Κατέχει τα κλειδιά του χωνιού σας – και βασίζεστε σε αυτό για να λάβετε αποφάσεις που οδηγούν σε πραγματικά έσοδα. Αλλά υπάρχει ένα σιωπηλό πρόβλημα που κρύβεται πίσω από τα ταμπλό, τις γραμμές διοχέτευσης και τις αναφορές.
Το CRM σας μπορεί να είναι γεμάτο από δεδομένα σκουπίδια.
Και όχι, δεν μιλάμε για ελλιπείς τίτλους εργασίας ή ξεχασμένους αριθμούς τηλεφώνου. Μιλάμε για κακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου-νεκράεισερχόμενα, ψεύτικες εγγραφές, τυπογραφικά λάθη, bots, αναλώσιμα και διευθύνσεις που δεν έπρεπε ποτέ να μπουν στο σύστημά σας. Το είδος των δεδομένων που φαίνονται ακίνδυνα μέχρι να αυξηθεί το ποσοστό απόρριψης, να καταρρεύσει η φήμη του αποστολέα σας ή να αποτύχει μια σημαντική εκστρατεία χωρίς ορατό λόγο.
Αυτό δεν είναι τεχνικό ζήτημα. Είναι επιχειρηματικό πρόβλημα. Και οι περισσότερες ομάδες δεν το αντιμετωπίζουν.
Γιατί τα κακά δεδομένα περνούν κάτω από το ραντάρ
Ας είμαστε ειλικρινείς: η “υγιεινή της λίστας email” δεν ακούγεται επείγουσα. Σπάνια βρίσκεται στην τράπουλα στρατηγικής του Q1. Δεν φαίνεται τόσο πιεστικό όσο η βελτίωση της τμηματοποίησης, η βελτιστοποίηση των γραμμών θέματος ή η εφαρμογή νέων ροών αυτοματοποίησης.
Αλλά εδώ είναι η παγίδα: τα προβλήματα υγιεινής δεν ανακοινώνονται μόνα τους.
Στην αρχή είναι αόρατα. Μια καμπάνια δεν αποδίδει και η ομάδα κατηγορεί τον συγχρονισμό. Μια ακολουθία στάγδην διαφημιστικών μηνυμάτων γίνεται αθόρυβη και κάποιος τροποποιεί το κείμενο. Μια φόρμα διαφήμισης φέρνει τόνους leads, αλλά το ποσοστό μετατροπής δεν βελτιώνεται ποτέ.
Όλο αυτό το διάστημα, το CRM σας γεμίζει με διευθύνσεις που διαβρώνουν σιγά-σιγά την απόδοση από μέσα.
Με την πάροδο του χρόνου, αυτή η φθορά γίνεται ακριβή. Ανατρέπει τις μετρήσεις σας. Κάνει τον αυτοματισμό αναξιόπιστο. Σας οδηγεί να επενδύσετε σε κανάλια ή τμήματα που είναι θεμελιωδώς χαλασμένα. Και το χειρότερο; Συνήθως το αντιλαμβάνεστε μόνο όταν κάτι πάει σοβαρά στραβά.
Από πού προέρχονται τα κακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Οι περισσότερες ομάδες δεν τροφοδοτούν σκόπιμα το CRM τους με σκουπίδια. Αλλά μπαίνουν ούτως ή άλλως. Και γρήγορα.
Ένας νέος οδηγός υποβάλλει μια φόρμα με ένα ψεύτικο email για να πάρει το ebook σας. Ένα τυπογραφικό λάθος ξεφεύγει όταν κάποιος συμπληρώνει ένα πεδίο σε μια ταμπλέτα σε μια εμπορική έκθεση. Μια ξεπερασμένη λίστα ανεβαίνει από την επιφάνεια εργασίας ενός διευθυντή πωλήσεων. Κάποιος χρησιμοποιεί μια διεύθυνση μιας χρήσης για να διεκδικήσει μια δωρεάν δοκιμή. Ένας νόμιμος πελάτης αλλάζει δουλειά και τα εισερχόμενά του εξαφανίζονται χωρίς προειδοποίηση.
