Como chegar à caixa de entrada zero de 7 maneiras eficazes

O que é sobrecarga de e-mails?

Qualquer pessoa com um endereço de e-mail conhece o estresse de ver seus e-mails empilhados, não lidos, sem resposta, sem atenções. 

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A sobrecarga de e-mails é exatamente o que parece: a incapacidade de se manter em cima de seu trabalho ou e-mails pessoais - e freqüentemente ambos.

Você tem muitos e-mails chegando e não tem tempo suficiente para responder. Isto pode afetar seu desempenho pessoal, assim como a eficiência de seu negócio.

A resposta para isso é atingir a caixa de entrada zero - não necessariamente ter uma caixa de entrada de e-mail vazia, mas ter zero e-mails não lidos, uma carga de comunicação gerenciável e uma caixa de entrada muito mais organizada.

Como reconhecer a sobrecarga de e-mails

Reconhecer os sinais de sobrecarga de e-mail é o primeiro passo para chegar à caixa de entrada zero. Portanto, aqui estão alguns aspectos a serem observados:

Sua equipe está se comunicando eficazmente?

Jeff enviou à Sally três importantes e-mails de acompanhamento sobre sua última reunião, mas os e-mails não lidos da Sally estão às centenas.

As tensões no local de trabalho estão aumentando cada vez mais. Sally está fazendo pausas para fumar cada vez mais frequentes. Gerenciamento de projetos está fora dos trilhos. E Jeff ainda não sabe qual fonte ele deve usar na última versão do campanha de marketing.

Soa familiar?

A sobrecarga de e-mails pode prejudicar a comunicação no local de trabalho. Se as informações não estiverem sendo disseminadas de forma eficiente, você corre o risco de atrasar prazos, não saber como gerenciar projetos efetivamente, confusão entre os colegas de equipe e detalhes essenciais que não são percebidos.

Você está perdendo ou faltando mensagens importantes?

Além de dificultar a comunicação em geral, ter uma caixa de entrada sobrecarregada faz com que você corra o risco de perder informações. O lixo eletrônico esconde os e-mails que você realmente precisa ler.

Os novos e-mails empurram os antigos para baixo na lista do seu cliente de e-mail. Quando essa lista for longa o suficiente, você conseguirá ler esses e-mails antigos? E se eles forem importantes? E se eles contiverem aquela informação que você perdeu horas procurando?

É muito fácil ignorar, excluir ou ficar cego para aquela agulha no palheiro, mesmo que você tenha uma pasta separada para seus e-mails mais importantes.

Suas comunicações externas estão sofrendo?

Se os seus clientes estão constantemente esperando dias ou semanas por uma resposta sua ou se você está recebendo reclamações sobre a falta de atendimento ao cliente, você pode estar sofrendo de sobrecarga de e-mail devido ao grande volume de e-mails.

Baixando seu AHT (tempo médio de manuseio) é vital para a construção de um bom negócio com serviço repetido.

A sobrecarga de e-mails coloca você em risco de expulsar seus valiosos clientes e clientes.

Você está checando e-mails depois do trabalho?

Um bom equilíbrio entre a vida pessoal e profissional é vital para todos nós, mesmo que a maioria não tenha uma estratégia de gerenciamento de tempo em vigor.

Voltar para casa para verificar compulsivamente sua caixa de entrada, responder a e-mails e Acompanhamento das reuniões é o oposto de um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Se você não conseguir terminar tudo isso durante as horas de trabalho, e passar grandes quantidades de seu tempo parado tentando jogar para recuperar o atraso, você definitivamente tem uma sobrecarga de e-mails.

Há algumas estatísticas bastante alarmantes que mostram um mau equilíbrio trabalho-vida pode ter impacto na saúde, nos relacionamentos e na produtividade.

Origem da imagem do site ergonomictrends.com

Isto nos leva ao impacto da sobrecarga de e-mails em sua empresa

Tanto humanos quanto empresas são sistemas, e sistemas sobrecarregados levam à degradação, desempenho negativo e eventual falha.

Se você é uma empresa que oferece serviços de verificação de e-mail ou um freelancer individual que escreve o código do site, você pode ser impactado pela sobrecarga de e-mails.

