Marketing e-mailowy w świetle RODO: Co musisz wiedzieć

Czy wiesz, że użytkownicy poczty elektronicznej wysyłają średnio ponad 170 e-maili związanych z pracą tygodniowo? Liczba ta wciąż rośnie. E-maile te zawierają dane osobowe, załączniki i inne szczegóły, które są chronione przez RODO.

Czym jest RODO i co mówi o kampaniach e-mail marketingowych?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to prawo w Unii Europejskiej (UE), które chroni dane osobowe i prywatność.

Obejmuje on sposób, w jaki firmy muszą obsługiwać dane klientów, w szczególności w działaniach takich jak marketing e-mailowy. 

Zgodnie z RODO firmy potrzebują zgody osoby (podmiotu danych) na wykorzystywanie jej danych osobowych w e-mailowych kampaniach marketingowych. Zgoda oznacza, że osoby fizyczne zgadzają się na otrzymywanie maile marketingowe.

RODO mówi jednak, że można wysyłać wiadomości e-mail do obecnych klientów bez bezpośredniej zgody, jeśli istnieje uzasadniony interes. W przypadku potencjalnych klientów lub "zimnych" kontaktów sytuacja wygląda nieco inaczej - firmy zazwyczaj potrzebują zgody poszczególnych osób przed wysłaniem e-maili marketingowych.

Rozporządzenie chroni również prawa osób fizycznych do ich danych. Obywatele mogą poprosić firmy o niewykorzystywanie ich danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego. Jeśli ktoś sprzeciwia się wykorzystywaniu jego danych w ten sposób, firma musi zaprzestać wykorzystywania ich do celów marketingowych, ale nadal może wykorzystywać je do innych celów, takich jak realizacja umowy.

Firmy muszą ostrożnie obchodzić się z danymi osobowymi, aby uniknąć naruszeń prywatności. Jeśli dojdzie do naruszenia ochrony danych, RODO zawiera surowe zasady dotyczące zgłaszania takich naruszeń i ochrony poszkodowanych osób w UE. 

Firmy angażujące się w marketing e-mailowy muszą również zachować przejrzystość w zakresie praktyk gromadzenia i wykorzystywania danych. Muszą więc informować ludzi o tym, w jaki sposób ich dane będą wykorzystywane i zapewniać im kontrolę nad nimi. Na przykład, w jaki sposób gromadzą dane do celów marketingowych, takie jak adresy e-mail.

Zasady RODO i najlepsze praktyki w zakresie odpowiedzialnego e-mail marketingu

Przestrzeganie zasad chroni firmę przed kwestiami prawnymi i buduje zaufanie klientów. Szanuj ich prywatność, aby pokazać, że jesteś wiarygodną firmą. 

Istnieje siedem takich zasad, których wymaga RODO, aby być w pełni zgodnym z RODO:

01 Gromadź dane osobowe w sposób legalny i uczciwy. Otwarcie informuj, dlaczego gromadzisz dane i w jaki sposób będą one wykorzystywane.

02 Gromadź dane wyłącznie z konkretnych i uzasadnionych powodów. Nie używaj ich do niczego innego niż to, o co początkowo prosiłeś.

03 Poproś tylko o te dane, których naprawdę potrzebujesz i nic więcej.

04 Aktualizuj dane i szybko koryguj wszelkie błędy.

05 Przechowuj dane tylko tak długo, jak potrzebujesz ich do określonych celów.

06 Chroń dane przed nieautoryzowanym dostępem lub przypadkową utratą. Korzystaj z bezpiecznych platform poczty elektronicznej i ogranicz dostęp do danych w swojej organizacji.

07 Prowadź dokumentację, aby wykazać, że przestrzegasz zasad RODO, takich jak uzyskiwanie zgody i wyjaśnianie sposobu wykorzystywania danych.

Kiedy obchodzisz się z danymi klientów z troską i uczciwością, ludzie czują się bezpieczniej, dzieląc się z Tobą swoimi informacjami. Jest to również dobry sposób na budowanie lojalności klientów.
 

Jak wysyłać wiadomości e-mail zgodne z RODO? 

Teraz widzisz, że RODO to wielka sprawa i jest to konieczność w e-mail marketingu. Ale jak zacząć wysyłać wiadomości e-mail zgodne z RODO? 

Mamy wszystko pod kontrolą. 

#1 Przed wysłaniem wiadomości e-mail należy zawsze uzyskać zgodę użytkownika.

Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO), aby wykorzystywać dane osobowe do celów marketingu bezpośredniego, należy uzyskać wyraźną zgodę użytkownika. Muszą oni wyrazić aktywną zgodę na otrzymywanie marketingowych wiadomości e-mail. Nie wystarczy założyć, że tego chcą lub użyć wstępnie zaznaczonych pól. 

