I bounce back delle e-mail possono essere frustranti, soprattutto quando ci si affida a Gmail per raggiungere clienti, colleghi o amici. Un bounce back significa che il messaggio non ha mai raggiunto la casella di posta del destinatario, che invece ha ricevuto un messaggio automatico che spiega l’errore. Capire perché le e-mail di Gmail rimbalzano e come risolverle è fondamentale per migliorare la deliverability delle vostre e-mail e mantenere una solida reputazione di mittente.
Questa guida illustra le cause più comuni dei problemi di rimbalzo di gmail e i passi da compiere per risolverli.
Cosa significa un bounce back di Gmail?
Quando si tenta di inviare e-mail dal proprio account gmail ma non si riesce, Google invia una notifica che spiega il rimbalzo. Il rimbalzo può essere temporaneo (soft email bounce) o permanente (hard bounce).
- Rimbalzo morbido: Si verifica quando la casella di posta del destinatario è piena o il suo server di posta elettronica è temporaneamente non disponibile.
- Rimbalzo difficile: Indica un problema permanente, come un indirizzo e-mail non valido o un indirizzo gmail bloccato.
Ogni tipo di rimbalzo ha dettagli tecnici diversi e sapere con quale si ha a che fare aiuta a prendere le giuste misure correttive.
Perché le e-mail di Gmail rimbalzano?
Diversi fattori possono causare il rimbalzo delle e-mail di gmail:
- Email non valide
- Se l’indirizzo e-mail del destinatario è stato digitato in modo errato o non esiste, il bounce dell’e-mail sarà permanente.
- Casella di posta elettronica completa
- La casella di posta elettronica di un destinatario che ha raggiunto il suo limite di archiviazione attiverà un bounce back.
- Filtri antispam
- I filtri antispam aggressivi utilizzati dai provider di servizi di posta elettronica possono contrassegnare il vostro messaggio come invio di spam o di messaggi indesiderati, bloccandolo prima che raggiunga la casella di posta.
- Problemi di reputazione del mittente
- Troppi rimbalzi di e-mail, segnalazioni di spam o reclami per spam possono danneggiare la reputazione del vostro dominio e causare il blocco del dominio di invio.
- Problemi del server di posta elettronica del destinatario
- A volte la colpa è del destinatario. Il loro server di posta elettronica potrebbe rifiutare il traffico Gmail o il vostro dominio in particolare.
- Impostazioni di Google Workspace
- Per gli account gmail aziendali, le impostazioni di sicurezza a livello di amministrazione possono impedire la consegna dei messaggi.
Come risolvere i bounce back di Gmail
Se avete a che fare con continui bounce back di e-mail, la buona notizia è che la maggior parte dei problemi può essere risolta con alcuni accorgimenti pratici. Ecco una descrizione più dettagliata di come affrontare le cause più comuni.
1. Verificare l’indirizzo e-mail del destinatario
Gli errori più semplici spesso causano i maggiori grattacapi. Un singolo carattere mancante, un indirizzo e-mail del destinatario non aggiornato o persino uno spazio alla fine di un indirizzo possono provocare un hard bounce. Verificate sempre i dettagli prima di inviare. Se state contattando diversi destinatari, utilizzate uno strumento di verifica degli indirizzi per individuare le e-mail non valide prima che lascino il vostro account gmail.
2. Pulire regolarmente l’elenco dei contatti
Le e-mail obsolete o non valide si accumulano nel tempo, soprattutto nelle mailing list più grandi. L’invio a questi indirizzi non verificati non solo aumenta il numero di email rimbalzate, ma danneggia anche la reputazione del mittente. Programmate regolari pulizie delle liste, almeno trimestrali, per rimuovere gli indirizzi che generano costantemente rimbalzi. Questo aiuta a ridurre il tasso di rimbalzo e a far sì che i messaggi raggiungano i destinatari giusti.
3. Migliorare la reputazione del mittente
Una solida reputazione del mittente è essenziale per raggiungere la casella di posta del destinatario. Ecco come proteggerla:
- Tracciate la vostra frequenza di rimbalzo e fissate delle soglie interne (ad esempio, tutto ciò che supera il 2-3% dovrebbe far scattare una revisione).