Impacto sobre os funcionários

Falamos sobre a importância de um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

A sobrecarga de e-mails não é tudo, é claro, mas é um fator que contribui para a angústia na vida pessoal de um funcionário.

Passar horas por dia tentando se comunicar; romper constantemente com projetos importantes para responder perguntas; folhear sua caixa de entrada no intervalo do almoço; responder aos colegas na cama; até mesmo se preocupar com seus e-mails não lidos acumulados, sabendo que você terá que lidar com eles em algum momento.

Isto pode matar a produtividade pessoal e levar à exaustão.

Impacto nas empresas

É lógico que funcionários estressados e queimados afetam negativamente sua empresa como um todo.

Os funcionários insatisfeitos estão elaborando seus currículos; se o objetivo de sua empresa é a retenção de funcionários, você precisa entender o impacto da sobrecarga de e-mails em sua empresa.

Os e-mails desviam a atenção do trabalho. Eles quebram o foco, e pode ser difícil redirecioná-lo para tarefas importantes. Se seus funcionários passam parte do tempo cronogramas de trabalho que passam por suas caixas de entrada, eles não estão trabalhando com eficiência.

Isto pode ter um impacto prejudicial em sua empresa. Você pode perder oportunidades de negócios se demorar muito para responder às perspectivas. Você pode estar atrasando prazos ao perder informações vitais. Você pode desvalorizar seus campanha de e-mail cuidadosamente elaborada ficando atolados jogando com a recuperação de e-mails.

Nada disso é propício à produtividade, para indivíduos ou para sua empresa.

Então, como você pode chegar à caixa de entrada zero?

Esclarecemos que caixa de entrada zero não significa necessariamente zero e-mails parada completa. Caixa de entrada zero é uma caixa de entrada gerenciável, e aqui estão algumas técnicas comprovadas para alcançá-la em sua vida digital.

Comunique-se por outros meios

Os e-mails são superestimados, dirão alguns especialistas em produtividade.

Isso não é verdade. O e-mail é um milagre da tecnologia moderna que revolucionou a forma como nos comunicamos.

Mas eles têm um tempo e um lugar, e isso não é o tempo todo e em todos os lugares. Especialmente e-mails promocionais que recebemos diariamente.

Mensagens instantâneas

O envio de um e-mail já reconhece que sua consulta não necessita de uma resposta imediata. As mensagens instantâneas são como e-mails, mas mais rápidas, permitindo que o bate-papo ocorra de acordo com a conveniência de cada pessoa.

Uma maneira de zerar a caixa de entrada e evitar o lixo eletrônico é simplesmente enviar uma mensagem do Slack. Essa é uma das dicas mais fáceis de gerenciamento de e-mail se você quiser evitar verificar seu e-mail várias vezes por dia.

Chamadas telefônicas

Se você precisa de uma resposta rápida para alguma coisa ou precisa conversar sobre algo, chamadas de voz ainda são uma das melhores ferramentas de comunicação. Vale a pena usar um serviço de telefone fixo que seja confiável e possa funcionar a qualquer momento, sem internet ou durante uma queda de energia.

Uma maneira de manter uma caixa de entrada limpa é pegar o telefone de vez em quando.

Cara a cara

Algumas coisas ainda se beneficiam da interação face a face. Discutir ideias com uma equipe ou discutir longamente informações importantes pode funcionar melhor com reuniões presenciais ou chamadas de vídeo. É melhor se livrar de e-mails desnecessários e notificações de e-mail desnecessárias logo no início.

E, embora essas reuniões não sejam possíveis para todos (por exemplo, trabalhadores remotos), elas são uma boa maneira de obter algum tempo de concentração com sua equipe.

Comunique-se efetivamente

Você está sendo bombardeado com e-mails de acompanhamento após uma reunião?

Se for o caso, talvez suas reuniões não sejam tão produtivas quanto poderiam ser e você pode tomar algumas medidas simples para corrigir isso - sem se tornar um guru da produtividade.

Planeje as reuniões cuidadosamente para responder ao maior número possível de perguntas e reserve um tempo no final para perguntas de acompanhamento, resumos e discussões importantes.

