En guide til eksport af kontakter fra Outlook

Hvorfor er det vigtigt at eksportere kontakter fra Outlook?

Der er flere grunde til, at det kan være vigtigt at vide, hvordan man eksporterer Outlook-kontakter. For eksempel, du kan have brug for at flytte kontakterne til en anden enhed eller computer, sikkerhedskopiere dem, importere dem til en anden e-mail-tjeneste som Gmail, administrere dem i et program som Microsoft Excel, eller eksportere kontakterne til et vCard eller virtuelt visitkort. De fleste af disse muligheder vil kræve, at du eksporterer til forskellige filtyper. Du skal f.eks. typisk bruge en CSV-fil, hvis du eksporterer dine kontakter til en anden e-mailtjeneste. På den anden side kan en VCF-fil, som giver dig mulighed for at importere dine kontakter direkte til Excel, være nødvendig for et virtuelt visitkort. En PST-fil er typisk nødvendig til sikkerhedskopiering af dine kontakter og data.

Metoder til at eksportere Outlook-kontakter

Der er flere metoder, du kan bruge til at eksportere dine Outlook-kontakter baseret på din version af Outlook. Outlook-programmet vil opføre sig ens, uanset om du bruger et Windows- eller macOS-operativsystem.

Sådan eksporteres kontakter fra Outlook 2010

Outlook 2010 er en ældre programversion, som ikke bruges så ofte i dag, men nogle virksomheder bruger den stadig primært til intern kommunikation. Nogle mennesker bruger stadig Outlook 2010, da de ønsker at holde sig inden for et enkelt produktionsår af softwareprogrammet for at spare penge. Hvis du bruger Outlook 2010 og ønsker at eksportere dine kontakter, er her de trin, du skal følge:

1. Åbn Outlook på din pc eller Mac.
2. Gå til båndet øverst i programmet, og vælg "File" (fil).
3. Klik på "Indstillinger" og vælg "Avanceret" i dialogboksen.
4. Vælg "Export" for at åbne guiden Import og eksport.
5. Vælg "Eksporter en fil", og klik derefter på "Næste".
6. Vælg den ønskede eksporttype i vinduet "Create a File Type" (Opret en filtype).
7. Der vises en liste over mapper, som du kan eksportere. Vælg den kontaktmappe, som du vil eksportere, på denne liste.
8. Vælg "Gennemse", før du vælger en mappe, du vil eksportere til.
9. Navngiv din fil under indstillingen "Gem eksporteret fil som
10. Vælg "OK", derefter "Næste" og derefter "Afslut".
11. Når Outlook har afsluttet eksporten, skal du klikke på "OK".
12. Kontroller, at filen er gemt, hvor du ønskede, at den skulle være.

Sådan eksporteres kontakter Outlook 2013

Outlook 2013 er den nyeste version af Outlook-softwaren med en anden kodebase end Office 365. På grund af dette har den forskellige trin, der skal følges i forhold til de nyeste programversioner, når du eksporterer kontakter. En af de største fordele ved Outlook 2013, og hvorfor mange mennesker fortsætter med at bruge det i dag, er, at det har en separat app fra andre, som er billigere at købe. Hvis du bruger Outlook 2013 og ønsker at eksportere kontakter, skal du følge disse trin:

1. Åbn Outlook på din pc eller Mac.
2. Gå til det øverste venstre område af programskærmen, og vælg fanen "File" (Filer).
3. Klik på "Åbn og eksporter" i venstre side.
4. Der vises en liste over indstillinger. Vælg "Import/Eksport".
5. Der vises en anden liste med valgmuligheder. Vælg "Eksporter til en fil", og vælg derefter "Næste".
6. Vælg "Comma Separated Values" (kommaseparerede værdier) og derefter "Next" (næste).
7. Under "Personlige mapper" skal du vælge "Kontakter" og derefter "Næste".
8. Vælg "Gennemse", før du vælger den placering, hvor du vil gemme din eksporterede fil.
9. Vælg et navn til din fil, klik på "Next" (Næste) og derefter på "Finish" (Afslut).
10. Kontroller, at filen er gemt på den ønskede placering.

