Zajímá vás, jak zajistit, aby vaše e-mailové kampaně byly v souladu s platnými zákony ve vaší zemi nebo regionu?
Zajímá vás, jak vyvážit efektivní e-mailové marketingové strategie a zároveň dodržet zákonné požadavky?
Pokud hledáte odpovědi na některou z těchto otázek, jste na správném místě. Tento průvodce vám pomůže s dodržováním předpisů v oblasti elektronické pošty. Nabízí jasné a praktické poznatky, které zajistí, že vaše e-mailové úsilí bude úspěšné a plně legální.
Co je to soulad s předpisy pro e-maily a proč na něm záleží?
Dodržování předpisů v oblasti e-mailů znamená dodržování zákonů a pravidel, které zaručují, že vaše e-mailové zprávy jsou legální a respektují soukromí příjemců. Zahrnuje také ochranu citlivých informací, jako jsou osobní zdravotní údaje.
Mezi klíčové aspekty dodržování předpisů v oblasti e-mailu patří:
- získání výslovného souhlasu od příjemců před odesláním komerčních e-mailů,
- bezodkladné respektování žádostí o odhlášení,
- a vyvarovat se nepravdivých nebo zavádějících informací.
Dodržování předpisů je zásadní pro udržení dobré pověsti odesílatele, ale je toho víc – je to klíč k tomu, abyste se vyhnuli právním postihům.
Pokud podniky nedbají na dodržování předpisů v oblasti elektronické pošty, mohou jim hrozit vysoké pokuty, které mohou mít dostatečně velký dopad na jejich finanční stabilitu. V některých případech tak mohou právní problémy vést k dlouhodobému poškození pověsti firmy a důvěry zákazníků.
Kromě toho může nedodržení pravidel ovlivnit vztahy společnosti s poskytovateli e-mailových služeb a regulačními orgány, vést k zařazení e-mailové domény společnosti na černou listinu a ovlivnit veškerou budoucí e-mailovou komunikaci.
Poskytovatelé e-mailových služeb často pomáhají firmám zvládat dodržování předpisů díky nabídce funkcí, jako jsou metody dvojitého přihlášení, ověřování e-mailů a pravidelné audity – tyto možnosti mohou zajistit ochranu soukromí a dat.
Nejdůležitější právní předpisy týkající se dodržování předpisů v oblasti elektronické pošty
Dodržování pravidel e-mailové komunikace je klíčovým aspektem e-mailového marketingu a digitální komunikace. Dodržuje různé zákony a předpisy, jejichž cílem je chránit práva spotřebitelů a přispět k odpovědnému používání e-mailu pro komerční účely.
Tyto zákony se mohou lišit v závislosti na regionu a mají specifické požadavky.
Mezi nejoblíbenější a nejvýznamnější právní předpisy patří:
- The Zákon CAN-SPAM ve Spojených státech,
- The Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) v Evropské unii,
- a Kanadská antispamová legislativa (CASL) .
Podívejme se na ně.
Zákon CAN-SPAM
Zákon CAN-SPAM je jedním ze zákonů o dodržování předpisů v oblasti elektronické pošty ve Spojených státech, který upravuje e-mailovou komunikaci.
Jedná se o zkratku Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing (Kontrola útoku nevyžádané pornografie a marketingu). Byla přijata v roce 2003 a jejím cílem je poskytnout příjemcům právo přestat dostávat nevyžádané e-maily.
O zákonu CAN-SPAM:
- Vztahuje se na všechny komerční elektronické zprávy, které jsou definovány jako jakákoli elektronická poštovní zpráva primárně určená ke komerční reklamě nebo propagaci komerčního produktu nebo služby.
- Mezi klíčová ustanovení zákona CAN-SPAM patří zákaz vytváření klamavých předmětů, aby neuváděly v omyl a přesně odrážely obsah e-mailu.
- Zakazuje matoucí záhlaví a vyžaduje, aby informace v záhlaví e-mailu – včetně polí „Od“, „Komu“ a „Odpovědět-na“ – byly přesné a identifikovaly osobu nebo firmu, která zprávu iniciovala.
- Kromě toho říká, že příjemci musí mít snadný způsob, jak se odhlásit ze zasílání budoucích e-mailů. Odesílatel e-mailu musí tento proces odhlášení neprodleně respektovat.