Προσθέστε σε αυτό: η μέση βάση δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου B2B φθίνει κατά περίπου 22% ετησίως. Αυτό δεν είναι μια δυσλειτουργία. Απλά έτσι συμπεριφέρονται οι άνθρωποι. Οι άνθρωποι αλλάζουν θέσεις εργασίας, αλλάζουν εργαλεία και εγκαταλείπουν τα εισερχόμενα μηνύματα συνεχώς.
Και όμως, πολλές εταιρείες αντιμετωπίζουν την επαλήθευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν μια εφάπαξ εργασία – κάτι που κάνετε μια φορά το τρίμηνο, όταν “προλαβαίνετε να το κάνετε”. Μέχρι τότε, η ζημιά έχει ήδη γίνει.
Ο χειροκίνητος καθαρισμός δεν λειτουργεί πλέον
Θεωρητικά, ο χειροκίνητος καθαρισμός της λίστας σας έχει νόημα. Εξάγετε τις επαφές σας, περάστε τις από ένα εργαλείο επαλήθευσης, διαγράψτε τις κακές και συνεχίστε.
Όποιος όμως το έχει κάνει αυτό, ξέρει πόσο επώδυνο είναι.
Εξαγωγή πεδίων. Αντιστοίχιση μορφών. Αντιστοίχιση των αποτελεσμάτων επαλήθευσης στο CRM σας. Συντονισμός με τις ομάδες για την αποφυγή αντικατάστασης σημαντικών δεδομένων. Και στη συνέχεια να τα κάνετε όλα από την αρχή μερικές εβδομάδες αργότερα, επειδή έχουν έρθει περισσότεροι πελάτες και βρίσκεστε πάλι εκεί που ξεκινήσατε.
Στην πράξη, ο χειρωνακτικός καθαρισμός δεν έχει κλίμακα. Όχι με τα CRM που αντλούν δεδομένα από φόρμες, διαφημίσεις, ενσωματώσεις και αντιπροσώπους πωλήσεων όλο το εικοσιτετράωρο. Όχι όταν κάθε ώρα φέρνει νέες εγγραφές – και νέους κινδύνους. Και σίγουρα όχι όταν η ομάδα σας είναι ήδη καταπονημένη με την εκτέλεση εκστρατειών, την έναρξη ακολουθιών και την κατάσβεση πυρκαγιών.
Εάν το CRM σας συγκεντρώνει καθημερινά νέες επαφές, η διαδικασία υγιεινής σας πρέπει να συμβαδίζει με αυτήν. Διαφορετικά, η “καθαρή” λίστα σας θα ξεπεραστεί μέσα σε λίγες ώρες.
Το κόστος του να μην κάνεις τίποτα
Η αγνόηση αυτού του ζητήματος δεν οδηγεί μόνο σε ακατάστατα αρχεία. Δημιουργεί προβλήματα που επηρεάζουν σχεδόν κάθε τμήμα του μηχανισμού μάρκετινγκ και πωλήσεων.
Κακή παραδοσιμότητα. Λιγότερες απαντήσεις. Υψηλότερα ποσοστά αναπήδησης. Ψευδώς αρνητικά αποτελέσματα σε δοκιμές A/B. Σπαταλημένες διαφημιστικές δαπάνες για επαφές που δεν θα μετατραπούν ποτέ. Σπασμένη εμπιστοσύνη στα δεδομένα σας.
Και όταν η φήμη του αποστολέα σας υποστεί πλήγμα, δεν είναι εύκολο να το διορθώσετε. Οι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν ξεχνούν γρήγορα. Θα βρεθείτε να περιορίζεστε, να μπλοκάρεστε ή να στέλνεστε σιωπηλά στα ανεπιθύμητα μηνύματα – ακόμη και όταν το περιεχόμενό σας είναι αξιόπιστο και ο συγχρονισμός σας τέλειος.
Μέχρι να συνειδητοποιήσετε ότι η παραδοσιμότητά σας υποφέρει, είναι ήδη πολύ αργά για να το διορθώσετε με ένα απλό τρίψιμο. Χρειάζεστε ένα σύστημα. Ένα σύστημα που δεν βασίζεται στη μνήμη, τη διάθεση ή τη χειρωνακτική εργασία.
