Sähköpostimarkkinointi GDPR:ssä: Mitä sinun on tiedettävä

💡 Tiesitkö, että sähköpostin käyttäjät lähettävät keskimäärin yli 170 työhön liittyviä sähköposteja viikoittain? Määrä kasvaa edelleen. Nämä sähköpostiviestit sisältävät henkilötietoja, liitteitä ja muita tällaisia yksityiskohtia, jotka kaikki ovat GDPR:n suojaamia.

Mikä on yleinen tietosuoja-asetus ja mitä se sanoo sähköpostimarkkinointikampanjoista?

Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on Euroopan unionin (EU) laki, jolla suojellaan henkilötietoja ja yksityisyyttä.

Se kattaa sen, miten yritysten on käsiteltävä asiakastietoja erityisesti sähköpostimarkkinoinnin kaltaisissa toiminnoissa. 

GDPR:n mukaan yritykset tarvitsevat henkilön (rekisteröidyn) suostumuksen voidakseen käyttää hänen henkilötietojaan sähköpostimarkkinointikampanjoihin. Suostumus tarkoittaa sitä, että henkilöt suostuvat vastaanottamaan markkinointisähköpostit.

GDPR:n mukaan voit kuitenkin lähettää nykyisille asiakkaille sähköpostia ilman suoraa suostumusta, jos siihen on oikeutettu syy. Potentiaalisten asiakkaiden tai "kylmien" kontaktien kohdalla tilanne on hieman erilainen - yritykset tarvitsevat yleensä yksilön suostumuksen ennen markkinointisähköpostin lähettämistä.

Asetuksella suojellaan myös yksilöiden oikeuksia heidän tietoihinsa.. Ihmiset voivat pyytää yrityksiä olemaan käyttämättä heidän henkilötietojaan suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos henkilö vastustaa tietojensa käyttöä tällä tavoin, yrityksen on lopetettava niiden käyttö markkinointiin, mutta se voi silti käyttää niitä muihin tarkoituksiin, kuten sopimuksen täyttämiseen.

Yritysten on oltava varovaisia henkilötietojen käsittelyssä, jotta yksityisyyden suojaa ei loukattaisi. Jos tietosuojaloukkaus tapahtuu, GDPR:ssä on tiukat säännöt siitä ilmoittamisesta ja asianomaisten henkilöiden suojelusta EU:ssa. 

Sähköpostimarkkinointia harjoittavien yritysten on myös oltava avoimia tietojen keruu- ja käyttökäytäntöjensä suhteen. Niiden on siis tiedotettava ihmisille siitä, miten heidän tietojaan käytetään, ja annettava heille mahdollisuus hallita niitä. Esimerkiksi miten ne keräävät tietoja markkinointitarkoituksiin, kuten sähköpostiosoitteita.

GDPR:n periaatteet ja parhaat käytännöt vastuulliseen sähköpostimarkkinointiin

Sääntöjen noudattaminen suojaa yritystäsi oikeudellisilta ongelmilta ja luo luottamusta asiakkaidesi kanssa. Kunnioita heidän yksityisyyttään osoittaaksesi, että olet luotettava yritys. 

GDPR edellyttää seitsemän tällaista periaatetta, jotta tietosuoja-asetus olisi täysin GDPR:n mukainen:

01 Kerää henkilötietoja laillisella ja oikeudenmukaisella tavalla. Kerro avoimesti, miksi keräät tietoja ja miten niitä käytetään.

02 Keräämme tietoja vain erityisistä ja laillisista syistä. Älä käytä niitä mihinkään muuhun kuin siihen, mitä alun perin väitit.

03 Pyydä vain ne tiedot, jotka todella tarvitset, etkä mitään muuta.

04 Pidä tiedot ajan tasalla ja korjaa mahdolliset virheet nopeasti.

05 Säilytä tietoja vain niin kauan kuin tarvitset niitä ilmoittamiisi tarkoituksiin.

06 Suojaa tiedot luvattomalta käytöltä tai vahingossa tapahtuvalta katoamiselta. Käytä suojattuja sähköpostialustoja ja rajoita pääsyä tietoihin organisaatiosi sisällä.

