"Šalto" informavimo el. laiško rašymas - tai asmeninio ir įtikinamo pranešimo, kuriuo siekiama užmegzti ryšį su asmeniu, neturinčiu jokių ankstesnių santykių ar ryšių su siuntėju, rašymo procesas. Šalto kreipimosi el. laiškai paprastai naudojami įvairiomis aplinkybėmis, pavyzdžiui, pardavimų, ryšių užmezgimo, darbo paieškos ir bendradarbiavimo, siekiant užmegzti naujus ryšius, ištirti galimybes arba gauti potencialių klientų.
1.
Tikslo supratimas
Pirmasis žingsnis rašant šaltąjį informavimo el. laišką - aiškiai apibrėžti savo pranešimo tikslą. Ar norite prisistatyti, pristatyti produktą ar paslaugą, paprašyti susitikimo ar patarimo? Supratę savo tikslą, galėsite lengviau struktūrizuoti el. laišką ir perteikti įtikinamą žinutę.
2.
Gavėjo paieška
Prieš rengiant el. laišką labai svarbu atlikti išsamų gavėjo tyrimą. Išsiaiškinkite jo kilmę, pomėgius ir bet kokią svarbią informaciją, kuri gali padėti užmegzti tikrą ryšį. Šios žinios leis jums pritaikyti el. laišką konkrečiai jo poreikiams ir padidins teigiamo atsakymo tikimybę.
3.
Stiprios temos eilutės kūrimas
Temos eilutė yra pirmas dalykas, kurį mato gavėjas, todėl ji turi patraukti dėmesį ir būti glausta. Sukurkite temos eilutę, kuri aiškiai perteiktų el. laiško tikslą ir paskatintų gavėją jį atidaryti. Venkite bendrinių ar nepageidaujamų temos eilučių, nes dėl jų jūsų laiškas gali būti ignoruojamas arba pažymėtas kaip nepageidaujamas.
4.
El. laiško suasmeninimas
Rašant veiksmingą šaltąjį informavimo el. laišką svarbiausia yra personalizavimas. Pirmiausia kreipkitės į gavėją vardu, o ne bendriniais sveikinimo žodžiais. Paminėkite bendrus ryšius, bendrus interesus ar naujausius pasiekimus, kad parodytumėte, jog atlikote namų darbus ir esate nuoširdžiai suinteresuoti užmegzti ryšį.
5.
Įtraukiantis įvadas
Laiško įžanga turėtų būti patraukli ir glausta. Aiškiai nurodykite, kas esate, trumpai paaiškinkite, kokiu tikslu kreipiatės, ir pabrėžkite visus svarbius įgaliojimus ar pasiekimus, kurie patvirtina jūsų patikimumą. Prikaustykite gavėjo dėmesį ir paskatinkite jį domėtis toliau.
6.
Vertės teikimas
Kad padidintumėte teigiamo atsakymo tikimybę, labai svarbu pasiūlyti gavėjui vertę. Paaiškinkite, kuo jūsų pasiūlymas ar bendradarbiavimas gali būti jam naudingas, kaip išspręsti jo problemą ar prisidėti prie jo tikslų įgyvendinimo. Parodykite, kad skyrėte laiko jų poreikiams suprasti, ir pateikite įtikinamą priežastį, kodėl jie turėtų su jumis bendradarbiauti.
7.
Kvietimas imtis veiksmų
Laiško pabaigoje pateikite aiškų ir glaustą raginimą imtis veiksmų. Nesvarbu, ar tai būtų prašymas susitikti, rekomendacija, ar papildomos informacijos prašymas, pasirūpinkite, kad gavėjui būtų lengva atsakyti. Pateikite aiškias instrukcijas, kaip jis gali su jumis susisiekti, ir iš anksto padėkokite už skirtą laiką ir dėmesį.
8.
Poliravimas ir korektūros tikrinimas
Prieš siųsdami šaltąjį informavimo el. laišką, skirkite laiko jo korektūrai ir šlifavimui. Įsitikinkite, kad gramatika, rašyba ir skyryba yra taisyklinga. Gerai parašytas ir be klaidų el. laiškas rodo profesionalumą ir dėmesį detalėms, todėl padidėja teigiamo atsakymo tikimybė.
9.
Tolesni veiksmai ir atkaklumas
Daugeliu atvejų vienas šaltas kreipimosi el. laiškas gali neduoti greitų rezultatų. Svarbu mandagiai ir atkakliai tęsti tolesnius veiksmus, jei negaunate atsakymo. Tačiau venkite būti įkyrūs ar agresyvūs. Tinkamu laiku ir dėmesingai atlikti tolesni veiksmai gali priminti gavėjui apie jūsų pirminį el. laišką ir padidinti teigiamo rezultato tikimybę.