Es ist nicht immer dramatisch. Manchmal ist es langsam. Kleinigkeiten wie ein fehlender Firmenname, eine leere Telefonnummer und Kontakte ohne eindeutige Inhaberzuordnung. Sie können nicht erkennen, ob sich bereits jemand gemeldet hat oder ob es sich um einen brandneuen Kontakt handelt.
Das passiert, wenn die CRM-Daten nicht überprüft werden. Das System sieht noch voll aus, aber der tatsächliche Wert entgleitet. Und plötzlich brauchen Sie wirklich eine ordentliche CRM-Datenüberprüfung.
Die Überprüfung von CRM-Daten hilft modernen Unternehmen, den Kundenbetrieb nicht aus dem Ruder laufen zu lassen.
Ohne saubere Daten verlieren Ihre Tools ihren Zweck, werden Kampagnen fehlgeleitet, verlangsamen sich die Verkäufe und schwinden die Kundenbeziehungen. Und die Menschen, die Ihr CRM nutzen (wie Marketing, Support, Kundenbetreuer), sind schnell frustriert.
Es spielt keine Rolle, ob Sie eine namhafte CRM-Plattform oder eine einfache Lösung verwenden. Wenn die darin enthaltenen Informationen nicht vollständig und vertrauenswürdig sind, dann bauen Sie Ihre Strategien auf Vermutungen auf.
Machen wir uns einen Reim auf das Ganze.
Was bedeutet CRM-Datenüberprüfung (und warum sollten Sie sich dafür interessieren)?
Bei der CRM-Datenüberprüfung wird überprüft, ob alle Informationen in Ihrem CRM-System korrekt, brauchbar und real sind.
Nicht veraltet. Nicht erfunden. Nicht von jemandem eingegeben, der an einem Freitag um 17 Uhr mit dem Ellbogen auf die Tastatur geschlagen hat.
Es deckt alles ab, von der Überprüfung der E-Mail-Zustellbarkeit bis hin zum Aufspüren von Duplikaten, der Behebung von Formatierungsproblemen und der Validierung von Kontaktdaten wie Telefonnummern, Firmennamen, Berufsbezeichnungen und mehr.
Wir können es als grundlegendes Material bezeichnen.
Überprüfte CRM-Daten ermöglichen es Ihnen, Ihre Kontakte tatsächlich zu erreichen, Ihre Zielgruppe zu verstehen und sinnvolle Maßnahmen zu ergreifen. Sie sind die Grundlage für jede Entscheidung, die Ihre Vertriebs- und Marketingteams treffen:
- Ihre Marketingexperten benötigen saubere, segmentierte Kontaktlisten, um die richtige Botschaft an die richtigen Personen zu senden.
- Ihre Vertriebsmitarbeiter sind auf aktuelle Kontaktdatensätze angewiesen, um Nachfassaktionen zu planen, Besprechungen zu buchen und Geschäfte voranzutreiben.
- Ihr Kundendienstteam benötigt genaue Kontaktinformationen und den richtigen Kontext, um Kunden schnell und ohne Zeitverlust zu helfen.
Wenn also Ihre CRM-Daten falsch, veraltet oder doppelt vorhanden sind, sprechen Sie nicht mit den richtigen Leuten. Oder Sie sprechen mit niemandem.
Das alles hat auch eine technische Komponente. CRMs sind heute in jeden Winkel des Unternehmens eingebunden. Sie treiben Automatisierungen an. Sie speisen Dashboards. Lösen Nachrichten aus. Wenn die Eingaben unübersichtlich sind, wird das ganze System unruhig.
Die CRM-Datenüberprüfung hilft, dies zu verhindern.
So halten Sie Ihre CRM-Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand, Ihre Kontaktverwaltung konsistent und Ihre Marketing- und Vertriebsbemühungen auf die Realität abgestimmt.
Und nun die gute Nachricht?
Sie müssen sich nicht stundenlang durch Tabellenkalkulationen wühlen oder jeden Eintrag manuell überprüfen. Es gibt intelligentere Wege, dies zu erledigen.
Die realen Risiken der Vernachlässigung der Datenqualität
Wenn CRM-Daten nicht überprüft werden, fällt das Problem nicht sofort auf. Es fängt mit kleinen Dingen an – Kampagnen, die nicht die gewünschte Leistung bringen, Support-Tickets, die sich verlangsamen, ein seltsam aussehender Kontakt hier und da. Nichts Dramatisches oder Dringendes.
