니다.
미국에서는 데이터 개인정보 보호법이 더 세분화되어 있습니다. CAN-SPAM 법은 상업용 이메일을 규제하며 명확한 신원 확인, 유효한 우편 주소, 간편한 수신 거부 메커니즘을 요구합니다.
일부 주에서는 더 나아가 캘리포니아 소비자 개인정보 보호법(CCPA)에서 주민들에게 데이터 판매에 대한 액세스, 삭제 및 거부 권한을 부여하고 있으며, 콜로라도와 버지니아의 유사한 법률도 같은 정신을 따르고 있습니다.
캐나다에서는 CASL(캐나다 스팸 방지법)에 따라 마케팅 이메일을 보내기 전에 명시적 또는 묵시적 동의를 요구합니다. 이는 가장 엄격한 스팸 방지 프레임워크 중 하나로, 이를 준수하지 않을 경우 무거운 처벌을 받습니다.
그 외 호주(2003 스팸법), 싱가포르(PDPA) 등의 국가에서는 자체적인 동의 및 수신 거부 요건을 두고 있습니다.
이러한 모든 프레임워크에서 모범 사례는 동일하게 유지됩니다:
- 동의를 투명하게 수집합니다,
- 저장 증거,
- 탈퇴 요청을 존중합니다.
이중 옵트인은 관심 여부를 확인하고 허위 가입을 줄이는 데 도움이 됩니다. CRM 공급업체 또는 이메일 제공업체와의 데이터 처리 계약은 데이터 보호에 대한 책임이 누구에게 있는지 명확히 합니다.
세부 사항은 국가마다 다르지만, 깨끗하고 합법적이며 서로를 존중하는 데이터 관행이 평판과 전달력을 모두 보호한다는 원칙은 보편적입니다.
발신자 평판을 보호하는 도구, 워크플로 및 기술
반송, 수신 거부 또는 불만을 제기하는 주소에 대해 별도의 차단 목록을 유지합니다.
불량 주소를 억제하면 해당 주소로 반복적으로 전송되는 것을 막을 수 있습니다. 도구는 중복 제거, 주기적인 유효성 검사 및 주요 지표 모니터링을 자동화할 수 있습니다. 발리메일의 도메인 평판 가이드에 따르면 발신자는 스팸 불만을 주시하고(0.1% 이하로 유지), 반송률을 모니터링하며, 스팸 함정을 피해야 합니다.
갑작스러운 거래량 급증이나 불만 사항은 경고 신호입니다.
탈로스 또는 바라쿠다와 같은 진단 도구를 사용하여 도메인 또는 IP가 차단되었는지 확인하고 새로운 전송 도메인 또는 IP에 대한 준비 계획을 준비할 것을 권장합니다.
또한 입력 시점(가입 양식), 가져오기 중, 목록을 정기적으로 확인하는 자동화된 루틴에 주소 확인 서비스를 통합할 수도 있습니다.
Bouncer: 보내기 전에 데이터 품질 개선하기
Bouncer은 연락처 목록을 깨끗하고 안전하게 유지하는 데 도움이 되는 이메일 인증 플랫폼입니다.
기본 애플리케이션을 사용하면 목록을 업로드하고 각 주소의 유효성, 전달 가능성 및 위험성을 확인할 수 있습니다.
- API를 통해 연결하여 실시간으로 주소의 유효성을 검사할 수 있습니다.
- Bouncer Shield는 방문자가 가짜 주소나 악성 주소를 입력하는 즉시 차단하여 가입 양식을 보호합니다.
- 유해성 검사는 스팸 함정 또는 소송과 관련된 주소를 강조 표시하여 0~5점 척도로 점수를 매깁니다.
- @@12256@_의 전달성 키트는 받은 편지함 배치를 테스트하고 인증을 확인하며, 데이터 강화 모듈은 공개적으로 사용 가능한 회사 정보를 추가하여 CRM을 강화합니다.
- 이메일 참여 인사이트에는 최근 활동(마지막 열기, 클릭 또는 답글)이 표시되므로 참여도별로 세분화할 수 있습니다.
이 플랫폼은 EU에서 호스팅되며 GDPR을 준수하고 가동 시간이 거의 완벽에 가깝습니다. 데이터 품질 워크플로우의 일부로 Bouncer과 같은 도구를 사용하면 반송률을 줄이고 전송 평판을 보호할 수 있습니다.
이제 100크레딧으로 완전히 무료로 시작할 수 있습니다.
영향력 측정 및 벤치마킹
위생을 위한 노력이 효과가 있는지 판단하기 위해서는 벤치마크가 필요합니다.