Dlaczego chcesz to zrobić? Ten krok pomoże ci zapobiec naruszeniom danych i utrzymać zaufanie do twoich kampanii e-mail marketingowych.

#2 Użyj podwójnej zgody 

Gdy tylko ktoś zarejestruje się w celu otrzymywania e-maili marketingowych, otrzyma wiadomość e-mail z potwierdzeniem, aby zweryfikować swoje zainteresowanie. Dopiero po potwierdzeniu zostaje dodany do listy mailingowej. Dzięki temu procesowi nie musisz martwić się o wyraźną zgodę osoby, której dane dotyczą.

Podwójna zgoda to świetny sposób na odpowiedzialne zarządzanie danymi i zapewnienie ich bezpieczeństwa. 

Dlaczego warto to robić? Pokazujesz, że poważnie podchodzisz do przestrzegania zasad ochrony danych i przepisów dotyczących prywatności danych w swoich działaniach marketingu cyfrowego.

#3 Ułatwia użytkownikom rezygnację z subskrypcji (np. newslettera).

Każdy e-mail powinien mieć jasny sposób, aby ludzie mogli powiedzieć "nie chcę więcej e-maili". Prosty proces rezygnacji z subskrypcji pozostaje po właściwej stronie przepisów o ochronie danych. 

Najlepszym rozwiązaniem byłby wyraźny, widoczny link do rezygnacji z subskrypcji w każdej wiadomości e-mail, najlepiej na dole. Po rezygnacji z subskrypcji wyślij wiadomość potwierdzającą, potwierdzającą prośbę użytkownika.

Możesz również dołączyć prosty formularz opinii na temat powodów rezygnacji z subskrypcji, ale nie powinno to być obowiązkowe.

Dlaczego warto to robić? Zmniejsza to ryzyko niechcianej komunikacji marketingowej, która może być postrzegana jako naruszenie zgodności z RODO. 

#4 Weryfikacja wiadomości e-mail w celu regularnego czyszczenia list 

Sprawdzanie listy pozwala wyeliminować stare lub nieprawidłowe wiadomości e-mail. Dzięki temu wiadomości marketingowe trafiają do właściwych skrzynek odbiorczych, a dane są aktualne i dokładne. Zachowasz zgodność z zasadami RODO i nie będziesz wysyłać niechcianych wiadomości e-mail. 

Dlaczego warto to robić? Łatwiej jest wysłać kampanię e-mail marketingową do odbiorców, którzy są zainteresowani Twoimi treściami. Co więcej, nie jesteś oznaczony jako spam.

A oto jeszcze jedno pytanie, na które należy odpowiedzieć: jakiego narzędzia użyć do walidacji wiadomości e-mail? 

Mamy silnego kandydata. 💪

Bouncer to Narzędzie zgodne z RODO Świetny do sprawdzania list e-mail.

 
To także:

• niezawodny i bezpieczny - z polityką zerowych przestojów i Gotowość SOC2zapewnia bezpieczeństwo danych
• precyzyjny z tendencją do fałszywych negatywów - Bouncer redukuje błędną kategoryzację, dzięki czemu pozostajesz w kontakcie z potencjalnymi klientami.
• szybki - narzędzie obsługuje do 200 000 na godzinę dla każdego klienta
• wszechstronny - weryfikuje wiadomości e-mail od różnych dostawców, w tym Google Workspace i Office365, z kilkoma niewiadomymi
• bogaty w funkcje - pochodzi z weryfikacja pocztą elektroniczną, zestaw dostarczalności, kontrola toksyczności, API, integracjai nie tylko

Bouncer prowadzi wszystkie swoje operacje w Europie, na europejskich serwerach, w pełni zgodnie z RODO. Jest to więc solidny wybór dla firm poszukujących skutecznego, zgodnego z prawem marketingu e-mailowego.
 

#5 Wybierz świetnego dostawcę usług e-mail

Poszukaj dostawcy, który rozumie i przestrzega ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Dobry dostawca ułatwia proszenie o zgodę i śledzenie jej, zabezpiecza dane i pomaga wysyłać wiadomości e-mail, które trafiają w sedno, jednocześnie przestrzegając zasad RODO. 

Dlaczego warto to robić? Tylko po to, aby ułatwić sobie życie i chronić swoje e-maile, aby być po właściwej stronie prawa. Dobra platforma do marketingu e-mailowego i dostawca usług e-mailowych eliminują wątpliwości związane z RODO, dzięki czemu możesz skupić się na tworzeniu świetnych treści bez martwienia się o kwestie zgodności. 

#6 Przejrzystość w zakresie treści i celu wiadomości e-mail

Przejrzystość jest podstawą zaufania. Przed zebraniem danych osobowych należy jasno przedstawić cel i treść wiadomości e-mail. Dzięki temu ludzie zrozumieją, dlaczego i w jaki sposób ich dane, w szczególności wrażliwe dane osobowe, będą wykorzystywane, gdy je przekażą.