Aber darunter quillt Ihre CRM-Plattform mit unzuverlässigen Eingaben über. Und diese Lücken machen sich überall im Unternehmen bemerkbar. Und das ist es, was es so gefährlich macht.
Schauen wir uns das mal an:
Sie verschwenden Zeit mit der Jagd nach Sackgassen
Ihr Vertriebsteam ruft nicht erreichbare Nummern an. Ihre Marketingkampagnen gehen an unzustellbare Adressen. Und diese schönen E-Mails, die Sie stundenlang entworfen haben? Sie kommen nirgendwo an.
Jede Minute, die Ihr Team mit schlechten Daten verbringt, ist eine Minute, in der es nicht mit echten Menschen in Kontakt tritt. Die Auswirkungen summieren sich schnell, insbesondere bei Vertriebs- und Marketingmitarbeitern, die jede Woche mit Dutzenden (oder Hunderten) von Leads jonglieren.
Das bedeutet, dass Ihre Marketingbotschaften nicht dort ankommen, wo sie sollen. Und Ihre Leistungsberichte sind fehlerhaft, weil sie auf inkonsistenten, fragmentierten Datensätzen beruhen.
Sie unterbrechen Automatisierungen und Arbeitsabläufe
Moderne Customer Relationship Management-Systeme sind eng miteinander verbunden. Eine fehlerhafte E-Mail-Adresse mag keine große Sache sein, bis sie eine ganze E-Mail-Sequenz unterbricht, einen Fehler in Ihrer CRM-Synchronisation markiert oder eine Pipeline-Automatisierung, auf die Ihr Team angewiesen ist, zum Stillstand bringt.
Von dem Alptraum eines Datenmigrationsprojekts, das auf unsauberen Datensätzen aufbaut, ganz zu schweigen. Das ist so, als würde man verdorbene Milch in eine saubere Flasche schütten und hoffen, dass es niemand merkt.
Sie setzen sich den Risiken der Einhaltung von Vorschriften aus
Die Datenschutzgesetze sind kein Zuckerschlecken. GDPR, CCPA und andere regionale Vorschriften erwarten von Unternehmen, dass sie korrekte Kundendaten speichern, den Menschen Zugang zu ihren Unterlagen gewähren und Informationen auf Anfrage löschen.
Die Aufbewahrung doppelter, falscher oder irreführender Kundendaten setzt Ihr Unternehmen einem rechtlichen Risiko aus. Vor allem, wenn jemand eine Nachricht erhält, die für einen ganz anderen Kontakt bestimmt war.
Wie Ihr CRM-System überhaupt erst unübersichtlich wird
Sie fragen sich, wie es normalerweise schief geht? Hier ist das übliche Szenario:
Manuelle Dateneingabe unter Druck
Ihre Teammitglieder sprechen mit Interessenten, machen sich Notizen und planen Folgetermine. Alles manuell. Dabei geben sie „John Doe“ zweimal ein – einmal mit und einmal ohne Firmennamen. Sie vergessen, die Formatierung der Telefonnummer zu überprüfen. Oder sie geben die E-Mail falsch ein und merken es nicht.
Das scheint keine große Sache zu sein. Aber jetzt gibt es zwei Datensätze. Und die Hälfte der Informationen ist falsch. Multiplizieren Sie das mit einem ganzen Team, über Wochen oder Monate, und es wird zu einem Schneeballsystem.
Listenimporte ohne Leitplanken
Nehmen wir an, Ihr Marketingteam kauft eine Lead-Liste oder importiert Kontakte aus einem Webinar. Prima. Aber wenn es vor dem Import keine Überprüfung oder Validierung gibt, haben Sie einfach einen Haufen fragwürdiger Datensätze in Ihr System geschoben.
Alte E-Mails. Teilnehmer, die nicht im Büro anwesend sind. Kontakte von vor fünf Unternehmen. Alle werden mit Ihren echten Daten vermischt. Keine Filter, keine Markierungen. Und jetzt sind Ihre CRM-Datensätze mit Kontakten überfüllt, die niemals konvertieren werden.
Fehler bei der Integration
Sie wollen Kontakte aus Tools wie Anmeldeformularen, Live-Chat, Veranstaltungsplattformen oder Abrechnungssystemen übernehmen? Prima, es sei denn, die Synchronisierungseinstellungen sind nicht aufeinander abgestimmt, die Felder stimmen nicht überein oder die Erkennung von Duplikaten ist schwach.
Jetzt haben Sie drei Versionen ein und derselben Person, unterschiedliche Berufsbezeichnungen und widersprüchliche E-Mails. Und niemand weiß genau, welche davon echt ist.
