Cómo llegar a la bandeja de entrada cero de 7 maneras eficaces

Qué es ¿sobrecarga de correo electrónico?

Cualquiera que tenga una dirección de correo electrónico conoce el estrés de ver cómo se acumulan sus correos electrónicos, sin leer, sin responder, sin parar. 

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La sobrecarga de correo electrónico es exactamente lo que parece: la incapacidad de estar al tanto de los correos electrónicos personales o del trabajo, y con frecuencia de ambos.

Te llegan demasiados correos electrónicos y no tienes tiempo suficiente para responderlos. Esto puede afectar a tu rendimiento personal, así como a la eficiencia de tu negocio.

La respuesta a esto es llegar a la bandeja de entrada cero: no necesariamente tener una bandeja de entrada vacía, sino tener cero correos sin leer, una carga de comunicación manejable y una bandeja de entrada mucho más organizada.

Cómo reconocer la sobrecarga de correo electrónico

Reconocer los signos de sobrecarga de correo electrónico es el primer paso para llegar a la bandeja de entrada cero. He aquí algunas cosas que debes tener en cuenta:

¿Su equipo se comunica eficazmente?

Jeff ha enviado a Sally tres correos electrónicos de seguimiento importantes sobre su última reunión, pero los correos electrónicos no leídos de Sally se cuentan por cientos.

Las tensiones en el trabajo son cada vez mayores. Sally hace pausas para fumar cada vez más frecuentes. Gestión de proyectos está fuera de los carriles. Y Jeff todavía no sabe qué tipo de letra debe usar en el último campaña de marketing.

¿Te resulta familiar?

La sobrecarga de correo electrónico puede dificultar la comunicación en el lugar de trabajo. Si la información no se difunde de forma eficaz, se corre el riesgo de retrasos en los plazos, de no saber cómo gestionar proyectos de manera eficaz, confusión entre sus compañeros de equipo, y detalles esenciales que se escapan por las rendijas.

¿Pierdes o pierdes mensajes importantes?

Además de dificultar la comunicación en general, tener la bandeja de entrada sobrecargada te expone a perderte cosas. Los correos basura ocultan los que realmente necesitas leer.

Los correos nuevos empujan a los antiguos hacia abajo en la lista de tu cliente de correo. Una vez que la lista es lo suficientemente larga, ¿llegarás alguna vez a esos correos antiguos? ¿Y si son importantes? ¿Y si contienen esa información que has perdido horas buscando?

Es demasiado fácil pasar por alto, borrar o cegarse ante esa aguja en el pajar, aunque tengas una carpeta separada para tus correos más importantes.

¿Se resiente su comunicación externa?

Si sus clientes esperan constantemente días o semanas una respuesta suya, o si recibe quejas por su falta de servicio al cliente, es posible que esté sufriendo una sobrecarga de correo electrónico debido a un gran volumen de mensajes.

Bajar su AHT (tiempo medio de gestión) es vital para construir un buen negocio con servicio de repetición.

La sobrecarga de correo electrónico le hace correr el riesgo de alejar a sus valiosos clientes.

¿Miras el correo electrónico después del trabajo?

Un buen equilibrio entre trabajo y vida privada es vital para todos, aunque la mayoría de nosotros no tengamos una estrategia de gestión del tiempo.

Volver a casa para revisar compulsivamente la bandeja de entrada, responder correos electrónicos y seguimiento de las reuniones es lo contrario de un buen equilibrio entre trabajo y vida privada.

Si no puedes terminar todo lo anterior durante las horas de trabajo, y pasas gran parte de tu tiempo de inactividad tratando de ponerte al día, definitivamente tienes una sobrecarga de correo electrónico.

Hay algunas estadísticas bastante alarmantes que demuestran que un mal equilibrio entre la vida laboral y personal puede afectar a la salud, las relaciones y la productividad.

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Esto nos lleva al impacto de la sobrecarga del correo electrónico en su empresa

Tanto los seres humanos como las empresas son sistemas, y los sistemas sobrecargados conducen a la degradación, al rendimiento negativo y al fracaso final.

Tanto si es una empresa que ofrece servicios de verificación de correo electrónico o un autónomo que escribe el código de un sitio web, puede verse afectado por la sobrecarga de correo electrónico.

