Щодня в усьому світі надсилаються та отримуються сотні електронних листів. Компанії часто надсилають по кілька електронних листів щодня, і кожен з них – це можливість прорекламувати себе та свій бізнес.
Коли справа доходить до вашого підпису, він може відігравати величезну роль у враженні, яке ви справляєте на ваших клієнтів. Однак багато людей ставляться до підпису як до другорядного елементу, що може призвести до втрати багатьох можливостей. Підпис – це ваш шанс пояснити, хто ви, чим займаєтеся, як з вами можна зв’язатися і де одержувачі можуть дізнатися більше про вас, ваш бізнес або проект, над яким ви працюєте.
Припустімо, що ваш підпис складається лише з вашого імені та основної контактної інформації. У такому випадку ви можете не скористатися всіма перевагами можливості взаємодії з одержувачами. Продовжуйте читати, щоб дізнатися більше про створення професійного підпису, який справляє незабутнє враження.
Що має бути в професійному підписі електронної пошти
Створюючи свій підпис, корисно мати список того, що має в ньому бути. Ось деякі з основних елементів, які варто включити у свій підпис:
1 – Ваше повне ім’я
Так само, як і при надсиланні звичайної пошти, ваше ім’я завжди має бути включене в підпис до електронного листа, щоб одержувач був упевнений, від кого він його отримав. Ваше ім’я повинно бути включене в перший рядок тексту підпису електронного листа.
2 – Інформація про роботу
Після того, як ви вказали своє ім’я, наступною інформацією, яку слід вказати, є інформація про приналежність, яка може включати вашу посаду, компанію чи організацію, частиною якої ви є, і, можливо, відділ, в якому ви працюєте. Надання цієї інформації дасть вам більше контексту і визначить вашу роль у розмові. Крім того, залежно від того, кому ви пишете, посилання на більшу організацію чи компанію у вашому підписі може викликати більше довіри та привернути увагу одержувачів.
3 – Подальша контактна інформація
Хоча одержувач вашого електронного листа матиме вашу електронну адресу, підпис – це чудове місце для включення додаткової контактної інформації, щоб у нього був цілий ряд варіантів, доступних для зв’язку з вами. Наприклад, це може бути ваш номер телефону або робоча адреса. Залежно від вашої ролі та типу листів, які ви надсилаєте, підпис також може бути гарною можливістю для просування вашого персонального веб-сайту або профілю в LinkedIn.
4 – Заклик до дії
Розумним кроком при створенні підпису є включення в нього заклику до дії. Найкращі заклики до дії в підписах актуальні, відповідають стилю вашого листа, тому вони виглядають природно і не нав’язливо. При написанні заклику до дії обирайте те, що відповідає поточним цілям, і оновлюйте його, коли ваші цілі змінюються.
5 – Соціальні ікони
Ваша присутність у соціальних мережах є ключовою частиною вашого бренду, що дає змогу отримати більшу кількість прихильників у вашій галузі та показати людям, хто ви є і що вас цікавить. Ви можете багато чого сказати про бренд або окрему особу, подивившись на те, що вони публікують у соціальних мережах. Тому варто додавати посилання на сторінки в соціальних мережах у підпис до електронного листа. Це посилить ваш бренд, надасть певний соціальний доказ і дасть вашим одержувачам різні способи зв’язатися з вами. Це також може допомогти залучити додатковий трафік до вашого онлайн-контенту, якщо ви розмістите посилання на пости в блозі, сторінки продуктів або цільові сторінки у своїх профілях у соціальних мережах.
6 – Посилання на бронювання
Якщо ви часто листуєтеся з клієнтами або іншими людьми, щоб забронювати зустріч, то розумним кроком буде додати посилання на бронювання до підпису вашого листа. Це полегшить життя вашим клієнтам, оскільки вони зможуть натиснути на посилання і ввести свої дані для бронювання, а також звільнить ваш час, оскільки вам не потрібно буде надсилати електронні листи, щоб записатися на зустріч. Існує багато інструментів календаря, які ви можете використовувати для спрощення бронювання зустрічей, з можливістю копіювання та вставки посилання в будь-яке місце, де люди зможуть на нього натиснути, в тому числі в підпис до вашого електронного листа.
