世界中で、毎日何百通ものEメールが送受信されています。ビジネスでは、1日に何通ものEメールを送信することが多く、その1通1通があなた自身やあなたのビジネスを売り込むチャンスです。
Eメールの署名は、顧客に与える印象に大きく影響します。しかし、多くの人はEメールの署名を後回しにし、せっかくのチャンスを逃しています。署名は、あなたが誰なのか、何をしているのか、どのように連絡を取ることができるのか、受信者があなたやあなたのビジネス、取り組んでいるプロジェクトについてもっと知るにはどこに行けばいいのかを明確にするチャンスです。
あなたのメールの署名が、あなたの名前と基本的な連絡先だけで構成されているとします。その場合、受信者と関わる機会を十分に活かせていない可能性があります。印象に残るプロフェッショナルなメール署名の作り方について、さらに詳しく学びましょう。
プロフェッショナルな電子メールの署名に含めるべきこと
Eメールの署名を作成する際には、署名に入れるべき項目をリストアップしておくとよいでしょう。メール署名に入れるべき主な内容は以下の通りです：
1 – フルネーム
通常のメールを送るときと同じように、メールの署名には必ずあなたの名前を入れるべきです。あなたの名前は、メールの署名の最初の行に記載します。
2 – 仕事情報
あなたの名前を入れたら、次に入れるべき情報は所属情報です。所属情報には、あなたの役職、所属している会社や組織、おそらく所属部署などが含まれるでしょう。この情報を提供することで、会話におけるあなたの役割や文脈がより明確になります。また、メールを送る相手にもよりますが、メールの署名に大きな組織や企業とのつながりがあることで、信憑性が増し、受信者の注意を引くことができます。
3 – その他の連絡先
Eメールの受信者はあなたのEメールアドレスを知っていますが、Eメールの署名は、受信者があなたに連絡する際の選択肢を広げるために、さらなる連絡先情報を記載するのに最適な場所です。例えば、電話番号や会社の住所などです。あなたの役割や送信するメールの種類にもよりますが、署名は個人のウェブサイトやLinkedInのプロフィールを宣伝する良い機会にもなります。
4 – 行動への呼びかけ
Eメールの署名を作成する際の賢い方法は、そこに行動喚起を含めることです。Eメールの署名に最適なCTAは、あなたのEメールスタイルに沿った最新のもので、自然に見え、押し付けがましくありません。CTAを書くときは、現在の目標に沿ったものを選び、目標が変わったら更新するようにしましょう。
5 – ソーシャル・アイコン
ソーシャルメディアの存在は、あなたのブランドの重要な一部であり、あなたの業界でより多くのファンを獲得し、あなたが誰であり、何に関心を持っているかを人々に示すことが可能です。ソーシャルメディアへの投稿を見れば、そのブランドや個人について多くを知ることができます。このため、Eメールの署名にソーシャルメディアページへのリンクを含めるのは良いアイデアです。これにより、あなたのブランドが強化され、社会的証明となり、受信者はあなたと連絡を取るためのさまざまな方法を得ることができます。また、ソーシャルメディアのプロフィールにブログ記事、製品ページ、ランディングページへのリンクを掲載すれば、オンラインコンテンツへのさらなるトラフィックを促進することもできます。
6 – 予約リンク
もしあなたが、クライアントや他の人とのミーティングを予約するために頻繁にメールをやり取りしているのであれば、メールの署名に予約リンクを追加するのが賢い方法です。リンクをクリックし、詳細を入力すれば予約は完了しますし、予約のために何度もメールを送らなくて済むので、あなたの時間も節約できます。あなたのEメールの署名など、好きな場所にリンクをコピーして貼り付けることができます。
7 – ロゴまたは写真
Eメールの署名に興味を持たせたい、または個人的なタッチを加え、直接会ったことのない受信者があなたの名前と顔を知ることができるようにしたい場合は、プロフェッショナルな写真を追加する価値があるかもしれません。また、Eメールでブランド認知度を高めたい場合は、会社のロゴを追加することを検討してみてください。
8 – 法的要件または業界免責事項
業界によっては、個人情報の送信を防ぐために、Eメールのエチケットや使用方法について特定のガイドラインを設けているところもあります。このため、Eメールの署名に免責事項として追加できる業界の規制を調べておく価値があるかもしれません。
優れたデザインの電子メール署名例
Eメールの署名をデザインする際には、いくつかのベストプラクティスがあります。署名は、あなたの名前、役職、連絡先を強調するようにデザインするのがよいでしょう。それとともに、署名のデザインはモバイルフレンドリーで、高品質で、デザイン階層が整っていることを確認しましょう。シンプルで統一感のある色を使い、デザインがごちゃごちゃしすぎず、一目で読みやすいようにしましょう。そのためには、メール署名ジェネレーターを利用し、ベストプラクティスを維持しながら、高品質を確保し、あなたにとって理想的な署名をデザインすることを検討してみてはいかがでしょうか。
なぜ優れた電子メール署名が重要なのか？
会社を経営している人、従業員でメールを主なコミュニケーションツールとして使っている人、求人に応募していてプロフェッショナルな印象を与えたい人など、メール署名が必要不可欠な理由はたくさんあります。メール署名は受信者に印象を与えるだけでなく、あなたが誰なのか、なぜそのメッセージを送っているのか、さらに詳しい情報を提供することもできます。
ベストなメール署名の共通点とは？