Sådan eksporteres kontakter fra Web-Based Outlook

Den webbaserede online-version af Outlook kan være en ideel løsning, hvis du vil have adgang til dine kontakter og e-mails, mens du ikke er ved din computer. Denne version af Outlook kan nemt tilgås fra en række enheder, der oprette forbindelse til internettet, herunder gaming-bærbare computere, smartphones, tablets og meget mere, herunder smartwatches og andre ikke-PC-enheder. Hvis du vil eksportere dine kontakter ved hjælp af den webbaserede version af Outlook, skal du følge disse trin:

1. Skriv Outlook i adresselinjen for at få adgang til Outlook-webstedet fra din valgte webbrowser.
2. Log ind på din konto, hvis du bliver bedt om det.
3. Gå til bunden af siden, og vælg symbolet Personer.
4. Vælg "Administrer" på værktøjslinjen, og vælg derefter "Eksporter kontakter".
5. Vælg, om du vil eksportere alle dine kontakter eller kontakter fra en bestemt mappe.
6. Klik på "Eksporter".
7. Vælg "Gem som", og vælg det filformat, som du vil gemme kontakterne i.
8. Kontroller, at kontakterne er blevet gemt under det navn og på den placering, du har valgt.

Sådan eksporteres Outlook 365-kontakter

Outlook 2016 og Outlook 2019 er de to nyeste versioner af Outlook, som er kompatible med Office 365. Dette har skabt en ny proces for eksport af kontakter for personer, der bruger de nyeste Outlook-versioner. Der er mange væsentlige fordele ved at bruge Office 365, bl.a. at alle Microsoft-programmer som Windows, Word, Outlook, Excel og PowerPoint bruger den samme kode og nemt kan få adgang til hinanden, så du hurtigt og nemt kan udføre forskellige funktioner mellem forskellige programmer, f.eks. øjeblikkelig eksport af kontakter til Excel. Hvis du bruger enten 2016- eller 2019-versionen af Outlook 365, skal du følge disse trin for at eksportere kontakter:

1. Åbn programmet Outlook 365 på din pc eller Mac.
2. Klik på ikonet "Programmer" øverst til venstre.
3. Vælg "Personer", og klik derefter på "Administrer".
4. Vælg "Eksporter kontakter".
5. Vælg, om du vil eksportere alle kontakter eller en mappe med bestemte kontakter.
6. Afhængigt af din browser skal du vælge enten "Gem" eller "Åbn".
7. Kontroller, at kontakterne er blevet gemt på den ønskede placering og under det ønskede navn.

Sådan eksporteres e-mails fra Outlook til Gmail

Du kan eksportere dine e-mails fra en Outlook-konto til en Gmail-konto for at sikkerhedskopiere dem og give dig adgang til ældre e-mails fra et hvilket som helst sted. Du skal tilføje din Gmail-konto til Outlook, før du kopierer og indsætter mapperne. Du skal først konfigurere din Gmail-konto i Outlook. Trinene for at gøre dette er:

1. Gå til ikonet for indstillinger øverst til højre, før du vælger "Vis alle Outlook-indstillinger".
2. Vælg "Mail" i venstre rude.
3. Klik på "Synkroniser e-mail".
4. Vælg "Gmail" under "Tilsluttede konti" i højre rude.
5. Indtast det visningsnavn, du ønsker at bruge, når du sender post via Outlook fra Gmail på skærmen "Opret forbindelse til din Google-konto".
6. Vælg OK.
7. Log ind på din valgte Gmail-konto i Outlook Mail for at give Microsoft adgang til kontoen.
8. Bekræft, at du har tilsluttet din Gmail-konto til Outlook ved at vælge OK.

Når du har oprettet din Gmail-konto i Google, skal du åbne Outlook og vælge den mappe, der indeholder de e-mails, du vil eksportere. Vælg alle e-mails i mappen ved at trykke på Ctrl+A, eller tryk på Ctrl og hold Ctrl nede, mens du vælger de enkelte e-mails, du ønsker at eksportere. Højreklik på de valgte meddelelser, før du vælger "Flyt" og derefter vælger "Anden mappe". Dette vil få vist en dialogboks til at flytte elementer. Vælg din Gmail-konto, og vælg eller opret en ny mappe i din Gmail-konto, som du vil eksportere e-mailene til. Flyt de valgte e-mails ved at klikke på "OK".