- Každý e-mail musí obsahovat fyzickou poštovní adresu odesílatele.
- Porušovatelům zákona CAN-SPAM mohou být uloženy sankce včetně pokut za zneužití komerčních e-mailů.
GDPR
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je komplexní zákon o ochraně osobních údajů v Evropské unii, který vstoupil v platnost v květnu 2018. Významně ovlivnilo e-mailový marketing a komunikaci tím, že upřednostňuje ochranu osobních údajů a souhlas zákazníků.
O GDPR:
- Vztahuje se na všechny organizace působící v EU i na organizace mimo EU, které nabízejí zboží nebo služby v této oblasti nebo monitorují chování obyvatel EU.
- Vyžaduje výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů. V kontextu e-mailového marketingu to znamená, že uživatelé se musí aktivně přihlásit. Odesílatel musí vyhovět žádosti o odhlášení.
- Fyzické osoby mají právo na přístup ke svým osobním údajům a mohou požádat o jejich vymazání.
- Vyzývá k začlenění opatření na ochranu údajů do vývoje obchodních procesů.
- Požaduje, aby organizace hlásily určité typy narušení bezpečnosti údajů příslušným orgánům a v některých případech i dotčeným osobám.
- Organizacím mohou za nedodržení předpisů hrozit vysoké pokuty, a to až do výše 20 milionů eur nebo 4% ročního celosvětového obratu společnosti. Ne všechna porušení GDPA však vedou k finančním sankcím.
CASL
Kanadská antispamová legislativa (CASL) je regulační rámec, který upravuje zasílání obchodních elektronických zpráv (CEM) v rámci Kanady, do Kanady nebo z Kanady. Byla přijata v roce 2014 a jedná se o jeden z nejpřísnějších antispamových zákonů na světě.
O CASL:
- CASL vyžaduje výslovný nebo implicitní souhlas pro zasílání CEM, včetně e-mailů, SMS, sociálních médií nebo rychlých zpráv – tyto požadavky jsou přísné pro všechny formy komunikace.
- Uvádí, že odesílatelé se musí ve svých zprávách identifikovat a uvádět kontaktní údaje. Kromě svého zákonného jména byste měli uvést adresu ulice, poštovní schránku a další důležité kontaktní údaje.
- Každá zpráva musí obsahovat jednoduchý a snadno přístupný způsob, jak se mohou příjemci z příštích zpráv odhlásit. Většina e-mailových platforem tuto funkci nabízí ve výchozím nastavení, zejména u studených e-mailů.
- Organizace musí uchovávat záznamy o souhlasech (ať už implicitních, nebo explicitních) jako důkaz o jejich dodržování. Pokud tedy máte od někoho výslovný souhlas, uchovávejte jej po určený počet pracovních dnů, abyste vyhověli zákonům o ochraně osobních údajů.
- Porušení CASL může vést k přísným sankcím, včetně pokut až do výše $1 milionu pro fyzické osoby a $10 milionů pro podniky.
- Toto nařízení platí, pokud je zpráva odesílána do kanadských zařízení nebo z nich. V důsledku toho je relevantní pro globální e-mailové kampaně zaměřené na kanadské příjemce. To je důležité při vedení komunikace pro podniky oslovující globální publikum.
Jak zlepšit soulad s předpisy pro e-maily
Zlepšení souladu s předpisy v oblasti elektronické pošty není jen o tom, zda dodržujete předpisy týkající se elektronické pošty nebo zda nedostanete pokutu.
Zde jde spíše o budování dlouhodobých vztahů a důvěry mezi příjemci e-mailů a poskytovateli internetových služeb a o péči o firemní e-mailové operace, a to vše při zasílání relevantního obsahu a obcházení všech spamových filtrů.
Proto je načase naučit se několik praktických a jednoduchých způsobů, jak zlepšit soulad e-mailu s předpisy, a to nejen s ohledem na regulační požadavky.
Získejte povolení před odesláním e-mailů
Nadace získává povolení k rozesílání e-mailů, aby se vyhnula právním důsledkům rozzlobeného seznamu adresátů. Musíte se zeptat svých posluchačů, zda souhlasí se zasíláním vašich e-mailů. To může být tak jednoduché, jako je zařazení registračního formuláře na vaše webové stránky nebo během nákupního procesu. Když vyjádří souhlas, můžete je začít oslovovat.
