Verden over sendes og modtages der hundredvis af e-mails hver dag. Virksomheder sender ofte flere e-mails om dagen, og hver eneste af dem er en mulighed for at markedsføre dig selv og din virksomhed.
Når det gælder din e-mailsignatur, kan den spille en stor rolle for det indtryk, du gør på dine kunder. Men mange mennesker behandler e-mail-signaturen som en eftertanke, hvilket kan få dem til at gå glip af mange muligheder. Signaturen er din chance for at gøre det klart, hvem du er, hvad du laver, hvordan du kan kontaktes, og hvor modtagerne kan få mere at vide om dig, din virksomhed eller et projekt, du arbejder på.
Forestil dig, at din e-mailsignatur kun består af dit navn og grundlæggende kontaktoplysninger. I så fald udnytter du måske ikke muligheden for at komme i kontakt med modtagerne fuldt ud. Læs videre for at få mere at vide om, hvordan du skaber en professionel e-mailsignatur, der efterlader et godt indtryk.
Hvad skal der stå i en professionel e-mail-signatur?
Når du sammensætter din e-mailsignatur, er det godt at have en liste over de ting, der skal indgå i den. Nogle af de vigtigste ting, du bør overveje at inkludere i din e-mail-signatur, er:
1 – Dit fulde navn
Ligesom når du sender almindelig post, bør dit navn altid indgå i signaturen på din e-mail, så modtageren er sikker på, hvem de har modtaget den fra. Dit navn skal stå i e-mail-signaturens første tekstlinje.
2 – Joboplysninger
Når du har fået dit navn med, er de næste oplysninger, du skal have med, oplysninger om tilknytning, som kan omfatte din jobtitel, den virksomhed eller organisation, du er en del af, og måske den afdeling, du arbejder for. Disse oplysninger giver dig mere kontekst og din rolle i samtalen. Afhængigt af hvem du sender en e-mail til, kan det også give dig mere troværdighed og få dine modtageres opmærksomhed, hvis du er knyttet til en større organisation eller virksomhed i din e-mailsignatur.
3 – Yderligere kontaktoplysninger
Selv om modtageren af din e-mail har din e-mailadresse, er e-mail-signaturen et glimrende sted at inkludere yderligere kontaktoplysninger, så de har en række muligheder, når de skal kontakte dig. Det kan f.eks. være dit telefonnummer eller din forretningsadresse. Afhængigt af din rolle og den type e-mails, du sender, kan signaturen også være en god mulighed for at promovere din personlige hjemmeside eller LinkedIn-profil.
4 – Opfordring til handling
Et smart træk, når du laver din e-mailsignatur, er at inkludere en opfordring til handling i den. De bedste CTA’er i e-mail-signaturer er opdaterede og i tråd med din e-mail-stil, så de ser naturlige ud og ikke er påtrængende. Når du skriver en CTA, skal du vælge noget, der stemmer overens med et aktuelt mål, og holde det opdateret, når dine mål ændrer sig.
5 – Sociale ikoner
Din tilstedeværelse på de sociale medier er en vigtig del af dit brand, som gør det muligt at få en større følgerskare i din branche og vise folk, hvem du er, og hvad du går op i. Man kan sige meget om et brand eller en person ved at se på, hvad de poster på de sociale medier. Derfor er det en god idé at inkludere links til sider på sociale medier i din e-mailsignatur. Det styrker dit brand, giver noget socialt bevis og giver dine modtagere forskellige måder at komme i kontakt med dig på. Det kan også hjælpe med at skabe yderligere trafik til dit onlineindhold, hvis du sender links til blogindlæg, produktsider eller landingssider på dine profiler på de sociale medier.
6 – Links til booking
Hvis du ofte e-mailer frem og tilbage med kunder eller andre for at booke møder, kan det være smart at tilføje et bookinglink til din e-mailsignatur. Det vil gøre det nemmere for dine kunder, da de kan klikke på linket og indtaste deres oplysninger for at foretage bookingen, og det vil frigøre tid for dig, da du ikke skal sende e-mails frem og tilbage for at få dem booket ind. Der findes mange kalenderværktøjer, som du kan bruge til at gøre det lettere at booke aftaler, og du kan kopiere og indsætte et link, hvor du vil, så folk kan klikke på det, også i din e-mailsignatur.