Impacto en los empleados

Hablamos de la importancia de un buen equilibrio entre el trabajo y la vida privada.

La sobrecarga de correo electrónico no es toda la historia, por supuesto, pero es un factor que contribuye a la angustia en la vida personal de un empleado.

Pasar horas al día tratando de estar al tanto de las comunicaciones; interrumpir constantemente los proyectos importantes para responder a las consultas; desplazarse por la bandeja de entrada en la pausa del almuerzo; responder a los colegas en la cama; incluso sólo preocuparse por la acumulación de correos electrónicos sin leer, sabiendo que tendrá que ocuparse de ellos en algún momento.

Esto puede acabar con la productividad personal y conducir al agotamiento.

Impacto en las empresas

Es lógico que los empleados estresados y agotados tengan un impacto negativo en el conjunto de la empresa.

Los empleados descontentos están arreglando sus currículos; si el objetivo de su empresa es retener a los empleados, debe comprender el impacto de la sobrecarga de correo electrónico en su negocio.

Los correos electrónicos desvían la atención del trabajo. Desconcentran, y puede ser difícil volver a centrar la atención en las tareas importantes. Si sus empleados pasan parte de su calendarios laborales a través de sus bandejas de entrada, no están trabajando eficientemente.

Esto puede tener un impacto perjudicial en su empresa. Puede perder oportunidades de negocio por tardar demasiado en responder a los clientes potenciales. Podría retrasar los plazos al perder información vital. Podría devaluar su campaña de correo electrónico cuidadosamente elaborada por estar empantanado jugando a ponerse al día con el correo electrónico.

Nada de esto favorece la productividad, ni de los individuos ni de su empresa.

Entonces, ¿cómo lograr la bandeja de entrada cero?

Hemos aclarado que "bandeja de entrada cero" no significa necesariamente "cero correos electrónicos". punto final. La bandeja de entrada cero es una bandeja de entrada manejable, y aquí tienes algunas técnicas probadas para conseguirlo en tu vida digital.

Comunicar por otros medios

Los correos electrónicos están sobrevalorados, dirán algunos expertos en productividad.

Vale, eso no es cierto. El correo electrónico es un milagro de la tecnología moderna que ha revolucionado nuestra forma de comunicarnos.

Pero tienen un tiempo y un lugar, y eso no es todo el tiempo y en todas partes. Especialmente correos electrónicos promocionales que recibimos a diario.

Mensajería instantánea

Al enviar un correo electrónico ya se reconoce que tu consulta no necesita una respuesta inmediata. Los mensajes instantáneos son como los correos electrónicos, pero más rápidos, ya que permiten conversar en el momento que a cada persona le convenga.

Una forma de llegar a la bandeja de entrada cero y evitar el correo basura es simplemente enviar un mensaje de Slack en su lugar. Es uno de los consejos de gestión del correo electrónico más sencillos si quieres evitar revisar tu correo varias veces al día.

Llamadas telefónicas

Si necesitas una respuesta rápida a algo o necesitas hablar de algo, llamadas de voz siguen siendo una de las mejores herramientas de comunicación. Incluso merece la pena utilizar un servicio telefónico fijo que sea fiable y pueda funcionar en cualquier momento, sin Internet o durante un apagón.

Una forma de mantener limpia la bandeja de entrada es coger el teléfono de vez en cuando.

Cara a cara

Hay cosas que todavía se benefician de la interacción cara a cara. Intercambiar ideas con un equipo o hablar largo y tendido sobre información importante puede funcionar mejor con reuniones en persona o videollamadas. Lo mejor es deshacerse desde el principio de los correos electrónicos innecesarios y de las notificaciones innecesarias.

Y aunque estas reuniones no son posibles para todos (por ejemplo, para los trabajadores a distancia), son una buena manera de conseguir un poco de tiempo de concentración con tu equipo.

Comunicar con eficacia

¿Le bombardean con correos electrónicos de seguimiento después de una reunión?

Si es así, puede que sus reuniones no sean todo lo productivas que podrían ser y puede tomar algunas medidas sencillas para solucionarlo, sin convertirse en un gurú de la productividad.

Planifique las reuniones cuidadosamente para responder al mayor número posible de preguntas y deje tiempo al final para preguntas de seguimiento, resúmenes y debates importantes.