07 Pidä kirjaa siitä, että noudatat GDPR-sääntöjä, kuten suostumuksen hankkimista ja tietojen käytön selittämistä.

Kun käsittelet asiakkaiden tietoja huolellisesti ja rehellisesti, ihmiset tuntevat olonsa turvallisemmaksi, kun he jakavat tietonsa kanssasi. Se on myös hyvä keino luoda asiakasuskollisuutta.
 

Miten lähettää GDPR:n mukaisia sähköposteja? 

Nyt näet, että GDPR on iso asia, ja se on välttämätöntä sähköpostimarkkinoinnissa. Mutta miten aloittaa GDPR:n mukaisten sähköpostien lähettäminen? 

Me huolehdimme sinusta. 

#1 Hanki aina käyttäjän suostumus ennen sähköpostien lähettämistä.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan tarvitset ihmisiltä selkeän luvan käyttää heidän henkilötietojaan suoramarkkinointiin. Heidän on suostuttava aktiivisesti vastaanottamaan markkinointisähköpostiviestejäsi. Ei riitä, että oletat heidän haluavan niitä tai käytät valmiiksi rastitettuja ruutuja. 

Miksi haluat tehdä tämän? Tämä vaihe auttaa sinua estämään tietomurrot ja ylläpitämään luottamusta sähköpostimarkkinointikampanjoihisi.

#2 Käytä kaksinkertaista sisäänkirjautumista 

Heti kun joku rekisteröityy markkinointisähköposteihisi, hän saa vahvistussähköpostiviestin, jolla hän vahvistaa kiinnostuksensa. Vasta kun he ovat vahvistaneet kiinnostuksensa, heidät lisätään sähköpostilistallesi. Tämän prosessin ansiosta sinun ei tarvitse huolehtia rekisteröidyn selkeästä suostumuksesta.

Kaksinkertainen opt-in-suostumus on hyvä keino tietojen vastuulliseen hallintaan ja tietoturvan varmistamiseen. 

Miksi sinun pitäisi tehdä näin? Osoitat, että noudatat vakavasti tietosuojaperiaatteita ja tietosuojalakeja digitaalisessa markkinoinnissa.

#3 Helpota poistumista ja tilauksen perumista (esim. uutiskirjeestä).

Jokaisessa sähköpostiviestissä pitäisi olla selkeä keino, jolla ihmiset voivat sanoa "ei enää sähköposteja, kiitos". Yksinkertainen tilauksen peruuttamisprosessi pysyy tietosuojalakien oikealla puolella. 

Parasta olisi selkeä, näkyvä peruutuslinkki jokaisessa sähköpostiviestissä, mieluiten alareunassa. Kun olet poistanut tilauksen, lähetä vahvistusviesti, jossa kuitataan käyttäjän pyyntö.

Voit myös sisällyttää yksinkertaisen palautelomakkeen, jossa kerrotaan, miksi he peruvat tilauksen, mutta tämän ei pitäisi olla pakollista.

Miksi sinun pitäisi tehdä näin? Se vähentää ei-toivotun markkinointiviestinnän riskiä, joka voitaisiin katsoa GDPR:n vastaiseksi. 

#4 Validoi sähköpostit, jotta voit säännöllisesti puhdistaa listasi. 

Tarkistamalla listasi voit karsia vanhat tai virheelliset sähköpostit. Näin markkinointisähköpostisi päätyvät oikeisiin postilaatikoihin, ja tietosi ovat ajantasaisia ja tarkkoja. Pysyt GDPR-sääntöjen mukaisena etkä lähetä ei-toivottuja sähköposteja. 

Miksi sinun pitäisi tehdä näin? Sähköpostimarkkinointikampanja on helpompi lähettää yleisölle, joka on kiinnostunut sisällöstäsi. Kaiken lisäksi sinua ei ole merkitty roskaposti.

