Ez tartja kezében a tölcsér kulcsait – és Ön a valódi bevételt eredményező döntések meghozatalában is erre támaszkodik. A műszerfalak, csővezetékek és jelentések mögött azonban egy csendes probléma rejtőzik.
Lehet, hogy a CRM tele van szemét adatokkal.
És nem, nem a hiányos munkakörökről vagy elfelejtett telefonszámokról beszélünk. Rossz e-mailekről beszélünk – halottpostaládákról, hamis feliratkozásokról, elgépelésekről, botokról, eldobható levelekről és olyan címekről, amelyeknek eleve nem lett volna szabad bekerülniük a rendszerébe. Olyan adatokról, amelyek ártalmatlannak tűnnek, amíg a visszalépési arány meg nem ugrik, a feladó hírneve meg nem romlik, vagy egy nagyobb kampány minden látható ok nélkül kudarcba nem fullad.
Ez nem technikai kérdés. Ez egy üzleti probléma. És a legtöbb csapat nem foglalkozik vele.
Miért maradnak a rossz adatok a radar alatt
Legyünk őszinték: az „e-mail lista higiénia” nem hangzik sürgősnek. Ritkán szerepel a Q1-es stratégiai pakliban. Nem tűnik olyan sürgetőnek, mint a szegmentáció javítása, a tárgysorok optimalizálása vagy az új automatizálási folyamatok bevezetése.
De itt van a csapda: a higiéniai problémák nem jelentkeznek maguktól.
Először láthatatlanok. Egy kampány alulteljesít, és a csapat az időzítést okolja. Egy csepegtetési sorozat elhallgat, és valaki módosítja a szöveget. Egy hirdetési űrlap rengeteg ügyfelet hoz, de a konverziós arány nem javul.
Mindeközben a CRM rendszere megtelik olyan címekkel, amelyek lassan belülről rombolják a teljesítményt.
Idővel ez a bomlás drágává válik. Felborítja a mérőszámokat. Megbízhatatlanná teszi az automatizálást. Arra késztet, hogy olyan csatornákba vagy szegmensekbe fektessen be, amelyek alapvetően hibásak. És a legrosszabb? Általában csak akkor veszed észre, ha már valami komolyan elromlott.
Honnan jönnek a rossz e-mailek
A legtöbb csapat nem szándékosan táplál szemetet a CRM-be. De mégis bekerül. Méghozzá gyorsan.
Egy új ügyfél egy hamis e-mail címmel küld be egy űrlapot, hogy megkapja az e-könyvét. Egy gépelési hiba csúszik át, amikor valaki kitölti a mezőt egy tableten egy kereskedelmi kiállításon. Egy elavult lista kerül feltöltésre egy értékesítési vezető asztali gépéről. Valaki eldobható címet használ, hogy ingyenes próbaverziót igényeljen. Egy törvényes ügyfél munkahelyet vált, és a postaládájából értesítés nélkül eltűnik.
Tegyük hozzá: az átlagos B2B e-mail adatbázis évente körülbelül 22%-kal csökken. Ez nem egy hiba. Az emberek egyszerűen így viselkednek. Az emberek állandóan munkahelyet váltanak, eszközöket váltanak, és elhagyják a postaládákat.
És mégis, sok vállalat úgy kezeli az e-mail hitelesítést, mint egy egyszeri feladatot, amit negyedévente egyszer végeznek el, amikor „ráérnek”. Addigra a kár már megtörtént.
A kézi tisztítás már nem működik
Elméletileg a lista manuális tisztításának van értelme. Exportálja a névjegyeit, futtassa le őket egy ellenőrző eszközön, törölje a rosszakat, és lépjen tovább.
De aki már megtette ezt, az tudja, milyen fájdalmas.
Mezők exportálása. Formátumok egyeztetése. Az ellenőrzési eredmények leképezése a CRM rendszerbe. Koordináció a csapatokkal a fontos adatok felülírásának elkerülése érdekében. Aztán néhány hét múlva újra meg kell kezdeni az egészet, mert újabb érdeklődők érkeztek, és újra ott tartasz, ahol elkezdted.
A gyakorlatban a kézi tisztítás nem skálázható. Nem, ha a CRM-ek éjjel-nappal adatokat gyűjtenek űrlapokból, hirdetésekből, integrációkból és értékesítési munkatársakból. Nem, amikor minden óra új rekordokat – és új kockázatokat – hoz. És főleg nem akkor, amikor a csapata már így is túlterhelt a kampányok, a sorozatindítás és a tűzoltás során.