Mów ludziom wprost, czego dotyczą Twoje e-maile - niezależnie od tego, czy mają na celu sprzedaż, informacje, czy jedno i drugie. Będą wiedzieć, że dbasz o ich poufne informacje.

Dlaczego warto to robić? Kiedy ludzie wiedzą, co pojawi się w Twoich e-mailach, są bardziej skłonni do interakcji z treścią i pozytywnego reagowania na nią.

#7 Regularne aktualizowanie polityki prywatności

Aktualizacje są oznaką szacunku dla decyzji ludzi i odpowiedzialnego przetwarzania danych osobowych, bardzo często wrażliwych informacji. 

Wraz ze zmianą strategii e-mail, upewnij się, że polityka prywatności również się zmienia i jest jasna co do tego, w jaki sposób wykorzystujesz dane osobowe.

Dlaczego warto to robić? Utrzymuj swoją politykę prywatności na świeżym poziomie, aby pokazać, że poważnie podchodzisz do dbania o dane. Pomaga to w przestrzeganiu zasad RODO dotyczących marketingu e-mailowego i sprawia, że odbiorcy bardziej na Tobie polegają. Przekonają się, że zależy ci na właściwym wykorzystywaniu ich danych i ich ochronie.

#8 Wzmocnienie praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych

Jako administrator danych musisz naprawdę zwiększyć bezpieczeństwo danych wykorzystywanych w e-mail marketingu. 

Upewnij się, że Twoja strategia e-mail marketingu jest dobrze zdefiniowana, szczególnie jeśli chodzi o uzyskiwanie zgody. Korzystaj z bezpiecznych sposobów rejestracji i dbaj o ochronę danych przez cały czas.

Dlaczego warto to robić? Dobre zabezpieczenie danych w wiadomościach e-mail dowodzi, że poważnie podchodzisz do ochrony danych osobowych. Buduje to Twoją reputację jako bezpiecznego i odpowiedzialnego administratora danych.

Grzywny za nieprzestrzeganie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych

Organizacje muszą poważnie traktować RODO, zwłaszcza w e-mail marketingu, w przeciwnym razie mogą zostać ukarane wysokimi grzywnami. Grzywny mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% globalnego rocznego obrotu firmy.

Na przykład, firma ma globalny roczny obrót w wysokości 100 milionów euro. Zgodnie z RODO maksymalna grzywna, jaka może zostać nałożona za nieprzestrzeganie przepisów, wynosi 20 milionów euro lub 4% ich globalnego rocznego obrotu, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. W tym przypadku 4% ze 100 milionów euro wynosi 4 miliony euro. Ponieważ 20 milionów euro jest kwotą wyższą niż 4 miliony euro, maksymalna grzywna, jaka może zostać nałożona, wyniesie 20 milionów euro. 

W jaki sposób ustalane są grzywny RODO?

O wysokości grzywny decyduje waga naruszenia. Władze biorą pod uwagę charakter naruszenia - jakie zasady zostały złamane i jak poważne było naruszenie. 

Rozważają, czy w grę wchodziły wrażliwe dane osobowe i czy firma nie uzyskała odpowiedniej zgody od osób, których dane dotyczą. 

Czas trwania naruszenia również ma znaczenie, podobnie jak liczba poszkodowanych osób i poniesione przez nie szkody. 

Wiele zależy od tego, jak firma podeszła do sytuacji - czy próbowała naprawić problem i jak poradziła sobie z przetwarzaniem danych. 

Wszystkie te czynniki składają się na wysokość grzywny.
 

Wnioski dotyczące marketingu e-mailowego RODO

Mamy strategie e-mail marketingu, które są zgodne z zasadami RODO! 🎉 

Jest to ważny krok - nie tylko dla zachowania zgodności z prawem, ale także dla utrzymania lojalności klientów. Chodzi o to, aby zagwarantować, że każda komunikacja marketingowa szanuje prywatność i wybory dotyczące danych.

Aby to zrobić, sprawdź Bouncer! To Platforma weryfikacji list e-mail zbudowany zgodnie z praktykami przyjaznymi dla RODO. Pomaga oczyścić listy e-mail i upewnić się, że właściwe osoby otrzymują wiadomości e-mail. 

Myślisz o zintensyfikowaniu marketingu e-mailowego i zapewnieniu jego zgodności z RODO? Wypróbuj Bouncer i zweryfikuj pierwsze 10 000 e-maili za darmo. Może to być właśnie to, czego potrzebujesz, aby Twoje e-maile były na dobrej drodze i utrzymywały zaangażowanie odbiorców.