Επίλυση της υγιεινής με αυτοματοποίηση, όχι με καλές προθέσεις
Κάθε έμπορος γνωρίζει τον πόνο του καθαρισμού των δεδομένων. Όλοι σκοπεύουν να το κάνουν συχνότερα. Αλλά οι καλές προθέσεις δεν επεκτείνονται.
Γι’ αυτό δημιουργήθηκαν εργαλεία όπως το Bouncer AutoClean – όχι για να σας δώσουν άλλη μια εργασία που πρέπει να θυμάστε, αλλά για να σας απαλλάξουν εντελώς από αυτή την εργασία.
Το AutoClean είναι ένα επίπεδο επαλήθευσης χωρίς χέρια, συνδεδεμένο με το CRM, το οποίο ελέγχει αθόρυβα τη λίστα email σας παρασκηνιακά. Το συνδέετε μία φορά – προς το παρόν διαθέσιμο για το HubSpot – και από εκείνη τη στιγμή, το CRM σας αρχίζει να αυτοκαθαρίζεται.
Λειτουργεί στο παρασκήνιο. Οι νέες επαφές επαληθεύονται κατά την είσοδο. Οι υπάρχουσες επαληθεύονται με βάση ένα χρονοδιάγραμμα. Τα μη παραλήψιμα και οι τοξικοί τομείς επισημαίνονται, καταστέλλονται ή μπαίνουν σε καραντίνα σύμφωνα με τους κανόνες που έχετε ορίσει. Μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε τα αποτελέσματα για να ενεργοποιήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας, όπως η αφαίρεση επικίνδυνων leads από τις καμπάνιες φροντίδας σας ή η ειδοποίηση της ομάδας πωλήσεών σας προτού σπαταλήσει χρόνο σε μια νεκρή επαφή.
Το καλύτερο μέρος; Δεν χρειάζεται να συνδεθείτε, να θυμηθείτε να εκτελέσετε μια εργασία ή να μετακινήσετε δεδομένα. Απλώς εκτελείται.
Φανταστείτε το σαν να κάνετε μόνοι σας τους φόρους σας κάθε τρίμηνο και να έχετε έναν πραγματικό λογιστή που σας κρατάει – έναν λογιστή που ενημερώνει τα πάντα ήσυχα, με ακρίβεια και χωρίς να σας γκρινιάζει για CSV.
Μην περιμένετε μέχρι να αποτύχουν οι εκστρατείες σας
Είναι εύκολο να σπρώχνετε την υγιεινή στο τέλος της λίστας. Μέχρι που το ποσοστό αναπήδησής σας φτάνει στο κόκκινο. Μέχρι που το CRM σας αρχίζει να δυσλειτουργεί από την υπερφορτωμένη λογική των επαφών. Μέχρι που μια καμπάνια-κλειδί αποτυγχάνει και κανείς δεν μπορεί να εξηγήσει το γιατί.
Αλλά δεν χρειάζεται να περιμένετε μια αποτυχία για να κάνετε μια αλλαγή.
Το CRM σας είναι ήδη αυτοματοποιημένο. Οι ροές εργασίας σας είναι ήδη έξυπνες. Επομένως, είναι λογικό να ταιριάζει και η υγιεινή της λίστας σας. Ειδικά όταν η διόρθωση δεν απαιτεί μια τεράστια αναμόρφωση, μια νέα πλατφόρμα ή ώρες διαμόρφωσης.
Χρειάζεται απλώς μια εφάπαξ ρύθμιση και μια αλλαγή νοοτροπίας – από αντιδραστική σε αυτόματη.
Αν η λίστα επαφών σας είναι το καύσιμο για το χωνί σας, τότε τα κακά δεδομένα είναι η λάσπη στη δεξαμενή. Και όσο περισσότερο μένει, τόσο μεγαλύτερη ζημιά προκαλεί.
Έχετε ήδη επενδύσει στο περιεχόμενο, τα κείμενα, τις διαφημίσεις και τις ροές. Ας σιγουρευτούμε ότι τα emails σας θα καταλήξουν εκεί που πρέπει.
Εξερευνήστε το Bouncer AutoClean και αρχίστε να προστατεύετε τη φήμη των αποστολέων σας – αθόρυβα, συνεχώς και χωρίς να εξάγετε ποτέ ξανά ένα CSV.
Και δοκιμάστε δωρεάν επαλήθευση email με Bouncer.