7 – Logo eller foto
Hvis du vil gøre din e-mailsignatur mere interessant eller give den et personligt præg, så modtagere, du ikke har mødt personligt, kan sætte ansigt på dit navn, kan det være en god idé at tilføje et professionelt fotografi. Eller hvis du vil skabe større brand awareness med dine e-mails, kan du overveje at tilføje virksomhedens logo.
8 – Lovkrav eller brancheansvarsfraskrivelse
Nogle brancher har specifikke retningslinjer for e-mailetikette og -brug for at forhindre overførsel af private oplysninger. Derfor kan det være værd at undersøge eventuelle brancheregler, der kan tilføjes til din e-mailsignatur som en ansvarsfraskrivelse.
Eksempler på godt design af e-mailsignaturer
Når du designer din e-mailsignatur, er der et par gode råd, du skal huske på. Det er en god idé at designe signaturen, så den fremhæver dit navn, din jobtitel og yderligere kontaktoplysninger. Sørg også for, at signaturens design er mobilvenligt, af høj kvalitet og har et godt designhierarki. Brug enkle, ensartede farver, så designet ikke bliver for rodet, og så det er let at læse med det samme. For at gøre dette kan du overveje at bruge en e-mail-signaturgenerator til at holde bedste praksis på plads for at designe en ideel signatur til dig og samtidig sikre høj kvalitet.
Hvorfor er det vigtigt med gode e-mail-signaturer?
Uanset om du ejer en virksomhed, er ansat og ofte bruger e-mail som det vigtigste kommunikationsværktøj eller søger job og gerne vil gøre et professionelt indtryk på folk, er der mange grunde til, at en god e-mailsignatur er vigtig. Ikke alene gør din e-mailsignatur indtryk på modtageren, men den kan også give yderligere oplysninger om, hvem du er, og hvorfor du sender beskeden, hvilket kan være nyttigt, hvis du sender e-mails til folk, som du aldrig har talt med.
Hvad har de bedste e-mail-signaturer til fælles?
Når du skal lave den bedste e-mail-signatur, er der nogle få ting, som alle gode signaturer har til fælles. Hovedformålet med din e-mailsignatur bør være at gøre det klart for modtageren, hvem de får en besked fra. Den bør indeholde dit fulde navn, din jobtitel og alt andet, der er relevant for din identitet. Forestil dig, at du sender e-mails fra en virksomhed. I så fald er det en god idé at angive yderligere kontaktoplysninger for virksomheden i signaturen, f.eks. webadresse, forretningsadresse og kontakttelefonnummer. Hvis du sender e-mails som privatperson, kan du overveje at tilføje yderligere oplysninger om dig selv, f.eks. et link til din LinkedIn-profil eller andre profiler på sociale medier.
Hvad er fordelen ved gode e-mail-signaturer?
En e-mail-signatur kan gøre hele forskellen i forhold til det indtryk, du efterlader på andre, enten som privatperson eller som repræsentant for en virksomhed. Den korrekte e-mail-signatur kan sikre, at de e-mails, du sender, fremstår professionelle og polerede, og at der ikke opstår forvirring om, hvem der har sendt beskeden, og hvad formålet med den er. Uanset om du søger job, henvender dig til potentielle kunder som virksomhedsejer eller kommunikerer med kolleger, bureauer og andre fagfolk inden for dit felt på vegne af din virksomhed, vil en veldesignet, gennemtænkt e-mailsignatur, der indeholder alle de nødvendige oplysninger, gøre hele forskellen, når det gælder om at efterlade et godt indtryk og opnå det ønskede resultat af din kommunikation.
Sådan opretter du signaturer til e-mails
De fleste e-mailudbydere gør det nemt for dig hurtigt at oprette en signatur, som kan føjes til alle fremtidige e-mails. Når du har fundet vinduet til at oprette en e-mail-signatur, vil du normalt kunne bruge en brugervenlig editor, der giver dig mulighed for at tilføje tekst, ændre skrifttyper og farver, indsætte logodesign og fotografier og tilføje links. Alternativt kan du bruge et værktøj til generering af e-mailsignaturer til at skabe din ideelle signatur og kopiere og indsætte den i signaturfunktionen i din e-mailklient, før du gemmer den. Når den er gemt, vil din signatur blive vist i slutningen af alle fremtidige e-mails, du sender.
En e-mail-signatur er en simpel del af enhver e-mail, du sender; men når den indeholder de rigtige oplysninger og er godt designet, kan den have stor indflydelse på det indtryk, du gør med dine e-mail-beskeder.