- Rispondete immediatamente ai reclami per spam rimuovendo i contatti che hanno segnalato le vostre e-mail di gmail.
- Evitate le pratiche che sembrano inviare spam: non utilizzate elenchi scraped, evitate di inviare contenuti irrilevanti agli account Gmail personali e rispettate le richieste di annullamento dell’iscrizione.
- Costruite la fiducia dei vostri destinatari attraverso una comunicazione coerente e pertinente. Quando le persone si impegnano con le vostre e-mail, rafforzano la reputazione del vostro dominio presso i provider di servizi e-mail. Ad esempio, potete coinvolgere nuovi clienti invitandoli a partecipare a un programma di referral. Strumenti come ReferralCandy automatizzano queste campagne, premiando i clienti per l’advocacy e stimolando un coinvolgimento positivo che aumenta sia la deliverability che la crescita.
4. Controllare il contenuto delle e-mail
Anche quando il server di posta elettronica del destinatario accetta la vostra e-mail, un contenuto scadente può far scattare i filtri antispam. Per migliorare il posizionamento nella posta in arrivo:
- Mantenete le righe dell’oggetto chiare e oneste: niente “Clicca ora!!!” o affermazioni fuorvianti.
- Limitate il numero di link e allegati, perché troppi possono sembrare sospetti.
- Utilizzate i suggerimenti dell’intelligenza artificiale per scrivere messaggi personalizzati e mirati che favoriscano le conversioni.
- Evitate di usare troppo parole chiave come “garantito”, “urgente” o “fare soldi velocemente”, che i filtri antispam associano a messaggi indesiderati.
- Bilanciate sempre il testo e le immagini nella vostra e-mail in modo che non assomigli a un modello di spam.
5. Autenticare il dominio
I provider di servizi e-mail cercano i record di autenticazione per confermare la vostra identità di mittente. In mancanza di questi, le vostre e-mail di gmail potrebbero apparire falsificate. Come minimo, impostate:
- SPF (Sender Policy Framework) per dichiarare quali server possono inviare e-mail a vostro nome.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) per firmare digitalmente i messaggi.
- DMARC per indicare ai server di posta elettronica dei destinatari come gestire la posta non autenticata.
Questi record dimostrano che il dominio di invio è legittimo e possono ridurre drasticamente i problemi di rimbalzo di gmail.
6. Richiedere la rimozione del blocco
Se il vostro indirizzo gmail o dominio di invio è stato bloccato, dovrete adottare ulteriori misure. Innanzitutto, identificate la causa: si è trattato di ripetute segnalazioni di spam, di un numero eccessivo di email rimbalzate o dell’invio a email non valide? Una volta risolto il problema, inviate una richiesta di rimozione alla lista di blocco pertinente o contattate il supporto di Google Workspace se utilizzate Gmail aziendale. Non saltate questo passaggio, perché continuare a inviare da un dominio bloccato peggiora la vostra reputazione.
7. Gestire gli errori di rimbalzo in modo proattivo
I problemi di rimbalzo raramente scompaiono da soli. Prestate attenzione agli errori di rimbalzo che ricevete nel messaggio automatico dopo un invio fallito. Spesso includono dettagli tecnici sul motivo per cui il server di posta elettronica del destinatario ha rifiutato il vostro messaggio. Utilizzate questo feedback per intraprendere azioni correttive immediate, ad esempio correggendo un indirizzo e-mail non valido, ripulendo una casella di posta piena o modificando il contenuto delle vostre e-mail per evitare l’innesco dello spam.
Prima si risolve il problema, più si protegge la reputazione del mittente e si fa in modo che le e-mail future vengano recapitate nella casella di posta.
Sfatare i miti: le idee sbagliate più comuni sui bounce back di Gmail
Anche gli utenti più esperti a volte fraintendono le cause di un bounce di gmail. Chiariamo alcuni miti per concentrarci sulle soluzioni che funzionano davvero.
