Att skriva ett kallt uppsökande e-postmeddelande innebär att skriva ett personligt och övertygande meddelande i syfte att inleda kommunikation med någon som inte har någon tidigare relation eller koppling till avsändaren. Kalla e-postmeddelanden används ofta i olika sammanhang, t.ex. försäljning, nätverkande, jobbsökande och samarbeten, för att skapa nya kontakter, utforska möjligheter eller generera leads.
1.
Förstå syftet
Det första steget när du ska skriva ett e-postmeddelande är att tydligt definiera syftet med ditt meddelande. Vill du presentera dig själv, sälja in en produkt eller tjänst, be om ett möte eller be om råd? Att förstå ditt syfte hjälper dig att strukturera ditt e-postmeddelande och förmedla ett övertygande budskap.
2.
Undersökning av mottagaren
Innan du utformar ditt e-postmeddelande är det viktigt att du gör en grundlig research om mottagaren. Förstå deras bakgrund, intressen och all annan relevant information som kan hjälpa dig att skapa en genuin kontakt. Denna kunskap gör att du kan skräddarsy ditt e-postmeddelande specifikt efter deras behov, vilket ökar chanserna för ett positivt svar.
3.
Skapa en stark ämnesrad
Ämnesraden är det första mottagaren ser, så den måste vara uppseendeväckande och kortfattad. Skapa en ämnesrad som tydligt förmedlar syftet med ditt e-postmeddelande och lockar mottagaren att öppna det. Undvik generiska eller spammiga ämnesrader, eftersom de kan leda till att ditt e-postmeddelande ignoreras eller markeras som skräppost.
4.
Anpassa e-postmeddelandet
Personalisering är nyckeln till att skriva ett effektivt e-postmeddelande. Börja med att tilltala mottagaren med dennes namn i stället för att använda generiska hälsningsfraser. Hänvisa till eventuella gemensamma kontakter, intressen eller nyligen uppnådda resultat för att visa att du har gjort din läxa och är genuint intresserad av att få kontakt med dem.
5.
Engagerande inledning
Inledningen av ditt e-postmeddelande bör vara fängslande och kortfattad. Ange tydligt vem du är, förklara kortfattat ditt syfte med att höra av dig och lyft fram relevanta referenser eller prestationer som stärker din trovärdighet. Fånga mottagarens uppmärksamhet och gör dem nyfikna på att läsa vidare.
6.
Att skapa värde
För att öka chanserna till ett positivt svar är det viktigt att erbjuda värde till mottagaren. Förklara hur ditt förslag eller samarbete kan gynna dem, lösa ett problem de kan ha eller bidra till deras mål. Visa att du har tagit dig tid att förstå deras behov och presentera en övertygande anledning för dem att engagera sig i dig.
7.
Uppmaning till handling
Avsluta ditt e-postmeddelande med en tydlig och kortfattad uppmaning till handling. Oavsett om det handlar om att be om ett möte, be om en rekommendation eller söka ytterligare information, gör det enkelt för mottagaren att svara. Ge tydliga instruktioner om hur de kan komma i kontakt med dig och tacka i förväg för deras tid och omtanke.
8.
Polering och korrekturläsning
Ta dig tid att korrekturläsa och finslipa ditt e-postmeddelande innan du skickar det. Se till att grammatik, stavning och interpunktion är korrekta. Ett välskrivet och felfritt e-postmeddelande visar att du är professionell och noggrann, vilket ökar sannolikheten för ett positivt svar.
9.
Uppföljning och uthållighet
I många fall kan ett enda kallt uppsökande e-postmeddelande inte ge omedelbara resultat. Det är viktigt att följa upp artigt och ihärdigt om du inte får något svar. Undvik dock att vara påträngande eller aggressiv. En vältajmad och omtänksam uppföljning kan påminna mottagaren om ditt första e-postmeddelande och öka chanserna för ett positivt resultat.