하드 반송률, 소프트 반송률, 스팸 불만 비율 및 참여도 지표(열기, 클릭, 답글)를 시간 경과에 따라 살펴보세요.
발리메일은 스팸 신고를 메시지 1,000건당 1건 미만으로 유지하고 반송률을 면밀히 모니터링할 것을 권장합니다.
의미 있는 참여가 없는 높은 전달률도 여전히 타겟팅에 문제가 있다는 신호이므로 전환 또는 다운스트림 액션(판매, 가입, 회신)도 추적하세요.
정리된 세그먼트와 처리되지 않은 세그먼트를 비교: 동일한 캠페인을 정리된 소규모 목록과 전체 목록으로 전송하여 어느 쪽의 실적이 더 좋은지 확인합니다.
시간이 지남에 따라 정리된 리스트는 참여도가 높아지고 부정적인 신호가 줄어드는 것을 볼 수 있습니다.
12256@_의 이메일 목록 위생 보고서에서 중요한 숫자
마무리하기 전에 데이터의 내용을 살펴보겠습니다.
이메일 목록 위생 보고서는 250개 이상의 설문조사 응답, 12명의 이메일 전문가, 50페이지 분량의 분석을 통해 얻은 인사이트를 결합한 Bouncer의 첫 번째 보고서입니다.
이번 조사 결과는 여전히 데이터 위생 상태가 좋지 않은 경우가 얼마나 흔한지, 그리고 CRM을 깨끗하게 유지하는 것이 전달 성과에 직접적인 영향을 미치는 이유를 보여줍니다.
보고서 전문을 확인하세요: 이메일 목록 위생 보고서
📉 데이터 감쇠 및 전달성 문제
- 마케터의36%는 이탈률과 스팸 불만 사항을 관리하는 것이 가장 큰 문제라고 답했습니다.
- 29.2%는 지난 6개월 동안 전달률이 떨어졌다고 답한 반면, 14.6%만이 개선되었다고 답했습니다.
- 버려지거나 유효하지 않은 이메일은 발신자 평판 저하의 주요 원인이 되고 있습니다.
🧹 청소 습관 목록
- 6.7%는 목록을 전혀 정리하지 않습니다.
- 39.5%는 비활성 구독자를 가끔씩만 제거합니다.
- 52%는 목록을 세분화하여 거의 절반이 여전히 모든 사람에게 동일한 메시지를 보내고 있습니다.
- 이탈률 벤치마크:
0~2%: 위생 우수
2-5%: 허용 가능
5~10%: 검토 필요
10% 이상: 심각한 위생 문제
🔐 규정 준수 및 인증 격차
- 응답자의42.7%는 이메일 인증에 SPF, DKIM 또는 DMARC를 사용하지 않습니다.
- 41.5%는 매월 발신자 평판을 모니터링하고, 10.7%는 전혀 모니터링하지 않습니다.
- 인증 또는 모니터링이 부실하면 스팸 필터링 및 도메인 블랙리스트의 위험이 높아집니다.
📊 참여도 및 평판 영향
- 평균 오픈율: 20-30%
- 평균 클릭률: 10-20%
- 62.2%는 블랙리스트에 오른 적이 없으며, 이는 정기적인 청소와 검증이 이루어지고 있다는 신호입니다.
- 70%의 기업은 받은 편지함 배치에 어려움을 겪고 있음에도 불구하고 전달성 전문가와 상담한 적이 없습니다.
결론
잘못된 데이터는 아무리 잘 작성된 이메일도 훼손합니다.
잘못된 주소, 중복 및 오래된 필드는 반송 및 불만 제기율을 높여 발신자의 평판을 손상시킵니다.
확인되지 않은 데이터는 개인정보 보호법을 위반하고 예산을 낭비할 수 있습니다.
CRM을 감사하고, 목록을 정기적으로 검증 및 정리하고, 중복을 병합하고, 동의를 올바르게 기록하고, 비활성 상태이거나 더 이상 법적으로 허용되지 않는 연락처를 제거하여 이 문제를 해결할 수 있습니다.
12256@_와 같은 도구를 사용하여 전송하기 전에 데이터를 확인하고 보강하세요. 이탈률 및 참여도와 같은 주요 지표를 모니터링하여 진행 상황을 측정하세요.
데이터 품질과 CRM 위생에 투자하면 지출은 줄이면서 적절한 사람에게 더 많이 도달하고 발신자 평판을 더욱 건전하게 구축할 수 있습니다.