9 bedste fremgangsmåder til at skrive gode e-mail-signaturer
E-mailsignaturer er mere end bare en formalitet; de er en mulighed for branding, markedsføring og for at gøre et varigt indtryk. En veludformet e-mail-signatur kan fungere som et stærkt værktøj til en række forskellige forretningsmål. Nedenfor er der ni gode råd, som kan hjælpe dig med at skabe en professionel e-mail-signatur, der skiller sig ud.
1. Medtag vigtige kontaktoplysninger og afsenderens kontaktoplysninger
Kernen i enhver professionel e-mail-signatur er kontaktoplysningerne. Dit navn, din stilling, dit firma, dit kontaktnummer og dit mobilnummer er det absolutte minimum. Det sikrer, at e-mailmodtagerne nemt kan få fat i dig via flere kanaler. At inkludere afsenderens kontaktoplysninger er ikke bare en høflighed; det er en nødvendighed.
2. Tilføj links og ikoner til sociale medier
I dagens digitale tidsalder er links til sociale medier og ikoner for sociale medier et must-have i din e-mailsignatur. Det er en subtil form for e-mail-signaturmarkedsføring, som kan styrke din online-tilstedeværelse og dit personlige brand.
3. Indarbejd en opfordring til handling (CTA) og CTA’er i e-mailsignaturer
En opfordring til handling (CTA) og CTA’er i e-mailsignaturer kan forvandle din e-mailsignatur fra en simpel afmelding til et stærkt markedsføringsværktøj. Uanset om det drejer sig om at henvise modtagere til en salgsside eller bede dem om at tilmelde sig et nyhedsbrev, kan en velplaceret CTA skabe engagement.
4. Sørg for mobil responsivitet for mobilbrugere
Med det stigende antal mobilbrugere er det afgørende at designe en e-mailsignatur, der ser godt ud på mobile enheder. Et mobilresponsivt design sikrer, at din signatur vises som tiltænkt på tværs af forskellige e-mailklienter.
5. Brug professionelle e-mail-signaturer som digitale visitkort
Tænk på dine professionelle e-mailsignaturer som digitale visitkort. Ved at inkludere alt relevant indhold – såsom din rolle, virksomhed og kontaktoplysninger – bliver det lettere for modtagerne at huske dig og dit personlige brand.
6. Hold det enkelt, men iøjnefaldende med de bedste eksempler på e-mail-signaturer
Selv om det er fristende at give den hele armen, er de bedste eksempler på e-mail-signaturer ofte enkle og rene. En iøjnefaldende e-mail-signatur behøver ikke at være prangende; den skal bare indeholde alle de væsentlige elementer i et pænt og læsbart e-mail-signaturformat.
7. Tilføj et personligt billede eller firmalogo
Et billede siger mere end tusind ord. Hvis du tilføjer et personligt billede eller et firmalogo til din virksomheds e-mail-signatur, kan det gøre den mere mindeværdig. Men sørg for, at billedet har en passende størrelse og er formateret, så det vises korrekt på tværs af forskellige e-mailklienter.
8. Giv flere måder at kontakte dig på
Din virksomhedssignatur bør tilbyde mere end én måde for modtagerne at komme i kontakt med dig på. Hvis du inkluderer flere kontaktoplysninger, f.eks. et mobilnummer og links til sociale medier, sammen med din Gmail-konto eller professionelle e-mail, er det praktisk og fremmer bedre kommunikation.
9. Test på tværs af forskellige e-mailklienter, og brug en signaturskabelon
Før du færdiggør din virksomheds e-mailsignaturer, er det en god idé at teste, hvordan de ser ud i forskellige e-mailklienter. Det sikrer, at dine mailsignaturer, komplet med ikoner for sociale medier og CTA’er, ser ud som de skal for alle modtagere. Brug af en signaturskabelon kan også hjælpe med at opretholde konsistens på tværs af alle virksomhedens e-mail-signaturer.
Ved at følge disse best practices er du godt på vej til at skabe din egen signatur, der er professionel, effektiv og iøjnefaldende. Uanset om du bruger en gratis e-mail-signaturgenerator, en signaturskabelon eller laver din egen signatur fra bunden, vil disse tips hjælpe dig med at få mest muligt ud af dette ofte oversete marketingværktøj.