Fehlendes Eigentum
In vielen Unternehmen ist niemand offiziell für die Daten zuständig. Sie sind einfach da…. Wenn sie sich also verschlechtern, ist sich niemand sicher, wer das Problem beheben soll. Das Marketing gibt dem Vertrieb die Schuld. Der Vertrieb beschuldigt Ops. Ops sagt, es sei ein Automatisierungsproblem. Und das CRM ist immer noch voll von Unordnung.
Mitgeschleppte Altdaten
Oder hatten Sie vielleicht eine umfangreiche Datenmigration von Ihrem alten System? Wenn ja, hat sie wahrscheinlich einige Leichen mit sich gebracht. Veraltete Felder, fehlerhafte Formatierungen oder übrig gebliebene Testkontakte. Damals ist es niemandem aufgefallen, aber jetzt sind sie in Ihr neues System eingebettet und verbreiten sich langsam.
CRM-Datenqualität ist ein Prozess. Und wenn es diesen Prozess nicht gibt, setzt der Verfall ein. Ganz leise und bei jeder Kundeninteraktion.
CRM-Datenbereinigung vs. Datenvalidierung vs. Datenanreicherung
Okay, Sie haben also unordentliche Daten. Was nun? Hier kommen die meisten Leute ein wenig durcheinander:
- es wird geputzt
- es gibt eine Validierung
- und es gibt eine Bereicherung
Sie klingen ähnlich, haben aber unterschiedliche Aufgaben.
Spoiler-Alarm: Wenn Sie Tools wie Bouncer verwenden, haben Sie alle oben genannten Funktionen unter einem Dach.
Datenbereinigung = Bereinigung oder Löschung
Dies ist die grundlegende Bereinigung. Sie finden Duplikate, fassen sie zusammen und löschen schlechte E-Mails. Sie korrigieren die Formatierung – Namen werden großgeschrieben, Domänen korrigiert, Emojis aus dem Feld „Vorname“ entfernt (Sie wären überrascht, wie oft das passiert).
Bereinigung ist reaktiv. Sie nimmt das, was bereits in Ihrer CRM-Software vorhanden ist, und versucht, Ordnung in das Chaos zu bringen.
Das hilft zum Beispiel:
- Doppelte Datensätze zusammenführen
- Testdaten entfernen
- Felder standardisieren
- Verbesserung der Datengenauigkeit
Es ist das digitale Äquivalent zu dem Satz: „Lass uns die Küche aufräumen, bevor wir mit dem Kochen beginnen.“
Datenvalidierung = Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Daten
Hier lassen Sie Ihre Kontakte durch eine Verifizierungslogik laufen, die prüft: „Ist das echt?
Zum Beispiel:
- Können wir eine E-Mail an diese Adresse senden?
- Ist die Rufnummer richtig formatiert?
- Ist diese Domäne aktiv und nicht als Wegwerfdomäne gekennzeichnet?
Es geht weniger um die Reinigung als um das Vertrauen. Sie wollen niemanden anschreiben, wenn Sie nicht einigermaßen sicher sind, dass er existiert.
Dies schützt Sie u. a. vor:
- Bounces
- Spam-Beschwerden
- Vergeudung von Marketing- und Verkaufsanstrengungen
- Unzustellbare Datensätze in Marketingkampagnen
Bonus: Wenn Ihr CRM eine integrierte Validierung hat (hallo, Bouncer 👋), arbeiten Sie nur mit verifizierten Kontakten.
Datenanreicherung = Hinzufügen von nützlichem Kontext
Das ist die Kirsche auf dem Sahnehäubchen. Nachdem Sie die Daten bereinigt und überprüft haben, sorgt die Datenanreicherung für mehr Tiefe. Denken Sie nach:
- Abfrage der Unternehmensgröße aus öffentlichen Daten
- Automatisches Ausfüllen fehlender Berufsbezeichnungen
- Hinzufügen von Kaufhistorie oder Verhaltenstags
- Verlinkung mit sozialen Profilen
Es verwandelt Ihren Kontakt von „John bei Gmail.com“ in „John, Marketingleiter bei einem B2B-SaaS-Unternehmen mit 50 Mitarbeitern“. Das ist doch viel nützlicher, oder?
Enrichment hilft Ihnen:
- Personalisieren Sie Ihre Einsätze
- Intelligente Segmente bilden
- Analysieren Sie bestimmte Kundengruppen
- Strategien zur Verbesserung des Kundendienstes
Und in Verbindung mit Validierung und Bereinigung? Dann wird Ihr CRM nichtnur voll , sondern auch leistungsstark.