Sådan eksporteres Outlook E-mails til Excel

Du kan også eksportere dine Outlook-e-mails ved at sende dem til et Excel-regneark og oprette et regneark med forskellige kolonner. Dette kan især være nyttigt, hvis du allerede er bruge Excel til regnskabsmæssige formål...sige. For at gøre dette:

1. Gå til Fil i Outlook, og vælg Åbn og eksporter.
2. Vælg Import/Eksport.
3. Vælg "Eksporter til en fil", og klik derefter på "Næste".
4. Vælg "Microsoft Excel", og klik derefter på "Næste".
5. Vælg den e-mail-mappe, som du vil eksportere meddelelser fra, og vælg "Næste".
6. Vælg den mappe, hvor du vil gemme dine eksporterede e-mails, og vælg et navn til din eksporterede fil, inden du vælger "OK".
7. Klik på "Next" (Næste) og derefter på "Finish" (Afslut).
8. Den nye Excel-fil vil være tilgængelig til at blive åbnet på den valgte placering.

Uanset om du vil eksportere kontakter eller e-mails, er det nemt at gøre det med Outlook.

Bedste praksis for eksport af listen

Påbegyndelse af eksportprocessen

For at starte eksportprocessen af dine Outlook-kontakter skal du åbne dit Microsoft Outlook-vindue og navigere til menuen Filer i øverste venstre hjørne. Derfra skal du klikke på 'File' og derefter vælge 'Export' for at åbne eksportmulighederne. Dette vil bringe op Outlook Export Contacts wizard, som vil guide dig gennem de trin til at eksportere kontakter fra Outlook.

Valg af filtype og format

I eksportfremdriftsboksen, der vises, har du flere muligheder for at vælge den filtype, du vil oprette. For at få mest mulig alsidighed skal du vælge 'Comma Separated Values (CSV)' som filtype. CSV-filer er nemme at importere i regnearksprogrammer og kan også bruges til at synkronisere med Google Contacts. Alternativt kan du vælge 'Outlook Data File (PST)', hvis du foretrækker det.

Valg af mappe til kontakter

Når du har valgt CSV-formatet, bliver du bedt om at vælge den mappe, der indeholder de kontakter, du ønsker at eksportere. Naviger til 'Contacts Folder', og vælg den. Sørg for, at du har valgt den rigtige mappe til at indeholde alle de valgte kontakter, du vil eksportere.

Indstilling af filnavn og placering

Når du har valgt kontaktmappen, skal du angive et navn og en placering til din nye kontaktfil. Klik på "Gennemse", og vælg den mappe, hvor du vil gemme filen. Indtast et filnavn, som hjælper dig med at identificere de nye kontakter med det samme. Du kan også vælge 'File' i nederste venstre hjørne for at få adgang til flere lagringsmuligheder.

Færdiggørelse af eksporten

Før du begynder at eksportere, har du mulighed for at gennemgå dine valg. Dobbelttjek, om der er tomme celler eller fejl, der kan forstyrre eksportprocessen. Når du er tilfreds, klikker du på 'Eksport' for at starte eksporten. Der oprettes en ny CSV-fil, og eksportfremdriftsboksen angiver, hvornår processen er færdig.

Import til andre platforme

Din nye kontaktfil, nu i CSV-format, er klar til brug. Du kan importere denne fil til et regnearksprogram for yderligere organisering eller direkte til en anden e-mailkonto som Google Contacts. Du skal blot vælge 'Import' i den respektive platform og vælge den CSV-fil, du lige har oprettet.

Yderligere tips til e-mailkontakter

Hvis du ønsker at importere disse kontakter til en anden e-mailkonto, skal du sørge for at vælge "Eksporter til en fil" i det første Outlook-vindue. Det sikrer, at dine e-mailkontakter er inkluderet i eksportprocessen, hvilket gør det nemmere at administrere din kommunikation på tværs af platforme.