Jeśli szukasz odpowiedzi na którekolwiek z tych pytań, trafiłeś w idealne miejsce. Niniejszy przewodnik ma na celu pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami dotyczącymi poczty elektronicznej. Oferuje on jasne i praktyczne informacje, które zapewnią, że Twoje działania e-mailowe będą skuteczne i w pełni zgodne z prawem.
Czym jest zgodność z przepisami dotyczącymi poczty elektronicznej i dlaczego ma ona znaczenie?
Zgodność poczty e-mail polega na przestrzeganiu przepisów i zasad, które gwarantują, że wiadomości e-mail są zgodne z prawem i szanują prywatność odbiorców. Obejmuje to również ochronę wrażliwych informacji, takich jak dane osobowe dotyczące zdrowia.
Kluczowe aspekty zgodności poczty elektronicznej obejmują:
- uzyskanie wyraźnej zgody od odbiorców przed wysłaniem komercyjnych wiadomości e-mail,
- niezwłoczne respektowanie wniosków o rezygnację,
- i unikanie fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji.
Zgodność z przepisami ma kluczowe znaczenie dla utrzymania dobrej reputacji nadawcy, ale to nie wszystko – to klucz do uniknięcia kar prawnych.
Jeśli firmy nie dbają o zgodność z przepisami dotyczącymi poczty elektronicznej, mogą zostać ukarane wysokimi grzywnami, które mogą być na tyle znaczące, że wpłyną na ich stabilność finansową. W niektórych przypadkach kwestie prawne mogą prowadzić do długotrwałego uszczerbku na reputacji firmy i zaufaniu klientów.
Co więcej, brak zgodności może wpłynąć na relacje firmy z dostawcami usług poczty elektronicznej i organami regulacyjnymi, doprowadzić do umieszczenia domeny e-mail firmy na czarnej liście i wpłynąć na całą przyszłą komunikację e-mail.
Dostawcy usług poczty e-mail często pomagają firmom w zarządzaniu zgodnością z przepisami, oferując takie funkcje, jak metody podwójnej zgody, uwierzytelnianie wiadomości e-mail i regularne audyty – takie opcje mogą zapewnić prywatność i ochronę danych.
Najważniejsze akty prawne dotyczące zgodności poczty elektronicznej
Zgodność z przepisami dotyczącymi poczty elektronicznej jest kluczowym aspektem marketingu e-mailowego i komunikacji cyfrowej. Jest on zgodny z różnymi przepisami i regulacjami mającymi na celu ochronę praw konsumentów i przyczynienie się do odpowiedzialnego korzystania z poczty elektronicznej w celach komercyjnych.
Przepisy te mogą różnić się w zależności od regionu i mieć określone wymagania.
Do najpopularniejszych i najbardziej znaczących aktów prawnych należą:
- Ustawa CAN-SPAM w Stanach Zjednoczonych,
- Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) w Unii Europejskiej,
- i kanadyjskie przepisy antyspamowe (CASL).
Sprawdźmy je.
Ustawa CAN-SPAM
Ustawa CAN-SPAM jest jednym z przepisów dotyczących zgodności poczty elektronicznej w Stanach Zjednoczonych, które regulują komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Jest to skrót od Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing. Uchwalona w 2003 roku, ma na celu zapewnienie odbiorcom prawa do zaprzestania otrzymywania niechcianych wiadomości e-mail.
Informacje o ustawie CAN-SPAM:
- Ma ona zastosowanie do wszystkich komercyjnych wiadomości elektronicznych, które są definiowane jako wszelkie wiadomości poczty elektronicznej przeznaczone głównie do komercyjnej reklamy lub promocji komercyjnego produktu lub usługi.
- Kluczowe postanowienia ustawy CAN-SPAM obejmują zakaz tworzenia zwodniczych linii tematycznych, aby nie wprowadzały w błąd i dokładnie odzwierciedlały treść wiadomości e-mail.
- Zabrania ona stosowania mylących nagłówków i wymaga, aby informacje w nagłówku wiadomości e-mail – w tym pola „Od”, „Do” i „Odpowiedz” – były precyzyjne i identyfikowały osobę lub firmę, która zainicjowała wiadomość.
- Co więcej, odbiorcy muszą mieć łatwy sposób na rezygnację z otrzymywania przyszłych wiadomości e-mail. Proces rezygnacji musi być niezwłocznie honorowany przez nadawcę wiadomości e-mail.
- Każda wiadomość e-mail musi zawierać fizyczny adres pocztowy nadawcy.
- Osoby naruszające ustawę CAN-SPAM mogą podlegać karom, w tym grzywnom za nadużywanie komercyjnych wiadomości e-mail.
