Fiecare e-mail pe care îl trimiteți spune ceva despre afacerea dumneavoastră… chiar înainte ca cineva să-l citească. Doar linia expeditorului poate crea încredere sau poate ridica o sprânceană.
Acesta este motivul pentru care formatul adresei dvs. de e-mail de afaceri contează mai mult decât își dau seama majoritatea oamenilor. Este unul dintre acele mici detalii care influențează în mod discret aspectul profesional, organizarea echipei dvs. de e-mail și încrederea cu care vă răspund clienții.
Ce face ca o adresă de e-mail să pară profesională
O adresă de e-mail profesională face trei lucruri bine: este clară, coerentă și legată de brandul tău.
Ar trebui să fie ușor de recunoscut cine se află în spatele acestuia, să urmeze același model ca restul echipei și să corespundă domeniului dvs. de activitate.
Comparați:
- exemplu negativ: coolguy1997@gmail.com
- exemplu bun: michael@northhillsconsulting.com
Diferența nu este doar estetică. Este psihologică. Una arată ca un hobby. Cealaltă arată ca o afacere.
Nu puteți falsifica credibilitatea, dar o puteți formata corect.
Formatele comune de e-mail profesional (și când să le folosiți)
Echipele și industriile diferite folosesc modele de denumire diferite. Scopul este să găsiți unul care să se potrivească dimensiunii, tonului și structurii dumneavoastră.
Iată care sunt cele mai comune și practice opțiuni:
1. firstname@company.com
Simplu, personal și ideal pentru întreprinderi mici sau liber-profesioniști. Se simte abordabil și totuși profesional.
2. firstname.lastname@company.com
Mai formal și scalabil. Perfect pentru echipele mai mari sau pentru mediile corporative în care trebuie să evitați dublările.
3. role@company.com
Funcțional și clar. sales@, support@, info@ sau billing@ sunt ușor de reținut pentru clienți. Acestea funcționează bine și pentru departamentele care gestionează căsuțe poștale comune.
4. team@company.com sau contact@company.com
Ideală pentru start-up-uri sau branduri creative care doresc un ton prietenos fără a indica o singură persoană.
Indiferent de structura pe care o alegeți, rămâneți consecvenți în cadrul echipei. Atunci când fiecare angajat urmează același model pentru adresa de e-mail sau semnătura de e-mail, se simte intenționat: și așa arată profesionalismul.
Cum să alegeți formatul potrivit pentru afacerea dvs.
Cel mai bun format depinde de etapa și structura dumneavoastră:
- Freelanceri sau fondatori individuali: utilizați firstname@yourdomain.com pentru o imagine personală, dar credibilă.
- Întreprinderi mici: utilizați firstname.lastname@yourdomain.com pentru a crea recunoaștere și coerență.
- Echipe în creștere: utilizați department@yourdomain.com pentru comunicare scalabilă.
Înainte de a vă hotărî asupra uneia dintre ele, scrieți rapid un regulament de denumire. Aceasta vă va economisi timp atunci când vă angajați primul angajat sau adăugați noi căsuțe de primire.
Odată ce formatul dvs. este gata, puteți să vă creați adresa de e-mail de afaceri și să configurați căsuțe poștale personalizate sub propriul domeniu. Durează doar câteva minute și îmbunătățește imediat imaginea mărcii dvs.
Exemple din lumea reală de adrese de e-mail de afaceri
Industrii diferite folosesc stiluri diferite, dar toate urmăresc un singur lucru: claritatea.
Iată câteva exemple care arată cum formatul și tonul se aliniază tipului de afacere:
- Firmele de consultanță aleg de obicei firstname@firmname.com pentru a păstra comunicarea personală, având în același timp un aspect profesional. Se potrivește perfect pentru relațiile individuale cu clienții.
- Brandurile de retail preferă adrese precum sales@brandname.com sau support@brandname.com. Acestea sunt ușor de reținut și ajută clienții să ajungă rapid la persoana potrivită.
- Companiile SaaS folosesc adesea team@startup.com sau hello@startup.com. Acestea dau o impresie prietenoasă, de colaborare, care se potrivește cu tonul tehnologic modern.
- Agențiile imobiliare se orientează către firstname.lastname@agency.com, deoarece mai multe agenții pot împărți același domeniu.
- Instituțiile de învățământ folosesc info@academy.com sau contact@schoolname.com pentru accesibilitate și un ton profesional, neutru.
Fiecare abordare spune o poveste ușor diferită: abordabilă, formală, colectivă sau de încredere. Ceea ce contează este ca formatul dvs. să se potrivească cu personalitatea mărcii dvs. și să fie consecvent în fiecare e-mail trimis de compania dvs.
Greșeli de evitat atunci când vă creați adresa de e-mail de afaceri
Câteva modalități rapide de a pierde rapid credibilitatea:
- Utilizarea de numere, emoji sau simboluri(john123@ pare neglijent).
- Amestecarea domeniilor personal și profesional(john@myhobby.com pentru o prezentare de consultanță).
- Crearea de formate inconsecvente în cadrul unei companii.
- Utilizarea domeniilor gratuite pentru comunicarea de afaceri.
Clienții nu le analizează în mod conștient, dar aceste detalii lasă impresii care rămân.
Obținerea unui e-mail bazat pe domeniu este adesea mai ieftină și mai rapidă decât ați crede; și previne acele lacune de credibilitate înainte ca acestea să apară.
Concluzii
O adresă de e-mail profesională nu ajută doar oamenii să ajungă la dumneavoastră. Ea reprezintă modul în care doriți să fiți ținut minte.
Adresa dvs. ar trebui să semene cu brandul dvs.: clară, fiabilă și intenționată.
Așadar, înainte de a trimite o altă propunere din Gmail, ia-ți zece minute pentru a-ți seta formatul, a-ți alinia echipa și a-ți crea un e-mail de afaceri personalizat.
Este unul dintre cei mai mici pași pe care îi puteți face pentru ca afacerea dvs. să pară imediat mai legitimă.