最適なEメール署名を作成する際、優れたEメール署名に共通する主なポイントがいくつかあります。メール署名の主な目的は、受信者が誰からのメッセージを受け取っているかを明確にすることです。あなたのフルネーム、役職、その他あなたのアイデンティティに関連するものは何でも含めるべきです。仮にあなたが会社からメールを送っているとしましょう。その場合、署名の中に、ウェブサイトアドレス、会社住所、連絡先電話番号など、会社の連絡先情報をさらに記載する価値があります。個人としてメールを送る場合は、LinkedInのプロフィールやその他のソーシャルメディアのプロフィールへのリンクなど、あなた自身に関する情報を追加することを検討してください。
優れた電子メール署名の利点とは？
電子メールの署名は、個人として、または会社の代表として、相手に与える印象を大きく変えます。正しい電子メール署名は、あなたが送信した電子メールがプロフェッショナルで洗練されたものに見えるようにし、メッセージが誰によって送信されたのか、またその目的は何なのかを混乱させないようにすることができます。求人に応募するとき、ビジネスオーナーとして潜在的なクライアントに連絡を取るとき、会社の代表として同僚や代理店、その他の専門家と連絡を取るときなど、必要な情報をすべて盛り込んだ、デザイン性の高い、思いやりのあるメール署名があるかないかで、好印象を残し、期待通りの結果を出すことができるのです。
電子メールの署名を作成する方法
ほとんどのメールサービスプロバイダーでは、今後送信するすべてのメールに追加できる署名を簡単に作成できます。署名を作成するためのウィンドウを見つけたら、テキストの追加、フォントや色の変更、ロゴデザインや写真の挿入、リンクの追加などができる使いやすいエディタを使用することができます。また、メール署名作成ツールを使って理想の署名を作成し、メールクライアントの署名オプションにコピー＆ペーストしてから保存することもできます。一度保存すれば、今後送信するすべてのメールの末尾に署名が表示されます。
Eメール署名は、送信するEメールのシンプルな一部ですが、正しい情報が含まれ、デザイン性に優れていれば、Eメールメッセージの印象を大きく左右します。
優れたEメール署名を書くための9つのベストプラクティス
メール署名は単なる形式的なものではありません。ブランディング、マーケティング、そして印象を残すための機会なのです。よく練られたEメール署名は、さまざまなビジネス目的のための強力なツールとして機能します。以下に、プロフェッショナルなメール署名を作成するための9つのベストプラクティスをご紹介します。
1.必要な連絡先と送り主の連絡先を記載する。
プロフェッショナルなEメール署名の核となるのは、連絡先の詳細です。名前、役職、会社名、連絡先電話番号、携帯電話番号は最低限必要です。そうすることで、メールの受信者が複数のチャネルを通じて簡単にあなたに連絡できるようになります。送信者の連絡先を記載することは、単なる礼儀ではなく、必要なことなのです。
2.ソーシャルメディアへのリンクとアイコンを追加する
今日のデジタル時代において、ソーシャルメディアへのリンクやソーシャルメディアアイコンは、Eメール署名の必須アイテムです。これは、あなたのオンラインプレゼンスとパーソナルブランドを高めることができるメール署名マーケティングの微妙な形式です。
3.行動喚起（CTA）とメール署名のCTAを組み込む
コールトゥアクション（CTA）とメール署名のCTAは、メール署名を単なるサインオフから強力なマーケティングツールに変えることができます。受信者をセールスのランディングページに誘導したり、ニュースレターの購読を依頼したりと、CTAをうまく配置することでエンゲージメントを高めることができます。
4.モバイルユーザーのためのモバイル対応の確保
モバイルユーザーの増加に伴い、モバイルデバイスで見栄えの良いメール署名をデザインすることは非常に重要です。モバイル対応デザインは、様々なメールクライアントであなたの署名が意図した通りに表示されることを保証します。
5.プロフェッショナルなEメール署名をデジタル名刺として使う
プロフェッショナルなEメールの署名は、デジタル名刺のようなものだと考えましょう。あなたの役割、会社、連絡先など、関連する内容をすべて盛り込むことで、受信者はあなたやあなたのパーソナルブランドを思い出しやすくなります。
6.シンプルだけど目を引く、最高のメール署名の例
しかし、ベストなメール署名の例は、シンプルでクリーンなものです。目を引くメール署名は、派手である必要はありません。必要な要素がすべて含まれていて、読みやすいメール署名形式であればいいのです。
7.個人画像または企業ロゴを追加する
百聞は一見にしかず。ビジネスメールの署名に個人的な画像や会社のロゴを加えることで、より印象的な署名にすることができます。ただし、様々なメールクライアントで正しく表示されるよう、画像のサイズやフォーマットが適切であることを確認してください。
8.連絡方法を複数用意する
あなたのビジネス署名は、受信者が連絡を取るための複数の方法を提供する必要があります。携帯電話番号やソーシャルメディアへのリンクなど、複数の連絡先をGmailアカウントやプロフェッショナルEメールと一緒に記載することで、利便性を提供し、より良いコミュニケーションを育むことができます。
9.異なるメールクライアントでテストし、署名テンプレートを使用する
会社のメール署名を最終決定する前に、異なるメールクライアントでどのように表示されるかをテストすることをお勧めします。これにより、ソーシャルメディアアイコンやCTAを含む署名が、すべてのメール受信者に意図した通りに表示されるようになります。また、署名のテンプレートを使用することで、すべてのメール署名の一貫性を保つことができます。
これらのベストプラクティスに従うことで、プロフェッショナルで効果的な、人目を引く署名が作成できるようになります。無料のEメール署名ジェネレーター、署名テンプレート、または一から自分の署名を作成する場合でも、これらのヒントは、見過ごされがちなこのマーケティングツールを最大限に活用するのに役立ちます。
