Jede E-Mail, die Sie versenden, sagt etwas über Ihr Unternehmen aus… noch bevor jemand sie liest. Allein die Absenderzeile kann Vertrauen schaffen oder eine Augenbraue hochziehen.
Deshalb ist das Format Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse wichtiger, als den meisten Menschen bewusst ist. Es ist eines dieser kleinen Details, die im Stillen beeinflussen, wie professionell Sie wirken, wie organisiert Ihr E-Mail-Team ist und wie vertrauensvoll Kunden auf Sie reagieren.
Was lässt eine E-Mail-Adresse professionell aussehen?
Eine professionelle E-Mail-Adresse ist in dreierlei Hinsicht gut: Sie ist klar, konsistent und mit Ihrer Marke verbunden.
Es sollte leicht zu erkennen sein, wer dahinter steckt, dem gleichen Muster folgen wie der Rest Ihres Teams und zu Ihrem Unternehmensbereich passen.
Vergleichen Sie:
- schlechtes Beispiel: coolguy1997@gmail.com
- gutes Beispiel: michael@northhillsconsulting.com
Der Unterschied ist nicht nur ästhetisch. Er ist psychologisch. Das eine sieht aus wie ein Hobby. Das andere sieht aus wie ein Geschäft.
Glaubwürdigkeit kann man nicht vortäuschen, aber man kann sie richtig formatieren.
Gängige professionelle E-Mail-Formate (und wann sie zu verwenden sind)
Verschiedene Teams und Branchen verwenden unterschiedliche Benennungsmuster. Ziel ist es, eines zu finden, das zu Ihrer Größe, Ihrem Ton und Ihrer Struktur passt.
Hier sind die gängigsten und praktischsten Optionen:
1. firstname@company.com
Einfach, persönlich und ideal für kleine Unternehmen oder Freiberufler. Sie wirkt sympathisch und dennoch professionell.
2. firstname.lastname@company.com
Formaler und skalierbar. Perfekt für größere Teams oder Unternehmen, in denen Duplikate vermieden werden müssen.
3. role@company.com
Funktional und klar. sales@, support@, info@ oder billing@ sind für Kunden leicht zu merken. Sie eignen sich auch gut für Abteilungen, die gemeinsame Posteingänge haben.
4. team@company.com oder contact@company.com
Ideal für Start-ups oder kreative Marken, die einen freundlichen Ton anschlagen wollen, ohne auf eine Person zu zeigen.
Für welche Struktur Sie sich auch entscheiden, bleiben Sie im gesamten Team einheitlich. Wenn jeder Mitarbeiter dasselbe Muster für die E-Mail-Adresse oder die E-Mail-Signatur verwendet, wirkt das wie eine Absichtserklärung – und genau das ist es, was Professionalität ausmacht.
Wie Sie das richtige Format für Ihr Unternehmen wählen
Welches Format am besten geeignet ist, hängt von der jeweiligen Phase und Struktur ab:
- Freiberufler oder Einzelgründer: Nutzen Sie firstname@yourdomain.com für ein persönliches und dennoch glaubwürdiges Image.
- Kleine Unternehmen: Nutzen Sie firstname.lastname@yourdomain.com, um Wiedererkennbarkeit und Konsistenz zu schaffen.
- Wachsende Teams: Nutzen Sie department@yourdomain.com für skalierbare Kommunikation.
Bevor Sie sich für einen Namen entscheiden, sollten Sie eine kurze Namensregel aufstellen. So sparen Sie Zeit, wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen oder neue Posteingänge hinzufügen.
Sobald Ihr Format fertig ist, können Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse erstellen und benutzerdefinierte Postfächer unter Ihrer eigenen Domain einrichten. Das dauert nur ein paar Minuten und hebt sofort das Image Ihrer Marke.
Beispiele aus der Praxis für geschäftliche E-Mail-Adressen
Die verschiedenen Branchen verwenden unterschiedliche Stile, die jedoch alle eines zum Ziel haben: Klarheit.
Hier sind einige Beispiele, die zeigen, wie Format und Tonfall auf die Art des Unternehmens abgestimmt sind:
- Beratungsunternehmen entscheiden sich in der Regel für firstname@firmname.com, um die Kommunikation persönlich zu halten und dennoch professionell zu wirken. Es ist eine gute Lösung für persönliche Kundenbeziehungen.
- Einzelhandelsmarken bevorzugen Adressen wie sales@brandname.com oder support@brandname.com. Diese sind leicht zu merken und helfen den Kunden, schnell den richtigen Ansprechpartner zu erreichen.
- SaaS-Unternehmen entscheiden sich oft für team@startup.com oder hello@startup.com. Es vermittelt einen freundlichen, kooperativen Eindruck, der zum modernen technischen Ton passt.
- Immobilienmakler tendieren zu firstname.lastname@agency.com, da sich mehrere Makler dieselbe Domain teilen können.
- Bildungseinrichtungen verwenden info@academy.com oder contact@schoolname.com, um die Zugänglichkeit und einen professionellen, neutralen Ton zu gewährleisten.
Jeder Ansatz erzählt eine etwas andere Geschichte: sympathisch, formell, kollektiv oder vertrauenswürdig. Wichtig ist, dass Ihr Format zur Persönlichkeit Ihrer Marke passt und in jeder E-Mail Ihres Unternehmens einheitlich wirkt.
Fehler, die Sie bei der Erstellung Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse vermeiden sollten
Ein paar schnelle Wege, um schnell an Glaubwürdigkeit zu verlieren:
- Verwendung von Zahlen, Emojis oder Symbolen(john123@ sieht unvorsichtig aus).
- Vermischung von privaten und beruflichen Bereichen(john@myhobby.com für ein Beratungsgespräch).
- Schaffung inkonsistenter Formate innerhalb eines Unternehmens.
- Nutzung freier Domains für die Geschäftskommunikation.
Die Kunden analysieren sie nicht bewusst, aber diese Details hinterlassen Eindrücke, die haften bleiben.
Eine Domain-basierte E-Mail ist oft billiger und schneller, als man denkt, und sie verhindert Glaubwürdigkeitslücken, bevor sie entstehen.
Der Mitnahmeeffekt
Eine professionelle E-Mail-Adresse hilft nicht nur dabei, dass man Sie erreicht. Sie repräsentiert, wie Sie in Erinnerung bleiben wollen.
Ihre Adresse sollte so aussehen, wie Ihre Marke klingt: klar, zuverlässig und zielgerichtet.
Bevor Sie also ein weiteres Angebot über Google Mail versenden, nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit, um Ihr Format festzulegen, Ihr Team zu koordinieren und Ihre individuelle Geschäfts-E-Mail zu erstellen.
Dies ist eine der kleinsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können und die Ihr Unternehmen sofort seriöser erscheinen lassen.