Klíčem k pravidlům dodržování e-mailů je transparentnost – dejte lidem vědět, k čemu se přihlašují, ať už jde o newsletter, propagační akce nebo aktualizace. Vysvětlete jim, jaké výhody jim vaše e-maily přinesou, ale buďte přitom upřímní. V předmětu a těle e-mailu by mělo být jasně uvedeno, co uživatel získá.
Tím si vybudujete základ důvěry a zajistíte, že vaše publikum bude mít o váš obsah zájem.
Pamatujte, že v e-mailovém marketingu vždy vítězí kvalita nad kvantitou. Většina e-mailových marketérů dává přednost vyššímu zapojení e-mailů než tisícům e-mailových řetězců, které nikdo nečte.
Je lepší mít menší seznam zájemců a e-mailových účtů než obrovskou skupinu neangažovaných kontaktů. Cílem je přece vytvořit komunitu zájemců, kteří čekají na vaše e-maily, nikoliv závod o to, která společnost má největší publikum.
Použití funkce Double Opt-In
Double opt-in je ještě o krok dál a je to jeden z nejdůležitějších postupů e-mailového marketingu. Je to skvělý příklad potvrzení ochoty být s vámi v kontaktu a ukazuje, že se daná osoba chce připojit k vašemu e-mailovému seznamu.
Když se tedy někdo přihlásí do vašeho seznamu, pošlete mu potvrzovací e-mail a následný e-mail a požádejte ho, aby kliknutím na odkaz ověřil svůj odběr. Tento způsob zajistí, že e-mailová adresa je platná a správná a že její majitel má skutečně zájem o zasílání vašich e-mailů.
Snižuje také pravděpodobnost stížností na nevyžádanou poštu a zlepšuje kvalitu vašeho seznamu e-mailů.
Může se to zdát jako krok navíc, ale nezbytný. No, podle mnoha předpisů o e-mailovém marketingu tomu tak úplně není.
Double opt-in je mocný nástroj pro ty, kteří si chtějí vybudovat oddané publikum. Místo toho, abyste jej považovali jen za další krok na dlouhé cestě k úspěchu, berte jej jako získání RSVP na váš večírek, které potvrzuje, že na něj hosté přijdou.
Ověřování seznamů před odesláním e-mailů
Stejně tak nesmíte zapomenout na ověřování e-mailů a odesílání zpráv na aktivní adresy.
Pokud jde o ověřování a udržování čistoty e-mailového seznamu, můžete použít nástroj, jako je např. Vyhazovač které nedovolí, aby se do vašich seznamů dostaly rizikové e-mailové adresy.
Bouncer kontroluje a skenuje váš seznam adresátů a ujišťuje se, že každý, kdo přichází. platná e-mailová adresa . Pomáhá snižovat míru odmítnutí a chrání pověst odesílatele. Pracuje také v reálném čase a nabízí funkce, jako je kontrola syntaxe, domény a SMTP.
Díky službě Bouncer budete posílat e-maily pouze na aktivní a platné adresy, zlepšíte doručitelnost a budete respektovat schránku svého publika.
Ale co je důležitější, Bouncer vám pomůže dodržovat předpisy pro e-maily a vyhnout se složkám se spamem. Je to bezpečný nástroj, který dodržuje zásady, funguje bez problémů ve více zemích a jazycích, potvrzuje legitimitu názvu domény e-mailu a díky tomu všemu ještě zvyšuje vaše metriky e-mailového marketingu.
Pokud tedy hledáte komplexní systém, který dokáže vylepšit vaše e-maily v mnoha oblastech, je čas vyzkoušet Bouncer.
Poskytněte výslovné možnosti odhlášení
Dalším krokem je nabídka jasných možností odhlášení. Ty jsou v souladu s právními požadavky a jsou projevem respektu a transparentnosti. Ukazují také, že nebudete klienty nutit, aby u vás zůstali za každou cenu. Nejde jen o dodržování oborových standardů, ale také o dodržování globálních antispamových norem.