RODO
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to kompleksowa ustawa o ochronie danych w Unii Europejskiej, która weszła w życie w maju 2018 roku. Znacząco wpłynęło ono na marketing e-mailowy i komunikację, nadając priorytet prywatności danych klientów i ich zgodzie.
Informacje o RODO:
- Ma ona zastosowanie do wszystkich organizacji działających w UE oraz do organizacji spoza UE, które oferują towary lub usługi w tym obszarze lub monitorują zachowania mieszkańców UE.
- Wymaga wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych. W kontekście marketingu e-mailowego oznacza to, że użytkownicy muszą aktywnie wyrazić zgodę. Nadawca musi zobowiązać się do rezygnacji z subskrypcji.
- Osoby fizyczne mają prawo dostępu do swoich danych osobowych i mogą zażądać ich usunięcia.
- Wzywa do włączenia środków ochrony danych w rozwój procesów biznesowych.
- Wymaga ona od organizacji zgłaszania określonych rodzajów naruszeń danych odpowiednim organom, a w niektórych przypadkach także osobom, których one dotyczą.
- Organizacje mogą zostać ukarane znacznymi grzywnami za nieprzestrzeganie przepisów, do 20 milionów euro lub 4% rocznego globalnego obrotu firmy. Jednak nie wszystkie naruszenia RODO prowadzą do kar finansowych.
CASL
Kanadyjskie przepisy antyspamowe (CASL) to ramy regulacyjne, które regulują wysyłanie komercyjnych wiadomości elektronicznych (CEM) w Kanadzie, do Kanady lub z Kanady. Zostało ono uchwalone w 2014 r. i jest jednym z najsurowszych przepisów antyspamowych na świecie.
Informacje o CASL:
- CASL wymaga wyraźnej lub dorozumianej zgody na wysyłanie CEM, w tym wiadomości e-mail, SMS, mediów społecznościowych lub komunikatorów internetowych – są to rygorystyczne wymagania dotyczące wszystkich form komunikacji.
- Zgodnie z nim nadawcy muszą identyfikować się i podawać informacje kontaktowe w swoich wiadomościach. Oprócz imienia i nazwiska należy podać adres, skrytkę pocztową i inne istotne dane kontaktowe.
- Każda wiadomość musi zawierać prosty i łatwo dostępny sposób, aby odbiorcy mogli zrezygnować z przyszłych wiadomości. Większość platform pocztowych oferuje tę funkcję domyślnie, zwłaszcza w przypadku wiadomości typu cold email.
- Organizacje muszą przechowywać zapisy zgody (dorozumianej lub wyraźnej) jako dowód zgodności. Tak więc, gdy ktoś wyrazi zgodę, przechowuj ją przez określoną liczbę dni roboczych, aby zachować zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności.
- Naruszenie CASL może prowadzić do surowych kar, w tym grzywien w wysokości do 1 miliona dolarów dla osób fizycznych i 10 milionów dolarów dla firm.
- Rozporządzenie to ma zastosowanie, jeśli wiadomość jest wysyłana do lub z kanadyjskich urządzeń. W rezultacie ma to znaczenie dla globalnych kampanii e-mailowych skierowanych do kanadyjskich odbiorców. Jest to ważne przy prowadzeniu komunikacji dla firm docierających do globalnych odbiorców.
Jak poprawić zgodność z przepisami dotyczącymi poczty e-mail
Poprawa zgodności z przepisami dotyczącymi poczty e-mail to nie tylko przestrzeganie przepisów dotyczących poczty e-mail lub uniknięcie grzywny.
W tym przypadku chodzi bardziej o budowanie długotrwałych relacji i zaufania wśród odbiorców wiadomości e-mail i dostawców usług internetowych, a także dbanie o biznesowe operacje e-mailowe, jednocześnie wysyłając odpowiednie treści i omijając każdy filtr spamu.
Dlatego nadszedł czas, aby poznać kilka praktycznych i prostych sposobów na poprawę zgodności z przepisami dotyczącymi poczty e-mail, nie ograniczając się do wymogów regulacyjnych.
Uzyskaj zgodę przed wysłaniem wiadomości e-mail
Podstawą jest uzyskanie zgody na wysyłanie wiadomości e-mail, aby uniknąć konsekwencji prawnych gniewnej listy mailingowej. Należy zapytać odbiorców, czy zgadzają się na otrzymywanie wiadomości e-mail. Może to być tak proste, jak umieszczenie formularza rejestracji na stronie internetowej lub podczas procesu zakupu. Gdy wyrażą na to zgodę, możesz rozpocząć wysyłkę.
Kluczem do zasad zgodności z przepisami dotyczącymi poczty e-mail jest przejrzystość – niech ludzie wiedzą, na co się zapisują, niezależnie od tego, czy jest to biuletyn, promocje czy aktualizacje. Wyjaśnij korzyści, jakie otrzymają dzięki Twoim e-mailom, ale bądź przy tym szczery. Temat i treść wiadomości e-mail powinny jasno określać, co otrzymuje użytkownik.