Mito 1: Se la mia e-mail finisce nella cartella dello spam, è un bounce (rimbalzo)
Non è vero. Quando il vostro messaggio finisce nella cartella spam, ha comunque raggiunto l’account del destinatario, solo che non è arrivato nella sua casella di posta principale. Un bounce back significa che l’e-mail non è mai stata accettata dal server di posta elettronica del destinatario. Il problema della cartella spam va risolto migliorando il contenuto dell’e-mail e la reputazione del mittente, non trattandolo come un rimbalzo.
Mito 2: Il rimbalzo delle email avviene solo da parte del mittente
Il rimbalzo di un’e-mail non è sempre colpa vostra. Mentre gli errori del mittente (come l’invio di un indirizzo non valido) possono essere la causa di un problema di posta elettronica, i problemi possono verificarsi anche se la casella di posta del destinatario è chiusa o il suo server di posta elettronica rifiuta permanentemente il vostro dominio. Controllate sempre entrambe le parti prima di decidere come rispondere.
Mito 3: La pulizia degli elenchi una volta all’anno è sufficiente a ridurre la frequenza di rimbalzo
Gli elenchi di contatti vecchi sono la ricetta per un’elevata frequenza di rimbalzo. Molti utenti pensano che una pulizia annuale sia sufficiente, ma gli indirizzi diventano obsoleti rapidamente: le persone cambiano lavoro, cambiano provider o chiudono gli account. Per ridurre davvero i tassi di rimbalzo, è necessario rimuovere immediatamente gli indirizzi di rimbalzo delle e-mail e verificare la lista almeno trimestralmente.
Riflessioni finali
Affrontare un bounce gmail o un bounce e-mail non deve essere complicato. La maggior parte dei bounce back avviene a causa di indirizzi errati, scarsa igiene della lista o reputazione del mittente danneggiata. Con alcune best practice, come mantenere la lista pulita, autenticare il dominio e scrivere contenuti di posta elettronica accurati, le vostre e-mail di gmail hanno molte più probabilità di essere consegnate direttamente nella casella di posta.
Un approccio proattivo non solo riduce il tasso di rimbalzo, ma rafforza anche la fiducia nei confronti dei destinatari, rendendo la comunicazione Gmail più affidabile.
FAQ
1. Perché la mia e-mail non ha raggiunto la casella di posta del destinatario?
Se il messaggio non è arrivato nella casella di posta del destinatario, potrebbe essere dovuto a un bounce back, al filtro antispam o a problemi di autenticazione con il dominio di invio. Il controllo del codice di errore nella notifica di bounce vi aiuterà a individuare la causa.
2. Che cos’è un rimbalzo morbido dell’e-mail sul server e-mail?
Un soft bounce avviene quando un messaggio viene temporaneamente rifiutato, spesso perché la casella di posta del destinatario è piena o il server di posta elettronica ha problemi. A differenza di un hard bounce, i soft bounce possono risolversi se si riprova in un secondo momento.
3. In che modo la deliverability delle e-mail influisce sui bounce back?
Una forte deliverability delle e-mail significa che le vostre e-mail inviate vengono accettate e inserite nella casella di posta invece di essere rimbalzate o filtrate. Una scarsa deliverability è spesso legata a una debole reputazione del dominio, a una scarsa igiene della lista o a pratiche di spamming.
4. La casella di posta elettronica di un destinatario può causare il rimbalzo delle mie e-mail?
Sì. Se la casella di posta elettronica del destinatario è piena, inattiva o mal configurata, il server di posta elettronica potrebbe rifiutare i vostri messaggi gmail, causando un rimbalzo. Questa è una causa comune di rimbalzi temporanei.
5. In che modo la reputazione del dominio influisce sulla mia capacità di inviare e-mail?
La reputazione del dominio è come un punteggio di credito per il vostro dominio. Se inviate spesso e-mail a indirizzi non validi o generate troppi bounce back, i server e-mail potrebbero bloccare o filtrare i vostri messaggi. Mantenere una buona igiene della lista aiuta a proteggere la vostra reputazione.