Y cuando escriba sus correos electrónicos de seguimiento, asegúrese de que son de alta calidadLos mensajes deben ser legibles y contener la información necesaria, para que no acaben en correos basura que no se leen.

Establecer expectativas sobre los tiempos de respuesta

Los obstáculos para una comunicación oportuna pueden ser causados por cosas como la complejidad del asunto o por empresas que operan en diferentes zonas horarias.

Aparte de utilizar distintos canales, establecer expectativas realistas de respuesta puede ayudar tanto a los empleados como a los clientes a relajarse, ya que saben cuándo recibirán respuesta sus mensajes de correo electrónico.

Se puede establecer políticas de correo electrónico de la empresaEn el caso de los correos electrónicos, se les enviará un acuse de recibo en un plazo de 24 horas. De esta manera, se alivia la preocupación de la gente por ser ignorada, así como la necesidad de seguir revisando su bandeja de entrada todo el día. El receptor del correo electrónico puede evaluar el tiempo que le llevará resolver la consulta y establecer un plazo realista para una respuesta adecuada.

El remitente se asegura por la rapidez resolución del primer contactoy el receptor se ha dado el tiempo suficiente para abordar adecuadamente el asunto.

Dedica tiempo a gestionar tu bandeja de entrada

Controlar constantemente tu bandeja de entrada puede añadir presión y robarte la atención de otras tareas. Tener una bandeja de entrada desordenada puede obligarte a ordenar mensajes durante horas cada semana.

Reserva momentos del día para revisar tu correo electrónico, sobre todo si recibes un gran volumen de mensajes.

Esto será diferente según la persona y el sector, pero programar momentos determinados para la gestión de la bandeja de entrada puede ayudar a mantenerse más organizado y menos distraído.

Prueba a hacerlo a primera hora de la mañana, justo antes de comer y al final del día. O tal vez te funcione mejor pasar varias horas seguidas atendiendo correos electrónicos y el resto del día trabajando en otras cosas.

Sea cual sea tu horario, tener uno te permitirá concentrarte en una cosa a la vez y ordenar las listas de correo electrónico sin problemas.

Crear carpetas de correo electrónico

Las carpetas de correo electrónico pueden ser una herramienta olvidada en su arsenal, pero son un gran sistema para archivar información.

Utiliza carpetas para organizar tus correos en categorías o niveles de prioridad. Una vez que hayas leído algo, averigua dónde va y ponlo en su sitio. Por ejemplo, puedes utilizar filtros de correo electrónico y clasificar los correos promocionales en una carpeta, y los correos importantes en carpetas de acción que requieren una actuación inmediata.

Incluso puede llevar su organización más allá y tener cuentas de correo electrónico separadas para el trabajo, las cosas personales, las inscripciones, etc.

Utilizar la automatización

Establecer filtros para bloquear la basura, las personas o palabras específicas de spam en las líneas de asunto es un buen comienzo.

También puede utilizar automatización del correo electrónico para agilizar sus correos electrónicos entrantes y mensajes salientes. Por ejemplo, automatizando el proceso de acuse de recibo con un simple "hemos recibido su correo electrónico..." que se activa al recibir una consulta del cliente. O plantillas de correo electrónico que cubran una serie de preguntas frecuentes.

Borrar, cancelar la suscripción, marcar como spam

Sea implacable. No tome prisioneros en su programa de correo electrónico.

Si hay correos viejos y sin importancia que nunca vas a atender, bórralos.

Si hay spam que atraviesa tus filtros, márcalo.

Si hay un blog que te gustaba pero que ya no lees, date de baja de esa lista de correo.

Intenta llegar a la bandeja de entrada cero: comunicaciones importantes que lee, responde y archiva con eficacia.

Llega a la bandeja de entrada cero en un abrir y cerrar de ojos

Es posible trabajar de forma más productiva, comunicarse de forma más eficiente y dejar el estrés laboral donde debe estar: en el trabajo.

Con una limpieza a fondo de primavera de tu bandeja de entrada y algunas estrategias de eficacia probada para evitar que la sobrecarga de correo electrónico vuelva a colarse, puedes llegar a la bandeja de entrada cero en muy poco tiempo. Todo empieza con una estrategia de gestión del correo electrónico, y tú también puedes revisarlo fácil y rápidamente.