7 – Логотип або фотографія
Якщо ви хочете зробити свій підпис більш цікавим або додати особистого штриху, щоб отримувачі, з якими ви не знайомі особисто, могли впізнати ваше ім’я, варто додати професійну фотографію. Або, якщо ви хочете підвищити впізнаваність бренду, додайте до листа логотип компанії.
8 – Законодавчі вимоги або галузеве застереження
У деяких галузях існують спеціальні інструкції щодо етикету та використання електронної пошти для запобігання передачі приватної інформації. Тому, можливо, варто ознайомитися з будь-якими галузевими правилами, які можна додати до підпису вашого листа як застереження.
Приклади чудового дизайну підписів електронної пошти
Створюючи підпис, варто пам’ятати про декілька найкращих практик. Підпис має підкреслювати ваше ім’я, посаду та додаткову контактну інформацію. Водночас переконайтеся, що дизайн підпису є зручним для мобільних пристроїв, якісним і має хорошу ієрархію. Використовуйте прості, гармонійні кольори, щоб дизайн не був надто перевантаженим і легко читався з першого погляду. Для цього ви можете скористатися генератором підписів, який допоможе вам створити ідеальний підпис, гарантуючи при цьому високу якість.
Чому важливі хороші підписи електронних листів?
Незалежно від того, чи є ви власником бізнесу, працівником, який часто використовує електронну пошту як основний інструмент комунікації, або ж шукаєте роботу і хочете справити на людей професійне враження, є багато причин, чому гарний підпис електронної пошти має важливе значення. Ваш підпис не лише справляє враження на одержувача, але й може надати додаткову інформацію про те, хто ви і чому надсилаєте повідомлення, що може бути корисним, якщо ви пишете людям, з якими ви ніколи не спілкувалися.
Що спільного у найкращих підписів?
При створенні найкращого підпису слід враховувати кілька основних моментів, які мають спільні риси з усіма хорошими підписами. Основна мета вашого підпису – дати зрозуміти одержувачу, від кого він отримує повідомлення. Він повинен містити ваше повне ім’я, посаду та будь-яку іншу інформацію, що стосується вашої особи. Припустимо, ви надсилаєте листи від імені компанії. У такому випадку варто вказати в підписі додаткову контактну інформацію про компанію, наприклад, адресу веб-сайту, робочу адресу та контактний номер телефону. Якщо ви пишете листа як приватна особа, варто додати додаткову інформацію про себе, наприклад, посилання на ваш профіль LinkedIn або інші профілі в соціальних мережах.
У чому перевага хороших підписів електронної пошти?
Підпис в електронному листі може мати вирішальне значення для враження, яке ви справляєте на інших – як приватна особа чи представник компанії. Правильний підпис може гарантувати, що електронні листи, які ви надсилаєте, виглядатимуть професійно та відшліфовано, і що не виникне плутанини щодо того, ким було надіслано повідомлення та з якою метою воно було надіслано. Незалежно від того, чи подаєте ви заявку на роботу, чи звертаєтеся до потенційних клієнтів як власник бізнесу, чи спілкуєтеся з колегами, агентствами та іншими професіоналами у вашій галузі від імені вашої компанії, добре продуманий, продуманий підпис електронної пошти, який містить усю необхідну інформацію, матиме вирішальне значення, коли йдеться про те, щоб справити гарне враження та досягти бажаного результату від вашої комунікації.
Як створювати підписи для листів
Більшість провайдерів послуг електронної пошти дозволяють швидко створити підпис, який можна буде додавати до всіх майбутніх листів. Знайшовши вікно для створення підпису, ви зазвичай можете скористатися зручним редактором, який дозволяє додавати текст, змінювати шрифти і кольори, вставляти логотип і фотографії, а також додавати посилання. Крім того, ви можете скористатися генератором підписів, щоб створити свій ідеальний підпис, а потім скопіювати і вставити його в опцію підпису у вашому поштовому клієнті перед збереженням. Після збереження ваш підпис буде з’являтися в кінці всіх майбутніх листів, які ви надсилатимете.