W ten sposób zbudujesz fundament zaufania i zapewnisz, że Twoi odbiorcy będą zainteresowani Twoimi treściami.
Pamiętaj, że w e-mail marketingu zawsze wygrywa jakość, a nie ilość. Większość email marketerów woli większe zaangażowanie niż tysiące łańcuszków mailowych, których nikt nie czyta.
Lepiej jest mieć mniejszą listę zainteresowanych osób i kont e-mail niż ogromną grupę niezaangażowanych kontaktów. W końcu celem jest stworzenie społeczności zainteresowanych osób, które czekają na Twoje e-maile, a nie wyścig o to, która firma ma największą publiczność.
Użyj podwójnej zgody
Podwójna zgoda (double opt-in) idzie o krok dalej i jest jedną z najważniejszych praktyk marketingu e-mailowego. Jest to świetny przykład potwierdzenia chęci bycia z Tobą w kontakcie i pokazuje, że dana osoba chce dołączyć do Twojej listy e-mailowej.
Tak więc, gdy ktoś zapisze się na Twoją listę, wyślij mu wiadomość e-mail z potwierdzeniem i prośbą o kliknięcie linku w celu zweryfikowania subskrypcji. Ta metoda zapewnia, że adres e-mail jest prawidłowy i poprawny oraz że właściciel jest naprawdę zainteresowany otrzymywaniem wiadomości e-mail.
Zmniejsza to również prawdopodobieństwo skarg na spam i poprawia jakość listy e-mailowej.
Czytaj więcej: Dlaczego moje wiadomości e-mail trafiają do SPAMU?
Może się to wydawać dodatkowym, niezbędnym krokiem. Cóż, nie do końca, zgodnie z wieloma przepisami dotyczącymi marketingu e-mailowego.
Double opt-in to potężne narzędzie dla tych, którzy chcą zbudować oddaną publiczność. Zamiast więc postrzegać go jako kolejny krok na długiej drodze do sukcesu, pomyśl o nim jak o otrzymaniu RSVP na imprezę, które potwierdza, że gość na nią przyjdzie.
Weryfikacja list przed wysłaniem wiadomości e-mail
Podobnie nie można zapomnieć o walidacji wiadomości e-mail i wysyłaniu wiadomości na aktywne adresy.
Jeśli chodzi o walidację i utrzymywanie listy e-mail w czystości, możesz użyć narzędzia takiego jak Bouncer, które nie pozwoli żadnemu ryzykownemu adresowi e-mail dostać się do twoich list.
Bouncer sprawdza i skanuje listę mailingową i upewnia się, że każdy, kto przychodzi, ma prawidłowy adres e-mail. Pomaga to zmniejszyć współczynnik odrzuceń i chroni reputację nadawcy. Działa również w czasie rzeczywistym i oferuje funkcje takie jak sprawdzanie składni, domeny i SMTP.
Dzięki Bouncer będziesz wysyłać wiadomości e-mail tylko na aktywne, prawidłowe adresy, poprawisz dostarczalność i będziesz szanować skrzynkę odbiorczą swoich odbiorców.
Ale co ważniejsze, Bouncer pomoże Ci zachować zgodność z przepisami dotyczącymi poczty e-mail i uniknąć folderów spamu. Jest to bezpieczne narzędzie, które przestrzega zasad, działa płynnie w wielu krajach i językach, potwierdza legalność nazwy domeny wiadomości e-mail, a przy tym wszystkim nadal zwiększa wskaźniki marketingu e-mailowego.
Jeśli więc szukasz kompleksowego systemu, który może poprawić twoje e-maile w wielu obszarach, nadszedł czas, abyś wypróbował Bouncer.
Wyraźne opcje rezygnacji
Następnym krokiem jest zaoferowanie jasnych opcji rezygnacji. Są one zgodne z wymogami prawnymi i stanowią oznakę szacunku i przejrzystości. Pokazują również, że nie będziesz zmuszać klientów do pozostania z Tobą za wszelką cenę. To nie tylko przestrzeganie standardów branżowych, ale także globalnych standardów antyspamowych.
Zainteresowania ludzi się zmieniają, a jeśli uznają, że Twoje e-maile są nieistotne, chcieliby łatwo i szybko się z Tobą pożegnać. Jeśli pozwolisz na to poprzez opcję rezygnacji z subskrypcji, nadal utrzymasz pozytywne relacje i dasz klientom kontrolę nad ich preferencjami.
W końcu chcesz, aby Twoi goście pozostali z Tobą, ponieważ cenią Twoje treści, a nie dlatego, że nie mogą znaleźć drzwi wyjściowych, prawda?