Bringen wir es in Ordnung: Das AutoClean von Bouncer
Tabellenkalkulationen, Exporte, Filter, Markierungen, Kopfschmerzen – das ist ein Chaos. Und seien wir mal ehrlich, niemand führt mehr regelmäßige Datenprüfungen manuell durch. Alle sagen, sie würden es tun. Aber niemand tut es wirklich.
Aus diesem Grund gibt es Bouncer AutoClean. Es ist das leise Datenbereinigungstool, das die Qualität und Integrität Ihrer CRM-Daten hoch hält , ohne Sie mit Logins oder Datei-Uploads zu belästigen.
AutoClean ist ein vollautomatisches CRM-Datenüberprüfungstool, das direkt mit Ihrem CRM (ab HubSpot) verbunden wird. Es überprüft ständig Ihre Kontaktliste und markiert unauffällig alles, was zweifelhaft ist, wie z. B. gefälschte Domains, typografische E-Mails oder toxische Adressen.
AutoClean prüft jede Stunde neue Einträge. Das ist richtig. Sie erhalten den ganzen Tag über aktuelle, genaue Daten. Totale Kontrolle. Keine Tabellenkalkulationen.
Es funktioniert folgendermaßen:
- Wählen Sie eine zu überwachende Liste aus – Sie wählen aus dem Abschnitt „Liste überprüfen“ in Bouncer, welche Kontaktlisten sauber bleiben sollen.
- Legen Sie Ihre Logik fest – Legen Sie fest, wie oft AutoClean Ihre Kontakte überprüfen soll. Sie können bei der Einrichtung einen vollständigen Listenscan durchführen, neue Leads stündlich automatisch verifizieren und eine erneute Verifizierung planen.
- Legen Sie intelligente Exportregeln fest – Entscheiden Sie, was nach der Überprüfung geschieht. Behalten Sie saubere, verifizierte Adressen. Unterdrücken Sie unzustellbare oder riskante Adressen. Stellen Sie alles dazwischen unter Quarantäne.
- Alles in einem Dashboard überwachen – Verfolgen Sie jeden AutoClean-Auftrag in einer einzigen Ansicht. Sie sehen, wann er erstellt wurde, wann er zuletzt ausgeführt wurde und wann er wieder ausgeführt wird. Sie können Prüfungen jederzeit unterbrechen, bearbeiten oder manuell neu starten.
- Automatisieren Sie Ihre Workflows mit sauberen Daten – Verwenden Sie das Feld „Bouncer Recommends“, um eine Logik innerhalb Ihrer CRM-Plattform auszulösen.
Ihre CRM-Datenbank bleibt sauber, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen
Mit AutoClean von Bouncer beginnen Sie zu verhindern:
- Sie warten nicht darauf, dass der Bericht über die Absprungrate Ihnen sagt, dass etwas schief gelaufen ist.
- Sie werden nicht auf ungenaue Daten aufmerksam, nachdem jemand eine Sequenz gesendet hat.
Sie sind bereits einen Schritt voraus, denn die Daten werden geprüft, bevor sie jemand anfasst. Keine veralteten Listen oder doppelten Datensätze mehr, die sich anhäufen, während alle zu beschäftigt sind, um sie zu korrigieren.
Außerdem können Sie genau kontrollieren, wie das Tool Ihre Daten verarbeitet. Sie möchten besonders vorsichtig sein? Stellen Sie alles unter Quarantäne, was auch nur im Entferntesten verdächtig ist. Fühlen Sie sich sicher? Unterdrücken Sie nur hartnäckige Bounces und behalten Sie den Rest.
Sie behalten die Kontrolle, aber AutoClean hält die Maschine am Laufen. So machen Sie das:
- Intelligentere E-Mails versenden
- Konzentrieren Sie sich auf wertvolle Erkenntnisse, nicht auf schmutzige Daten
- Erreichen Sie die richtigen potenziellen Kunden
- Und verschwenden Sie keine Zeit mehr mit schlechten Aufzeichnungen
AutoClean ist jetzt für HubSpot verfügbar. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten – und sobald es in Betrieb ist, müssen Sie nie wieder über die Überprüfung von CRM-Daten nachdenken.
Bonus: Intelligente CRM-Datenmanagement-Praktiken
Ihr betriebliches CRM ist ein lebendiges System. Und wie jedes System braucht es Pflege.
Was können Sie tun, um sie in gutem Zustand zu halten?