Zájmy lidí se mění, a pokud usoudí, že vaše e-maily jsou irelevantní, rádi by se s vámi snadno a rychle rozloučili. Pokud to umožníte prostřednictvím možnosti odhlášení, stále si udržíte pozitivní vztah a poskytnete klientům kontrolu nad jejich preferencemi.
Nakonec chcete, aby u vás hosté zůstali, protože si cení vašeho obsahu, a ne proto, že nemohou najít východ, že?
Odhlášení by tedy nemělo být honbou za pokladem. Místo toho by mělo být odhlášení stejně snadné jako přihlášení k odběru. Proto musíte zkontrolovat, zda je odkaz pro odhlášení snadno k nalezení v každém e-mailu. Může se jednat o jednoduchý text s odkazem v dolní části vašich e-mailů.
Sledování černých listin
Černé listiny považujte za varovné signály – pokud se na ně váš e-mail dostane, znamená to, že jej uživatelé nebo poskytovatelé e-mailu označili jako spam. Pokud už je tedy pozdě a vy jste se na tomto místě ocitli, je čas udělat si pořádek.
Můžete vyčistěte svůj e-mailový seznam , změňte obsah e-mailu nebo upravte způsob shromažďování e-mailových adres.
Pravidelně sledujte, co se děje s vašimi e-maily. Zkontrolujte také své e-mailové postupy a ujistěte se, že dodržujete pravidla. Díky tomu si udržíte dobrou pověst odesílatele, zvýšíte doručitelnost a zaručíte, že vaše e-maily budou ve schránkách příjemců vítány. Dodržováním tohoto typu e-mailových pravidel zajistíte lepší výkonnost svých e-mailových marketingových kampaní.
Jedná se o proaktivní opatření k udržení zdraví a efektivity e-mailové komunikace.
Použití ověřování e-mailu
Ověřování e-mailu pomáhá ověřit, že e-mail pochází od vás, a ne od podvodníka. Jinými slovy, sdělí poskytovatelům e-mailových služeb, že váš e-mail je legální a nejedná se o převlečeného spamera.
Nastavení záznamů SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) a DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Jedná se o jakési kontroly totožnosti, které poskytovatelům e-mailových služeb a příjemcům sdělují, že vaše e-maily jsou autentické.
Ve světě, kde se šíří phishing a spam prostřednictvím hromadných e-mailových kampaní, je to více než nutné. Navíc může zlepšit doručitelnost e-mailů a také chránit pověst vaší značky.
Segmentace a cílení na publikum
A naše poslední nabídka – segmentace a cílení na publikum, které vám pomůže posílat e-maily těm správným lidem. Jedná se o rozdělení seznamu e-mailových adresářů do menších skupin na základě konkrétních kritérií, jako je lokalita, zájmy, nákupy nebo chování v minulosti.
Tento krok vám umožní přizpůsobit obsah různým segmentům lidí a zvýšit relevanci vašich e-mailů.
Zde je nejdůležitější ukázat, že rozumíte různorodým potřebám a zájmům svého publika a že je dokážete uspokojit. Také personalizované a relevantní e-maily budou s větší pravděpodobností přijaty a méně pravděpodobně budou označeny jako spam.
Například byste neposílali stejný e-mail ženám, které se zajímají o plavání, a těm, které se zajímají o opravy aut.
Taková efektivní segmentace vede k vyšším metrikám a lepším výsledkům, protože vaše publikum dostává obsah, který potřebuje.
Zlepšete svou e-mailovou komunikaci
A jsme u toho – u všech kroků ke zlepšení dodržování e-mailových předpisů, které jdou nad rámec e-mailových zákonů.
Díky našim tipům budete moci posílat relevantní, vyhovující e-maily, bezpečné a poutavé zprávy a zlepšit své marketingové úsilí v oblasti e-mailu.
Než však začnete provozovat e-mailové marketingové kampaně, musíte se na to připravit, a to tak, že si ověříte, jaké zákony se na vás vztahují. Bez dodržování předpisů o dodržování pravidel e-mailového marketingu se můžete setkat s mnoha problémy při této formě komunikace.
Pokud se však pečlivě připravíte, vyhnete se rizikům a udržíte si důvěru zákazníků.
Dodržujte zákony a zajistěte, aby se vaše zprávy dostaly k zamýšleným příjemcům. Použijte náš nástroj Bouncer , a změňte způsob práce s marketingovými e-maily.