Dlatego rezygnacja z subskrypcji nie powinna być poszukiwaniem skarbów. Zamiast tego rezygnacja z subskrypcji powinna być tak łatwa, jak subskrypcja. Dlatego musisz sprawdzić, czy link do rezygnacji z subskrypcji jest łatwy do znalezienia w każdej wiadomości e-mail. Może to być prosty tekst z linkiem na dole wiadomości e-mail.
Monitorowanie czarnych list
Pomyśl o czarnych listach jak o sygnałach ostrzegawczych – jeśli Twój e-mail tam trafi, oznacza to, że został oznaczony jako spam przez użytkowników lub dostawców poczty e-mail. Jeśli więc jest już za późno i już znalazłeś się w tym miejscu, nadszedł czas, aby uporządkować swoje działania.
Możesz wyczyścić swoją listę e-mailową, zmienić treść wiadomości e-mail lub dostosować sposób zbierania adresów e-mail.
Regularnie monitoruj, co dzieje się z wiadomościami e-mail. Dokonaj również przeglądu swoich praktyk e-mailowych i upewnij się, że przestrzegasz zasad zgodności. Dzięki temu utrzymasz dobrą reputację nadawcy, zwiększysz dostarczalność i zagwarantujesz, że Twoje e-maile będą mile widziane w skrzynkach odbiorczych odbiorców. Przestrzegając tego typu zasad, zapewniasz lepszą wydajność swoich kampanii e-mail marketingowych.
Jest to proaktywny środek mający na celu utrzymanie dobrej kondycji i skuteczności komunikacji e-mailowej.
Korzystanie z uwierzytelniania e-mail
Uwierzytelnianie poczty e-mail pomaga zweryfikować, że wiadomość e-mail pochodzi od Ciebie, a nie od osoby podszywającej się pod Ciebie. Innymi słowy, informuje dostawców usług poczty elektronicznej, że Twój e-mail jest legalny, a nie jest spamerem w przebraniu.
Skonfiguruj rekordy SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) i DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Są to kontrole tożsamości, które informują dostawców poczty e-mail i odbiorców, że Twoje wiadomości e-mail są autentyczne.
Jest to więcej niż konieczność w świecie, w którym phishing i spam szerzą się poprzez masowe kampanie e-mailowe. Co więcej, może poprawić dostarczalność wiadomości e-mail i chronić reputację marki.
Segmentacja i targetowanie odbiorców
I nasza ostatnia propozycja – segmentacja i targetowanie odbiorców, które pomaga wysyłać wiadomości e-mail do właściwych osób. Polega to na podzieleniu listy mailingowej na mniejsze grupy w oparciu o określone kryteria, takie jak lokalizacja, zainteresowania, zakupy lub wcześniejsze zachowania.
To posunięcie pozwala dostosować treści do różnych segmentów osób i sprawia, że wiadomości e-mail są bardziej trafne.
W tym przypadku najważniejszą rzeczą jest pokazanie, że rozumiesz i zaspokajasz różnorodne potrzeby i zainteresowania odbiorców. Ponadto spersonalizowane i trafne wiadomości e-mail są bardziej mile widziane i rzadziej oznaczane jako spam.
Na przykład, nie wysłałbyś tego samego e-maila do kobiet zainteresowanych pływaniem i tych zainteresowanych naprawą samochodów.
Taka skuteczna segmentacja prowadzi do wyższych wskaźników i lepszych wyników, ponieważ odbiorcy otrzymują treści, których potrzebują.
Usprawnij komunikację e-mail
I oto jesteśmy – ze wszystkimi krokami do poprawy zgodności z przepisami dotyczącymi poczty e-mail, które wykraczają poza przepisy dotyczące poczty e-mail.
Dzięki naszym wskazówkom będziesz wysyłać odpowiednie, zgodne z przepisami wiadomości e-mail, bezpieczne i angażujące wiadomości oraz usprawnisz swoje działania e-mail marketingowe.
Zanim jednak zaczniesz prowadzić kampanie e-mail marketingowe, musisz się do tego odpowiednio przygotować, a mianowicie – sprawdzić, jakie przepisy prawa Cię obowiązują. Bez przestrzegania przepisów dotyczących zgodności e-mail marketingu, możesz napotkać wiele problemów związanych z tą formą komunikacji.
Jeśli jednak starannie się przygotujesz, unikniesz ryzyka i zachowasz zaufanie swoich klientów.
Zachowaj zgodność z przepisami i spraw, aby Twoje wiadomości docierały do zamierzonych odbiorców. Skorzystaj z naszego narzędzia Bouncer i zmień sposób pracy z marketingowymi wiadomościami e-mail.