E quando você escrever seus e-mails de acompanhamento, certifique-se de que eles estejam alta qualidadeOs e-mails devem ser legíveis e conter as informações necessárias, para que não acabem como lixo eletrônico que não é lido.

Estabelecer expectativas sobre os tempos de resposta

Os bloqueios à comunicação oportuna podem ser causados por coisas como a complexidade da questão ou negócios operando em diferentes fusos horários.

Além de usar canais diferentes, definir expectativas realistas para as respostas pode ajudar tanto os funcionários quanto os clientes a relaxar, pois eles sabem quando suas mensagens de e-mail receberão uma resposta.

Você poderia definir políticas de e-mail da empresaincluindo que todos os e-mails receberão um reconhecimento dentro de 24 horas. Desta forma, você está aliviando as preocupações das pessoas sobre serem ignoradas, bem como a vontade de continuar verificando sua caixa de entrada o dia todo. O destinatário do e-mail pode então avaliar quanto tempo a consulta levará para ser resolvida, e definir um prazo realista para uma resposta adequada.

O remetente é assegurado pelo rápido resolução do primeiro contatoe o receptor deu a si mesmo tempo suficiente para resolver o problema de forma adequada.

Dê tempo para administrar sua caixa de entrada

Monitorar constantemente sua caixa de entrada pode aumentar a pressão e roubar sua atenção de outras tarefas. Ter uma caixa de entrada desordenada pode fazer com que você classifique as mensagens por horas todas as semanas.

Reserve horários durante o dia para verificar seu e-mail, especialmente se você receber um grande volume de e-mails.

Isto será diferente dependendo da pessoa e da indústria, mas a programação de horários definidos para o gerenciamento da caixa de entrada pode ajudá-lo a se manter mais organizado e menos distraído.

Tente logo pela manhã, pouco antes do almoço, e ao final do dia. Ou talvez você trabalhe melhor passando várias horas consecutivas lidando com e-mails e o resto do seu dia trabalhando em outras coisas.

Seja qual for sua programação, ter um permitirá que sua mente se concentre em uma coisa de cada vez e classifique as listas de e-mail sem problemas.

Criar pastas de e-mail

As pastas de e-mail podem ser uma ferramenta negligenciada em seu arsenal, mas são um ótimo sistema para arquivar informações.

Use pastas para organizar seus e-mails em categorias ou níveis de prioridade. Depois de ler algo, descubra para onde ele vai e coloque-o em seu devido lugar. Por exemplo, você pode usar filtros de e-mail e classificar os e-mails promocionais em uma pasta, e os e-mails importantes em pastas de ação que exigem ação imediata.

Você pode até mesmo levar sua organização mais longe e ter contas de e-mail separadas para o trabalho, coisas pessoais, inscrições, etc.

Automatização do uso

Definir filtros para bloquear lixo eletrônico, pessoas ou palavras específicas de spam nas linhas de assunto é um bom começo.

Você também pode usar automação de e-mail para otimizar seus e-mails recebidos e mensagens enviadas. Por exemplo, automatizar o processo de confirmação com um simples "recebemos seu e-mail..." que é acionado quando o cliente faz uma consulta. Ou modelos de e-mail que abrangem um conjunto de perguntas frequentes.

Apagar, cancelar a inscrição, marcar como spam

Seja implacável. Não faça prisioneiros em seu programa de e-mail.

Se houver e-mails antigos, sem importância, para os quais você nunca vai conseguir chegar, apague-os.

Se houver spam passando por seus filtros, marque-o.

Se há um blog que você adorava mas já não lê mais, desista dessa lista de discussão.

Você está tentando chegar à caixa de entrada zero - comunicações importantes que você está lendo, respondendo e arquivando com eficiência.

Alcance a caixa de entrada zero em pouco tempo

É possível trabalhar de forma mais produtiva, comunicar mais eficientemente e deixar o estresse do trabalho onde ele pertence: no trabalho.

Com uma limpeza completa da sua caixa de entrada e algumas estratégias comprovadas para impedir que a sobrecarga de e-mails volte a aparecer, você pode chegar à caixa de entrada zero em pouco tempo. Tudo começa com uma estratégia de gerenciamento de e-mail, e você também pode examinar seus e-mails com facilidade e rapidez.