Ja tässä on vielä yksi kysymys, johon on vastattava: mitä työkalua käyttää sähköpostin validointiin? 

Meillä on vahva ehdokas. 💪

Bouncer on GDPR-yhteensopiva työkalu loistava sähköpostilistojen tarkistamiseen.

 
Se on myös:

• luotettava ja turvallinen - nollakeskeytyspolitiikalla ja SOC2-valmius, se pitää tietosi turvassa
• tarkat väärät negatiiviset tulokset - Bouncer vähentää väärää kategorisointia, joten pysyt yhteydessä potentiaalisiin asiakkaisiin.
• nopea - työkalu käsittelee jopa 200 000 kappaletta tunnissa kutakin asiakasta kohti.
• monipuolinen - se todentaa sähköpostit eri palveluntarjoajilta, kuten Google Workspace ja Office365, ja siinä on vain vähän tuntemattomia tekijöitä.
• ominaisuuksin varustettu - mukana tulee sähköpostivarmennus, toimitettavuuspaketti, myrkyllisyyden tarkastus, API, integrointi, ja muuta

Bouncerin kaikki toiminnot tapahtuvat Euroopassa, eurooppalaisilla palvelimilla ja täysin GDPR:n mukaisesti. Se on siis hyvä valinta yrityksille, jotka etsivät tehokasta ja lainmukaista sähköpostimarkkinointia.
 

#5 Valitse hyvä sähköpostipalveluntarjoaja

Etsi palveluntarjoaja, joka ymmärtää ja noudattaa yleistä tietosuoja-asetusta. Hyvä palveluntarjoaja helpottaa suostumuksen pyytämistä ja seurantaa, suojaa tietojasi ja auttaa sinua lähettämään sähköpostiviestejä, jotka osuvat kohdalleen GDPR:n sääntöjä noudattaen. 

Miksi sinun pitäisi tehdä näin? Helpottaaksemme elämääsi ja suojellaksemme sähköpostiasi, jotta voisit olla lain oikealla puolella. Hyvä sähköpostimarkkinointialusta ja sähköpostipalveluntarjoaja poistaa GDPR:n arvailut, joten voit keskittyä loistavan sisällön luomiseen murehtimatta sääntöjen noudattamiseen liittyviä kysymyksiä. 

#6 Ole avoin sähköpostin sisällön ja tarkoituksen suhteen.

Avoimuus on luottamuksen perusta. Ennen henkilötietojen keräämistä kerro selkeästi sähköpostiviestien tarkoitus ja sisältö. Se saa ihmiset ymmärtämään, miksi ja miten heidän tietojaan, erityisesti arkaluonteisia henkilötietoja, käytetään, kun he antavat niitä.

Kerro ihmisille suoraan, mitä sähköpostiviestisi koskevat - olipa kyse myynnistä, tiedottamisesta tai molemmista. He tietävät, että pidät hyvää huolta heidän luottamuksellisista tiedoistaan.

Miksi sinun pitäisi tehdä näin? Kun ihmiset tietävät, mitä sähköposteissasi on tulossa, he ovat todennäköisemmin vuorovaikutuksessa sisällön kanssa ja reagoivat siihen myönteisesti.

#7 Päivitä tietosuojakäytäntöjäsi säännöllisesti.

Päivitykset ovat osoitus siitä, että ihmisten päätöksiä kunnioitetaan ja että henkilötietoja, jotka ovat usein arkaluonteisia tietoja, käsitellään vastuullisesti. 

Kun sähköpostistrategia muuttuu, varmista, että myös tietosuojakäytäntösi muuttuu ja että siinä on selkeästi kerrottu, miten käytät henkilötietoja.

Miksi sinun pitäisi tehdä näin? Pidä tietosuojakäytäntösi ajan tasalla osoittaaksesi, että suhtaudut vakavasti tietoihin. Se auttaa sinua noudattamaan sähköpostimarkkinoinnin GDPR-sääntöjä ja saa yleisösi luottamaan sinuun enemmän. He näkevät, että olet sitoutunut käyttämään heidän tietojaan oikein ja pitämään ne suojattuina.