Ha a CRM minden nap új kapcsolatokkal bővül, a higiéniai folyamatnak is lépést kell tartania vele. Ellenkező esetben a „tiszta” listája órákon belül elavulttá válik.
A semmittevés költségei
Ennek a kérdésnek a figyelmen kívül hagyása nem csak rendezetlen nyilvántartásokhoz vezet. Olyan problémákat okoz, amelyek a marketing- és értékesítési motor szinte minden részét érintik.
Gyenge kézbesíthetőség. Kevesebb válasz. Magasabb visszafordulási arány. Hamis negatív eredmények az A/B tesztekben. Hirdetési kiadások elpazarlása olyan kapcsolatokra, amelyek soha nem fognak konvertálni. Megtört bizalom az adatokban.
És ha a feladó hírneve egyszer már megsérült, nem könnyű helyrehozni. Az e-mail szolgáltatók nem felejtenek gyorsan. Előfordulhat, hogy a leveleket visszafogják, blokkolják, vagy csendben a spamek közé küldik – még akkor is, ha a tartalom megbízható és az időzítés tökéletes.
Mire rájön, hogy a kézbesíthetőség szenved, már túl késő, hogy egyetlen súrolással helyrehozza. Rendszerre van szükséged. Olyanra, amely nem a memóriára, a hangulatra vagy a kézi munkára támaszkodik.
A higiénia megoldása automatizálással, nem jó szándékkal
Minden marketinges ismeri az adatok tisztításának fájdalmát. Mindenki azt tervezi, hogy gyakrabban teszi ezt meg. De a jó szándék nem terjed.
Ezért hozták létre az olyan eszközöket, mint az Bouncer AutoClean – nem azért, hogy egy újabb feladatot adjon, amire emlékeznie kell, hanem azért, hogy teljesen levegye a feladatot.
Az AutoClean egy CRM-hez kapcsolódó, kéz nélküli ellenőrzési réteg, amely a színfalak mögött csendben ellenőrzi az e-mail listáját. Egyszer csatlakoztatod – jelenleg a HubSpothoz érhető el -, és attól a pillanattól kezdve a CRM-ed elkezdi önmagát tisztítani.
A háttérben működik. Az új kapcsolatokat belépéskor ellenőrzi. A meglévőket ütemezés szerint ellenőrzi. A nem kézbesíthető és a mérgező domaineket a beállított szabályok szerint jelöli, elnyomja vagy karanténba helyezi. Az eredményeket akár egyéni munkafolyamatok indítására is használhatja – például a kockázatos ügyfeleket eltávolíthatja a táplálkozási kampányokból, vagy figyelmeztetheti az értékesítési csapatot, mielőtt időt pazarolnának egy halott kapcsolatra.
A legjobb rész? Nem kell bejelentkeznie, nem kell emlékeznie a feladat futtatására, és nem kell adatokat mozgatnia. Egyszerűen csak fut.
Gondoljon erre úgy, mintha negyedévente nem a saját adóbevallását kellene elvégeznie, hanem egy igazi könyvelőt kellene alkalmaznia, aki mindent csendben, pontosan és a CSV-kért való nyaggatás nélkül frissít.
Ne várjon, amíg a kampányai kudarcot vallanak
Könnyű a higiéniát a lista végére szorítani. Egészen addig, amíg a visszalépési arány a piros zónába nem kerül. Amíg a CRM-ed nem kezd el hibásodni a túlterhelt kapcsolatfelvételi logika miatt. Amíg egy kulcsfontosságú kampány nem sikerül, és senki sem tudja megmagyarázni, hogy miért.
De nem kell megvárni a kudarcot ahhoz, hogy változtasson.
A CRM már automatizált. A munkafolyamatai már intelligensek. Így csak annak van értelme, hogy a listahigiénia is megfeleljen. Különösen akkor, ha a javítás nem igényel hatalmas átalakítást, új platformot vagy órákig tartó konfigurálást.
Csak egy egyszeri beállításra és a gondolkodásmód megváltoztatására van szükség – a reaktívról az automatikusra.
Ha a kapcsolati listája az üzemanyag a tölcsérben, akkor a rossz adatok az iszap a tartályban. És minél tovább áll, annál nagyobb kárt okoz.
Ön már befektetett a tartalomba, a szövegbe, a hirdetésekbe és az áramlásba. Gondoskodjunk arról, hogy az e-mailek valóban ott landoljanak, ahol kell.
Fedezze fel az Bouncer AutoClean-t, és kezdje el védeni a küldői hírnevét – csendben, folyamatosan és anélkül, hogy valaha is újra CSV-t exportálna.
És próbálja ki az ingyenes e-mail ellenőrzést a Bouncer segítségével.
