Synchronizácia e-mailov sa vzťahuje na proces zabezpečenia toho, aby bol rovnaký súbor e-mailov dostupný a aktuálny vo viacerých zariadeniach alebo e-mailových klientoch. Zahŕňa vytvorenie bezproblémového spojenia medzi e-mailovým serverom a zariadeniami používanými na prístup k e-mailovému kontu, ako sú smartfóny, tablety, počítače alebo weboví e-mailoví klienti.
Keď je synchronizácia e-mailov povolená, akákoľvek akcia vykonaná v jednom zariadení, napríklad čítanie, odstraňovanie alebo presúvanie e-mailov, sa premietne do všetkých ostatných zariadení, ktoré sú pripojené k rovnakému e-mailovému kontu. Táto synchronizácia zabezpečuje, že používateľské prostredie e-mailu zostane konzistentné bez ohľadu na to, aké zariadenie používa.
Synchronizácia e-mailov sa opiera o protokol známy ako IMAP (Internet Message Access Protocol) alebo Exchange ActiveSync (EAS). IMAP je najčastejšie používaný protokol, ktorý umožňuje e-mailovým klientom pristupovať k e-mailom uloženým na vzdialenom e-mailovom serveri a manipulovať s nimi. Na druhej strane EAS je protokol vyvinutý spoločnosťou Microsoft, ktorý je špeciálne určený na synchronizáciu e-mailov, kontaktov, kalendárov a iných údajov medzi servermi a zariadeniami.
Proces synchronizácie zahŕňa niekoľko kľúčových krokov. Po prvé, e-mailový klient nadviaže spojenie s e-mailovým serverom pomocou príslušného protokolu. Toto spojenie umožňuje e-mailovému klientovi načítať hlavičky e-mailov, ktoré obsahujú základné informácie o každom e-maile, napríklad odosielateľa, predmet a časovú pečiatku. E-mailový klient potom načíta zo servera úplný obsah vybraných e-mailov.
Po stiahnutí e-mailov do klientskeho zariadenia sa všetky zmeny vykonané v e-maile, ako napríklad jeho označenie ako prečítaného, presunutie do iného priečinka alebo vymazanie, odošlú späť na server. Server potom zodpovedajúcim spôsobom aktualizuje svoje záznamy a zabezpečí, aby sa zmeny premietli do všetkých zariadení pripojených k účtu.
Synchronizácia e-mailov ponúka používateľom množstvo výhod. Umožňuje bezproblémový prístup k e-mailom z rôznych zariadení, čím zabezpečuje, že dôležité správy nikdy nezmeškáte. Napríklad, ak je e-mail prečítaný v smartfóne, zobrazí sa ako prečítaný aj v počítači používateľa. Táto synchronizácia sa vzťahuje aj na ďalšie činnosti súvisiace s elektronickou poštou, ako je napríklad písanie, odpovedanie alebo preposielanie správ. Všetky zmeny vykonané v štruktúre poštovej schránky, ako napríklad vytváranie priečinkov alebo usporiadanie e-mailov do kategórií, sa tiež synchronizujú medzi zariadeniami.
Okrem toho synchronizácia e-mailov poskytuje spoľahlivý mechanizmus zálohovania. Keďže e-maily sú uložené na serveri, aj v prípade straty alebo poruchy zariadenia má používateľ prístup k svojim e-mailom z iného zariadenia. Táto redundancia zaručuje, že sa nestratia dôležité informácie a že ich možno ľahko obnoviť.