#8 Tietoturvakäytäntöjen vahvistaminen

Rekisterinpitäjänä sinun on todella parannettava sähköpostimarkkinoinnissa käyttämiesi tietojen turvallisuutta. 

Varmista, että sähköpostimarkkinointistrategiasi on hyvin määritelty, erityisesti suostumuksen hankkimisen osalta. Käytä turvallisia tapoja, joilla ihmiset voivat rekisteröityä, ja pidä tietosuoja aina vahvana.

Miksi sinun pitäisi tehdä näin? Hyvä tietoturva sähköposteissasi osoittaa, että olet tosissasi henkilötietojen suojaamisessa. Näin rakennat mainettasi turvallisena ja vastuullisena rekisterinpitäjänä.

Yleisen tietosuoja-asetuksen noudattamatta jättämisestä sakot

Organisaatioiden on suhtauduttava GDPR:ään vakavasti, erityisesti sähköpostimarkkinoinnissa, tai ne voivat joutua maksamaan suuria sakkoja. Sakot voivat olla jopa 20 miljoonaa euroa tai 4% yrityksen maailmanlaajuisesta vuosiliikevaihdosta.

Esimerkiksi yrityksen vuotuinen maailmanlaajuinen liikevaihto on 100 miljoonaa euroa. GDPR:n mukaan enimmäissakko, joka sille voidaan määrätä noudattamatta jättämisestä, on joko 20 miljoonaa euroa tai 4% sen maailmanlaajuisesta vuotuisesta liikevaihdosta sen mukaan, kumpi näistä on suurempi. Tässä tapauksessa 4% 100 miljoonasta eurosta on 4 miljoonaa euroa. Koska 20 miljoonaa euroa on enemmän kuin 4 miljoonaa euroa, enimmäissakko on 20 miljoonaa euroa. 

Miten GDPR-sakot määräytyvät?

👉 Rikkomuksen vakavuus määrittää, kuinka suuri sakko on. Viranomaiset tarkastelevat rikkomuksen luonnetta - mitä sääntöjä rikottiin ja kuinka vakava rikkomus oli. 

👉 Ne pohtivat, oliko kyse arkaluonteisista henkilötiedoista ja oliko yritys jättänyt hankkimatta rekisteröidyltä asianmukaisen suostumuksen. 

👉 Rikkomuksen kestolla on myös merkitystä, samoin kuin sillä, kuinka monta ihmistä rikkomus koski ja kuinka paljon vahinkoa he kärsivät. 

👉 Paljon riippuu siitä, miten yritys suhtautui tilanteeseen - yrittikö se korjata ongelman ja miten se käsitteli tietojenkäsittelyä. 

Kaikki nämä tekijät vaikuttavat yhdessä sakon määrään.
 

GDPR-sähköpostimarkkinointia koskevat päätelmät

Meillä on GDPR-sääntöjen mukaiset sähköpostimarkkinointistrategiat! 🎉 

Tämä on tärkeä askel - ei vain laillisuuden säilyttämiseksi vaan myös asiakasuskollisuuden säilyttämiseksi. Tarkoituksena on taata, että jokaisessa markkinointiviestinnässä kunnioitetaan kaikkien yksityisyyttä ja tietovalintoja.

Ja tätä varten kannattaa tutustua Bounceriin! Se on sähköpostilistan todentamisalusta rakennettu GDPR-ystävällisiä käytäntöjä noudattaen. Se auttaa siivoamaan sähköpostilistasi ja varmistaa, että oikeat ihmiset saavat sähköpostisi. 

Aiotko tehostaa sähköpostimarkkinointia ja pitää sen GDPR:n mukaisena? Kokeile Bounceria ja vahvista ensimmäiset 10 000 sähköpostia ilmaiseksi.. Se voi olla juuri se, mitä tarvitset saadaksesi sähköpostisi oikeille raiteille ja pitämään yleisösi sitoutuneena.