Електронний підпис – це проста частина будь-якого електронного листа, який ви надсилаєте; однак, якщо він містить правильну інформацію і добре оформлений, він може суттєво вплинути на враження, яке справляють ваші електронні повідомлення.
9 найкращих практик написання чудових підписів для електронних листів
Підписи в електронних листах – це більше, ніж просто формальність; це можливість для брендингу, маркетингу та створення довготривалого враження. Добре продуманий підпис може слугувати потужним інструментом для досягнення різноманітних бізнес-цілей. Нижче наведено дев’ять найкращих практик, які допоможуть вам створити професійний підпис, що вирізнятиметься з-поміж інших.
1. Вкажіть основні контактні дані та контактну інформацію відправника
В основі будь-якого професійного підпису електронної пошти лежать контактні дані. Ваше ім’я, посада, компанія, контактний номер та номер мобільного телефону – це необхідний мінімум. Це гарантує, що одержувачі електронної пошти зможуть легко зв’язатися з вами за допомогою різних каналів. Включення контактної інформації відправника – це не просто ввічливість, це необхідність.
2. Додайте посилання та іконки соціальних мереж
У сучасну цифрову епоху посилання на соціальні мережі та іконки соціальних мереж є обов’язковим елементом вашого підпису. Це витончена форма маркетингу підписів, яка може підвищити вашу присутність в Інтернеті та посилити особистий бренд.
3. Включіть заклик до дії (CTA) та підпис під електронною поштою
Заклик до дії (CTA) і заклик до дії в електронному листі може перетворити ваш підпис із простого підпису на потужний маркетинговий інструмент. Незалежно від того, чи перенаправляє одержувачів на цільову сторінку продажів, чи просить їх підписатися на розсилку, вдало розміщений заклик до дії може стимулювати залучення.
4. Забезпечити мобільну адаптивність для мобільних користувачів
Оскільки кількість користувачів мобільних пристроїв зростає, дуже важливо створити такий підпис, який би добре виглядав на мобільних пристроях. Адаптивний дизайн гарантує, що ваш підпис відображатиметься належним чином у різних поштових клієнтах.
5. Використовуйте професійні електронні підписи як цифрові візитівки
Подумайте про свої професійні підписи електронної пошти як про цифрові візитівки. Включення всього необхідного контенту – наприклад, вашої посади, компанії та контактної інформації – полегшує одержувачам запам’ятовування вас і вашого особистого бренду.
6. Зробіть його простим, але привабливим за допомогою найкращих прикладів підписів
Хоча є спокуса зробити все можливе, найкращі приклади підписів часто бувають простими і лаконічними. Привабливий підпис не обов’язково має бути кричущим; він просто повинен містити всі основні елементи в акуратному та читабельному форматі.
7. Додайте особисте зображення або логотип компанії
Одна картинка варта тисячі слів. Додавання особистого зображення або логотипу компанії до підпису ділового листа може зробити його більш запам’ятовуваним. Однак переконайтеся, що зображення має відповідний розмір і формат, щоб коректно відображатися в різних поштових клієнтах.
8. Надайте кілька способів зв’язатися з вами
Ваш діловий підпис повинен пропонувати одержувачам більше одного способу зв’язатися з вами. Включення декількох контактних даних, таких як номер мобільного телефону та посилання на соціальні мережі, разом із вашим акаунтом Gmail або професійною електронною поштою, забезпечує зручність і сприяє кращій комунікації.
9. Тестуйте в різних поштовиках і використовуйте шаблон підпису
Перш ніж завершити роботу над підписом вашої компанії, варто перевірити, як він відображається в різних поштовиках. Це гарантує, що ваші підписи разом з іконками соціальних мереж і закликами до дії будуть виглядати належним чином для всіх одержувачів. Використання шаблону підпису також може допомогти підтримувати узгодженість усіх підписів компанії.
Дотримуючись цих найкращих практик, ви будете на шляху до створення власного підпису, який буде професійним, ефективним і привабливим. Незалежно від того, чи використовуєте ви безкоштовний генератор підписів, шаблон підпису або створюєте власний підпис з нуля, ці поради допоможуть вам максимально ефективно використовувати цей маркетинговий інструмент, який часто ігнорують.