Prüfen, was schon drin ist
Beginnen Sie ganz einfach und werfen Sie einen Blick unter die Haube. Führen Sie einen einfachen CRM-Bericht aus, um zu prüfen, ob:
- Kontakte ohne Emails
- Leere oder verdächtige Telefonnummern (wie 1234567890)
- Kontakte ohne Eigentümer oder Quelle
- Personen, die seit mehr als 12 Monaten nicht mehr aktualisiert worden sind
Sie müssen nicht gleich alles in Ordnung bringen. Allein das Wissen um das Ausmaß des Chaos gibt Ihnen Macht. Das ist der erste Schritt zu einer besseren Data Governance.
Regeln festlegen, bevor neue Daten eingegeben werden
Datenbereinigung ist wichtig. Aber was ist noch wichtiger? Die Vorbeugung. Erstellen Sie daher grundlegende Regeln:
- Formatierung des Namens (keine Großbuchstaben, keine Emojis, bitte)
- Erforderliche Felder (erstellen Sie keinen Datensatz, wenn keine E-Mail vorhanden ist)
- Standardisierung der Quellen („Inbound – Form“, „Manual Entry“, etc.)
- Duplikatsprüfungen (vor dem Speichern eines Kontakts)
Sie möchten Ihre CRM-Datenbank so berechenbar wie möglich halten.
Jemandem Dateneigentum geben
Es muss nicht unbedingt eine ganze Rolle sein. Aber es sollte ein Name neben der Aufgabe stehen. Das heißt natürlich nicht, dass sie die ganze Arbeit machen. Aber sie sorgen dafür, dass sie erledigt wird. Wenn das nicht der Fall ist, geht jeder davon aus, dass sich jemand anderes darum kümmert, und so bleiben schlechte Gewohnheiten bei der Dateneingabe monatelang unangetastet.
Sagen Sie Nein zu Müllimporten
Wir haben es alle schon getan. Wir haben eine zufällige CSV-Datei von einem Webinar-Tool heruntergeladen. Eine „hochwertige“ Lead-Liste von einem Veranstaltungssponsor erhalten. Wir haben 500 Namen aus einer Excel-Datei gezogen, die wir in einem gemeinsamen Ordner gefunden haben.
Dann importierte ich sie direkt in das CRM, ohne irgendetwas zu überprüfen.
Von nun an überprüfen Sie diese Liste, bevor sie in Ihr System gelangt. Fragen Sie sich, ob diese Kontakte tatsächlich mit unserem Zielkunden übereinstimmen. Sind die E-Mails gültig (verwenden Sie im Zweifelsfall einen E-Mail-Prüfer wie Bouncer )? Es ist besser, mit 100 guten Kontakten zu beginnen als mit 5.000 riskanten, die Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen.
Stimmen Sie Ihre CRM-Felder auf Ihre reale Strategie ab
Die meisten CRMs werden mit mehr als 50 Standardfeldern geliefert. Sie brauchen wahrscheinlich nur 12. Vielleicht 20.
Entfernen Sie Felder, die Sie nicht verwenden. Benennen Sie vage Felder um. Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, die widerspiegeln, wie Ihr Team tatsächlich bestehende Kunden segmentiert oder Kundeninteraktionen verfolgt.
Saubere Kundeninformationen bedeuten Relevanz. Sie wollen Daten, die eine Geschichte erzählen und nicht einfach nur dastehen.
Verbessern Sie die CRM-Datenqualität für Ihren Geschäftserfolg
Seien wir ehrlich: Gute Absichten lassen sich nicht in die Tat umsetzen. Sie könnten jeden Monat eine Bereinigung einplanen. Oder jemanden beauftragen, die Kontakte wöchentlich zu überprüfen. Oder ein Dutzend Zapier-Flows erstellen, um die Löcher zu stopfen.
Oder Sie lassen AutoClean das für Sie erledigen.
✅ Keine Mahnungen
✅ Keine Ausfuhren
✅ Keine „Wem gehört diese Liste?“-Debatten
Nur saubere, hochwertige Daten, die sofort überprüft werden.
Denn wenn Ihr CRM auf konsistenten Daten beruht, funktioniert alles andere besser. Ihre Kampagnen erreichen die richtigen Leute, und Sie beginnen, den Zahlen in Ihren Berichten zu vertrauen. Die Kunden spüren das auch. Sie sind schneller, genauer und viel relevanter bei jeder Interaktion.
Auf diese Weise können Sie bestehende Kunden an sich binden und Kunden besser bedienen – mit weniger Rätselraten und mehr Klarheit.
Sind Sie bereit, keine Tabellenkalkulationen mehr zu schrubben? Überlassen Sie das AutoClean.
